2.1 Thực trạng
Hiện nay, cơng ty có 150 nhân viên, bao gồm những cán bộ giàu kinh nghiệm trong lĩnh order hàng Trung quốc, các cán bộ trẻ nhiệt huyết có chun mơn nghiệp vụ tốt
- Khi có đợt tuyển dụng, ai có nhu cầu vào cơng ty làm việc thì sẽ nộp hồ sơ. Nhân viên phịng tổ chức hành chính sẽ xem xét hồ sơ, nếu đạt sẽ gọi đến phỏng vấn. Nếu qua được vịng phỏng vấn thì sẽ được nhận vào công ty.
- Nhân viên khi được nhận vào công ty sẽ ký hợp đồng với công ty, hợp đồng sẽ do nhân viên phịng tổ chức hành chính lưu giữ và quản lý. Đồng thời, nhân viên phịng tổ chức hành chính sẽ cập nhật thơng tin nhân viên vào hồ sơ nhân viên. Khi có nhân viên nghỉ việc thì hồ sơ nhân viên tiếp tục được lưu trữ ở công ty thêm 1 năm để phục vụ cho cơng tác tìm kiếm và kiểm tra nếu cần, sau đó hồ sơ sẽ được hủy đi.
- Theo dõi quá trình cơng tác : Nếu bị sa thải, Phịng tổ chức hành chính trả lại hồ sơ cho nhân viên .Nếu nhân viên tự nghỉ việc, Phịn tổ chức hành chính sẽ hủy hồ sơ.Trường hợp về hưu, Phịng tổ chức hành chính sẽ chuyển hồ sơ nhân viên về cơ quan BHXH.Trường hợp chuyển đổi vị trí cơng tác,Phịng tổ chức hành chính bổ sung thêm giấy tờ cần thiết như: thơng báo thay đổi tình trạng nhân sự thơng báo tăng lương hoặc quyết định kỷ luât vào hồ sơ của nhân viên.
- Nhân viên phịng tổ chức hành chính sẽ theo dõi và cập nhật (thêm mới, sửa, xóa) các thơng tin về nhân viên và chấm công trong thời gian nhân viên làm việc tại cơng ty. Mỗi phịng ban của cơng ty có một bảng chấm cơng riêng được quản lý bằng phần mềm Microsoft Office Excel 2010 theo từng năm. Mỗi bảng tính là 1 bảng chấm cơng cho một tháng trong năm.Cuối tháng, nhân viên phịng tổ chức hành chính sẽ lập bảng chấm công nhân viên và gửi sang kế tốn để tính lương cho nhân viên.
- Các trưởng phịng thường xun theo dõi quá trình làm việc của từng nhân viên, nếu có khen thưởng hay kỷ luật với nhân viên nào thì các trưởng phịng sẽ báo với phịng tài chính kế tốn để ghi vào sổ quản lý các thông tin khen thưởng, kỷ luật và tiến hành xử lý theo quy định của cơng ty.Nhân viên phịng tài chính kế tốn sẽ tính các khoản phí phải nộp (BHYT, BHXH, BHTN) và cập nhật khen thưởng kỷ luật.
- Cuối tháng, nhân viên phịng tài chính kế tốn sẽ tính lương và lập bảng lương. Lương nhân viên sẽ được tính như sau:
Thực lĩnh=lương CB+%doanh số+phụ cấp+tiền thưởng −bảo hiểm−tiền phạt
- Sau khi bảng lương được lập sẽ trình lên ban giám đốc phê duyệt và trở về phịng tài chính kế tốn để phát lương cho nhân viên. Lương nhân viên sẽ được phát vào đầu tháng, thường là mùng 4 mùng 5 hàng tháng.
- Tăng lương: Trường ợp tăng do làm việc tốt hoặc do kinh doanh tốt. Bạn giám đốc gửi quyết định tăng lương cho phịng tổ chức hành chính, Phịng tổ chức hành chính phải cập nhật để tính lương cho nhân viên. Tăng lương do cá nhân được thăng cấp: các phòng ban gửi danh sách những nhân viên được thăng cấp lên phịng tổ chức hành chính Phịng tổ chức hành chính làm quyết định thay đổi tình trạng nhân sự và gửi cho Ban giám đốc phê duyệt. Sau đó, Phịng tổ chức hành chính lưu bản gốc để cập nhật phục vụ cho việc tính lương, gửi một bản sao cho kế tốn và nhân viên có tên trong danh sách
- Nhân viên phịng tổ chức hành chính và nhân viên phịng tài chính kế tốn sẽ lập báo cáo gửi lên Giám đốc để Giám đốc xem và đưa ra cách quản lý phù hợp và hiệu quả hơn.
Phương thức quản lý nhân sự tại công ty
Kết quả thu được từ phỏng vấn 3 cán bộ nhân viên trong công ty với câu hỏi “Phương thức quản lý nhân sự tại công ty là phương thức quản lý nào?” thì câu trả lời của cả 3 nhân viên là: hiện tại thì cơng ty vẫn quản lý nhân sự theo phương pháp thủ cơng, cơng ty chưa có một hệ thống thơng tin cho việc quản lý nhân sự cũng chưa dùng phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng. Hiện tại công ty vẫn quản lý nhân sự theo phương pháp thủ công là chủ yếu.
Cơng ty có sử dụng phần mềm quản lý nhân sự khơng?
Trong số 3 nhân viên được phỏng vấn thì cả 3 nhân viên phịng đều khẳng định là khơng có sử dụng phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng mà hồn tồn bằng thủ cơng, cơng ty có sử dụng phần mềm Excel, Word để hỗ trợ quản lý nhân sự.
Như vậy, kết quả cho thấy công ty chưa sử dụng một phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng. Theo như ý kiến của nhân viên thì cũng chỉ là dùng phần mềm Excel có sẵn để hỗ trợ việc quản lý nhân viên, chấm cơng, tính lương và dùng phần mềm Word để lưu trữ một số thông tin cơ bản. Về cơ bản thì các hoạt động quản lý nhân sự vẫn được các nhân viên thực hiện chủ yếu là thủ cơng.
Sau khi phỏng vấn 3 nhân viên phịng tổ chức hành chính thì cả 3 nhân viên đều khẳng định rằng: hồ sơ nhân viên đều được cập nhật thủ công, hồ sơ được lưu trữ 1 bản trên giấy tờ trong tủ hồ sơ, 1 bản thì lưu trữ trên file word máy tính. Khi Giám đốc hay nhân viên khác muốn có thơng tin về nhân viên thì nhân viên phịng tổ chức hành chính phải đến tủ hồ sơ nhân viên tìm hoặc tìm các file word. Họ khẳng định rằng việc tìm kiếm thơng tin nhân viên như vậy rất tốn thời gian và công sức.
Quản lý tiền lương
Khi phỏng vấn nhân viên phịng tài chính kế tốn về việc tính lương thì các nhân viên đều khẳng định rằng họ tính lương bằng thủ cơng, sử dụng Excel để tính. Cuối tháng, để tính được lương và lập bảng lương thì phải đợi nhân viên phịng hành chính nhân sự và lập bảng lương xong chuyển qua phịng tài chính kế tốn thì nhân viên kế tốn mới tính được lương cho nhân viên.
Mức độ hài lịng về cơng tác quản lý nhân sự của công ty
Qua kết quả điều tra, ta thấy chỉ có 10% nhân viên hài lịng về cơng tác quản lý nhân sự của công ty, 60% nhân viên tương đối hài lịng và có tới 30% nhân viên khơng hài lịng. Như vậy, ta thấy cơng tác quản lý nhân sự của công ty chưa thực sự hiệu quả, chưa đáp ứng được yêu cầu của nhân viên.
Nhu cầu xây dựng phần mềm quản lý nhân sự
Kết quả điều tra về nhu cầu xây dựng phần mềm quản lý nhân sự được thể hiện qua biểu đồ sau:
Qua kết quả điều tra, ta thấy có tới 80% nhân viên cho rằng cần thiết phải xây dụng phần mềm quản lý nhân sự và 20% nhân viên cho rằng không cần thiết. Đa phần nhân viên đều muốn xây dụng phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng để tiết kiệm thời gian, chi phí và cơng sức, tăng hiệu quả làm việc đối với những người quản lý cũng như đối với những nhân viên khác. Họ có thể tra cứu thơng tin cá nhân của mình cũng như lương thưởng của mình một cách dễ ràng, tiện lợi.
Các chức năng cần có của một phầm mềm quản lý nhân sự
Khi điều tra về các chức năng cần có của một phần mềm quản lý nhân sự, các chức năng được quan tâm nhiều nhất là quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý hợp đồng lao
động, báo cáo thống kê, quản lý tiền lương và tiếp đến là quản lý chấm công, quản lý khen thưởng kỷ luật.
2.2 Đánh giá
Ưu điểm:
- Công ty thường xuyên tổ chức công tác bồi dưỡng tin học và nâng cao trình độ CNTT cho nhân viên.
- Cơng ty có đội ngũ nhân viên chun nghiệp, trẻ, có trình độ cao và ham học hỏi. Điều này giúp dễ dàng tiếp cận, áp dụng công nghệ mới khi cơng ty có sự thay đổi.
- Với tình hình cơng ty như hiện nay thì khơng địi hỏi nhân viên phải hiểu biết nhiều về CNTT, HTTT nhiều.
Nhược điểm:
- Thông tin không chủ yếu được lưu trữ trên giấy tờ, qua thời gian dưới sự tác động khách quan của mơi trường có thể bị mất mát trong q trình lưu trữ.
- Việc xử lý thơng tin trong cơng ty chủ yếu là hoạt động thủ công, hơn nữa việc lưu chuyển thông tin qua các phịng ban cịn phải có thời gian chờ duyệt, chờ in báo cáo. Điểu đó làm lãng phí rất nhiều thời gian, khơng đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo.
- Việc thông tin trong công ty được xử lý chậm chạp sẽ ảnh hưởng tới việc ra các quyết định hay kế hoạch, chiến lược quan trọng.
- Người quản lí khó tra cứu thơng tin khi cần do khối lượng hồ sơ, giấy tờ phải lưu trữ lớn. Như vậy rất tốn thời gian và công sức.
- Công ty đã xảy ra tình trạng tính lương sai cho nhân viên làm cho nhân viên khơng hài lịng. Như vậy sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhân viên.
- Do việc chấm cơng và tính lương làm bằng thủ cơng nên nhiều khi vào số liệu bị sai mà không phát hiện ra làm ảnh hưởng đến hoạt động của Công ty.
- Trong khi công ty đang ngày càng phát triển, theo đó số lượng nhân viên sẽ tăng lên, việc quản lí nhân sự bằng excel sẽ gặp nhiều khó khăn và khơng đáp ứng được trong thời gian tới.
CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN KINH DOANH ARTEMIS
1. Mô tả bài tốn
Trong Cơng ty cổ phần Phát triển kinh doanh Artemis, trách nhiệm quản lý nhân sự sẽ thuộc về hai phịng ban: phịng tổ chức hành chính và phịng tài chính kế tốn. Trong đó:
Nhân viên phịng tổ chức hành chính sẽ quản lý các vấn đề về nhân sự như: tạo danh sách các nhân viên của công ty, các thông tin về nhân viên (họ tên, ngày sinh, địa chỉ, thành phần gia đình, q trình cơng tác,…), điều chỉnh thơng tin của nhân viên và quản lý việc lập hợp đồng và xin nghỉ việc. Đồng thời, nhân viên phịng tổ chức hành chính sẽ chấm cơng và lập bảng chấm cơng.
Nhân viên phịng kế tốn sẽ quản lý tiền lương. Nhân viên phịng kế toán sẽ khai báo các khoản phụ cấp, khấu trừ như bảo hiểm, khen thưởng, phạt … Đồng thời dựa vào bảng chấm cơng để tính lương.
Mức lương của nhân viên sẽ được tính như sau:
Thực lĩnh=lương CB+%doanh số+phụ cấp+tiền thưởng −bảo hiểm−tiền phạt
Nhân viên phịng tổ chức hành chính và nhân viên phịng kế tốn sẽ lập báo cáo gửi lên Giám đốc.
Phân quyền:
- Hệ thống do phòng nhân sự và phòng tài chính kế tốn trực tiếp sử dụng. - Giám đốc và nhân viên chỉ được quyền xem, không được sửa hay bổ sung bất cứ thơng tin gì.
1.1.1 Yêu cầu chức năng
Quản lý hồ sơ nhân viên
Khi trở thành nhân viên của cơng ty sẽ có hồ sơ nhân viên. Các thơng tin của nhân viên sẽ được cập nhật vào hồ sơ nhân viên. Nhân viên sẽ được phân vào các phòng ban khác nhau. Tùy theo năng lực, nhân viên có thể được thăng chức hoặc chuyển đổi phịng ban khi đó sẽ cập nhật lại hồ sơ nhân viên.
Khi có sự thay đổi cơ cấu nhân sự thì nhân viên phịng tổ chức hành chính phải cập nhật lại hồ sơ nhân viên cho phù hợp.Hồ sơ nhân viên bao gồm các thông tin chi tiết về nhân viên: họ tên , ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, phòng ban, chức vụ, mức lương cơ bản, thành phần gia đình, q trình cơng tác,…Phần mềm cũng hỗ trợ thêm:
Thêm hồ sơ nhân viên khi có nhân viên mới được tuyển dụng Xóa hồ sơ nhân viên khi cơng ty có nhân viên thơi việc.
Sửa hồ sơ nhân viên khi có sự luân chuyển nhân sự hoặc bổ sung thêm thông tin trong hồ sơ.
- Cập nhật hợp đồng lao động
Khi nhân viên ký hợp đồng lao động với công ty, hợp đồng lao động sẽ được lập gồm: hợp đồng thử việc, hợp đồng chính thức có thời hạn, hợp đồng chính thức khơng thời hạn.
Quản lý chấm công
Theo dõi số ngày làm việc, số ngày nghỉ phép, số ngày tăng ca của từng nhân viên để cập nhập vào bảng chấm công.
Quản lý tiền lương
- Cập nhật sổ khen thưởng kỷ luật
Khen thưởng kỷ luật là một trong những cách đánh giá mức độ làm việc của nhân viên. Nhân viên phịng tổ chức hành chính sẽ cập nhật thơng tin khen thưởng kỷ luật của các nhân viên.
- Cập nhật bảng lương
Dựa vào các số liệu như: mức lương cơ bản, các khoản bảo hiểm, phụ cấp, thưởng, phạt, … đồng thời dựa bảng chấm cơng, nhân viên phịng tài chính kế tốn tính lương cho từng nhân viên và lập bảng lương.
Mức lương của nhân viên sẽ được tính như sau:
Thực lĩnh=lương thời gian+%doanh số+phụ cấp+tiền thưởng
−bảo hiểm−tiền phạt
Trong đó:
Lương thời gian= Lương cơ bản/24*số công
Bảo hiểm bao gồm: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí cơng đồn được tính theo tỷ lệ dưới đây:
Bảng 1.1: Tỉ lệ trích các khoản bảo hiểm Các khoản trích theo
lương
Người Lao Động (%)
Bảo hiểm xã hội 8
Bảo hiểm y tế 1,5
Bảo hiểm thất nghiệp 1
Kinh phí cơng đồn
Cộng (%) 10,5
Phụ cấp gồm phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp ăn trưa,. Các khoản phụ cấp được phụ cấp hàng tháng như sau:
Bảng 1.2: Phụ cấp hàng tháng
Đơn vị: VNĐ
Chức vụ Phụ cấp trách nhiệm Phụ cấp ăn trưa Phụ cấp xăng xe Giám đốc 3.000.000 1.500.000 500.000 Phó giám đốc 2.000.000 1.300.000 400.000 Kế tốn trưởng 1.000.000 1.200.000 400.000 Trưởng phịng 500.000 1.100.000 300.000 Nhân viên 0 1.000.000 300.000
Thống kê, báo cáo Thống kê báo cáo theo:
- Báo cáo thông tin nhân sự bao gồm báo cáo thông tin về hồ sơ, về hợp đồng lao động, quá trình khen thưởng kỷ luật, q trình cơng tác, đào tạo của nhân viên.
- Báo cáo thông tin lương theo từng phịng ban và báo cáo thơng tin lương chi tiết của từng nhân viên công ty.
- Báo cáo chấm cơng theo từng phịng ban và báo cáo chấm công chi tiết của từng nhân viên.
1.1.2 Yêu cầu phi chức năng
Yêu cầu về hiệu năng của hệ thống
- Thực hiện hiệu quả các chức năng, đạt công suất tối đa.
- Tài nguyên sử dụng: hệ thống phải báo cáo đầy đủ chính xác có thể theo dõi tình hình quản lí nhân sự của công ty tại bất cứ thời điểm nào, giúp người quản lí có thể quản lí nhân sự được tốt hơn.
- Yêu cầu thời gian: tốc độ nhanh, thời gian phản hồi của hệ thống không vượt quá 3 giây.
Khả năng mở rộng trong tương lai
- Có khả năng mở rộng thêm các chức năng mới. - Khả năng tích hợp với phần mềm hỗ trợ khác. Yêu cầu về giao diện
- Giao diện đơn giản, thân thiện với người sử dụng đủ để người dùng có thể sủ dụng nó một cách dễ dàng: câu nhắc nếu quên nhập, sử dụng đơn chọn, có các biểu tượng phù hợp với từng chức năng
- Màu sắc hài hồ, dễ nhìn.
- Font chữ Times New Roman, cỡ chữ 14.
- Giao diện phải có mục chọn chức năng, trợ giúp. Hệ thống chức năng được bố trí, sắp xếp đơn giản, rõ ràng và thuận mắt.
- Hệ thống hỗ trợ một số thành phần tài liệu hướng dẫn người sử dụng (phần trợ