PHẦN 1 : TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
3.1. phân tích hệ thống thơng tin quản lý bán hàng
3.1.2 Xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD – Data Flow Diagram) là một công cụ mô tả mối quan hệ thông tin giữa các công việc.
Sơ đồ luồng dữ liệu bổ xung khiếm khuyết của sơ đồ phân rã chức năng bằng việc bổ xung các luồng thông tin nghiệp vụ cần để thực hiện chức năng. Cho ta cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống. Là một trong số các đầu vào cho quá trình thiết kế hệ thống.
Các thành phần của sơ đồ luồng dữ liệu gồm có chức năng, luồng dữ liệu, kho dữ liệu, tác nhân ngoài, tác nhân trong.
- Chức năng là một hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động lên thông tin như tổ chức lại thông tin, bổ sung thông tin hoặc tạo ra thông tin mới. Nếu trong một chức năng khơng có thơng tin mới sinh ra thì đó chưa phải là chức năng trong DFD.
- Luồng dữ liệu là luồng thông tin vào hoặc ra khỏi chức năng. Các luồng dữ liệu phải chỉ ra được thông tin logic chứ không phải tài liệu vật lý, các luồng thơng tin khác nhau phải có tên gọi khác nhau.
- Kho dữ liệu là nơi biểu diễn thông tin cần cất giữ để một hoặc nhiều chức năng sử dụng chúng.
- Tác nhân ngồi là một người hoặc một nhóm người nằm ngồi hệ thống nhưng có trao đổi trực tiếp với hệ thống. Sự có mặt của các nhân chỉ ra giới hạn của hệ thống, định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài.
- Tác nhân trong là một chức năng hoặc hệ thống con của hệ thống đang xét nhưng được trình bày ở một trang khác của mơ hình. Mọi sơ đồ luồng dữ liệu đều có thể bao gồm một số trang, thông tin truyền giữa các quá trình trên các trang khác nhau được chỉ ra nhờ kí hiệu này.
3.1.2.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh( mức 0 )
Biểu đồ mức khung cảnh cho ta cái nhìn khái quát về hệ thống. Trong đó chỉ có một chức năng duy nhất đó là hệ thống quản lý bán hàng. Xác nhận các tác nhân đối với hệ thống.
Tác nhân ngoài của hệ thống là Khách hàng, nhà cung cấp...Với các luồng dữ liệu trao đối giữa hệ thống và các tác nhân ngoài.
Sau đây là biểu đồ luồng dữ liệu ở mức khung cảnh hay còn gọi là mức 0 :
3.1.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh( mức 1 )
Biểu đồ mức đỉnh miêu tả các chức năng chính của hệ thống, xác định rõ hơn mối quan hệ giứa các tác nhân trong của hệ thống. Chức năng chính của hệ thống có 4 chức năng cơ bản đó là :
Quản lý bán hàng. Quản lý tài chính. Quản lý nhập hàng. Quản lý kho hàng.
Trong đó cịn xác định thêm kho dữ liệu : Khách hàng, hóa đơn bán hàng.
3.1.2.3. Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh ( mức 2 )
Đối với mỗi chức năng trên ta thành lập biểu đồ luồng dữ liệu dưới đỉnh định nghĩa và diễn tả các chức năng đó theo cách sau :
+ Phân rã chức năng đó thành nhiều chức năng con.
+ Thay các chức năng trên bằng các chức năng con thích hợp.
+ Nghiên cứu các quan hệ của chức năng con từ đó bổ sung các luồng dữ liệu nội bộ và các kho dữ liệu nội bộ.
Chức năng Quản lý bán hàng
Các chức năng chính trong quản lý bán hàng đó là : - Lập đơn đặt hàng - Lập hóa đơn bán hàng - Lập phiếu xuất hàng - Cập nhật thông tin khách hàng - Giao hàng Hìn h 3.9: Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Quản lý bán hàng
Chức năng Quản lý tài chính
Các chức năng chính trong quản lý tài chính đó là : - Nhận hóa đơn thanh tốn
- Quản lý thu – chi – cơng nợ - Cân đối hóa đơn
- Thống kê
Hình 3.10: sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Chức năng Quản lý tài chính
Kho dữ liệu gồm có : + Hóa đơn
+ Nhập – Xuất – Tồn
Chức năng Quản lý Nhập hàng
Chức năng chính trong quản lý nhập hàng đó là : - Cập nhật yêu cầu
- Lập đơn đặt hàng
Hình 3.11: sơ dồ luồng dữ liệu chức năng quản lý nhập hàng
Trong đó có :
Kho dữ liệu là Hóa đơn. Các tác nhân : + Nhà cung cấp.
+ Bộ phận kho hàng. + Bộ phận tài chính + Ban giám đốc.
Chức năng Quản lý kho hàng
Các chức năng chính trong quản lý kho hàng gồm có : - Lập phiếu xuất kho
- Lập phiếu nhập kho
- Cập nhật thông tin Nhập – Xuất – Tồn - Lập báo cáo thống kê
Hình 3.12: sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Chức năng Quản lý kho hàng Các kho dữ liệu là : + Phiếu xuất hàng. + Phiếu nhập hàng. + Nhập – Xuất – Tồn. 3.1.3. Phân tích dữ liệu
Một hệ thống trong trạng thái vận động bao gồm hai yếu tố là các chức năng xử lý và dữ liệu. Giữa xử lý và dữ liệu có mối quan hệ mật thiết chặt chẽ và bản thân dữ liệu có mối liên kết nội bộ khơng liên quan đến xử lý đó là tính độc lập dữ liệu. Mơ tả dữ liệu được xem như việc xác định tên, dạng dữ liệu và tính chất của dữ liệu. Dữ liệu không phụ thuộc vào người sử dụng đồng thời khơng phụ thuộc vào u cầu tìm kiếm và thay đổi thông tin.
Trong mục này để thuận tiện cho phương pháp nghiên cứu chúng ta chỉ tập trung đến các phương tiện và mơ hình diễn tả dữ liệu. Đó là các thơng tin được quan tâm đến trong quản lý, nó được lưu trữ lâu dài, được xử lý và sử dụng trong hệ thống thơng tin quản lý.
Có nhiều công cụ để mô tả dữ liệu. Các công cụ này là các cách trừu tượng hoá dữ liệu đặc biệt là mối quan hệ của dữ liệu nhằm phổ biến những cái chung nhất mà con người ta có thể trao đổi với nhau. Trong phần này chúng ta đề cập đến 2 cơng cụ phân tích chủ yếu:
+ Mơ hình thực thể liên kết. + Mơ hình quan hệ .
Cơ sở dữ liệu của hệ thống là những thơng tin đảm bảo cho các chức năng, tiến trình hoặc chương trình tương ứng trong hệ thống hoạt độn, những thông tin cần lưu giữ trong hệ thống.
Mục tiêu của việc phân tích hệ thống về mặt dữ liệu là để làm rõ cách thức tổ chức lưu trữ dự liệu trong hệ thống. Nhiệm vụ là phải đưa ra được lược đồ khái quát về dữ liệu, là cơ sở để thiết kế sau này.
3.1.3.1. Mơ hình thực thể liên kết
Mơ hình thực thể liên kết mơ tả thế giới gần với quan niệm, suy nghĩ của ta. Đây
là mơ hình tốt với lượng thơng tin ít nhất, mơ tả thế giới dữ liệu đầy đủ nhất. Việc xây dựng mơ hình nhằm thành lập một biểu đồ cấu trúc dữ liệu bao gồm dữ liệu cần xử lý và cấu trúc nội tại của nó.
Mơ hình thực thể liên kết cịn gọi là mơ hình dữ liệu logic hoặc sơ đồ tiêu chuẩn. Nó được xây dựng dùng bốn kiểu khối xây dựng: thực thể, kiểu thực thể, thuộc tính, liên kết.
Thực thể
Thực thể (entity) là một một vật thể cụ thể hay trừu tượng, tồn tại thực sự và khá ổn định trong thể giới thực, mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thơng tin. Kiểu thực thể (entity type) là một tập hợp các thực thể mô tả một đối tượng nào đó trong hệ thống, nói một cách khác, kiểu thực thể là định nghĩa về một loại thơng tin nào đó.
Tên của kiểu thực thể là danh từ chỉ lớp đối tượng trong thể giới thực. Ví dụ :
+ Thực thể cụ thể là sinh viên Khúc Minh Hiếu, số hoá đơn 001. + Thực thể trìu tượng là Khoa Cơng nghệ thơng tin.
Thuộc tính
Thuộc tính (attribute) là một đặc trưng của thực thể, thể hiện một khía cạnh nào đó của thực thể có liên quan tới hệ thống.
Thuộc tính chia làm 4 loại : + Thuộc tính định danh. + Thuộc tính mơ tả. + Thuộc tính phức hợp. + Thuộc tính đa trị. Ví dụ : Khách hàng Khúc Minh Hiếu có Mã khách hàng là 001.
Kiểu thuộc tính là tập hợp các thuộc tính có chức năng giống nhau, mơ tả cùng một khía cạnh của thực thể.
Tên gọi của kiểu thuộc tính là danh từ thể hiện nó. Liên kết
Một liên kết là một sự gom nhóm các thực thể trong đó một thực thể có một vai trị nhất định.
Ví dụ:
+ Khách hàng Khúc Minh Hiếu đã nhận hoá đơn bán hàng 001. + Đơn hàng 001 gồm các mặt hàng MH001 và MH002.
Một kiểu liên kết (asociation type) là một tập hợp các liên kết có cùng ý nghĩa. Một kiểu liên kết là được định nghĩa giữa nhiều kiểu thực thể. Tên của kiểu liên kết thường được dùng là một động từ ( chủ động hay bị động) phản ánh ý nghĩa của nó.
Ví dụ:
+ Kiểu liên kết nhận giữa kiểu thực thể Khách hàng và kiểu thực thể hoá đơn bán hàng.
+ Kiểu liên kết đặt mua giữa kiểu thực thể Đơn hàng và kiểu thực thể Mặt hàng.
Các thực thể và thuộc tính
Khách Hàng ( Mã KH, Tên KH, Địa chỉ, SDT, Số fax) Sản Phẩm ( Mã SP, Tên SP, Chủng loại, Đơn giá)
Phiếu trả SP ( SH phiếu trả, Số lượng, Thành tiền, Lý do trả) Phiếu xuất SP ( SH phiếu xuất, ngày xuất)
Khách hàng-sản phẩm ( Mã KH-SP, *Mã KH, *Mã SP) Dòng phiếu trả SP ( Mã dòng PT, *SH phiếu trả, *Mã SP) Đơn hàng ( SH đơn hàng, *Mã KH, Ngày nhận đơn)
Dòng đơn hàng ( Mã dòng DH, *SH đơn hàng, *Mã SP, Số lượng, Thanh tốn, Ghi chú)
Dịng phiếu xuất SP ( Mã dòng PX, *SH phiếu xuất, *Mã SP, Số lượng, Thành tiền )
Hóa đơn ( SH hóa đơn, *Mã KH, Ngày lập)
Dịng hóa đơn ( Mã dịng HD, *SH hóa đơn, *Mã SP, Số lượng, Thành tiền)
3.1.3.2. Mơ hình quan hệ
Mơ hình CSDL quan hệ hay ngắn gọn là mơ hình quan hệ được E.F.Codd phát triển vào đầu những năm 1970. Mơ hình này được thiết lập trên cơ sở lý thuyết tập hợp nên nó rất dễ hiểu và được sử dụng rất rộng rãi trong việc tổ chức dữ liệu cho các hệ thống.
Các thành phần trong mơ hình quan hệ gồm: Các quan hệ - các bộ - các thuộc tính. Các bộ trong một quan hệ khơng được trùng nhau. Thuộc tính được xác định bởi tên, thứ tự của các thuộc tính trong quan hệ là khơng quan trọng. Trong một quan hệ, tên các thuộc tính phải khác nhau ( các miền giá trị của các thuộc tính khơng nhất thiết khác nhau ).
Khóa chính của một quan hệ ( Primary key – PK ) là một hoặc một nhóm thuộc tính xác định duy nhất một bộ trong quanheej. Khóa chính của quan hệ là định danh của thực thể tương ứng. Trong quan hệ các thuộc tính thuộc khóa chính được gạch chân và được gọi là các thuộc tính khóa. Khi chọn khóa chính cần phải xem xét các tiêu chuẩn sau: khóa chính phải xá định được duy nhất một bộ trong quan hệ, phải có số thuộc tính ít nhất, phải khơng thay đổi theo thời gian.
Khóa ghép là khóa có từ hai thuộc tính trở lên.
Khóa ngồi được sử dụng để thiết lập một mối quan hệ. Đó là thuộc tính mơ tả của quan hệ này nhưng đồng thời lại là thuộc tính khóa trong quan hệ khác. Trong quan hệ các thuộc tính khóa ngồi được in nghiêng hoặc gạch chân bằng nét đứt.
Khóa giả là thuộc tính do con người đặt ra để làm khóa chính. Thuộc tính này không mô tả đặc điểm của các đối tượng quan tâm mà chỉ có tác dụng để xác định duy nhất đối tượng đó.
Ràng buộc thực thể là một ràng buộc trên khóa chính. Nó u cầu khóa chính phải tối thiểu, xác định duy nhất và không null. Ràng buộc tham chiếu liên quan đến tính tồn vẹn của mối quan hệ tức là liên quan đến tính tồn vẹn của khóa ngồi. Một ràng buộc tham chiếu u cầu một giá trị khóa ngồi trong một quan hệ cần phải tồn tại là một giá trị khóa chính trong một quan hệ khác hoặc là giá trị null. Các ràng buộc
được định nghĩa bởi người dùng là các ràng buộc liên quan đến miền giá trị của dữ liệu thực tế.
Hình 3.13: Mơ hình quan hệ
3.2. Thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng
3.2.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu
Các thực thể và thuộc tính của hệ thống quản lý bán hàng
KhachHang (MaKH, TenKH, Diachi, SDT, Sofax) SanPham (MaSP, TenSP, Chungloai, Dongia)
PhieutraSP (SHphieutra, Soluong, Thanhtien, Lydotra) PhieuxuatSP (SHphieuxuat, ngayxuat )
DongphieutraSP (MadongPT, *SHphieutra, *MaSP) Donhang(SHdonhang, *MaKH, Ngaynhandon)
Dongdonhang (MadongDH, *SHdonhang, *MaSP, Soluong, Thanhtien, Ghichu) DongphieuxuatSP (MadongPX, *SHphieuxuat, *MaSP, Soluong, Thanhtien ) Hoadon (SHhoadon, *MaKH, Ngaylap)
Donghoadon (MadongHD, *SHhoadon, *MaSP, Soluong, Thanhtien)
Các bảng cơ sở dữ liệu
Bảng Khách hàng (KhachHang) - Khóa chính: MaKH
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Mô tả
MaKH Text Mã khách hàng
TenKH Text Tên khách hàng
Diachi Text Địa chỉ
SDT Number Số điện thoại
Sofax Number Số fax
Bảng Sản phẩm (SanPham) - Khóa chính: MaSP
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Mô tả
MaSP Text Mã sản phẩm
TenSP Text Tên sản phẩm
Chungloai Text Chủng loại
Dongia Number Đơn giá
Bảng Phiếu trả sản phẩm (PhieutraSP) - Khóa chính: SHphieutra
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Mô tả
SHphieutra Text Số hiệu phiếu trả
Soluong Number Số lượng
Thanhtien Number Thành tiền
Bảng phiếu xuất sản phẩm (PhieuxuatSP) - Khóa chính: SHphieuxuat
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Mơ tả
SHphieuxuat Text Số hiệu phiếu xuất
ngayxuat Date/Time Ngày xuất
Bảng Dịng phiếu trả sản phẩm (DongphieutraSP) - Khóa chính: MadongPT
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Mơ tả
MadongPT Text Mã dịng phiếu trả
SHphieutra Text Số hiệu phiếu trả
MaSP Text Mã sản phẩm
Bảng Dịng phiếu xuất sản phẩm (DongphieuxuatSP) - Khóa chính: MadongPX
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Mơ tả
MadongPX Text Mã dòng phiếu xuất
SHphieuxuat Text Số hiệu phiếu xuất
MaSP Text Mã sản phẩm
Soluong Number Số lượng
Thanhtien Number Thành tiền
Bảng Đơn hàng (Donhang) - Khóa chính: SHdonhang
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Mô tả
SHdonhang Text Số hiệu đơn hàng
MaKH Text Mã khách hàng
Bảng Dịng đơn hàng (Dongdonhang) - Khóa chính: MadongDH
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Mơ tả
MadongDH Text Mã dịng đơn hàng
SHdonhang Text Số hiệu đơn hàng
MaSP Text Mã sản phẩm
Soluong Number Số lượng
Thanhtien Number Thành tiền
Ghichu Text Ghi chú
Bảng hóa đơn (Hoadon) - Khóa chính: SHhoadon
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Mơ tả
SHhoadon Text Số hiệu hóa đơn
MaKH Text Mã khách hàng
Ngaylap Date/Time Ngày lập
Bảng Dịng hóa đơn (Donghoadon) - Khóa chính: MadongHD
Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Mơ tả
MadongHD Text Mã dịng hóa đơn
SHhoadon Text Sơ hiệu hóa đơn
MaSP Text Mã sản phẩm
Soluong Number Số lượng
Thanhtien Number Thành tiền
3.2.2. thiết kế kiểm soát
Thiết kế kiểm soát là đề xuất những biện pháp nhằm đảm bảo cho hệ thống : + Tính chính xác : nghĩa là làm cho hệ thống có những báo cáo, thống kê một cách chính xác nhất. Giúp nhà điều hành có những thơng tin kịp thời và đáng tin cậy.
+ Tính an tồn : hệ thống khơng bị xâm hại khi có sự cố kỹ thuật.
+ Tính nghiêm mật : hệ thống có khả năng ngăn ngừa các xâm hại cố tình hay hữu ý.
+ Tính riêng tư : quyền truy cập riêng cho từng người dùng. Chúng ta có thể xây dựng hệ thống bán hàng cho Công ty TNHH Minh Đức như sau :
Phân quyền sử dụng : tức là mỗi một nhân viên phụ trách ở bộ phận nào, chỉ được quyền đăng nhập để thay đổi, cập nhật, sửa chữa thơng tin ở những mục thuộc quyền hạn của mình. Ban giám đốc là có quyền tối cao với cả hệ thống, điều hành sự hoạt động của tất cả các khâu trong hệ thống.
Thống kê – báo cáo : cần có được các cơng thức tính tốn đúng và hợp lý để có những thống kê, báo cáo một cách chính xác nhất.
An tồn : các cơ sở dữ liệu nhập vào trong máy tính. Sau khi thốt ra khỏi chương trình quản lý sẽ được back up vào 1 file để lưu trữ thông tin một cách an tồn.
Trên đây là những phương pháp để kiểm sốt và vận hành hệ thống chúng ta đang xây dựng một cách có hiệu quả nhất.
3.2.3. thiết kế giao diện
Thiết kế giao diện là một trong những phần thiết yếu của hệ thống để hệ thống
trình bày một phần các thông tin mà người sử dụng cần biết. Khi thiết kế giao diện cần