Từ yêu cầu thực tế và do đặc điểm kinh doanh, hiện tại công ty TNHH kinh doanh và công nghệ Tân Phong đang sử dụng hình thức Chứng từ ghi sổ. Đặc trưng cơ bản của hình thức “ Chứng từ ghi sổ” là các nghiệp vụ phát sinh đều được phản ánh vào các chứng từ gốc, sau đó các chứng từ gốc được phân loại, tổng hợp. Theo hình thức này các sổ kế tốn tổng hợp bao gồm:
+ Sổ Chi tiết: Sổ chi tiết tiền mặt, sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết phải thu khách hàng, sổ chi tiết hàng hoá, sổ chi tiết giá vốn hàng bán, sổ chi tiết các khoản chi phí...
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
+ Sổ cái các tài khoản: TK111; TK112; TK131; TK331; TK 153; TK 156; TK 136; TK511; TK632; TK641; TK641; TK642; TK 911...
Công ty đang áp dụng song song trình tự kế tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ và kế tốn trên máy vi tính.
Sơ đồ tổ chức hệ thống chứng từ
Ghi hàng ngày Ghi cuối quý
Quan hệ đối chiếu
Sổ Cái Chứng từ ghi sổ
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Báo cáo kế toán Bảng cân đối phát
Bên cạnh hạch toán các nghiệp vụ theo phương pháp kế tốn thủ cơng để lưu giữ và xử lý các chứng từ sổ sách vào lưu kho thì doanh nghiệp đang dần cập nhật để sử dụng kế tốn máy vi tính một cách hồn thiện hơn. Nhận thấy việc sử dụng kế toán bằng máy vi tính do khả năng của máy có thể ghi nhận một lượng thơng tin rất lớn và trên cơ sở những thơng tin ban đầu có thể chuyển đổi thành những thơng tin hữu ích nhờ một chương trình định mức trong máy. Tồn bộ những thơng tin ban đầu đều được tập hợp trong file dữ liệu cơ sở chỉ cần một chương trình kế tốn sắp xếp phân loại tổng hợp thơng tin ban đầu thành những thơng tin hữu ích là có được tồn bộ hệ thống thơng tin tương tự như trong sổ sách kế tốn của kế tốn thủ cơng nhưng chính xác hơn, rõ ràng hơn và đặc biệt là nhanh chóng hơn.
Quy trình sử dụng kế tốn máy ở chi nhánh: - Bước 1: Lập và luân chuyển chứng từ
- Bước 2: Tổ chức và xử lý chứng từ. Tổ chức phân loại chứng từ, sắp xép các chứng từ có liên quan thành một bọ có liên quan để thuận tiện cho việc xử lý
- Bước 3: Căn cứ chứng từ đã xử lý để nhập dữ liệu vào máy
- Bước 4: Máy tính tốn phân loại, hệ thống hóa thơng tin theo chương trình đã định để có thơng tin tổng hợp nên các tài khoản thông tin chi tiết và hệ thống báo cáo tài chính… Các thơng tin này được hiển thị trên màn hình máy tính và được in ra giấy lưu vào tập hồ sơ của Cơng ty
Cuối mỗi kỳ kế tốn, dựa trên việc tổng hợp các số liệu, chứng từ, sổ chi tiết chứng từ kế toán các phần hành kế toán tổng hợp lập báo cáo. Hệ thống báo cáo cụ thể:
+ Bảng cân đối kế toán: Mẫu số B01 – DN
+ Báo cáo kết quả kinh doanh: Mẫu số B02 – DN + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ: Mẫu số B03 – DN + Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số S09 - DN
Riêng với kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng thì bên cạnh sử dụng các chứng đúng biểu mẫu của Bộ tài chính quy định như trên thì cần đảm bảo các yếu tố cơ bản cần thiết với một số chứng từ như:
Phiếu nhập kho; Phiếu xuất kho; Thẻ kho kế toán và các bảng kê, chứng từ ghi sổ, sổ cái các tài khoản; Hóa đơn giá trị gia tăng; Lệnh giao hàng; Hợp đồng bán hàng; Hóa đơn bán hàng; Sổ chi tiết hàng hóa; Bảng tổng hợp Nhập – Xuất - Tồn
Và một số chứng từ liên quan khác