2.1.1 .Sự hình thành và phát triển của công ty
2.1.5. Đặc điểm nội bộ công ty
- Nguồn nhân lực:
Bảng 2.1.5. Thống kê trình độ cơng nhân viên trong cơng ty (2013 – 2015). Đơn vị: Người
Trình độ
Năm
2013 2014 2015
Số lượng Tỉ lệ (%) Số lượng Tỉ lệ (%) Số lượng Tỉ lệ (%) Đại học, sau Đại học 5 31,25 7 31,82 10 38,46 Cao đẳng, Trung cấp nghề 7 43,75 11 50 13 50 THPT, dưới THPT 4 25,00 4 18,18 3 11,54 (Nguồn: Phịng Hành Chính)
Nhận xét:
Từ bảng thống kê trình độ cơng nhân viên trên nhận thấy, cơng ty đang có những bước thay đổi tích cực trong cơ chế, chính sách tuyển nhân viên. Số lượng nhân viên có trình độ học vấn đạt mức Cao đẳng, Đại học ngày càng tăng và giảm bớt lượng nhân viên THPT. Đây là những tín hiệu khả quan đối với một công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh.
- Nguồn lực tài chính:
Năm 2015, công ty đã đạt mức doanh thu 15.295.327.000VNĐ, thu về mức lợi nhuận là 2.252.449 VNĐ, với nguồn tài chính này, cơng ty hồn tồn có thể tiến hành đầu tư cho việc dự trữ hàng hóa, tổ chức quản lý hiệu quả phục vụ cho quá trình bán hàng. Trong thời gian tới, công ty nên tập trung vào công tác bán hàng và tổ chức quản lý bán hiệu quả, đồng thời chú trọng tới việc đào tạo nâng cao kỹ năng, trình độ cho đội ngũ nhân viên kinh doanh.
- Cơ sở vật chất:
Thời gian đầu thành lập, công ty TNHH Thiết bị Thuận Phát có địa chỉ tại số 2, Ngách 105/28, Phố Doãn Kế Thiện, Phường Mai Dịch, Quận Cầu Giấy, Tp. Hà Nội. Và hiện nay, công ty chuyển sang Tầng 4, Khu A, Tòa nhà T608, 643A Phạm Văn Đồng, Tp. Hà Nội. Đây vừa là văn phịng đại diện chính thức của cơng ty, vừa là nơi lưu trữ các thiết bị, vật tư có kích thước nhỏ để phục vụ cơng tác bán hàng. Ngồi ra, cơng ty cịn có 2 kho hàng ở Hải Dương để dự trữ thiết bị và máy móc nhập về. Các địa điểm này đều thuận lợi và đáp ứng được các tiêu chí cần thiết cho hoạt động kinh doanh, dự trữ và vận chuyển hàng hóa. Tuy nhiên, tất cả các cơ sở này đều do doanh nghiệp thuê dài hạn, chưa có tài sản nào thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
2.1.6. Một số kết quả kinh doanh của công ty
Trong những năm gần đây, hoạt động kinh doanh của cơng ty có khá nhiều biến động, trong đó:
- Doanh thu: tổng mức doanh thu năm 2014 là 12.105.989 nghìn đồng tăng nhẹ 1.530.740 nghìn đồng so với tổng mức doanh thu năm 2013 là 10.575.249 nghìn đồng. Năm
2015 tổng doanh thu tăng 3.189.338 nghìn đồng so với năm 2014.
- Lợi nhuận sau thuế: lợi nhuận sau thuế của năm 2014 là 1.895.745 nghìn đồng giảm so với năm 2013 là 513.979 nghìn đồng. Và năm 2015 lợi nhuận sau thuế đạt 2.252.449 nghìn đồng, tăng so với năm 2014 là 356.704 nghìn đồng.
Bảng 2.1.6. Kết quả kinh doanh của cơng ty trong 3 năm (2013 - 2015). Đơn vị: nghìn đồng STT Chỉ tiêu 2013 2014 2015 Chênh lệch 2014-2013 2015-2014 1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 10,575,249 12,105,989 15,295,327 1,530,740 3,189,338 2 Các khoản giảm trừ doanh thu - - - - - 3
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 10,575,249 12,105,989 15,295,327 1,530,740 3,189,338 4 Giá vốn hàng bán 6,178,926 6,943,196 8,723,103 764,270 1,779,907 5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 4,396,323 5,162,793 6,572,224 766,470 1,409,431 6
Doanh thu hoạt động tài
chính 809,824 664,121 1,053,522 -145,703 389,401
7 Chi phí tài chính 309,385 606,785 965,728 297,400 358,943
Trong đó: Chi phí lãi
vay 279,176 417,378 664,277 138,202 246,899
8 Chi phí bán hàng 1,325,121 1,981,587 2,670,145 656,466 688,558
9
Chi phí quản lý doanh
nghiệp 727,529 889,580 1,243,752 162,051 354,172
10
Lợi nhuận thuần từ hoạt
động kinh doanh 2,844,112 2,348,962 2,746,121 -495,150 397,159
11 Thu nhập khác 214,517 105,808 368,125 -108,709 262,317
12 Chi phí khác 46,474 85,089 298,685 38,615 213,596
13 Lợi nhuận khác 168,043 20,719 69,440 -147,324 48,721
14
Tổng lợi nhuận kế toán
trước thuế 3,012,155 2,369,681 2,815,561 -642,474 445,880
15
Thuế thu nhập doanh
nghiệp hiện hành 602,431 473,936 563,112 -128,495 89,176
nhập doanh nghiệp
(Nguồn: Phòng kinh doanh)
Nguyên nhân của sự chênh lệch về doanh thu giữa năm 2014 với năm 2013 là do sự gia tăng về số lượng sản phẩm bán, tuy nhiên lượng doanh thu tăng lên này chưa thể đáp ứng và chi trả được hết các khoản phí phát sinh của doanh nghiệp (như chi phí quản lý, chi phí bán hàng, chi phí lãi vay, các khoản chi phí khác), vì vậy mà lợi nhuận sau thuế của năm 2014 giảm so với năm 2013. Năm 2015, tổng mức doanh thu tăng cao do lượng sản phẩm bán của công ty tăng đột biến, đồng thời bước đầu công ty hạn chế được việc phát sinh các khoản chi phí khơng cần thiết, do đó, cuối năm 2015, lợi nhuận sau thuế của công ty tăng trở lại và đạt mức 2.252.449 nghìn đồng.
Trên đây là tình hình kinh doanh của Công ty TNHH Thiết bị Thuận Phát trong những năm gần đây. Có thể thấy rằng, cơng ty đang ngày càng có chỗ đứng trên thị trường, bằng chứng là việc qua các năm, công ty bán được nhiều sản phẩm hơn; nhưng cùng với đó, những chi phí liên quan cũng tăng theo. Vì vậy, cơng ty cần phải có biện pháp kiểm sốt và hạn chế phát sinh những chi phí này một cách tối đa để nâng cao hiệu quả kinh doanh hơn nữa.
2.2.Tác động của các yếu tố môi trường đối với việc áp dụng hệ thống quản trị chất lượng theo ISO 9000 tại công ty TNHH Thiết bị Thuận Phát.
2.2.1. Mơi trường bên ngồi
Yếu tố kinh tế:
Những năm gần đây, kinh tế Việt Nam đã thực hiện đồng bộ các giải pháp để kiềm chế lạm phát, ổn định kinh tế vĩ mơ; điều hành chính sách tiền tệ chủ động, linh hoạt và phối hợp tốt hơn với chính sách tài khố, cơ bản bảo đảm được các cân đối lớn của nền kinh tế. Đặc biệt, mặt bằng lãi suất giảm, phù hợp với diễn biến lạm phát. Tỉ giá, thị trường ngoại hối ổn định, là cơ hội cho những cơng ty nhỏ cịn hạn chế về ngân sách như Thuận Phát có thể dễ dàng tiếp cận với nguồn vốn hơn.
Thêm vào đó, sự gia nhập các tổ chức kinh tế lớn trên thế giới như WTO và ký kết các Hiệp định thương mại tự do Việt Nam – Hàn Quốc, Hiệp định thương mại tự do giữa Việt Nam và Liên minh Hải quan Nga – Belarus – Kazakhstan, Hiệp định Thương mại Tự do Việt Nam – EU, Hiệp định Đối tác Kinh tế Chiến lược xuyên Thái Bình Dương (TPP) và tham gia Cộng đồng Kinh tế ASEAN,... là cơ sở quan trọng để Công ty Thuận Phát tiếp cận tốt hơn với các đối tác nước ngoài và học hỏi kinh nghiệm triển khai áp dụng hệ thống quản trị chất lượng hiện đại như HTQTCL theo tiêu chuẩn ISO 9000 để nâng cao hiệu quả hoạt động và chất lượng quản lý.
Yếu tố xã hội:
Trên thế giới, Việt Nam luôn được đánh giá là quốc gia có nền chính trị ổn định, cơ cấu dân số trẻ, nguồn lao động dồi dào và là thị trường đang phát triển nên nhu cầu tiêu thụ sản phẩm rất lớn, do đó thị trường Việt Nam ln có sức hút mạnh mẽ với các nhà đầu tư trong và ngoài nước. Bên cạnh đó, nhu cầu về các sản phẩm chất lượng cao của người tiêu dùng ngày
nữa tâm lý người tiêu dùng thường tin tưởng, lựa chọn các sản phẩm có sự chứng nhận đạt tiêu chuẩn quản lý chất lượng hiện đại. Bởi vậy, đây vừa là lợi thế vừa là thách thức đối với công ty Thuận Phát. Lợi thế ở chỗ, nắm bắt được xu hướng và nhu cầu của người tiêu dùng trong nước, Thuận Phát đã chủ động nhập về các sản phẩm có chất lượng cao từ các cơng ty cung cấp uy tín hàng đầu trong lĩnh vực cơng nghiệp. Tuy nhiên, trong tương lai, Thuận Phát cần phải thiết lập và áp dụng cho mình một hệ thống quản trị chất lượng hiện đại cụ thể để tạo hình ảnh đẹp về doanh nghiệp và xây dựng niềm tin bền vững hơn về công tác quản trị chất lượng của cơng ty trong tâm trí khách hàng.
Yếu tố Khoa học – kỹ thuật
Trước mắt, thị trường trong nước chưa tự sản xuất được những sản phẩm có cơng nghệ cao, do đó nhu cầu về các sản phẩm ngoại nhập có chất lượng tốt là rất lớn. Hơn nữa, sự phát triển về công nghệ thông tin (CNTT) đã rút ngắn khoảng cách cả về không gian và thời gian, đây là cơ hội tốt để Cơng ty Thuận Phát tìm kiếm và tiếp xúc với những khách hàng, nhà cung cấp lớn trên thế giới mà khơng tốn kém q nhiều chi phí. Ngồi ra, đây cũng là cơ hội để học hỏi kinh nghiệm triển khai áp dụng hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 ở các cơng ty trên tồn thế giới, là bài học thực tiễn quan trọng nhất để công ty khơng cịn lo gặp phải bỡ ngỡ khi triển khai áp dụng.
2.2.2. Môi trường nội bộ
- Con người, lực lượng lao động trong doanh nghiệp
Đây là yếu tố đóng vai trị là quan trọng nhất trong việc quyết định chất lượng. Điều này thể hiện qua trình độ chun mơn, tay nghề, kinh nghiệm, ý thức trách nhiệm, tính kỷ luật, khả năng thích ứng với sự thay đổi, khả năng nắm bắt thông tin và hợp tác hỗ trợ lẫn nhau của mọi thành viên trong doanh nghiệp. Nhận thức được điều này, những năm gần đây lãnh đạo công ty Thuận Phát đã dần nâng cao năng lực cán bộ công nhân viên (CBCNV) trong ty bằng việc tuyển dụng những nhân viên có trình độ, kiến thức để góp phần nâng cao năng suất lao động và tiến tới mục tiêu đáp ứng các yêu cầu của HTQTCL theo tiêu chuẩn ISO 9000.
- Phương pháp quản trị, cơng nghệ, trình độ tổ chức quản lý trong doanh nghiệp
Một doanh nghiệp có phương pháp cơng nghệ thích hợp, trình độ tổ chức tốt sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thể khai thác tốt nhất các nguồn lực hiện có, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm. Nhận thức được tầm quan trọng của việc áp dụng hệ thống quản trị chất lượng hiện đại vào hoạt động kinh doanh của công ty, tuy nhiên do mới thành lập, Thuận Phát chưa có điều kiện để triển khai một hệ thống quản trị chất lượng theo một mơ hình cụ thể nào. Vì vậy, việc triển khai áp dụng hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 vừa là cơ hội giúp Thuận Phát đạt được mục tiêu có hệ thống quản trị chất lượng cụ thể, vừa đặt ra thách thức cho Thuận Phát khi hệ thống này địi hỏi cần có những kế hoạch triển khai áp dụng hợp lý.
- Khả năng về cơng nghệ, máy móc thiết bị của doanh nghiệp
Nhận biết được lợi ích to lớn từ việc ứng dụng những tiến bộ từ công nghệ thông tin đối với hoạt động kinh doanh, đặc biệt là đối với những cơng ty có hệ thống các nhà cung cấp là
các cơng ty nước ngồi và khách hàng đặc trưng như Thuận Phát, ngay từ đầu, công ty đã thiết kế và đưa vào sử dụng hệ thống máy tính hiện đại giúp cho việc tiếp cận đối tác và khách hàng thuận lợi hơn. Đặc biệt, với hệ thống máy tính này, cùng với kết nối mạng nội bộ, trong tương lai, khi triển khai áp dụng hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000, đó sẽ là một trong những cơng cụ hữu ích nhất giúp cho nhân viên trong công ty dễ dàng trao đổi thông tin để làm việc tốt hơn, hiệu quả hơn.
- Vật tư và hệ thống tổ chức đảm bảo vật tư của doanh nghiệp
Công ty Thuận Phát hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh, do vậy, cơng tác đảm bảo ln có hàng hóa trong kho là điều bắt buộc. Vì vậy, để dự trữ được các sản phẩm này, Thuận Phát cần có hệ thống kho bãi thuận lợi. Nhận thức được tầm quan trọng của kho nên cơng ty Thuận Phát đã tính tốn và lựa chọn thuê ngoài 02 kho để bảo quản máy móc, thiết bị tại Hải Dương. Đây là nơi có hạ tầng tốt để tiếp cận với phương tiện vận tải và cũng là nơi gần nhất với vị trí cảng biển, phục vụ cho nhu cầu xuất nhập hàng hóa, giảm thiểu chi phí vận chuyển và bảo quản. Ngồi ra đối với những sản phẩm máy móc, thiết bị có kích thước nhỏ, điều kiện bảo quản dễ dàng và thuộc trong danh sách bán chạy hàng công ty sẽ lưu trữ tại Văn phịng đại diện của Cơng ty để phục vụ công tác bán hàng. Tuy nhiên, trong thời gian tới, khi Công ty quyết định triển khai áp dụng hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000, công ty nên chủ động hơn trong việc quan tâm đến thiết lập hệ thống kho bãi riêng để phục vụ và đảm bảo công tác quản trị chất lượng, nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Thơng tin
Hoạt động kiểm sốt, trao đổi thông tin trong công ty Thuận Phát chưa đạt được hiệu quả, do chưa có sự liên kết cần thiết giữa các phòng với nhau. Việc áp dụng hệ thống quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 tốt sẽ đẩy lùi khoảng cách giữa các phòng ban, tạo một hệ thống thông tin đầy đủ, chi tiết và cụ thể xun suốt trong cơng ty, góp phẩn đẩy nhanh các quá trình và hoạt động, loại bỏ những hoạt động thừa, nâng cao hiệu quả công việc.
2.3.Thực trạng công tác quản trị chất lượng của công ty TNHH Thiết bị Thuận Phát.
Cho đến thời điểm hiện nay, công ty Thuận Phát chưa triển khai áp dụng một hệ thống quản trị chất lượng theo một mơ hình cụ thể nào, cũng như chưa có một kế hoạch, chiến lược, chính sách quản lý chất lượng bằng văn bản nào để áp dụng thống nhất trong nội bộ công ty. Mặc dù ngay từ khi mới thành lập công ty đã thể hiện mong muốn đưa đến khách hàng những sản phẩm và dịch vụ có chất lượng tốt nhất được đảm bảo bằng hệ thống kiểm sốt nội bộ tin cậy của cơng ty, song những hạn chế về quản lý còn non trẻ, sự thiếu thốn về nhân lực, về thơng tin, tài chính đã khiến cho Thuận Phát chưa thể triển khai áp dụng hệ thống quản trị chất lượng ngay từ đầu. Do đó, trong các khâu triển khai hoạt động kinh doanh có tình trạng nhân viên cấp dưới khơng hiểu hết nhiệm vụ của mình, chưa có hệ thống thơng tin phản hồi chính xác, nhanh chóng giữa các CBCNV trong cơng ty, khiến cho hiệu quả hoạt động chưa cao. Các yêu cầu và tiêu chí về cơng việc của mỗi bộ phận, ban ngành mới dừng ở mức giao nhận giữa giám đốc và nhân viên mà chưa có bất kỳ một hệ thống văn bản cụ thể nào quy
định rõ ràng và hướng dẫn thực hiện cho nhân viên. Điều này gây ảnh hưởng lớn đến việc kiểm soát tiến độ làm việc và đánh giá hiệu quả cơng việc của cơng ty, gây khó khăn trong việc phát hiện những hoạt động thừa, hoạt động khơng cần thiết của q trình thực hiện cũng như tìm biện pháp khắc phục.
2.3.1. Quy trình hoạt động chính và cơng tác quản trị chất lượng của Công ty
TNHH Thiết bị Thuận Phát.
Quá trình kinh doanh các sản phẩm thiết bị vật tư công nghiệp của công ty Thuận Phát được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3.1. Sơ đồ quy trình kinh doanh
(Nguồn Phịng Kinh doanh)
Từng giai đoạn trong quy trình được triển khai cụ thể trong từng hoạt động phân biệt: hoạt động lựa chọn nhà cung cấp, mua hàng và thanh toán cho nhà cung cấp; hoạt động nhập kho sản phẩm; hoạt động bán hàng, giao nhận hàng hóa, thanh tốn với khách hàng và bảo hành sau bán.
2.3.1.1. Giai đoạn 1: Mua sản phẩm, hàng hóa của nhà cung cấp
Hoạt động lựa chọn nhà cung cấp (NCC)
Chất lượng sản phẩm là một trong những tiêu chí cốt lõi trong hoạt động kinh doanh của