Phương pháp kế tốn hàng tồn kho tại Cơng ty Cổ Phầ- 123docz.net

5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp

2.2. Kế toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ Phần Đầu Tƣ Nam Phát

2.2.2. Phương pháp kế tốn hàng tồn kho tại Cơng ty Cổ Phần Đầu Tư Nam Phát

Phát

2.2.2.1 Kế toán chi tiết hàng tồn kho tại Công ty Cổ Phần Đầu Tư Nam Phát

Chứng từ kế toán

Tổ chức chứng từ kế tốn là khâu đầu tiên của cơng tác kế toán nhằm cung cấp thông tin đầu vào, làm cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin biến đổi thành hệ thống thơng tin kế tốn cung cấp cho đối tượng sử dụng thông tin.

Công ty thiết lập hệ thống chứng từ dựa vào hệ thống chứng từ ban hành theo Thơng tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài Chính. Các chứng từ Cơng ty Nam Phát đang sử dụng để phản ánh sự biến động của hàng tồn kho là:

+ Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho

+ Biên bản kiểm nghiệm

+ Biên bản kiểm kê hàng tồn kho + Thẻ kho

+ Hóa đơn GTGT + Hóa đơn bán hàng…

Các chứng từ gốc là cơ sở để kế tốn căn cứ vào đó để nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán. Trong phần mềm kế toán, các chứng từ đã được mặc định sử dụng tương ứng với các phần hành.

Thủ tục nhập, xuất kho

 Thủ tục nhập kho

 Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu

Xuất phát từ nhu cầu phục vụ sản xuất của Cơng ty, Phịng thực phẩm sẽ lập giấy đề nghị mua nguyên vật liệu trình Giám đốc duyệt. Giám đốc xem xét yêu cầu thực tế và ký duyệt đề nghị mua nguyên vật liệu của Phòng thực phẩm. Cán bộ phòng thực phẩm căn cứ vào giấy đề nghị mua nguyên vật liệu đã được duyệt tiến hành tìm nguồn hàng. Cơng ty chấp nhận mua bán với nhà cung cấp thông qua hợp đồng kinh tế và hóa đơn GTGT.

Khi nguyên vật liệu về đến kho, ban kiểm nghiệm chất lượng gồm đại diện từ phịng thực phẩm, kho hàng, kế tốn kho và người giao hàng sẽ kiểm tra xem lơ hàng đó có đảm bảo u cầu chất lượng, số lượng và vệ sinh an toàn thực phẩm hay khơng vì tính chất đặc thù nguyên vật liệu của công ty hầu hết là thực phẩm tươi sống nên khâu kiểm tra đầu vào rất nghiêm ngặt. Trong q trình kiểm nhận nếu thấy có sai sót, chênh lệch gì về quy cách, chất lượng, số lượng thì sẽ lập biên bản xác định rõ nguyên nhân. Sau khi kiểm nhận xong, ban kiểm nhận lập biên bản kiểm nhận, các nguyên vật liệu đạt yêu cầu sẽ được nhập kho, kế toán kho lập phiếu nhập kho (gồm 3 liên):

- Liên 1: Lưu lại phịng kế tốn giữ kèm theo chứng từ mua hàng. - Liên 2: Lưu tại phòng thực phẩm.

- Liên 3: Chuyển cho thủ kho làm căn cứ ghi nhận trên thẻ kho và lưu trữ.

Trên phiếu nhập kho ghi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho để lập thẻ kho và trên thẻ kho chỉ ghi chỉ tiêu số lượng.

 Thủ tục nhập kho công cụ dụng cụ

Căn cứ vào nhu cầu sản xuất và hiện trạng sử dụng của các công cụ dụng cụ đang dùng tại công ty, đại diện xưởng chế biến sẽ lập giấy đề nghị mua cơng cụ, dụng cụ trình Giám đốc ký duyệt và chuyển cho phịng kế tốn liên hệ nhà cung cấp để đặt hàng. Khi công cụ dụng cụ được chuyển về kho công ty, đại diện xưởng chế biến, kế toán kho và người giao hàng sẽ tiến hành kiểm tra lại công cụ dụng cụ về số lượng, bao bì, tem, nhãn mác, điều kiện bảo hành có đúng với những gì đã thỏa thuận khi đặt hàng hay khơng, sau đó cùng ký xác nhận vào biên bản giao nhận hàng và làm thủ tục nhập kho công cụ, dụng cụ.

Kế toán kho lập phiếu nhập kho (gồm 3 liên) ghi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị: - Liên 1: Lưu lại phịng kế tốn giữ kèm theo chứng từ mua hàng.

- Liên 2: Lưu tại xưởng chế biến. - Liên 3: Chuyển cho thủ kho lưu trữ.  Thủ tục nhập kho thành phẩm

Sau quá trình sản xuất và chế biến thì đại diện bên xưởng chế biến sẽ thông báo với đại diện kho bảo quản và kế toán kho về số lượng thành phẩm để tiến hành thủ tục nhập kho. Kế toán kho lập phiếu nhập kho thành phẩm sau đó chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt. Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho sẽ thực hiện kiểm, nhận hàng và ký vào phiếu nhập kho, cịn kế tốn sẽ cập nhật và hạch tốn trên phần mềm.

 Thủ tục nhập kho hàng hóa

Căn cứ vào lượng hàng hóa tồn trong kho và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp, phòng kinh doanh sẽ lập giấy đề nghị mua hàng hóa trình Giám đốc ký duyệt. Sau khi được ký duyệt đề nghị mua hàng, phụ trách phòng kinh doanh sẽ liên hệ các nhà cung cấp để đặt hàng. Khi hàng hóa được chuyển về kho cơng ty, đại diện phịng kinh doanh, kế toán kho và người giao hàng sẽ tiến hành kiểm tra lại hàng hóa xem đã đáp ứng các yêu cầu về số lượng, chất lượng như đơn đặt hàng lúc đầu hay khơng, sau đó cùng ký xác nhận vào biên bản giao nhận hàng hóa và làm thủ tục nhập kho.

Kế toán kho lập phiếu nhập kho (gồm 3 liên) ghi cả chỉ tiêu số lượng và giá trị: - Liên 1: Lưu lại phịng kế tốn giữ kèm theo chứng từ mua hàng.

- Liên 2: Lưu tại phòng kinh doanh. - Liên 3: Chuyển cho thủ kho lưu trữ.  Thủ tục xuất kho

 Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu

Khi có nhu cầu về nguyên liệu để sản xuất, phụ trách của xưởng chế biến sẽ lập Giấy đề nghị xuất nguyên vật liệu trên cơ sở định mức sử dụng nguyên vật liệu và nhu cầu sản xuất của từng đơn hàng. Sau khi được kế toán trưởng hoặc trưởng phòng thực phẩm ký duyệt, giấy đề nghị xuất nguyên vật liệu này được chuyển đến kế toán kho để lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên.

Liên 2: Chuyển cho thủ kho để tiến hành xuất kho nguyên vật liệu, ghi số thực xuất vào phiếu xuất kho làm căn cứ để ghi thẻ kho.

Liên 3: Giao cho người phụ trách xưởng chế biến sử dụng nguyên vật liệu để theo dõi và ghi sổ tại xưởng.

 Thủ tục nhập xuất thẳng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ

Sau khi kế hoạch sản xuất được duyệt, nhân viên phòng thực phẩm sẽ kết hợp với phịng kế tốn để tiến hành thu mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ để phục vụ nhu cầu sản xuất tại công ty. Khi hàng về, ban kiểm nghiệm sẽ tiến hành kiểm tra về chất lượng và số lượng của ngun vật liệu và cơng cụ dụng cụ có đúng với đơn đặt hàng hay khơng, nếu đạt u cầu thì ngun vật liệu và cơng cụ dụng cụ sẽ được đưa thẳng tới xưởng chế biến trực tiếp để sản xuất.

 Thủ tục xuất kho cơng cụ, dụng cụ

Khi có nhu cầu sử dụng công cụ, dụng cụ phục vụ cho sản xuất, phụ trách của xưởng chế biến sẽ lập Giấy đề nghị xuất công cụ, dụng cụ trên cơ sở nhu cầu sản xuất của từng đơn hàng. Sau khi được kế toán trưởng ký duyệt, giấy đề nghị xuất công cụ, dụng cụ này được chuyển đến kế toán kho để lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên.

Liên 1: Lưu tại phịng kế tốn để làm căn cứ cập nhật trên phần mềm. Liên 2: Chuyển cho thủ kho để tiến hành xuất kho công cụ, dụng cụ.

Liên 3: Giao cho người phụ trách xưởng chế biến sử dụng công cụ, dụng cụ để theo dõi và ghi sổ tại xưởng.

 Thủ tục xuất kho hàng hóa, thành phẩm

Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, căn cứ vào thông tin đặt hàng của khách hàng do bộ phận kinh doanh chuyển sang, kế toán bán hàng tiến hành lập các hóa đơn, chứng từ liên quan bao gồm hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc kiểm tra, ký tên, đóng dấu và giao cho nhân viên giao hàng xuống kho để thủ kho làm thủ tục xuất hàng hóa, thành phẩm để đi giao hàng cho khách. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên.

Liên 1: Lưu tại phịng kế tốn để làm căn cứ cập nhật trên phần mềm và lưu cùng chứng từ bán hàng.

Liên 2: Chuyển cho thủ kho để làm căn cứ tiến hành xuất kho hàng hóa, thành phẩm.

Liên 3: Chuyển cho khách hàng cùng với hàng hóa, thành phẩm khi giao hàng.  Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho

Để đảm bảo theo dõi chặt chẽ số liệu hiện có và tình hình biến động của từng loại hàng tồn kho về số lượng, chất lượng chủng loại và giá trị công ty đã tổ chức hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp ghi thẻ song song. Theo phương pháp này phịng kế tốn kết hợp với thủ kho hạch tốn chi tiết hàng tồn kho dựa trên các chương trình nhập xuất kho từ đó để ghi chép vào các sổ thẻ liên quan. Tại kho, thủ kho chỉ theo dõi hàng tồn kho về mặt số lượng. Tại phịng kế tốn, kế tốn sẽ theo dõi hàng tồn kho cả về số lượng và giá cả. Phương pháp này giúp kế tốn dễ dàng thực hiện được các cơng việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót trong q trình ghi chép, nhập dữ liệu, cung cấp thông tin nhập, xuất tồn kho của từng danh điểm hàng tồn kho kịp thời, chính xác cả về số lượng và giá trị.

Quy trình hạch tốn chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song tại Công ty Nam Phát chi tiết tại Phụ lục 08.

Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho, mỗi mã nguyên vật liệu, HTK được mở riêng cho một thẻ kho. Thẻ kho được đóng thành quyển và được bảo quản trong tủ nhiều ngăn. Hàng ngày, khi có nghiệp vụ nhập, xuất thủ kho sẽ ghi số lượng thực tế nhập, xuất vào các chứng từ nhập, xuất. Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất thủ kho sẽ ghi số lượng nhập, xuất vào thẻ kho của từng đối tượng liên quan và tính ra số tổng để ghi vào cột tồn trên thẻ kho.

Tại phòng kế toán: Định kỳ, sau khi nhận được các chứng từ gốc, kế toán tiến hành nhập liệu từng chứng từ nhập, xuất. Phần mềm tự động chạy theo chương trình, cho phép kết xuất in ra sổ chi tiết vật tư với từng mã vật tư trong danh mục đã cài đặt.

2.2.2.2. Kế toán tổng hợp hàng tồn kho tại Công ty Cổ Phần Đầu Tư Nam Phát

Tài khoản sử dụng

Các tài khoản công ty đang sử dụng chủ yếu là:  TK 152: “Nguyên liệu, vật liệu”

Tài khoản này được chi tiết thành các tiểu khoản phù hợp với các phân loại theo mục đích kinh tế và yêu cầu của kế toán quản trị.

+ TK 1521: Nguyên vật liệu chính - TK 152 - THITBO: Thịt bị - TK 152- THITHEO: Thịt heo ……….. + TK 1522: Nguyên vật liệu phụ - TK 152A: Nước mắm - TK 152B: Dầu ăn …………….  TK 153: “Công cụ, dụng cụ”

Tài khoản này được chi tiết thành các tiểu khoản phù hợp với các phân loại theo mục đích kinh tế và yêu cầu của kế toán quản trị.

- TK 153 - KG: Khn giị - TK 153 - BB: Bao bì - TK 153 - TX: Thùng xốp ………..

 TK 154: “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”

Tài khoản này được chi tiết theo các lô hàng sản xuất của doanh nghiệp. Cụ thể: - TK 154 – GIOBO: Sản xuất giò bò

- TK 154 – CHALUA: Sản xuất chả lụa ………..

 TK 155: “Thành phẩm”

Tài khoản này được chi tiết thành các tiểu khoản phù hợp với các phân loại theo mục đích kinh tế và u cầu của kế tốn quản trị.

- TK 155 - GIOBO: Giò bò - TK 155 - GIOLUA: Giò lụa - TK 155 - CHALUA: Chả lụa ………..

 TK 156: “Hàng hóa”

Tài khoản này được chi tiết thành các mặt hàng chủ yếu công ty nhập vào để bán ra như:

- TK 156 - CACHI: Cá chỉ vàng ……

Bên cạnh đó cơng ty cịn sử dụng các tài khoản liên quan như: TK 111, 112, TK 131, 331 (chi tiết từng nhà cung cấp), 632, …

Trình tự hạch tốn

 Kế tốn tăng hàng tồn kho

Công ty Nam Phát hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế theo phương pháp khấu trừ.

 Mua nguyên vật liệu nhập kho

Ví dụ minh họa: Ngày 06/12/2019, Công ty Nam Phát mua 50 kg thịt bị của

Cơng ty TNHH Thực Phẩm Sạch Tâm Phúc với đơn giá là 230.000 đồng/kg, có giá trị thanh tốn là 12.650.000 đồng, VAT 10% theo hóa đơn GTGT số 0000125 (Phụ lục

09), phiếu nhập kho số PNK12/0005 (Phụ lục 10) và thẻ kho mã hàng THITBO.

Căn cứ vào các chứng từ được chuyển tới kế toán định khoản trên phần mềm như sau:

Nợ TK 152 - THITBO: 11.500.000 Nợ TK 133: 1.150.000

Phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào sổ sách và các báo cáo tổng hợp có liên quan như: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 152 (Phụ lục 35), Sổ chi tiết TK 152, Sổ tổng hợp nhập xuất tồn, Sổ cái TK 133, Sổ cái TK 331 (Phụ lục 39)…

Ví dụ minh họa: Ngày 09/12/2019, Công ty Nam Phát mua 50kg thịt heo của

Công ty TNHH Thực Phẩm Jeju với đơn giá là: 190.000 đồng/kg, có giá trị thanh tốn là 10.450.000 đồng, VAT 10% theo hóa đơn GTGT số 0000120, phiếu nhập kho số PNK12/0007 (Phụ lục 11) và thẻ kho mã hàng THITHEO.

Căn cứ vào các chứng từ được chuyển tới kế toán định khoản trên phần mềm như sau:

Nợ TK 152 - THITHEO: 9.500.000 Nợ TK 133: 950.000

Có TK 1121: 10.450.000

 Phế liệu thu hồi

Hiện tại, Công ty Nam Phát không thực hiện quản lý hay thu gom phế liệu như: Thịt vụn, gia vị còn thừa lại trong quá trình sản xuất chế biến về nhập kho để tái sử dụng hay thanh lý mà đem thực hiện cho, tặng trực tiếp cho công nhân sản xuất.

 Mua công cụ dụng cụ nhập kho

Ví dụ minh họa: Ngày 03/12/2019, Cơng ty Nam Phát mua 10 cái khn giị của

Cơng ty TNHH Xây Dựng Và Dịch Vụ Thương Mại Đồng Đội với đơn giá là: 90.000 đồng/cái, có giá trị thanh toán là 990.000 đồng, VAT 10% theo hóa đơn GTGT 0000899 (Phụ lục 12) và phiếu nhập kho số PNK12/0002 (Phụ lục 13) với tổng giá trị thanh toán là 990.000 đồng, thuế GTGT 10%. Cơng ty thanh tốn ngay bằng tiền mặt theo phiếu chi số PC12/0003 (Phụ lục 14).

Căn cứ vào các chứng từ được chuyển tới kế toán định khoản trên phần mềm như sau:

Nợ TK 153 - KG: 900.000 Nợ TK 133: 90.000

Phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào sổ sách và các báo cáo tổng hợp có liên quan như: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 153, Sổ chi tiết TK 153, Sổ cái TK 133, Sổ cái TK 111, …

Ví dụ minh họa: Ngày 18/12/2019, Công ty Nam Phát mua 30 cái thùng xốp của

Công ty Cổ Phần Kỹ Thuật Công Nghệ Thái Hưng với đơn giá là: 40.000 đồng/cái, có giá trị thanh tốn là 1.320.000 đồng, VAT 10% theo hóa đơn GTGT 0000160 (Phụ lục

15) và phiếu nhập kho số PNK12/0021 (Phụ lục 16) với tổng giá trị thanh toán là

1.320.000 đồng, thuế GTGT 10%. Cơng ty thanh tốn ngay bằng tiền mặt theo phiếu chi số PC12/0012 (Phụ lục 17).

Căn cứ vào các chứng từ được chuyển tới kế toán định khoản trên phần mềm như sau:

Nợ TK 153 - TX: 1.200.000 Nợ TK 133: 120.000

Có TK 1111: 1.320.000

Phần mềm sẽ tự động cập nhật dữ liệu vào sổ sách và các báo cáo tổng hợp có liên quan như: Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 153, Sổ chi tiết TK 153, Sổ cái TK 133,