PHẦN I : TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
2.2. Thực trạng hệ thống thông tin quản lý dữ liệu khách hàng tại công ty TNHH Kiểm toán và
TNHH Kiểm toán và Tư vấn Kreston(VN)
2.2.1. Giới thiệu chung về công ty
Tên công ty: Công ty TNHH Kiểm tốn và Tư vấn Kreston (thành viên chính thức của Kreston International tại Việt Nam)
Loại hình doanh nghiệp: Cơng ty trách nhiệm hữu hạn
Địa chỉ: Tầng 4, tòa nhà Hà Thành, 102 Thái Thịnh, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Điện thoại: (+84-4) 7108 9089 Fax: (+84-4) 3683 0338
Website: www.kreston.vn
Ngành nghề kinh doanh: Công ty chuyên cung cấp các dịch vụ kiểm toán, tư vấn thuế, định giá và thẩm định giá, tư vấn kinh doanh và đào tạo với chất lượng đáp ứng các tiêu chuẩn cao nhất về dịch vụ chuyên nghiệp. Khách hàng của công ty bao gồm các Tổng Công ty lớn của Nhà nước, các tổ chức tín dụng, các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngồi, các chi nhánh của các công ty đa quốc gia, các dự án ODA.. hoạt động trong nhiều lĩnh vực kinh tế khác nhau như xây dựng, khai khống, năng lượng, viễn thơng, y tế, giáo dục..
2.2.2. Thực trạng quản lý dữ liệu khách hàng tại công ty
Với đặc thù ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp với các nghiệp vụ đều phải tuân theo các quy trình, chế độ, chuẩn mực do Nhà nước quy định, do đó lượng giấy tờ, tài liệu phát sinh với mỗi khách hàng là rất lớn. Trước mỗi mùa kiểm tốn, cơng ty tiến hành gửi thư chào mời dịch vụ của công ty đến với những khách hàng tiềm năng mà trong đó phần lớn là các doanh nghiệp nằm trong các khu công nghiệp. Khách hàng khi liên hệ với công ty, thông qua lễ tân sẽ được nối máy tới quản lý của các bộ phận để được tư vấn. Khi khách hàng đồng ý với dịch vụ, tùy theo khách hàng có thể u cầu cơng ty cung cấp hồ sơ năng lực, hồ sơ này sẽ được gửi bằng bản mềm hoặc bản cứng cho khách hàng thông qua hịm thư của cơng ty hoặc qua dịch vụ chuyển phát nhanh. Sau khi cơng ty có thể thống nhất được về các điều khoản của hợp đồng, quản lý bộ phận sẽ lập hợp đồng, trình giám đốc ký duyệt và đối với những khách hàng ở xa sẽ gửi hợp đồng cho khách hàng ký kèm theo thư hẹn kiểm toán, các hợp đồng thường được lập thành 4 bản và công ty sẽ lưu 2 bản. Quản lý bộ phận sẽ lên lịch kiểm tốn và trưởng nhóm sẽ lên kế hoạch kiểm tốn sau đó gửi cho khách hàng kế hoạch kiểm toán cũng như danh mục tài liệu cần cung cấp. Vào ngày cuối năm, công ty sẽ cho nhân viên đến gặp khách hàng để cùng tiến hành soát xét, các tài liệu soát xét sẽ được lưu lại phục vụ quá trình kiểm tốn sau này. Khi đến doanh nghiệp khách hàng làm việc, nhân viên sẽ nhận các tài liệu theo danh mục đã gửi trước đó, gửi thư xác nhận với ngân hàng mà khách hàng giao dịch cũng như đối với các khoản cơng nợ của khách hàng. Trong q trình làm việc sẽ phát sinh các giấy tờ làm việc khác theo quy định cũng như cần scan hoặc photocopy lại một số bằng chứng kiểm toán hoặc tài liệu cần thu thập. Các tài liệu này được lưu trong file mềm hoặc tập file cứng
gửi lại các giấy tờ làm việc cho trưởng nhóm cũng như thuyết minh về phần làm để trưởng nhóm kiểm tốn có thể lên được thuyết minh báo cáo. Sau khi hồn thành báo cáo, trưởng nhóm sẽ gửi bản mềm báo cáo cho kiểm toán viên cũng như khách hàng để thống nhất con số cũng như các vấn đề trong báo cáo kiểm toán. Khi đã thống nhất được về các vấn đề, báo cáo sẽ được gửi cho lễ tân để in và đóng quyển báo cáo tùy theo số lượng mà hai bên đã thống nhất trong hợp đồng. Báo cáo tài chính sau kiểm tốn này cũng được lưu kèm tập file cứng đã có trong q trình làm việc với khách hàng, tập file này được ghi theo tên khách hàng, năm tài chính thực hiện kiểm tốn và được lưu tại cơng ty.
2.2.3. Đánh giá thực trạng quản lý dữ liệu khách hàng tại công tyNhững thành cơng: Những thành cơng:
Có hệ thống chăm sóc khách hàng tốt, sẵn sàng tư vấn thông tin cho khách hàng kể cả đó là khách hàng truyền thống hay khách hàng mới.
Công ty đã xây dựng được website cũng như trang trên mạng xã hội góp phần giới thiệu với khách hàng về các dịch vụ của công ty cũng như các thông tin khác.
Công ty đã thực hiện phân loại khách hàng thành những khách hàng truyền thống đã ký hợp đồng nhiều năm và các khách hàng tiềm năng.
Những hạn chế:
Thứ nhất, việc lưu trữ các tài liệu dưới dạng bản cứng hồn tồn có thể chịu những rủi ro bất ngờ không thể lường trước như hỏa hoạn, thiên tai, chuột bọ…. trong q trình sử dụng hồn tồn có thể xảy ra việc thất lạc tài liệu.
Thứ hai, với đặc thù có nhiều khách hàng truyền thống, ký kết hợp đồng nhiều năm, việc lưu trữ dữ liệu như vậy sẽ gây khó khăn lớn khi cần tìm lại hồ sơ để tra cứu các thông tin nhằm đối chiếu, so sánh số liệu giữa các năm.
Thứ ba, việc lưu trữ hồ sơ như vậy sẽ gây khó khăn khi các trưởng nhóm hoặc các kiểm tốn viên chính cần kiểm tra, tra cứu, tổng hợp.
Thứ tư, việc phân phối thông tin khách hàng trong quá trình làm việc giữa các nhân viên là khá khó khăn do dữ liệu bị phân tán và thiếu nhất quán.
Thứ năm là việc chỉnh sửa, thêm bớt các thơng tin, dữ liệu trong hồ sơ là khá khó khăn và mất nhiều thời gian.
Thứ sáu, dữ liệu được tạo ra trên nhiều phiên bản phần mềm khác nhau có thể dẫn tới những lệch lạc trong quá trình phân phối.
Thứ bảy, công ty đã sử dụng phần mềm tổng hợp giấy tờ làm việc, tuy nhiên chỉ hoạt động trên từng máy độc lập, khó phân phối, tìm kiếm, truy xuất thơng tin.
PHẦN 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỮ LIỆU KHÁCH HÀNG TẠI CƠNG TY TNHH KIỂM TỐN VÀ TƯ VẤN KRESTON