1. Tổng quan về công ty cổ phần phát triển kinhdoanh Artemis
1.2 Bộ máy tổ chức của doanh nghiệp
Artemis được tổ chức theo đúng mơ hình cơng ty cổ phần. Số nhân viên: 150 nhân viên ở cả cơng ty chính và chi nhánh
Artemis được chia thành các phịng ban sau: -Phịng kinh doanh:
+) Nhân viên phịng kinh doanh có nhiệm vụ tìm nguồn hàng cho khách +) Hỗ trợ khách tạo đơn hàng ,hỗ trợ khách khiếu nại
-Phòng CSKH:
+)Nhân viên CSKH có nhiệm vụ báo giá
+) Phối hợp với kho TQ để kiếm hàng cho khách ,giải quyết khiếu nại của khách hàng,tư vấn và giải đáp thắc mắc của khách hàng
-Phịng đặt hàng:
+) Nhân viên có nhiệm vụ giao dịch với shop đặt mua hàng theo yêu cầu của khách hàng trên 3 trang web taobao.com,1688.com,tmall.com
+) Phối hợp với kho TQ và phòng CSKH để xử lý đơn kiểm đếm,nhân viên xử lý mã vận đơn .
-Phòng TMQT: NV đặt hang cho khách trên các trang web: alibaba.com; 1688. com( khi được yêu cầu),Đặt Và theo dõi đơn hàng thương mại
-Phịng Kế tốn:
+) Nhân viên có nhiệm vụ nạp tiền cho khách hàng +) Thanh tốn cho shop TQ
+) Hồn tiền khiếu nại
+) Tiếp nhận giải quyết việc khách hàng yêu cầu rút tiền
+) Theo dõi chi tiêu cơng ty ,thực hiện tính tốn lương cho nhân viên -Bộ phận kho hàng:
-Phịng hành chính nhân sự:
+) Theo dõi chấm cơng nhân viên, giám sát việc thực hiện nội quy của NV và các phòng ban trong Công ty
+) Tiếp nhận thông tin xin nghỉ phép, nghỉ ốm, xin phép ra khỏi văn phòng, trong giờ làm việc
+) Tiếp nhận phản hồi của NV về chế độ chính sách của cơng ty và báo cáo BGĐ +) Tiếp nhận phản hồi của NV về các vấn đề sai lệch lương trong tháng
+) Quản lý con dấu
+) Tuyển dụng nhân sự
Hiện nay Công ty cổ phần phát triển kinh doanh Artemis có khoảng 150 nhân viên chính thức cùng với nhiều cộng tác viên để tìm kiếm khách hàng
1.3 Ngành nghề kinh doanh
Nhận thấy rằng: -100% dân bán hàng online mua hàng Trung Quốc về bán -99% thành công bán hàng online phụ thuộc vào sản phẩm độc lạ giá gốc -Nhập hàng tại Việt Nam thông qua các mối buôn khác, giá cao hơn 30-50% -Hay người bán hàng chưa tìm được cách vận chuyển hàng về Việt Nam, không thể kết nối được với xưởng sản xuất
Chính vì thế Cơng ty cổ phần Phát triển kinh doanh Artemis đã lấy nền tảng là nhập hàng kinh doanh online từ xưởng sản xuất Trung Quốc ,kết nối hàng nghìn shop và người tiêu dùng Việt Nam đến với gốc gác của hàng hóa.Sử dụng ngơn ngữ và cơng nghệ ,xóa bỏ rào cản về địa lý và phương thức mua hàng .Nhà sản xuất ,doanh nghiệp thương mại ,cá nhân buôn bán không cần đến chợ lớn chợ truyền thống ,đi Quảng Châu nhập hàng .Bởi thông qua Alibaba group ,website thương mại điện tử lớn nhất thế giới tại Trung Quốc ,hàng hóa được nhập online giá gốc trực tiếp từ các nhà sản xuất .
Công ty nhận: +) Order
+) Ký gửi hàng +) Tìm nguồn hàng
Của tất cả các loại mặt hàng trừ hàng cấm ,hàng mỹ phẩm,thực phẩm ,thiết bị y tế và hàng dễ vỡ trên 1688, TAOBAO, Tmall với phí dịch vụ chỉ từ 2%,phí vận chuyển, phí cân nặng chỉ từ 25.000/kg,nhận hàng sau 5-7 ngày đặt hàng.Cơng ty nhận tìm kiếm nguồn hàng tốt nhất trên 1688 ,TAOBAO ,Tmall đưa đến tay người đặt hàng ,nhận thương lượng giá với nhà sản xuất của Trung Quốc .
Ngồi ra Cơng ty cịn cung cấp dịch vụ sale, lực lượng bán hàng cho một số lĩnh vực như hoa, nội thất, mỹ phẩm…
Tiên Phong Trong Kết Nối Giao Thương Với Trung Quốc với các thành viên sáng lập là những người trẻ, nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao thương với Trung Quốc thông thạo hiểu biết về Trung Quốc, về nguồn hàng, văn hóa Trung Quốc
Cơng ty có thể chuyển hàng toàn quốc, dù bạn ở bất cứ nơi đâu cũng có thể mua được hàng hóa Trung Quốc
Với sứ mệnh kết nối giao thương, xóa nhịa khoảng cách, là địa chỉ tin cậy cho bạn nhập hàng Trung Quốc.
1.4 Tình hình kinh doanh của cơng ty
Cùng với sự nỗ lực của ban giám đốc và tất cả nhân viên doanh thu của công ty ngày một tăng
Theo thống kê doanh thu trung bình hàng tháng của cơng ty đạt 40 tỷ/tháng và có chiều hướng tăng hàng tháng
1.5 Tình hình ứng dụng CNTT, HTTT trong doanh nghiệp
1.5.1 Một số vấn đề về thông tin và HTTT trong doanh nghiệp
● Phương thức thu thập thông tin:
Nguồn thông tin trong công ty: Nhân viên được cung cấp thông tin trong phạm vi chức vụ và các cơng việc có liên quan đến thơng tin đó. Nhân viên khi cần lấy thông tin, sẽ gửi yêu cầu đến quản trị HTTT và chờ hệ thống chấp nhận quyền truy nhập, lấy thông tin, sửa chữa thông tin…Mỗi nhân viên muốn truy nhập hệ thống thông tin hay sử dụng mạng tại cơng ty đều phải có user đăng nhập riêng. Điều này đảm bảo tối đa sự an tồn cho HTTT của cơng ty.
Nguồn thơng tin bên ngồi doanh nghiệp: Khi cần các thông tin khác cần thiết cho cơng việc, nhân viên có thể tìm kiếm, thu thập thơng tin qua mạng, tiến hành các cuộc điều tra, khảo sát…
Phương thức thu thập và truyền nhận thông tin của công ty, sử dụng đường truyền của mạng Lan, wifi và Internet để truyền nhận thông tin giữa cấp trên và cấp dưới và giữa nhân viên các phịng ban và các chi nhánh của cơng ty với nhau.Hiện tại cơng ty có văn phịng chính ở Hà Nội và một chi nhánh ở miền Nam
● Phương thức xử lý thông tin:
Với nguồn thông tin, dữ liệu trong công ty được từng bộ phận liên quan xử lý theo quy trình, kiểm sốt và tuyệt đối bảo mật.
Với nguồn thơng tin ngồi, nhân viên phải tự thu thập, xác thực, xử lý thơng tin để có được thơng tin chính xác. Cơng ty được trạng bị đầy đủ các công cụ phần mềm
hỗ trợ việc xử lý thông tin như phần mềm office, các phầm mềm kế toán, phần mềm hỗ trợ ra quyết định…
● Phương thức trữ và truyền thông:
Hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm kế tốn MISA. Ngồi ra cịn có phần mềm Web quản lý. Tất cả nhân viên sử dụng thành thạo máy tính và các phần mềm ứng dụng, phần mềm web trong quản lý và nghiệp vụ chuyên môn, các nhân viên được hướng dẫn để sử dụng một cách hiệu quả. Cán bộ chuyên trách sử dụng thành thạo phần mềm…. và biết khai thác cơ sở dữ liệu phục vụ công tác.
1.5.2 Cơ sở hạ tầng CNTT
Hiện nay văn phòng trụ sở đã được mở rộng lên diện tích hơn 200m2 với đầy đủ trang thiết bị, máy tính, mạng, bàn ghế, điều hồ, máy chiếu và các thiết bị khác. Văn phòng được trang bị cơ sở vật chất theo tiêu chuẩn văn phịng di động vừa có mỹ quan cơng sở vừa tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ nhân viên làm việc.
Hệ thống máy chủ: Số lượng máy chủ 2 chiếc cài đặt hệ điều hành Windows. Máy chủ PowerEdge của Dell, dòng máy này rất phù hợp để làm máy chủ chứa file cho các máy trạm, chia sẻ Internet trên LAN. Dịng máy này có gắn bộ vi xử lý Intel Xeon 3400 series và hệ điều hành Microsoft Windows Server 2008 R2, cung cấp những tính năng cần thiết cho hoạt động của Công ty.
Hệ thống máy Desktop được công ty trang bị cho từng nhân viên của từng phòng ban
-Mạng Lan, internet, wifi
-Hệ điều hành sử dụng cho máy tính: Window 7
-Số máy tính kết nối vào mạng internet: tất cả các máy tính được truy cập vào mạng Internet
-Số máy tính kết nối vào mạng nội bộ: 13
-Ngồi ra cơng ty cũng trang bị máy in, máy fax, máy chiếu đầy đủ. Điện thoại cố định, điện thoại di động.
b. Các phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng
Phần mềm ứng dụng: bao gồm các phần mềm tin học văn phòng cơ bản như Word 2007, Microsoft Office 2010, Microsoft Office 2013 tại một số phòng ban. Các
phần mềm này đều đã được công ty mua bản quyền để sử dụng. Đảm bảo vấn đề an tồn thơng tin của công ty.
Sử dụng các phần mềm hỗ trợ như Teamview, untralview
Phần mềm tin nhắn nhanh :zalo, skype, wangwang và Phần mềm Dingtalk do Alibaba cung cấp
Công ty sử dụng phần mềm phòng chống bảo vệ cho mạng: sử dụng FireWall, antivirut (BKAV Pro), đối với Web sử dụng phần mềm antivirut (AVG) và sử dụng phần mềm antivirut (security Plus for Mdea, Symante) cho email.
Phần mềm hỗ trợ chuyên biệt:
-Phần mềm kế toán Misa đang được ứng dụng tại cơng ty ,phần mềm kế tốn hỗ trợ đắc lực trong nghiệp vụ kế toán cũng như quản lý doanh nghiệp,phần mềm tuân thủ đúng chế độ kế tốn ,tự động hóa tồn bộ các khâu chứng từ ,hạch tốn báo cáo ,ngồi ra phần mềm có tính an tồn bảo mật tốt ,đơn giản ,dễ sử dụng .Phần mềm kế toán hỗ trợ các hoạt động nghiệp vụ hoạt động của công ty giúp cho cơng tác kế tốn của các phòng ban được đảm bảo hoạt động tốt và vận hành dễ dàng hơn.
-Phần mềm quản trị bán hàng(Phần mềm quản trị quan hệ khách hàng CRM) là cơng cụ hỗ trợ phịng ban quản lý các nghiệp vụ từ maketing ,bán hàng đến hỗ trợ sau bán hàng.Cung cấp tức thời các biểu đồ,bán cáo phân tích về tình hình bán hàng của cả doanh nghiệp ,giúp lãnh đạo kịp thời có những quyết định chỉ đạo kịp thời trong điều hành kinh doanh.Phần mềm mà cơng ty đang áp dụng có 3 chức năng:quản lý tiếp thị ,quản lý bán hàng và quản lý sau bán hàng tích hợp chặt chẽ với quy trình kinh doanh ,đáp ứng các vấn đề của công ty.Hiện tại phần mềm này được áp dụng tại phịng chăm sóc khách hàng của cơng ty.
Hiện nay Công ty cổ phần phát triển kinh doanh Artemis sử dụng phần mềm website để quản lý toàn bộ hoạt động của công ty: quản lý khách hàng, đơn hàng của khách, doanh số...
Địa chỉ web http://nhaphangkinhdoanh.com/saler
Website giúp hỗ trợ quản lý tổng thể và cung cấp môi trường làm việc cộng tác trong tổ chức doanh nghiệp. Tồn bộ thơng tin về các hoạt động, kế hoạch, quy trình cơng việc, hồ sơ tài liệu, biểu mẫu được lưu trữ điện tử ,giúp giảm thời gian, công sức, tiết kiệm được chi phí vận hành, và nâng cao hiệu lực quản lý, điều hành cho doanh
nghiệp sử dụng. Năng suất và chất lượng công việc của các nhân viên trong doanh nghiệp sẽ được cải thiện triệt để nhờ mơi trường làm việc cộng tác có trên website, giúp tránh được các hiện tượng bị quên hay bỏ lỡ thông tin cần xử lý kịp thời.
⁃Làm việc hồn tồn khơng giấy ⁃Mọi lúc, mọi nơi
⁃Đảm bảo tính đầy đủ, sẵn sàng và tồn vẹn của các đơn hàng ⁃Đo lường hiệu suất cơng việc
⁃Quy trình xử lý cơng việc linh hoạt
1.5.3 Giới thiệu Website của doanh nghiệp
Website là một trong những công cụ hỗ trợ hiệu quả cho hoạt động quảng bá thông tin, quảng bá dịch vụ kinh doanh, là cánh tay đắc lực cho chiến lược marketing của mỗi doanh nghiệp
Trang chủ website: http://swat.vn/
Hình 2.1: Giao diện website của Artemis
Nơi giới thiệu sản phẩm- dịch vụ của doanh nghiệp, công nghệ mà doanh nghiệp áp dụng được cập nhật thường xuyên kịp thời.
Cung cấp thông tin tuyển dụng
Chăm sóc và hỗ trợ khách hàng qua các thông tin điện tử trao đổi trực tuyến. - Website cũng là nơi lưu trữ các hoạt động cộng đồng và ý nghĩa của tập thể các nhân viên tham gia, nhằm xây dựng một doanh nghiệp bền vững, văn minh.
1.5.4 TMĐT của doanh nghiệp
Vì cơng ty hoạt động chủ yếu ở lĩnh vực kinh doanh nên việc áp dụng hệ thống thương mại điện tử là thực sự cần thiết để tạo điều kiện cho khách hàng nhân viên tìm kiếm nguồn hàng
Có thể hiểu thương mại điện tử (E-commerce, Electronic commerce) là hình thái hoạt động thương mại bằng phương pháp điện tử. Là việc trao đổi thông tin thương mại thông qua các phương tiện công nghệ điện tử mà nói chung là khơng cần phải in ra giấy trong bất cứ cơng đoạn nào của q trình giao dịch (nên cịn được gọi là “thương mại không giấy tờ”).
Các website hiện có:
+) nhaphangkinhdoanh.com tại Hà nội
+) timnguonhanggiare.com tại Thành phố Hồ Chí Minh
-Website giới thiệu các dịch vụ mà công ty cung cấp, các điều khoản -Cung cấp bảng giá dịch vụ
-Cho phép người dùng (nhân viên, khách hàng) đăng ký tài khoản, sử dụng cơng cụ trên web tìm kiếm và đặt mua bất kỳ một loại hàng hóa nào trên web thương mại điện tử của Alibaba, Taobao, 1688, Tmall, thanh tốn điện tử.Ngồi ra giúp khách hàng theo dõi đơn hàng, giá trị đơn hàng, thời gian vận chuyển từ Trung Quốc về Việt Nam và thời gian có thể nhận hàng
Lợi ích của website mang lại
+ Giúp cho các Doanh nghiệp nắm được thông tin phong phú về thị trường và đối tác
+ Giúp giảm chi phí bán hàng và tiếp thị
+ Giúp người tiêu dùng và các doanh nghiệp giảm đáng kể thời gian và chí phí giao dịch
+ Tạo điều kiện cho việc thiết lập và củng cố mối quan hệ giữa các thành phần tham gia vào quá trình thương mại
+ Tạo điều kiện sớm tiếp cận nền kinh tế số hoá Địa chỉ website: http:// nhaphangkinhdoanh.com/
Hình 2.2 Website TMĐT tại Hà Nội
Địa chỉ website: http://timnguonhanggiare.com/
Hình 2.3 Website tại chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh
2. Đánh giá thực trạng tình hình quản lý nhân sự tại công ty cổ phần pháttriển kinh doanh Artemis triển kinh doanh Artemis
2.1 Thực trạng
Hiện nay, cơng ty có 150 nhân viên, bao gồm những cán bộ giàu kinh nghiệm trong lĩnh order hàng Trung quốc, các cán bộ trẻ nhiệt huyết có chun mơn nghiệp vụ tốt
- Khi có đợt tuyển dụng, ai có nhu cầu vào cơng ty làm việc thì sẽ nộp hồ sơ. Nhân viên phịng tổ chức hành chính sẽ xem xét hồ sơ, nếu đạt sẽ gọi đến phỏng vấn. Nếu qua được vịng phỏng vấn thì sẽ được nhận vào cơng ty.
- Nhân viên khi được nhận vào công ty sẽ ký hợp đồng với công ty, hợp đồng sẽ do nhân viên phịng tổ chức hành chính lưu giữ và quản lý. Đồng thời, nhân viên phịng tổ chức hành chính sẽ cập nhật thông tin nhân viên vào hồ sơ nhân viên. Khi có nhân viên nghỉ việc thì hồ sơ nhân viên tiếp tục được lưu trữ ở công ty thêm 1 năm để phục vụ cho cơng tác tìm kiếm và kiểm tra nếu cần, sau đó hồ sơ sẽ được hủy đi.
- Theo dõi quá trình cơng tác : Nếu bị sa thải, Phịng tổ chức hành chính trả lại hồ sơ cho nhân viên .Nếu nhân viên tự nghỉ việc, Phịn tổ chức hành chính sẽ hủy hồ sơ.Trường hợp về hưu, Phịng tổ chức hành chính sẽ chuyển hồ sơ nhân viên về cơ quan BHXH.Trường hợp chuyển đổi vị trí cơng tác,Phịng tổ chức hành chính bổ sung thêm giấy tờ cần thiết như: thơng báo thay đổi tình trạng nhân sự thơng báo tăng lương hoặc quyết định kỷ luât vào hồ sơ của nhân viên.
- Nhân viên phịng tổ chức hành chính sẽ theo dõi và cập nhật (thêm mới, sửa, xóa) các thơng tin về nhân viên và chấm cơng trong thời gian nhân viên làm việc tại cơng ty. Mỗi phịng ban của cơng ty có một bảng chấm cơng riêng được quản lý bằng phần mềm Microsoft Office Excel 2010 theo từng năm. Mỗi bảng tính là 1 bảng chấm cơng cho một tháng trong năm.Cuối tháng, nhân viên phịng tổ chức hành chính sẽ lập bảng chấm cơng nhân viên và gửi sang kế tốn để tính lương cho nhân viên.
- Các trưởng phịng thường xun theo dõi q trình làm việc của từng nhân viên, nếu có khen thưởng hay kỷ luật với nhân viên nào thì các trưởng phịng sẽ báo với phịng tài chính kế tốn để ghi vào sổ quản lý các thông tin khen thưởng, kỷ luật và tiến hành xử lý theo quy định của cơng ty.Nhân viên phịng tài chính kế tốn sẽ tính các khoản phí phải nộp (BHYT, BHXH, BHTN) và cập nhật khen thưởng kỷ luật.