2.1.4. Tình hình hoạt động kinh doanh
STT Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
1 Doanh thu hàng bán và cung cấp dịch vụ 4.420.808.321 4.427.697.805 7.253.131.181 9.350.651.123 2 Giá vốn hàng bán 3.808.867.780 3.280.441.271 5.281.834.037 5.950.000.000 3 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 611.940.541 1.108.091.734 1.971.297.144 3.400.651.123
4 Doanh thu hoạt
động tài chính 789.819 580.751 1.047.588 2.300.000
5 Chi phí quản lý
doanh nghiệp 522.420.730 973.480.038 1.202.010.182 1.660.532.643
6
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
90.309.630 135.192.447 770.334.550 1.742.418.480
7 Tổng lợi nhuận kế
toán trước thuế 89.309.630 135.192.447 770.334.550 1.745.718.480
8
Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành
4.698.480 7.216.732 41.625.519 96.887.375
9
Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
84.611.150 127.975.715 728.709.031 1.648.831.105
(Nguồn: Phịng kế tốn)
Bảng 2.3. Tình hình hoạt động tài chính của cơng ty từ 2015-2018
Từ bảng 2.2 ta thấy tốc độ tăng trưởng của cơng ty đang có xu hướng tăng
- Giai đoạn năm 2015 đến 2016 tốc độ tăng trưởng có sự thay đổi, nhưng chưa cao lắm . Doanh thu năm 2016 tăng 0.15% khá là chậm, lợi nhuận sau thuế tăng 51,25% so với năm 2015 nhưng chưa được cao.
- Giai đoạn 2016-2017: Doanh thu năm 2017 tăng 63.8% so với năm 2016, lợi nhuận sau thuế tăng mạnh so với năm 2016. Điều này chứng tỏ rằng công ty đã áp dụng dịch vụ tư vấn và quản trị hệ thống thơng tin máy tính giúp đẩy mạnh sự tăng trưởng hoạt động tài chính của cơng ty.
- Năm 2018 lợi nhuận sau thuế là 1.648.831.105 tăng cao so với các năm trước. Từ con số trên cho thấy cơng ty đang có sự tăng trưởng phát triển tốt, công ty đã ký kết nhiều hợp đồng cả trong nước và nước ngoài.
hàng năm đều cho thấy được sự thích nghi mạnh mẽ của cơng ty với sự biến động môi trường. Cơng ty đang có những bước phát triển mạnh mẽ để mở rộng thị trường.
2.2. Thực trạng tình hình quản lý dự án tại Công ty TNHH MTV công nghệvà truyền thông 3i và truyền thông 3i
Trong khoảng thời gian thực tập tại công ty, thông qua phỏng vấn trực tiếp và phát phiếu điểu tra nhân viên, cán bộ trong công ty kết hợp với tìm hiểu và quan sát em thu thập được một số thông tin chung về công ty nhằm thu được số liệu chân thực và chính xác nhất về vấn đề nghiên cứu.
Nội dung của phiếu điều tra sẽ nêu rõ câu hỏi, câu hỏi sẽ mang nội dung rõ ràng và chính xác các từ để hỏi, khơng mang hình thức gợi nhớ hay đa nghĩa. Phiếu điều tra có 2 hình thức trả lời đó là hình thức trả lời đóng và hình thức trả lời mở. Phiếu điều tra giúp người làm phiếu có thể bày tỏ được mong muốn và cho thấy được thơng tin chính xác nhất. Gồm có 20 cán bộ cơng nhân viên trong Cơng ty tham gia điền phiếu gồm có:
- Số phiếu phát ra: 20 phiếu - Số phiếu thu về: 20 phiếu
STT Họ và tên Chức vụ
1 Nguyễn Như Quỳnh Nhân viên kế toán
2 Nguyễn Thị Thảo Tester
3 Trần Tuấn Anh Lập trình viên .NET
4 Nguyễn Ngọc Hồng Lập trình viên Android, IOS
5 Đỗ Văn Quỳnh Lập trình viên .NET
6 Tơ Thị Kim Dung Tester
7 Nguyễn Đình Hiệp Lập trình viên .NET
8 Nguyễn Khánh Vinh Nhân viên Marketing
9 Lê Đức Phịng Nhân viên phân tích dự án
10 Đào Như Thảo Lập trình viên
11 Nguyễn Văn Hùng Lập trình viên PHP
12 Mai Thị Hồng Vân Nhân viên Kế toán
13 Nguyễn Thị Kiều Mỹ Tester
14 Nguyễn Tuấn Vũ Lập trình viên Android, PHP
15 Nguyễn Văn Huy Lập trình viên Java
16 Nguyễn Thị Dạ Hương Lập trình viên .NET
17 Vũ Việt Hà Lập trình Viên .NET
18 Nguyễn Thị Huyền Lập trình viên PHP
19 Nguyễn Văn Ninh Lập trình viên .NET
20 Nguyễn Hồng Hà Lập trình viên Android, IOS
(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thông tin công ty 3I)
2.2.1. Thực trạng về tổ chức nhân sự chịu trách nhiệm quản lý dự án
Nhân lực CNTT của công ty hiện nay có 50 người, số lượng nhân lực CNTT chiếm khoảng 83% nhân lực của cơng ty.
Tồn bộ nhân viên đều thành thạo kỹ năng tin học văn phòng, SQL, trước khi được nhận làm nhân viên chính thức của cơng ty đều được đào tạo và hướng dẫn bài bản các ứng dụng phần mềm của công ty.
- Ưu điểm: Môi trường làm việc trẻ, năng động, khả năng tư duy tốt, sử dụng máy tính thành thạo, có hiểu biết cơ bản về CNTT.
- Nhược điểm: Một số ít nhân viên cần thời gian đào tạo sử dụng phần mềm của công ty thời gian đầu mới vào công ty.
2.2.2. Thực trạng về cơ sở hạ tầng phục vụ cho việc quản lý dự án
2.2.2.1. Thiết bị ST T Tên phần cứng Số lượng 1 Máy chủ 1 2 Máy tính để bàn 20 3 Laptop 35 4 Máy chiếu 3 5 Máy in 3 6 Camera 2 7 Điện thoại 10 Tablet 3
(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thông tin của công ty 3I)
Bảng 2.5. Thiết bị phần cứng
Số máy tính kết nối mạng nội bộ là 15 máy. Tất cả các máy tính đều được kết nối Internet.
Hệ điều hành sử dụng cho các máy tính hiện tại là windows 10.
Câu hỏi: Đánh giá tốc độ xử lý của máy tính?
Kết quả:
Mức độ Số phiếu chọn Phần trăm tương ứng
Tốt 10/20 50%
Trung bình 6/20 30%
Chậm 4/20 20%
50%
30% 20%
Tốc độ xử lý của máy tính
Tốt Trung bình Chậm
Biểu đồ 2.1. Tốc độ xử lý của máy tính
Qua kết quả khảo sát nhận được, tất cả các nhân viên trong công ty đều được trang bị máy tính, laptop, điện thoại,... để phục vụ cho cơng việc. Tồn bộ máy tính trong cơng ty đều được kết nối mạng. Tốc độ xử lý của máy tính đáp ứng được nhu cầu của cơng việc. Có số ít máy tính xử lý chậm là do thời gian, máy đã cũ nên việc xử lý hơi chậm. Cơng ty đang có chính sách khắc phục tình trạng việc xử lý máy tính cịn chậm.
Câu hỏi: Theo anh (chị) các phịng ban trong cơng ty có được trang bị máy tính và các thiết bị cơng nghệ thơng tin phục vụ cho việc quản lý dự án hiện nay như nào?
Kết quả:
Mức độ Số phiếu chọn Phần trăm tương ứng
Rất đầy đủ 10/20 50%
Đầy đủ 10/20 50%
Kém đầy đủ 0/20 0%
Không đầy đủ 0/20 0%
(Nguồn: Phiếu điều tra khảo sát hệ thống thông tin công ty 3I)
Rất đầy đủ Đầy đủ Kém đầy đủ Không đầy đủ 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%
Mức độ đầy đủ của trang thiết bị
Biểu đồ 2.2.Biểu đồ điều tra mức độ đầy đủ của trang thiết bị
2.2.2.2. Phần mềm
Câu hỏi: Đánh giá của anh (chị) về cách quản lý dự án hiện tại của doanh nghiệp?
5% 5%
5%
85%
Mức độ hài lòng của nhân viên
Rất tốt Khá tốt Tốt Không tốt
Biểu đồ 2.3: Kết quả mức độ hài lịng về cơng tác quản lý dự án của công ty
Qua kết quả khảo sát ta thấy rằng chỉ có 5% nhân viên đánh giá rất tốt, 5% nhân viên đánh giá tốt và 5% nhân viên đánh giá khá tốt còn lại 85% nhân viên đánh giá công tác quản lý dự án hiện tại của công ty là khơng tốt. Như vậy, ta có thể thấy rằng cơng tác quản lý dự án hiện tại của công ty chưa thực sự hiệu quả, chưa đáp ứng được
2.2.3. Thực trạng quy trình quản lý dự án của công ty
Sau khi tiến hành phát phiếu điều tra và được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ nhân viên trong công ty. Em đưa ra một số thực trạng sau:
Hiện tại các dự án được thực hiện tại công ty 3i hầu hết là các dự án sản xuất, thiết kế các phần mềm, website , ứng dụng smartphone và được thực hiện theo quy trình mơ tả trong hình sau đây.
Sơ đồ 2.2. Quy trình sản xuất dự án của cơng ty 3i
Nghiệp vụ quản lý dự án: Khi có dự án mới, giám đốc sẽ cho họp để triển khai kế hoạch và thơng báo cho các trưởng nhóm dự án để tiếp nhận dự án, phân bổ tới các trưởng nhóm.
Trưởng nhóm sẽ xem xét, theo dõi và lên kế hoạch, phân công nhiệm vụ chi tiết cho từng thành viên trong nhóm đồng thời báo cáo tất cả các hoạt động có liên quan tới dự án cho Giám đốc.
Mọi hoạt động trao dổi thông tin qua Skype, các tài liệu của dự án thì được lưu qua các file word, excel,…
Các trưởng nhóm thường xuyên theo dõi q trình làm việc của từng nhân viên, nếu có khen thưởng kỷ luật với nhân viên nào thì sẽ báo lại tới phịng kế tốn để ghi vào sổ quản lý nhân viên tiến hành xử lý theo quy định của cơng ty.
Định kỳ cuối tuần các trưởng nhóm sẽ họp thống kê các cơng việc tồn đọng, công
Review tài liệu Test
Làm tài liệu Test Phát triển
Giao hàng Test Nhận yêu cầu
Review tài liệu thiết kế Tài liệu thiết kế
tổng quan Ký hợp đồng Đề xuất- Báo giá
việc nào hồn thành thì đưa ra các cơng việc mới cho tuần tiếp theo.
Cuối tháng công ty sẽ tổ chức họp để đưa ra kế hoạch và thống kê công việc trong tháng cũ, tháng mới, khen thưởng và phạt.
2.2.4. Nhu cầu về việc ứng dụng phần mềm quản lý dự án để cải tiến quy trìnhquản lý dự án quản lý dự án
Câu hỏi: Đánh giá mức độ cần thiết xây dựng phần mềm quản lý dự án riêng cho công ty
Rất cần thiết Cần thiết Có thể Chưa biết Khơng cần 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 20
Biểu đồ 2.4. Đánh giá mức độ cần thiết xây dựng phần mềm quản lý dự án riêng cho cơng ty
Nhìn vào biểu đồ ta thấy nhân viên cho rằng xây dựng một phần mềm quản lý dự án là rất cần thiết, cịn một số ít nhân viên lưỡng lự cảm thấy có cũng được mà khơng có cũng khơng sao.
Về lý do vì sao cần phải có phần mềm quản lý dự án thay cho việc quản lý thủ công như trước, câu hỏi số 18 được đưa vào danh sách câu hỏi điều tra. Đa phần nhân viên đều muốn xây dựng phần mềm quản lý dự án chuyên dụng để tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và cơng sức, tăng hiệu quả công việc.
Câu hỏi: Theo anh (Chị) phần mềm quản lý dự án cần những chức năng gì?
Quản lý dự án Quản lý yêu cầu Quản lý kế hoạch Quản lý báo cáo Quản lý tổ chức Quản lý chi phí 0 1 2 3 4 5 6 7 8
Biểu đồ 2.5. Kết quả khảo sát các chức năng cần có cho phần mềm quản lý dự án
Khi điều tra về các chức năng cần có của một phần mềm quản lý dự án, các chức năng được quan tâm nhiều nhất là quản lý dự án và tiếp đến là quản lý yêu cầu, quản lý kế hoạch và quản lý báo cáo.
Câu hỏi: Theo anh (chị) việc xây dựng phần mềm quản lý có giúp cho thời gian, tiến độ các dự án được cải thiện hơn?
95% 5%
Có Khơng
Biểu đồ 2.6. Kết quả khảo sát việc xây dựng phần mềm quản lý có giúp cho thời gian, tiến độ các dự án được cải thiện hơn?
Từ đây, chứng minh rằng nhu cầu xây dựng phần mềm quản lý dự án của các nhân viên trong cơng ty là rất cao. Có phần mềm chuyên dụng sẽ giúp việc quản lý các dự án sẽ bảo mật hơn, sẽ đẩy nhanh và đúng tiến độ công việc
2.3. Đánh giá
2.3.1. Ưu điểm
Trang thiết bị phần cứng được trang bị đầy đủ và hiện đại. Đây sẽ là một sự khởi
đầu tốt cho kế hoạch xây dựng một hệ thống quản lý dự án cho công ty. Cơ sở hạ tầng về CNTT hiện tại của cơng ty hồn tồn đáp ứng được khả năng tin học hóa hệ thống thơng tin quản lý dự án, hỗ trợ tốt các phần mềm ứng dụng, đáp ứng được nhu cầu lưu trữ và xử lý thông tin liên quan đến dự án của công ty.
2.3.2. Nhược điểm
Đánh giá hiện trạng: Hiện tại cơng ty 3i chưa có phần mềm quản lý dự án chuyên dụng, các thông tin rời rạc, khơng có sự liên kết, khơng theo chuẩn chung gây ra khó khăn trong việc chia sẻ và tìm kiếm dữ liệu và khơng có dữ liệu thống kê phân tích. Sẽ gặp một số khó khăn sau:
- Khó khăn giao tiếp giữa các thành viên trong các dự án với nhau. Khi chưa có phần mềm chuyên dụng, nếu muốn biết hiểu thơng tin dự án thì nhân viên phải gặp trực tiếp để trao đổi công việc, nhưng trong một dự án lịch làm việc của nhân viên không đồng nhất có nhân viên làm fulltime, có nhân viên làm parttime nên việc giao tiếp giữa các nhân viên là rất khó.
- Quy trình quản lý dự án của cơng ty chưa phản ánh được đầy đủ các chức năng chỉ phù hợp với các dự án vừa và nhỏ, đối với các dự án lớn sẽ phát sinh nhiều vấn đề như không đáp ứng được nhu cầu lưu trữ cũng như xử l
- ý thông tin.
- Công ty ngày càng phát triển, sẽ có nhiều các dự án lớn trong và ngồi nước việc quản lý dự án bằng phương pháp thủ công sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến tiến độ công việc của dự án.
- Việc quản lý thông tin rời rạc được lưu ở các file excel, word sẽ ảnh hưởng đến độ bảo mật của các dự án, tính bảo mật khơng cao.
- Việc quản lý dự án thủ công tại công ty chỉ đáp ứng 80% hiệu suất, quản lý thủ công làm mất thời gian, hao tốn thời gian nguồn nhân lực của công ty đồng thời khơng kiểm sốt được 100% lượng cơng việc. Việc thơng tin trong công ty được xử lý chậm sẽ ảnh hưởng tới việc ra các quyết định kế hoạch công việc, chiến lược quan trọng.
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CƠNG TY TNHH MTV CÔNG NGHỆ VÀ TRUYỀN THÔNG 3I 3.1. Mơ tả bài tốn
Yêu cầu của phần mềm quản lý dự án: Phần mềm sẽ hỗ trợ việc quản lý dự án thay cho việc quản lý dự án với phương pháp thủ cơng như trước.Mọi cơng việc đều được tự động hóa bằng phần mềm nhằm giảm tải khối lượng công việc cho nhân lực trong dự án cũng như giúp Giám đốc, Trưởng nhóm của các dự án nắm bắt được tiến độ công việc thực hiện đến đâu, cơng việc nào đã hồn thành, cơng việc nào chưa hồn thành. Để từ đó các trưởng nhóm của dự án có các hướng giải quyết phù hợp.
Quy trình quản lý dự án của cơng ty hoạt động như sau:
Quản trị viên sẽ quản lý người dùng phân quyền cho các nhân viên.
Trưởng nhóm dự án là người xây dựng kế hoạch dự án, đồng thời là người chịu trách nhiệm quản lý, điều hành công việc, nguồn lực của dự án. Sau khi được giám đốc phê duyệt dự án, trưởng nhóm tiến hành lập dự án và cập nhật các thông tin chung của dự án. Dự án mới thêm vào sẽ hiển thị ngay trong danh sách, có thể sửa, xóa nếu có nhu cầu.Đối với các dự án vẫn đang trong quá trình tiến hành, phần mềm sẽ tự động cập nhật tiến độ dự án dựa vào tỷ lệ hoàn thành trong bảng báo cáo công việc của các thành viên. Cứ cuối tháng, tiến độ của từng dự án sẽ đước trưởng nhóm dự án in ra và trình lên giám đốc. Đối với các dự án đã bàn giao cho khách hàng, trưởng nhóm dự án sẽ thay đổi trạng thái của dự án (khóa dự án).
Các thành viên trong dự án sẽ lập kế hoạch, cập nhật các cơng việc của mình trong suốt quá trình dự án được thực hiện. Cứ theo thời gian lập kế hoạch, khi tới ngày hệ thống sẽ tự động hiển thị thông báo cho người dùng biết. Trưởng phịng và người lập có thể xem kế hoạch.
Các trưởng nhóm sẽ tiến hành kiểm sốt các hoạt động công việc của nhân viên thơng báo qua báo cáo hàng ngày trong phịng và báo cáo lên ban quản lý dự án theo