Khi điều tra về các chức năng cần có của một phần mềm quản lý dự án, các chức năng được quan tâm nhiều nhất là quản lý dự án và tiếp đến là quản lý yêu cầu, quản lý kế hoạch và quản lý báo cáo.
Câu hỏi: Theo anh (chị) việc xây dựng phần mềm quản lý có giúp cho thời gian, tiến độ các dự án được cải thiện hơn?
95% 5%
Có Khơng
Biểu đồ 2.6. Kết quả khảo sát việc xây dựng phần mềm quản lý có giúp cho thời gian, tiến độ các dự án được cải thiện hơn?
Từ đây, chứng minh rằng nhu cầu xây dựng phần mềm quản lý dự án của các nhân viên trong cơng ty là rất cao. Có phần mềm chuyên dụng sẽ giúp việc quản lý các dự án sẽ bảo mật hơn, sẽ đẩy nhanh và đúng tiến độ công việc
2.3. Đánh giá
2.3.1. Ưu điểm
Trang thiết bị phần cứng được trang bị đầy đủ và hiện đại. Đây sẽ là một sự khởi
đầu tốt cho kế hoạch xây dựng một hệ thống quản lý dự án cho công ty. Cơ sở hạ tầng về CNTT hiện tại của cơng ty hồn tồn đáp ứng được khả năng tin học hóa hệ thống thơng tin quản lý dự án, hỗ trợ tốt các phần mềm ứng dụng, đáp ứng được nhu cầu lưu trữ và xử lý thông tin liên quan đến dự án của công ty.
2.3.2. Nhược điểm
Đánh giá hiện trạng: Hiện tại cơng ty 3i chưa có phần mềm quản lý dự án chuyên dụng, các thông tin rời rạc, khơng có sự liên kết, khơng theo chuẩn chung gây ra khó khăn trong việc chia sẻ và tìm kiếm dữ liệu và khơng có dữ liệu thống kê phân tích. Sẽ gặp một số khó khăn sau:
- Khó khăn giao tiếp giữa các thành viên trong các dự án với nhau. Khi chưa có phần mềm chuyên dụng, nếu muốn biết hiểu thơng tin dự án thì nhân viên phải gặp trực tiếp để trao đổi công việc, nhưng trong một dự án lịch làm việc của nhân viên không đồng nhất có nhân viên làm fulltime, có nhân viên làm parttime nên việc giao tiếp giữa các nhân viên là rất khó.
- Quy trình quản lý dự án của cơng ty chưa phản ánh được đầy đủ các chức năng chỉ phù hợp với các dự án vừa và nhỏ, đối với các dự án lớn sẽ phát sinh nhiều vấn đề như không đáp ứng được nhu cầu lưu trữ cũng như xử l
- ý thông tin.
- Công ty ngày càng phát triển, sẽ có nhiều các dự án lớn trong và ngồi nước việc quản lý dự án bằng phương pháp thủ công sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến tiến độ công việc của dự án.
- Việc quản lý thông tin rời rạc được lưu ở các file excel, word sẽ ảnh hưởng đến độ bảo mật của các dự án, tính bảo mật khơng cao.
- Việc quản lý dự án thủ công tại công ty chỉ đáp ứng 80% hiệu suất, quản lý thủ công làm mất thời gian, hao tốn thời gian nguồn nhân lực của công ty đồng thời khơng kiểm sốt được 100% lượng cơng việc. Việc thơng tin trong công ty được xử lý chậm sẽ ảnh hưởng tới việc ra các quyết định kế hoạch công việc, chiến lược quan trọng.
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CƠNG TY TNHH MTV CÔNG NGHỆ VÀ TRUYỀN THÔNG 3I 3.1. Mơ tả bài tốn
Yêu cầu của phần mềm quản lý dự án: Phần mềm sẽ hỗ trợ việc quản lý dự án thay cho việc quản lý dự án với phương pháp thủ cơng như trước.Mọi cơng việc đều được tự động hóa bằng phần mềm nhằm giảm tải khối lượng công việc cho nhân lực trong dự án cũng như giúp Giám đốc, Trưởng nhóm của các dự án nắm bắt được tiến độ công việc thực hiện đến đâu, cơng việc nào đã hồn thành, cơng việc nào chưa hồn thành. Để từ đó các trưởng nhóm của dự án có các hướng giải quyết phù hợp.
Quy trình quản lý dự án của cơng ty hoạt động như sau:
Quản trị viên sẽ quản lý người dùng phân quyền cho các nhân viên.
Trưởng nhóm dự án là người xây dựng kế hoạch dự án, đồng thời là người chịu trách nhiệm quản lý, điều hành công việc, nguồn lực của dự án. Sau khi được giám đốc phê duyệt dự án, trưởng nhóm tiến hành lập dự án và cập nhật các thông tin chung của dự án. Dự án mới thêm vào sẽ hiển thị ngay trong danh sách, có thể sửa, xóa nếu có nhu cầu.Đối với các dự án vẫn đang trong quá trình tiến hành, phần mềm sẽ tự động cập nhật tiến độ dự án dựa vào tỷ lệ hoàn thành trong bảng báo cáo công việc của các thành viên. Cứ cuối tháng, tiến độ của từng dự án sẽ đước trưởng nhóm dự án in ra và trình lên giám đốc. Đối với các dự án đã bàn giao cho khách hàng, trưởng nhóm dự án sẽ thay đổi trạng thái của dự án (khóa dự án).
Các thành viên trong dự án sẽ lập kế hoạch, cập nhật các cơng việc của mình trong suốt quá trình dự án được thực hiện. Cứ theo thời gian lập kế hoạch, khi tới ngày hệ thống sẽ tự động hiển thị thông báo cho người dùng biết. Trưởng phịng và người lập có thể xem kế hoạch.
Các trưởng nhóm sẽ tiến hành kiểm sốt các hoạt động công việc của nhân viên thơng báo qua báo cáo hàng ngày trong phịng và báo cáo lên ban quản lý dự án theo định kỳ để cập nhật tiến độ của dự án. Nhân viên đã và đang làm những việc gì liên quan tới dự án trưởng phòng để phải biết và nắm rõ. Mỗi ngày làm việc nhân viên đều phải viết báo cáo để báo cáo lên cho trưởng phịng, trưởng phịng sẽ nhận được thơng báo và vào hệ thống kiểm tra hiệu quả công việc của nhân viên trong ngày hôm đấy.
Phần mềm cho phép người sử dụng tra cứu thông tin về dự án trong quyền hạn cho phép. Người sử dụng được tra cứu các thông tin công khai và các dự án mình tham gia.
Khi dự án kết thúc, trưởng nhóm dự án sẽ trình lên giám đốc để bàn giao và nghiệm thu với khách hàng đồng thời đóng và lưu trữ dự án lại. Nếu cần bảo trì hay khắc phục lỗi, lỗi ở phần nào trưởng nhóm dự án sẽ phân bổ nhân viên phụ trách phần đó xem xét và bảo trì lại.
3.2. Phân tích u cầu chức năng hệ thống
3.2.1. Các yêu cầu chức năng
Quản lý người dùng:
Cho phép người quản trị tạo lập các vai trò trong dự án, tạo lập các người sử dụng và gán vai trò tương ứng cho họ.
Quản lý dự án: Cho phép tạo ra các dự án và gán người quản trị cho từng dự án
và những người tham gia dự án đó. Sau khi tạo lập dự án xong cho phép tạo lập các nhiệm vụ trong dự án và thiết lập mối quan hệ giữa các nhiệm vụ.
Quản lý kế hoạch: Sau khi tạo lập dự án xong cho phép tạo lập các nhiệm vụ
trong dự án.
Quản lý công việc: Cho phép nhân viên thêm, sửa, xóa các cơng việc của mình
khi tham gia vào dự án.
Quản lý thành viên: Quản lý thông tin về các đối tác tham gia trong dự án để
tiện cho việc liên hệ.
Quản lý tài liệu: Cung cấp cơ chế quản lý tài liệu dự án theo phiên bản của tài
liệu và có phân cấp thư mục theo cách tổ chức của người quản trị. Nếu các cơng việc có liên quan tới tài liệu, hệ thống cho phép người làm việc có thể tải tài liệu lên hoặc xuống theo vai trò của người sử dụng.
Quản lý báo cáo: Hệ thống sẽ tạo ra các báo cáo dự án và xuất ra cho người có
vai trị được xem.
- Truy vấn thông tin về các công việc tiến độ công việc của các dự án - Xuất pdf
3.2.2. Các yêu cầu phi chức năng
Yêu cầu về hiệu năng của hệ thống
- Thực hiện hiệu quả các chức năng, đạt công suất tối đa.
- Tài nguyên sử dụng: hệ thống phải báo cáo đầy đủ chính xác có thể theo dõi tình hình quản lý dự án của công ty tại bất cứ thời điểm nào, giúp người quản lý có thể quản lý dự án được tốt hơn.
- Yêu cầu thời gian: tốc độ nhanh, thời gian phản hồi của hệ thống không vượt quá 3 giây.
Khả năng mở rộng trong tương lai
- Có khả năng mở rộng thêm các chức năng mới. - Khả năng tích hợp với phần mềm hỗ trợ khác.
Yêu cầu về giao diện
Các giao diện bao gồm: giao diện người dùng, giao diện phần cứng, giao diện phần mềm.
dùng có thể sủ dụng nó một cách dễ dàng: câu nhắc nếu quên nhập, sử dụng đơn chọn, có các biểu tượng phù hợp với từng chức năng, …
- Giao diện phần cứng : giao diện phần cứng mà phần mềm hỗ trợ bao gồm cấu trúc logic, physical addresses, expected behavior… Các yêu cầu được liệt kê hoặc điền N/A nếu không tồn tại yêu cầu loại này.
- Giao diện phần mềm mô tả giao diện phần mềm với những thành phần khác của phần mềm. Chúng có thể là module mua ngồi, thành tái sử dụng từ ứng dụng khác hay thành phần được phát triển cho hệ thống con nằm ngoài phạm vi của tài liệu này.
Yêu cầu về mạng
Cho phép hoạt động trong mạng cục bộ và mạng internet.
Yêu cầu khác
- Dễ dàng cho người sử dụng truy cập khai thác tài nguyên thơng tin. - Dữ liệu phải đảm bảo tính tồn vẹn, tính nhất quán và bảo mật cao.
- Độ tin cậy: có khả năng chịu lỗi và khắc phục nhanh không làm gián đoạn hoạt động của hệ thống.
- An tồn bảo mật: thơng tin phải được lưu trữ và bảo mật tốt tránh làm mất mát hoặc sai lệch thông tin, phân quyền người sử dụng
- Thông tin được cập nhật dễ dàng.
- Các rang buộc thiết kế bao gồm hệ thống được xậy dựng trên mã nguồn đóng, hệ quản trị cơ sở SQL, phân tích thiết kế được thực hiện theo chuẩn UML, các cơng cụ hỗ trợ khơng tính bản quyền, thư viện hỗ trợ khác phải là mã nguồn mở và hệ thống được thiết kế theo hướng có khả năng phát triển trong tương lai với việc thêm bớt các module, hoặc tích hợp hệ thống vào một hệ thống khác dễ dàng.
- Có tính khả dụng cao và đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ của thư viện
- Yêu cầu về bảo trì: hệ thống có khả năng bảo trì, có chức năng sao lưu phục hồi dữ liệu và có khả năng nâng cấp về sau.
3.3. Phân tích hệ thống
3.3.1. Xác định các tác nhân
Thông qua mô tả quy trình quản lý dự án, các tác nhân tác động lên hệ thống thông tin quản lý dự án là:
- Trưởng nhóm - Thành viên - Quản trị viên - Giám đốc
Dựa vào các tác nhân đã được xác định, bảng mô tả Usecase của hệ thống thông tin quản lý dự án được xây dựng như sau (xem Bảng 3.1):
Tác nhân Ca sử dụng Mô tả Usecase Người sử dụng
(Nhân Viên)
Đăng nhập Đăng xuất
Tra cứu thông tin dự án Tra cứu thông tin về các dự án công khai và các dự án người sử dụng tham gia.
Quản trị viên Quản lý người dùng Phân quyền người sử dụng.
Trưởng nhóm Cập nhật thông tin dự án Cập nhật các thông tin chung về dự án vào hệ thống bao gồm tên dự án, loại dự án, kích cỡ dự án, mục tiêu, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, tình trạng cơng khai.
Cập nhật các thành viên tham gia dự án
Cập nhật các thành viên và vai trò trong dự án.
Lập kế hoạch Cập nhật các công việc cần làm của dự án và người chịu trách nhiệm.
Quản lý dữ liệu Hệ thống cho phép người làm việc có thể up tài liệu lên hoặc tải tài liệu xuống theo vai trò của người sử dụng.
Quản lý báo cáo In danh sách dự án đang tiến hành, ngừng hoạt động, hoàn thành trong tháng, đúng tiến độ và trễ tiến độ.
Phân loại theo từng loại dự án và theo kích cỡ dự án.
Thành viên Cập nhật các công việc cần làm
Chỉ cho phép thêm, cập nhật, xóa và chia nhỏ cơng việc mà thành viên đó chịu trách nhiệm.
Giám đốc Quản lý báo cáo Xem xét các báo cáo của các dự
án