3.1.2 .Nhƣợc điểm
3.3. Một số giải pháp nhằm hồn kế tốn chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm xây
3.3.2. Giải pháp hồn thiện kế tốn chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm xây lắp
Về phân loại chi phí sản xuất
Việc phân loại chi phí theo mục đích và cơng dụng của chi phí tại cơng ty mới chỉ phục vụ cho mục đích của lập báo cáo tài chính, chƣa mang tính chất quản trị. Do vậy cơng ty có thể sử dụng thêm cách phân loại chi phí căn cứ vào mối quan hệ giữa chi phí sản xuất và khối lƣợng hoạt động hay theo cách ứng xử của chi phí.
Thơng qua cách phân loại này, các nhà quản trị sẽ biết đƣợc chi phí thay đổi nhƣ thế nào khi mức độ hoạt động sản xuất thay đổi. Nó giúp cho việc thiết kế, xây dựng mơ hình chi phí trong mối quan hệ giữa chi phí, khối lƣợng và lợi nhuận, xác định đƣợc điểm hòa vốn, xác định đúng đắn phƣơng hƣớng để nâng cao hiệu quả
chi phí, xây dựng dự tốn chi phí hợp lý ứng với mọi mức hoạt động theo dự kiến cũng nhƣ các quyết định kinh doanh khác.
Theo cách phân loại này chi phí sản xuất gồm 3 loại:
Chi phí cố định (định phí): Là các chi phí sản xuất khơng thay đổi về tổng số khi có sự thay đổi về khối lƣợng hoạt động. Doanh nghiệp có hoạt động hay khơng thì vẫn tồn tại định phí. Định phí tại Tổng cơng ty 789 thƣờng bao gồm: chí phí khấu hao TSCĐ sử dụng chung, Chi phí khấu hao máy thi cơng, tiền lƣơng nhân viên, cán bộ quản lý, chi phí th văn phịng tại cơng trình, …
Chi phí biến đổi (biến phí): Là những chi phí có sự thay đổi về tổng số khi có sự thay đổi về khối lƣợng hoạt động. Những chi phí này gia tăng tỷ lệ thuận với khối lƣợng hoạt động và ngƣợc lại, biến phí tại Tổng cơng ty 789 thƣờng bao gồm: chí phí nguyên vật liệu, chi phí nhân cơng, chi phí sử dụng máy thi cơng, biến phí chi phí sản xuất chung ( Phụ tùng sửa chữa máy móc, chi phí điện thoại, chi phí điện nƣớc…)
Chi phí hỗn hợp: Là khoản chi phí bao gồm cả biến phí và định phí, một phần của chi phí thay đổi theo khối lƣợng hoạt động, một phần khác không hay đối trong suốt một kỳ, tại Tổng công ty 789: Chi phí đấu thầu, chi phí đào tạo công nhân viên,...
Bảng 3.5: Phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động
STT Khoản mục chi phí Biến
phí
Định phí
Chi phí hỗn hợp
I. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp X
II. Chi phí nhân cơng trực tiếp x
1. Lƣơng, thƣởng X
2. Các khoản trích theo lƣơng x
3. Tiền ăn ca x
III. Chi phí sản xuất chung x
1. Chi phí nhân cơng gián tiếp x
STT Khoản mục chi phí Biến phí Định phí Chi phí hỗn hợp dụng cụ
3. Chi phí khấu hao TSCĐ x
4. Chi phí điện năng x
5. Chi phí dịch vụ mua ngồi và bằng tiền khác x
IV. Chi phí bán hàng x
1. Thông báo, quảng cáo x
2. Hội nghị khách hàng x
3. Chi phí nhân viên bán hàng x
4. Chi phí khấu hao TSCĐ x
5. Chi phí khác x
V. Chi phí quản lý doanh nghiệp x
1. Chi phí nhân viên quản lý x
2. Chi phí vật liệu quản lý, đồ dùng văn phòng x
3. Chi phí khấu hao TSCĐ x
4. Thuế, phí, lệ phí x
5. Chi phí dịch vụ mua ngồi x
6. Chi phí bằng tiền khác x
Để tách chi phí hỗn hợp thành hai bộ phận là biến phí và định phí, kế tốn có thể sử dụng một trong hai phƣơng pháp: Phƣơng pháp cực đại - cực tiểu hoặc Phƣơng pháp bình phƣơng bé nhất.
Cơng thức của chi phí hỗn hợp: Y = A + bx Với A: là phần định phí trong chi phí hỗn hợp b: là phần biến phí trong chi phí hỗn hợp
Ngồi ra, cịn có nhiều cách phân loại chi phí khác. Mỗi cách phân loại chi phí SXKD đều có ý nghĩa và mục đích riêng của nó, đồng thời mỗi sự phân loại chi phí lại khơng biệt lập mà có mối quan hệ mật thiết với nhau, bổ sung cho nhau nhằm
tiến tới một mục đích chung là quản lý tốt chi phí SXKD và GTSP. Việc phân loại chi phí sản xuất cho phép nhận định rõ nội dung, tính chất của chi phí, vị trí trong q trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, mức độ, phạm vi quan hệ của mỗi loại chi phí trong q trình sản xuất. Từ đó đáp ứng đƣợc nhu cầu thơng tin đa dạng trong quản lý doanh nghiệp.
Việc lập dự tốn chi phí sản xuất: Cơng ty nên quan tâm hơn đến cơng tác kế tốn quản trị chi phí. Việc lập dự tốn về chi phí chi tiết cho từng cơng đoạn sản xuất sẽ giúp Công ty quản lý tốt hơn từng giai đoạn sản xuất trong quy trình cơng nghệ, từ đó có những biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng chi phí, kết hợp tốt các nguồn lực, giảm chi phí sản xuất ở từng cơng đoạn nói riêng và giảm giá thành sản xuất nói chung.
- Trên cơ sở phân loại chi phí sản xuất theo cách ứng xử Công ty nên thực hiện lập dự tốn chi phí sản xuất linh hoạt nhƣ sau:
+ Đối với biến phí về nguyên vật liệu căn cứ vào định mức và đơn giá dự kiến nguyên vật liệu mua vào.
+ Đối với biến phí về tiền lƣơng căn cứ định mức giờ công và sản lƣợng sản xuất theo kế hoạch và đơn giá mỗi giờ công lao động
+ Đối với biến phí sản xuất chung gồm chi phí nguyên vật liệu gián tiếp, chi phí điện năng biến đổi đƣợc tách theo phƣơng pháp bình phƣơng bé nhất.
Lập dự tốn chi phí sản xuất kinh doanh là việc dự kiến chi tiết theo định kỳ và đƣợc biểu diễn có hệ thống theo yêu cầu quản lý cụ thể. Việc lập dự tốn kinh doanh có ý nghĩa quan trọng trong hệ thống quản trị, vì đó là một khâu trong chu trình hoạch định, kiểm sốt và ra quyết định của nhà quản trị kinh doanh. Dự toán phải đƣợc lập trên nguồn thơng tin từ nhiều phía, sử dụng một cách đồng bộ: Thơng tin kinh tế tài chính, quan hệ cung cầu hàng hố đặc biệt đối với các doanh nghiệp xây lắp vì giá trị cơng trình lớn, thời gian sử dụng dài nên để đảm bảo chất lƣợng cơng trình cần căn cứ vào tiêu chuẩn kinh tế kỹ thuật do Nhà nƣớc ban hành .... cùng với khả năng phân tích dự đốn của những ngƣời lập dự tốn. Trong các dự toán sản xuất kinh doanh, dự tốn chi phí sản xuất là một nội dung quan trọng. Thơng qua dự tốn chi phí sản xuất các nhà sản xuất sẽ xác định đƣợc chi phí phải
bỏ ra cho một cơng trình là bao nhiêu. Trên cơ sở đó mà xây dựng kế hoạch vật tƣ, tiền vốn, nhân cơng... để phục vụ cho q trình thi cơng cơng trình sau này. Hơn nữa đây chính là cơ sở để các công ty xây dựng tham gia đấu thầu cơng trình xây lắp hoặc giao khốn nội bộ, là cơ sở để so sánh với chi phí thực tế phát sinh sau này. Để có thể lập đƣợc dự tốn cơng ty phải xây dựng cho mình một hệ thống định mức chi phí. Căn cứ vào các định mức đó để xây dựng dự tốn chi phí sản xuất bao gồm: Dự tốn chi phí ngun vật liệu, dự tốn chi phí nhân cơng, dự tốn chi phí sử dụng máy thi cơng.
Đối với dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp. Do đặc thù của sản phẩm xây lắp đó là quá trình xây dựng phải trải qua nhiều phần cơng việc khác nhau: Làm móng, xây, đổ trần, hồn thiện, lắp đặt thiết bị điện, nƣớc... Mỗi phần công việc lại phải thực hiện nhiều phần công việc khác nhau, mỗi nội dung công việc lại sử dụng một loại ngun vật liệu chính riêng và có định mức tiêu hao riêng. Căn cứ vào định mức do Nhà nƣớc quy định để xây dựng hệ thống định mức của công ty. Do vậy, sau khi xác định đƣợc tồn bộ chi phí ngun vật liệu trực tiếp cho từng cơng trình, cần xây dựng dự tốn chi tiết vật liệu theo từng tháng hoặc từng q tùy thuộc cơng trình đó thực hiện dài hay ngắn trên cơ sở đó mới kế hoạch xây dựng dự tốn tiền mua vật liệu.
Đối với dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp. Cũng giống nhƣ dự tốn chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp mỗi nội dung cơng việc cũng lại có định mức chi phí nhân cơng khác. Do vậy, sau khi xác định tồn bộ chi phí nhân cơng trực tiếp cho từng cơng trình, cần lên dự tốn chi tiết chi phí nhân công theo từng tháng hoặc từng quý theo tiến độ thi cơng cơng trình.
Đối với chi phí sử dụng máy thi công. Đây là khoản mục chi phí bao gồm nhiều khoản mục và yếu tố chi phí. Tuy nhiên khi đã có sự phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí thì việc lập dự tốn chi phí cho khoản mục này ngồi việc lập theo từng loại nội dung chi phí cịn phải lập theo định phí, biến phí.
Qua thực tế nghiên cứu cơng tác lập dự tốn tại Cơng ty khi lập khoản mục chi phí sử dụng máy thi công lập chung vào theo nội dung từng phần việc của cơng trình theo ca máy khơng lập tách riêng chi phí máy thi cơng, và hồn tồn khơng phân theo khoản mục chi phí lẫn theo cách ứng xử chi phí. Với cách lập dự tốn
nhƣ trên, cho thấy Cơng ty cịn đang lập dự tốn một cách chung chung chỉ nhằm mục đích cho cơng tác đấu thầu, chƣa có số liệu phục vụ cơng tác kế tốn quản trị.
Do vậy khi lập dự tốn chi phí sử dụng máy thi cơng, trƣớc hết cần xác định đƣợc tổng biến phí máy thi cơng dựa trên dự tính tổng thời gian sử dụng trực tiếp và đơn giá biến phí máy thi cơng cho từng cơng trình. Sau đó xác định tổng định phí sản xuất cho từng cơng trình.
Hệ thống báo cáo kế tốn quản trị chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm
Báo cáo KTQT là nguồn thông tin rất cần thiết cho nhà quản trị trong Công ty, tùy thuộc vào các cấp khác nhau, đặc biệt nhà quản trị cấp trung gian và cấp cao. Thông qua hệ thống báo cáo KTQT, giúp nhà quản trị có cơ sở hoạch định, kiểm sốt, tổ chức thực hiện để đạt đƣợc mục tiêu đề ra, là công cụ cung cấp thông tin thực hiện cho nhà quản trị doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp xây lắp nói riêng. Báo cáo KTQT đƣợc xây dựng dựa trên nhu cầu của nhà quản trị để thực hiện chức năng của mình, báo cáo KTQT đƣợc thiết kế phù hợp với đặc điểm và quy mô Công ty, tạo ra kênh thơng tin hữu ích trong việc hoạch định, kiểm soát và ra quyết định giúp nhà quản trị Cơng ty quản lý đƣợc ở nhiều góc độ khác nhau nhằm đạt hiệu quả cao.
Khi xây dựng hệ thống báo cáo KTQT phải đảm bảo các mục tiêu sau:
Thứ nhất, xây dựng hệ thống báo cáo KTQT phải đảm bảo cung cấp thơng tin
hữu ích nhất cho các nhà quản trị, thiết kế đơn giản, dễ hiểu và phù hợp với nhu cầu thông tin của các nhà quản trị.
Thứ hai, hệ thống báo cáo KTQT phải thích hợp với mục tiêu hoạt động cụ thể
của Cơng ty. Mỗi hoạt động khác nhau thì mục tiêu cũng khơng giống nhau. Vì vậy, hệ thống báo cáo KTQT phải thiết kế phù hợp với loại hình hoạt động của Cơng ty.
Để thực hiện các mục tiêu trên, ngồi báo cáo KTQT cơ bản mà Cơng ty đã xây dựng, em xin đƣa ra một số báo cáo KTQT nhƣ sau:
Báo cáo chi phí kế hoạch: Phản ánh chi phí kế hoạch của từng yếu tố chi phí sẽ phát sinh, báo cáo này đƣợc lập trong đơn vị nội bộ để phục vụ cho việc lên phƣơng án chi tiêu hợp lý cho từng khoản mục chi phí và có kết cấu tƣơng ứng với phƣơng pháp xây dựng dự toán của từng bộ phận. ( Biểu 3.5)
Biểu 3.6: Báo cáo chi phí kế hoạch và thực tế BÁO CÁO CHI PHÍ
Khoản mục chi phí Số hiệu Kế hoạch Thực tế Ghi chú
1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 621
Chi phí vật liệu chính 6211
Chi phí vật liệu phụ 6212
2. Chi phí nhân cơng trực tiếp 622
Chi phí nhân cơng trong danh sách cơng ty 6221
Chi phí nhân cơng th ngồi 6222
3. Chi phí sử dụng máy thi cơng 623
Chi phí nhân cơng 6231
Chi phí vật liệu 6232
Chi phí dụng cụ sản xuất 6233
Chi phí khấu hao máy thi cơng 6234
Chi phí dịch vụ mua ngồi 6237
Chi phí bằng tiền khác 6238
4. Chi phí sản xuất chung 627
Chi phí nhân viên phân xƣởng 6271
Chi phí vật liệu 6272
Chí phí dụng cụ sản xuất 6273
Chi phí khấu hao máy thi cơng 6274
Chi phí dịch vụ mua ngồi 6277
Chi phí bằng tiền khác 6278 5. Tổng chi phí 1541 Ngƣời lập Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đơn vị tính: đồng Ngày... tháng.... năm...... Giám đốc (Ký, đóng dấu)
Báo cáo chi phí thực tế: phản ánh chi phí thực tế của từng yếu tố chi phí phát sinh trong từng đơn vị nội bộ. Báo cáo này phải đƣợc lập cho đơn vị nội bộ, nhằm cho các nhà quản trị thấy tình hình phát sinh một cách chính xác chi phí của từng khoản mục ở kỳ vừa rồi. (Biểu 3.5 )
Báo cáo chi phí sản xuất thể hiện theo cách ứng xử của chi phí: Báo cáo chi phí sản xuất cung cấp cho nhà quản lý những thơng tin về chi phí sản xuất theo từng
đối tƣợng cơng trình, hạng mục cơng trình. Nhằm mục đích đáp ứng u cầu lập kế hoạch, kiểm soát và chủ động điều tiết chi phí của nhà quản trị DN, kế tốn quản trị phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí, nghĩa là khi hai mức độ hoạt động biến động chì chi phí sẽ biến động nhƣ thế nào. Khi mức hoạt động kinh doanh thay đổi, các nhà quản trị cần phải thấy trƣớc chi phí sẽ biến động nhƣ thế nào. Biến động bao nhiêu và loại nào biến động để tƣơng ứng với biến động của mức hoạt động.
Biểu 3.7: Báo cáo chi phí sản xuất theo ứng xử chi phí
Dự tốn linh hoạt - cịn đƣợc gọi là dự tốn biến đổi: thể hiện doanh thu và chi phí dự kiến xảy ra tại mức độ hoạt động thực tế, cung cấp các thơng tin ƣớc tính có thể đƣợc điều chỉnh cho nhiều mức hoạt động khác nhau trong giới hạn thích hợp. Có thể lập cho bất kỳ mức độ hoạt động nào trong phạm vi phù hợp
Tính chất linh hoạt của dự tốn linh hoạt đƣợc thể hiện thông qua công thức dự tốn linh hoạt. Mỗi dự tốn linh hoạt có một cơng thức dự tốn linh hoạt. Nhờ cơng thức dự toán linh hoạt, chứng ta có thể điều chỉnh dự tốn về bất kỳ mức hoạt động nào.
Chúng ta biết rằng mỗi dự tốn linh hoạt, định phí và biết phí đơn vị khơng thay đổi theo khối lƣợng hoạt động. Do đó mỗi dự tốn linh hoạt, ta có cơng thức dự tốn linh hoạt nhƣ sau:
Nhƣ vậy nhờ kỹ thuật dự tốn linh hoạt, chúng ta có thể điều chỉnh dự tốn về mức hoạt động thực tế, từ đó thơng tƣ chênh lệch giữa dự tốn và thực tế có ý nghĩa trong quản lý.
Báo cáo giá thành: Cung cấp thông tin về tổng giá thành sản xuất thực tế trong kỳ, còn dở dang bao nhiều và hoàn thành bao nhiêu, tƣơng ứng với doanh thu là bao nhiêu, giúp nhà quản trị so sánh tình hình thực hiện giá thành. Đồng thời cung cấp thông tin cho việc ra quyết định liên quan đến việc lập chi phí dự tốn, kế hoạch cho kỳ tiếp.
Biểu 3.8: Báo cáo giá thành CT/ HMCT
Đơn vị tính: đồng Chi phí NVL TT Chi phí NC TT Chi phí MTC Chi phí SXC Tổng cộng
1. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 2. Chi phí nhân cơng trực tiếp 3. Chi phí sử dụng máy thi cơng