3.1.1 .Quá trình hình thành và phát triển
3.1.3. Cơ cấu tổ chức
3.1.3.1. Tổ chức bộ máy quản lý
Để phù hợp với đặc điểm của Công ty là kinh doanh nhiều mặt hàng và có nhiều đơn vị phụ thuộc, Cơng ty Cổ phần Xuất nhập khẩu Nghệ An đã không ngừng củng cố và điều chỉnh mơ hình quản lí gồm các phịng ban gọn nhẹ mà vẫn chuyên sâu để đảm bảo thực hiện tốt nhiệm vụ. Cơng ty hoạt động theo mơ hình cơng ty cổ phần khơng có vốn Nhà nước, đứng đầu là hội đồng quản trị. Do đó bộ máy quản lí được tổ chức theo mơ hình trực tuyến chức năng như sau:
Sơ đồ 1.1. Tổ chức bộ máy quản lí của cơng ty
(Nguồn : Website : http://www.unimexna.com.vn) 3.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:
Hội đồng quản trị·
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất của Cơng ty, có tồn quyền nhân danh cơng ty để quyết định các vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của cơng ty phù hợp với pháp luật Việt Nam và nghị quyết của đại hội đồng cổ đông.
Ban giám đốc :
Ban giám đốc chịu trách nhiệm quản trị doanh nghiệp và nằm dưới sự lãnh đạo của hội đồng quản trị.
Các phòng ban chức năng Phịng tổ chức hành chính Phịng ban - Phịng tổ chức hành chính. - Phịng kế tốn – tài vụ. - Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu. Đơn vị thành viên
- Chi nhánh ngoại thương Diễn Châu.
- Inter shop rượu nhập khẩu.
- Siêu thị mỹ phẩm.
- Salon & trung tâm dịch vụ ô tô UNIMEX.
Liên doanh
- Liên doanh khai thác và chế biến đá xuất khẩu. - Hợp doanh cung cấp lắp đặt, bảo hành, bảo trì thang máy. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC ĐẠI HỘI ĐỊNG CỔ ĐƠNG
- Thực hiện công tác bảo quản hồ sơ, con dấu.
- Thực hiện chế độ bảo hiểm cho người lao động, theo dõi và bảo quản hồ sơ của người lao động, hồ sơ đất đai và các tài sản thuộc quyền sở hữu hợp pháp của công ty.
- Theo dõi, quy hoạch về công tác đào tạo nhân sự và lập hồ sơ về công tác xây dựng cơ bản.
Phịng Kế tốn tài chính
- Tổ chức quản lý tài chính, quản lý vốn, cung ứng vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của tồn cơng ty. Theo dõi, kiểm tra, giám sát các khoản tiền vốn, tiền vay, các biến động tài sản, hàng hoá, vật tư, cân đối tiền - hàng kịp thời, chính xác.
- Kiểm tra việc thực hiện các nghiệp vụ liên quan tới hoạt động kinh tế tài chính trong tồn Doanh nghiệp, kiểm tra tính trung thực, đầy đủ, chính xác, hợp lý, hợp lệ của chứng từ theo quy định của pháp luật và tính chất cơng việc cụ thể, thực hiện nghiệp vụ kế tốn tài chính, kế tốn quản trị theo đúng u cầu của pháp luật và công tác quản lý trong tồn cơng ty.
- Chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra việc hạch toán của các đơn vị thành viên, hồn thành các báo cáo thống kê, tài chính theo quy định.
- Phân bổ và lập kế hoạch nộp các khoản thuế phát sinh đúng chế độ và thời hạn theo quy định.
- Thực hiện thanh quyết tốn, thu chi tài chính theo chế độ đối với các hoạt động tài chính và các thương vụ kinh doanh của các phịng, ban.
Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu
- Khảo sát, nghiên cứu thị trường, khai thác tìm kiếm các mặt hàng trong phạm vi ngành hàng đăng ký của công ty để tổ chức kinh doanh đảm bảo hoàn thành chỉ tiêu kế hoạch giao. Cụ thể: Công tác Marketting, tiếp thị thị trường tiêu thụ sản phẩm, tìm kiếm khách hàng, đơn hàng, ký kết hợp đồng XNK,…
- Tham mưu cho ban giám đốc về diễn biến giá cả thị trường trong và ngoài nước các mặt hàng, ngành hàng kinh doanh. Hướng dẫn, hỗ trợ, tư vấn cho các đơn vị, phịng ban về chính sách, chế độ, các thủ tục chứng từ hàng hoá XNK theo quy định của Nhà nước.
- Thực hiện giao dịch, đàm phán và lập phương án kinh doanh theo chỉ đạo của lãnh đạo công ty để tiến hành ký kết hợp đồng XNK và có thể ký hợp đồng theo uỷ quyền của giám đốc công ty. Chịu trách nhiệm giao nhận, giám sát chất lượng, số lượng hàng hoá XNK theo hợp đồng đã ký và hoàn tất các thủ tục, chứng từ liên quan. Theo dõi thanh quyết toán các hợp đồng XNK đã thực hiện.
- Thực hiện các dự án đầu tư liên doanh. Các đơn vị thành viên
Các đơn vị thành viên là đơn vị cơ sở của cơng ty, có chức năng, nhiệm vụ riêng. Tuy nhiên mỗi đơn vị có thể tự khai thác các mặt hàng khác. Khi có khách hàng ngồi thì vẫn được phép kinh doanh trùng với ngành của đơn vị khác nhưng giá nội, giá ngoại phải thống nhất trong tồn cơng ty, khơng được phá giá và cạnh tranh lẫn nhau.
Liên doanh
- Hợp doanh khai thác và chế biến đá XK được liên doanh theo hình thức hợp đồng hợp tác kinh doanh trong lĩnh vực khai thác, chế biến và xuất khẩu đá theo giấy phép đầu tư của UBND Nghệ An.
- Hợp doanh UNIMEX NGHEAN - MECO HA NOI