PHẦN 1 : TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
3.2. Thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng
3.2.3. thiết kế giao diện
Thiết kế giao diện là một trong những phần thiết yếu của hệ thống để hệ thống
trình bày một phần các thông tin mà người sử dụng cần biết. Khi thiết kế giao diện cần chú ý xem xét các yếu tố:
- Loại thiết bị phương tiên giao diện được sử dụng - Thiết kế hội thoại người dùng – hệ thống
- Bản chất của dữ liệu và phương pháp mã hóa dữ liệu - Các yêu cầu về kỹ thuật đánh giá dữ liệu
- Thiết lập định dạng màn hình và các báo cáo
Thiết kế màn hình liên quan đến hình thức, thiết lập, định dạng, trình bày các thơng tin trên màn hình. Cần phải xác định nhóm logic của đối thoại liên quan đến các hành vi đơn giản, các yêu cầu người dùng, hiển thị chi tiết về dữ liệu.
Giao diện được thiết kế đảm bảo dễ sử dụng, dễ học, dễ nhớ, có khả năng thao tác nhanh, sự tinh vi, kiểm soát tốt và dễ phát triển.
Form Đăng nhập
Đối với chương trình quản lý, cần phải quản lý thơng tin, quản lý dữ liệu rất quan trọng. Một hệ thống chỉ cho phép nhân viên của cơng ty có quyền sử dụng thơng tin để đảm bảo an tồn cho dữ liệu. Nhân viên của cơng ty sẽ có tài khoản gồm tên đăng nhập và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống. Sau đó ban quản trị sẽ phân quyền sử dụng phù hợp cho nhân viên ừng phòng ban, từng bộ phận.
Sau khi nhân viên điền tên đăng nhập và mật khẩu vào ơ tương ứng thì click vào nút đăng nhập để tương tác với hệ thống, click vào nút thoát để hủy đăng nhập.
Form quản lý bán hàng
Đây là giao diện chính của chương trình, người sử dụng có thể tác động đến các chức năng của hệ thống mình muốn bằng cách nhấn vào nút chức năng.
Giao diện quản lý bán hàng gồm có các nút chức năng:
- Quản lý giao dịch khách hàng: Quản lý thông tin khách hàng, thông tin đơn hàng
- Quản lý dự án: Quản lý sản phẩm, phiếu xuất và phiếu trả sản phẩm - Quản lý cơng nợ khách hàng: Quản lý hóa đơn thanh tốn
- Lập tra cứu báo cáo
- Thoát: giúp người dùng thoát khỏi hệ thống
Khi tương tác với nút chức năng nào thì hệ thống sẽ mở ra giao diện quản lý của chức năng tương ứng.
Form quản lý giao dịch khách hàng
Khi nhấn vào nút “quản lý giao dịch khách hàng” ở giao diện chính của hệ thống người sử dụng sẽ đến với giao diện này.
Giao diện “quản lý giao dịch khách hàng” bao gồm các nút chức năng: - Quản lý khách hàng: Giúp quản lý thông tin của khách hàng
- Quản lý đơn hàng: Quản lý thông tin đơn hàng đặt sản phẩm của khách hàng - Trang chủ: Nút để quay lại giao diện chính của chương trình
- Thốt: Để thoát khỏi hệ thống
Form quản lý khách hàng
Khi ấn vào nút “quản lý khách hàng” ở form “quản lý giao dịch khách hàng” thì form quản lý khách hàng sẽ hiện ra. Form này thực hiện chức năng cập nhật thơng tin về khách hàng mới, tìm kiếm thơng tin khách hàng khi cần.
Thông tin đầu vào của chức năng cập nhật thông tin gồm: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, số fax.
Thông tin đầu ra là danh sách khách hàng của công ty.
Các thông tin sẽ nhập vào các ơ Text theo từng label có sẵn trên giao diện. Cụ thể các nút chức năng của giao diện gồm:
- Thêm: Khi có khách hàng mới thì nhập đầy đủ thơng tin như trên sau đó ấn nút Thêm.
- Sửa: Nếu muốn sửa thông tin khách hàng ta chọn khách hàng đó trong bảng danh sách khách hàng. Nhấn nút Sửa và chỉnh sửa các thông tin người dùng muốn sau đó nhấn nút Lưu để ghi lại thơng tin hoặc ấn nút Hủy để hủy bỏ thao tác.
- Xóa: Muốn xóa thơng tin một khách hàng nào đó, người dùng chọn khách hàng đó và ấn nút Xóa.
- Tìm kiếm: muốn tìm kiếm thơng tin của khách hàng, người dùng có thể ấn nút tìm kiếm và gõ tên hoặc mã khách hàng. Danh sách khách hàng và thơng tin có liên quan đến khách hàng sẽ hiển thị trên màn hình.
- Trở về: để trở về form trước.
- Thoát: Ấn nút này để thốt khỏi chương trình.
Form quản lý đơn hàng
Tương tự như form quản lý khách hàng, ấn nút “quản lý đơn hàng” tại form quản lý giao dịch khách hàng người dùng sẽ đến với form này. Form có chức năng quản lý các đơn hàng của khách, cập nhật thông tin đơn hàng vào hệ thống, tìm kiếm đơn hàng khi cần.
Thơng tin đầu vào của chức năng cập nhật đơn hàng gồm: Số hiệu đơn hàng, mã khách hàng, ngày nhận đơn. Các thông tin này sẽ được nhập vào ô text hiển thị trên màn hình. Các thơng tin đầu ra là danh sách đơn hàng.
Form gồm có các nút chức năng Thêm, Sửa, Xóa, Lưu, Hủy, Thốt, Trở về được sử dụng tương tự như form quản lý khách hàng.
Form quản lý hóa đơn thanh toán
Khi ấn vào nút “quản lý hóa đơn thanh tốn” ở form “quản lý công nợ khách hàng” thì form quản lý hóa đơn thanh tốn sẽ hiện ra. Form này thực hiện chức năng cập nhật, tìm kiếm hóa đơn thanh tốn của cơng ty.
Thơng tin đầu vào gồm: Số hiệu hóa đơn, ngày lập. Thơng tin đầu ra là danh sách hóa đơn thanh tốn.
Form gồm có các nút chức năng Thêm, Sửa, Xóa, Lưu, Hủy, Thốt, Trở về có chức năng và được sử dụng tương tự như form quản lý khách hàng.
3.3 Một số giải pháp nhằm hồn thiện HTTT quản lý bán hàng của cơng ty TNHH Minh Đức
Ngày nay, khoa học công nghệ phát triển không ngừng, đa dạng về công nghệ cũng như hệ thống quản lý, phần mềm quản lý. Những nhà quản lý, chun gia kỹ thuật phải ln tìm hiểu để lựa chọn cơng nghệ xây dựng cổng thông tin và quản lý hệ thống thơng tin đó sao cho hiểu quả. Thường xun phân tích, đánh giá hệ thống để có thể rút ra ưu, nhược điểm của hệ thống, kịp thời chỉnh sửa, định hướng phát triển tốt hơn.
Đối với thực trạng của hệ thống cần nhìn nhận và đánh giá chính xác để có thể nâng cấp, xử lý những bất cập của hệ thống, đồng thời tránh tình trạng khơng tận dụng hết nguồn tài ngun có sẵn gây lãng phí tài ngun dẫn đến hoang phí nguồn lực của cơng ty.
Trong cơng ty cần đầu tư nguồn nhân lực cho hệ thống thơng tin phù hợp để có thể quản lý thơng tin, nâng cấp thơng tin một cách nhanh chóng, đạt hiệu quả cao. Trong q trình làm việc, có thể mở các lớp học hoặc gửi nhân viên đi học nhằm bồi dưỡng thêm kiến thức, đào tạo được bài bản giúp cho công việc xử lý nhanh hơn. Đồng thời chú trọng đến hoạt động quản trị hệ thống của các cấp quản lý trong cơng ty để có chiến lược đúng đắn.
Cần đầu tư thêm máy móc, trang thiết bị phần cứng để phục vụ cho hoạt động quản lý hệ thống bán hàng được tốt hơn.
Trong q trình hệ thống hoạt động, nhân viên cơng ty và ban quản trị phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra, giám sát để có thể thúc đẩy cơng việc theo đúng tiến độ. Đồng thời có thể kịp thời phát hiện lỗi để có thể khác phục kịp thời.
Áp dụng các phần mềm, hệ thống quản lý, hệ quản trị cơ sở dữ liệu vào hoạt động quản lý bán hàng giúp cho cán bộ, nhân viên và ban giám đốc dễ dàng hơn trong quản lý. Công việc được tự động hóa từ các khâu thu thập, nhập dữ liệu đế xử lý, lưu trữ, tìm kiếm nhanh chóng và cho các báo cáo chính xác giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
KẾT LUẬN
Để xây dựng được bài phân tích thiết kế hệ thống thơng tin, việc đầu tiên cần làm trước hết đó là phải xây dựng hệ thống sát với thực tế. Khảo sát hệ thống là một công việc hết sức quan trọng, nó giúp thu thập dữ liệu một cách chính xác và chi tiết để tiếp tục xây dựng các bước tiếp theo.
Đối với hệ thống thông thường, việc xây dựng cơ sở dữ liệu là một bước cần thiết, tuy chưa thật sự tối ưu nhưng hệ thống có thể tồn tại trong một thời gian dài và đảm bảo tính linh động hiệu quả cho hệ thống.
Việc phân tích dữ liệu một cách chính xác sẽ giúp chúng ta thiết lập các chức năng một cách hợp lý nhằm phát huy sử dụng và điều khiển hệ thống, làm cho hệ thống thân thiện với người sử dụng.
Thiết kế giao diện với màu sắc và bố cục hài hồ tạo cho người sử dụng cảm thấy thối mái khi tiếp xúc, đồng thời, các tiện ích hay đem lại sự hiệu quả hơn trong khi làm việc. Từ đó, hệ thống góp phần khơng nhỏ thúc đẩy q trình sản xuất kinh doanh của công ty, đem lại cho công ty lợi nhuận cao nhất.
Trên đây là một bài phân tích và thiết kế hệ thống hồn chỉnh về hệ thống quản lý bán hàng ở Công ty TNHH Minh Đức. Tuy nhiên do đây là bài phân tích đầu tiên của em, do bản thân còn thiếu kinh nghiệm nên khơng thể tránh khỏi một số sai sót trong q trình thực hiện cũng như bài báo cáo chưa thật sự mang nhiều tính thực tiễn. Kính mong sự chỉ bảo của thầy giáo để em có thể hồn thành tốt hơn trong những hệ thống sắp tới.
Một lần nữa cho em được gửi đến thầy lời cảm ơn chân thành khi nhận đc sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của thầy trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu môn học này.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1] Nguyễn Thu Thủy, Bài giảng phân tích,thiết kế hệ thống, Trường Đại học Thương Mại
[2] Tài liệu hướng dẫn thực tập và làm khóa luận tốt nghiệp. [3] Những thông tin, dữ liệu được công ty cung cấp
[4] Thư viện trực tuyến http://vi.wikipedia.org/
[5] Trang web tài liệu trực tuyến http://www.tailieu.vn
PHỤ LỤC Phụ lục 1: Mơ hình thực thể liên kết
Phụ lục 2: Giao diện hệ thống quản lý bán hàng