PHẦN 1 TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
3.1. Đặt bài toán và đặc tả yêu cầu hệ thống quản lý khách hàng
Quy trình quản lý khách hàng tại cơng ty đang được thực hiện như sau:
Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ của cơng ty, nhân viên phòng kinh doanh sẽ tập hợp các yêu cầu của khách hàng và gửi đến các bộ phận liên quan để từ đó có thể đưa ra các giải pháp phù hợp đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách tốt nhất.
- Khi khách hàng đã đồng ý với giải pháp của cơng ty thì hợp đồng sẽ được ký kết. Nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành cập nhật các thông tin liên quan đến khách hàng.
- Sau khi hợp đồng được ký kết, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành theo dõi thực hiện hợp đồng với khách hàng, tiến hành các giao dịch liên quan đến hợp đồng đó.
- Khi giám đốc yêu cầu báo cáo về tình hình kinh doanh, hệ thống sẽ thống kê số hợp đồng đang triển khai, hợp đồng đã hoàn thành, hợp đồng bị hủy theo từng tháng, từng quý.
3.1.1. Yêu cầu chức năng
Để việc quản lý khách hàng của cơng ty được đơn giản, nhanh chóng, chính xác, phần mềm quản lý khách hàng cho công ty phải đạt được các yêu cầu sau:
- Quản lý các thông tin về khách hàng: phần mềm cho phép thêm thông tin khách hàng, sửa thơng tin khách hàng, xóa thơng tin khách hàng.
- Quản lý hợp đồng: phần mềm cho phép tạo mới hợp đồng, sửa thơng tin hợp đồng, xóa hợp đồng.
- Quản lý các giao dịch diễn ra giữa nhân viên kinh doanh với khách hàng trong quá trình thuyết phục khách hàng kí hợp đồng và trong q trình thực hiện hợp đồng với khách hàng: phần mềm sẽ cho phép nhân viên kinh doanh tạo mới phiếu giao dịch, sửa thơng tin giao dịch, xóa giao dịch
- Chức năng thống kê, báo cáo phục vụ công tác quản trị.
3.1.2. Yêu cầu phi chức năng
- Hệ thống sử dụng cơ sở dữ liệu tập trung: Cơ chế điều khiển tập trung, độc lập
dữ liệu, giảm bớt dư thừa, cơ cấu vật lý phức tạp đối với khả năng truy cập, toàn vẹn, hồi phục, điều khiển tương tranh, biệt lập và an tồn dữ liệu.
- Phần mềm có khả năng mở rộng, nâng cấp
- Tốc độ truy xuất, xử lý nhanh, hiệu quả với lượng dữ liệu lớn
- Phần mềm có giao diện thân thiện, sử dụng tiếng Việt, các màn hình xử lý có sự
tương đồng về hình thức, các tiêu đề, thông báo rõ ràng, dễ hiểu, các chức năng được sắp xếp đúng trật tự, dễ tìm kiếm.