1.3 .1Quy trình phân tích, thiết kế HTTT
3.1. Mơ tả bài tốn quản lý nhân sự cho CTCP truyền thông Liên Kết Việt
3.1.1. Mơ tả bài tốn
Hồ sơ nhân viên sẽ được kế tốn cập nhật thơng tin. Trong khi làm việc tại công ty, nhân viên sẽ ký hợp đồng với công ty, hợp đồng giữa nhân viên và công ty sẽ được nhân viên quản lý nhân kế toán giữ và quản lý. Hợp đồng lao động sẽ được lưu cùng với hồ sơ nhân viên.
Thông tin nhân viên bao gồm mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số điện thoại,… Nhân viên được chia theo phòng ban và có chức vụ khác nhau. Mỗi nhân viên giữ một chức vụ và chỉ thuộc về một phịng ban và có chức vụ khác nhau. Mỗi nhân viên giữ một chức vụ và chỉ thuộc về một phịng ban, một phịng ban có thể có nhiều nhân viên. Ngồi những thơng tin cá nhân, thơng tin cơng ty, hợp đồng lao động có thêm những thông tin như ngày ký kết thời hạn, công việc, chế độ làm việc.
Nhân viên kế tốn cũng có thể bổ sung thêm, sửa hay xóa thơng tin trong hồ sơ nhân viên một cách dễ dàng. Hàng tháng, nhân viên kế tốn sẽ tổng hợp bảng chấm cơng rồi tính lương theo hệ số lương và lập bảng lương cho nhân viên.
3.1.2 Phân tích yêu cầu chức năng hệ thống
Để thuận tiện cho việc quản lý hồ sơ nhân viên hệ thống cho kế tốn đăng nhập vào hệ thống thơng qua tài khoản để thực hiện các chức năng thêm, sửa hay xóa hồ sơ nhân viên. Hệ thống quản lý nhân sự còn hỗ trợ chức năng lập báo cáo, thống kê cho nhân viên quản lý nhân sự. Báo cáo sẽ gửi đến cho ban lãnh đạo công ty xem và đưa ra cách quản lý phù hợp hơn. Hệ thống cũng cho phép nhân viên kế tốn đăng nhập vào hệ thống thơng qua tài khoản để thực hiện việc quản lý lương. Bên cạnh đó, hệ thống cũng cho phép nhân viên trong công ty và ban lãnh đạo đăng nhập vào hệ thống thơng qua tài khoản để tìm kiếm thơng tin cá nhân và thơng tin về lương của nhân viên.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty bao gồm 5 chức năng chính như sau:
Quản lý hồ sơ nhân viên: Chức năng này cho phép nhân viên kế toán thêm hồ sơ nhân viên mới, thơng qua việc tìm kiếm để sửa thơng tin hồ sơ nhân viên và xóa hồ sơ nhân viên.
Quản lý đào tạo: chức năng này cho phép nhân viên kế tốn thêm thơng tin đào tạo và cũng qua việc tìm kiếm để sửa thơng tin đào tạo và xóa thơng tin đào tạo.
Quản lý tiền lương: Chức năng này cho phép nhân viên kế tốn chấm cơng và tính lương cho nhân viên.
Báo cáo, thống kê: Chức năng này cho phép nhân viên kế toán báo cáo, thống kê về thông tin cá nhân và thông tin về lương của nhân viên.
Tìm kiếm: Chức năng này cho phép nhân viên và ban lãnh đạo tìm kiếm các thơng tin cá nhân và thơng tin về lương của nhân viên.
Hình 3.1. Sơ đồ phân cấp chức năng quản lý nhân sự của CTCP truyền thông Liên Kết Việt
3.1.3 Các yêu cầu của hệ thống
Hệ thống cần đảm bảo các yêu cầu sau:
Về tính bảo mật thơng tin: Mỗi người sử dụng đều có một tài khoản (tên người dùng và mật khẩu) để tránh truy nhập trái phép. Với tư cách là người dùng cụ thể, tùy theo các quyền mà người quản trị cung cấp, người dùng đó sẽ được phép truy nhập các thông tin nhất định.
Về mặt hệ thống: Hệ thống phải được thiết kế mềm dẻo, thông minh để thuận tiện cho các cải tiến, nâng cấp sau này. Ngoài các báo cáo sao kê theo quy định, chương trình cho phép người sử dụng tìm kiếm những thơng tin cần thiết như thông tin cá nhân hoặc thông tin về lương của nhân viên.
Về mặt nhập liệu: Giao diện phải đẹp, tạo thiện cảm cho người sử dụng và thuận tiện cho các thao tác nhập liệu vào. Hệ thống kiểm tra các bước nhập một cách chặt
chẽ nhằm tránh tối thiểu việc sai sót ngồi ý muốn, tự động điền những tham số cần thiết, giảm thiểu những sai sót khơng đáng có (tự động chuyển sang phần khác khi nhập xong một phần).
Về mặt truy cập thông tin: Hệ thống đảm bảo cho khả năng truy cập các thơng tin linh hoạt, nhanh chóng và an tồn hơn.
Bảng 3.1. Xác định, đặc tả các tác nhân Tác nhân Ca sử dụng Mô tả Nhân viên kế tốn (bao gồm cả quản lý nhân sự cơng ty)
Đăng nhập Nhân viên quản lý NS có tài khoản (tên người
dùng và mật khẩu) có thể đăng nhập vào hệ thống để thực hiện các chức năng như quản lý hồ sơ NV, quản lý lương, và báo cáo, thống kê Quản lý hồ sơ
NV
Nhân viên quản lý NS có thể thêm mới, sửa, xóa thơng tin cá nhân và hồ sơ nhân viên
Chấm công NV kế tốn thêm mới, sửa, xóa bảng chấm cơng
của nhân viên
Tính lương NV kế tốn thực hiện việc tính lương cho NV
Báo cáo, thống kê
Nhân viên quản lý NS có thể báo cáo, thống kê các thông tin cá nhân hoặc lương của nhân viên tùy theo yêu cầu của ban lãnh đạo
Tìm kiếm Nhân viên quản lý NS tiến hành tìm kiếm thơng
tin cá nhân hoặc lương của nhân viên để phục vụ các chức năng liên quan khác
Ban lãnh đạo
Đăng nhập Ban lãnh đạo có tài khoản (tên người dùng và mật
khẩu) có thể đăng nhập vào hệ thống để thực hiện chức năng tìm kiếm
Tìm kiếm thơng tin của nhân viên
Ban lãnh đạo tìm kiếm thơng tin cá nhân và lương của nhân viên
Nhân viên
Đăng nhập Nhân viên có tài khoản (tên người dùng và mật
khẩu) có thể đăng nhập vào hệ thống để thực hiện chức năng tìm kiếm
Tìm kiếm thông tin của nhân viên
Nhân viên trong cơng ty có thể tìm kiếm thơng tin cá nhân và lương của nhân viên