Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra Như vậy qua khảo sát người lao động làm việc trong cơng ty trong đó 8 nhân viên mới thì họ biết đến thơng tin tuyển dụng qua các website, mạng xã hội (facebook, fanpage,…) là 56%; qua giới thiệu của nhân viên đã làm ở cơng ty là 32%. Đây là 2 nguồn chính để thu hút nhân lực về cho cơng ty. Ngồi ra cơng ty cịn tuyển nhân lực thơng qua hội chợ việc làm là 4%, qua trung tâm giới thiệu việc làm và các kênh khác là không đáng kể.
3.3.3 Tuyển chọn nhân lực
3.3.3.1 Thu nhận và xử lý hồ sơ
Căn cứ vào bản mơ tả cơng việc cho các vị trí chức danh, căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban cũng như tiêu chuẩn đặt ra trong thông báo tuyển mộ mà cán bộ nhân sự chịu trách nhiệm sẽ tiếp nhận hồ sơ phù hợp. Tuy nhiên số lượng hồ sơ thu về của vị trí như nhân viên kỹ thuật hạ tầng viễn thơng thì khơng nhiều, cịn vị trí như nhân viên tuyển dụng hay các vị trí liên quan tới hỗ trợ công tác kinh doanh như
nhân sự, kế tốn… thì thu về rất nhiều. Kết quả thu về cho vị trí tuyển dụng : 20 hồ sơ của ứng viên ứng tuyển vào công ty thông qua các kênh tuyển mộ khác nhau. 12 hồ sơ của ứng viên ứng tuyển vào vị trí Kế tốn.
Hình 3.3: Mức độ hài lịng của nhân viên về q trình thu nhận và xử lý hồ sơ
Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra
Với việc lấy ý kiến 25 phiếu điều tra thì có tới 11/25 phiếu (44%) rất hài lòng với việc giải đáp thắc mắc của cán bộ nhân sự trong quá trình thu nhận hồ sơ , 12/25 phiếu (48%) hài lòng, 2/25 phiếu (8%) là bình thường và khơng có phiếu cho rằng cán bộ nhân sự không giải đáp thắc mắc cho ứng viên.
Nhân viên cơng ty cho biết khi họ có bất cứ thắc mắc gì liên quan đến vị trí ứng tuyển như chế độ chính sách, cách gửi hồ sơ… thì ngay lập tức đều nhận được phản hồi từ cán bộ phụ trách tuyển dụng thông qua điện thoại hoặc email. Từ những đánh giá trên thì bộ phận nhân sự của TIN đã quan tâm đến cơng tác thu nhận và xử lí hồ sơ. Phát huy tinh thần trách nhiệm, sẵn sàng giải đáp thắc mắc cho ứng viên khi họ chưa nắm bắt được các thông tin cần thiết.
Trong quá trình nhận hồ sơ, cán bộ nhân sự sẽ kết hợp phỏng vấn sơ bộ để tìm hiểu đơi nét về ứng viên nhằm làm rõ hơn những thông tin mà trong bộ hồ sơ khơng nói lên hết.. Sau đó, cán bộ nhân sự của cơng ty sẽ chuyển tới hội đồng tuyển dụng để họ xem xét và nắm bắt trước những thông tin về ứng viên sẽ tham gia trong vòng tuyển chọn. Đồng thời, cán bộ nhân sự sẽ gọi điện thoại trực tiếp cho các ứng viên qua vòng loại hồ sơ đến tham gia bước tiếp theo của quy trình tuyển dụng cho vị trí Nhân viên Điều Hành. Biểu mẫu chọn và lưu thông tin hồ sơ ứng viên được thể hiện thông qua bảng trong (Phụ lục 6)
Qua điều tra thì có tới 60% nhân viên được khảo sát nói rằng họ khơng được tham gia thi tuyển tại cơng ty mà sau khi qua vịng hồ sơ họ sẽ tham gia phỏng vấn trực tiếp cùng Hội đồng phỏng vấn. 32% nhân viên khảo sát được tham gia bài thi trắc nghiệm, 8% với bài thi tự luận. Cho thấy rằng q trình thi tuyển tại cơng ty khơng được thực hiện bài bản, không rõ ràng. Qua phỏng vấn Trưởng phịng Hành chính nhân sự được biết rằng tùy từng vị trí như kỹ thuật viên và thanh tra viên thì bộ phận nhân sự sẽ tiến hành tổ chức bài thi test kỹ năng chuyên môn và chỉ số IQ và tùy từng đợt tuyển dụng, nếu phịng ban cần gấp nhân sự thì bộ phận nhân sự sẽ bỏ qua công tác thi tuyển và đánh giá ứng viên trực tiếp qua vịng phỏng vấn. Mẫu đề thi được thể hiện thơng qua (Phụ lục 7)
3.1.1.1. Phỏng vấn tuyển dụng
Trước khi phỏng vấn cán bộ phụ trách tuyển dụng gửi lại cho các thành viên hội đồng tuyển dụng thường là TP Nhân sự, Chuyên viên tuyển dụng, Trưởng (Phó) phịng ban liên quan bản mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc, xác định lại mục tiêu của cuộc phỏng vấn. Cán bộ nhân sự chuẩn bị phòng ốc, xác nhận lại thời gian phỏng vấn của cả ứng viên và hội đồng phỏng vấn đã hợp lý chưa để có điều chỉnh cần thiết.
Qua điều tra được biết 48% phiếu khảo sát cho biết họ trải qua hình thức phỏng vấn cá nhân, 28% phiếu trải qua hình thức phỏng vấn hội đồng, 24% phỏng vấn nhóm. Phỏng vấn cá nhân được áp dụng cho các nhân viên hỗ trợ như thư kí, hành chính, nhân sự, kế tốn… đối tượng này khơng u cầu nhiều về năng lực ngoại ngữ mà chủ yếu là trình độ chun mơn, kinh nghiệm nên cán bộ phỏng vấn thường là Trưởng phòng Nhân sự hoặc là Trưởng phòng ban cần tiếp nhận nhân sự. Đối với vị trí Thanh tra viên thì cơng ty áp dụng hình thức phỏng vấn hội đồng để có thể đánh giá rõ hơn năng lực cũng như mức độ phù hợp với môi trường làm việc tại cơng ty. Phỏng vấn nhóm chỉ áp dụng cho nhân viên tuyển dụng và nhân viên kinh doanh, những đối tượng này yêu cầu nhanh nhẹn, linh hoạt, làm việc nhóm nên bộ phận tuyển dụng thường áp dụng hình thức này.
Phương pháp phỏng vấn cũng là điểm mà cán bộ tuyển dụng cần quan tâm bởi phương pháp chính là cách mà nhà tuyển dụng tiếp xúc với ứng viên, lấy được thông tin ứng viên. Dưới đây là khảo sát về phương pháp phỏng vấn tại cơng ty:
Hình 3.4: Phương pháp phỏng vấn cơng ty áp dụng
Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra
Qua điều tra cho thấy trước khi làm việc tại cơng ty thì họ thường trải qua phương pháp phỏng vấn theo mẫu, chiếm tới 48%. Phỏng vấn không chỉ dẫn chiếm 24%, phỏng vấn tình huống chiếm 16% và phỏng vấn căng thẳng chiếm 12%. Nhân viên cho biết trình tự phỏng vấn của công ty khá là logic, cán bộ phỏng vấn đặt câu hỏi phù hợp với năng lực và khai thác được thơng tin ứng viên.
Trong q trình phỏng vấn, hội đồng tuyển dụng thường sử dụng bộ câu hỏi đã chuẩn bị từ trước để phỏng vấn ứng viên và đan xen vào những câu hỏi mang tính bộc phát nhằm xoáy sâu vào những chỗ sở hở hoặc điểm yếu của ứng viên để khai thác hết những thông tin mà họ quan tâm. Hội đồng tuyển dụng sẽ chú ý theo dõi hành vi và thái độ của các ứng viên để đưa ra đánh giá chính xác và tạo điều kiện cho ứng viên được hỏi ngược lại thơng tin về phía cơng ty để giúp ứng viên hiểu rõ hơn về cơng việc họ ứng tuyển.
Ví dụ câu hỏi:
1) Theo bạn, ba kỹ năng quan trọng nhất đối với một Nhân viên kỹ thuật hạ tầng viễn thơng là gì?
2) Bạn hãy nêu các công cụ, phương pháp được sử dụng cho nhân viên kỹ thuật là gì? Xin vui lịng giải thích làm thế nào để sử dụng chúng?
Hình 3.5: Đánh giá của nhân viên về hình thức và phương pháp phỏng vấn
Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra
Đa số nhân viên đánh giá hình thức phỏng vấn và phương pháp phỏng vấn đều đạt mức khá trở lên. Về hình thức phỏng vấn đánh giá tốt và rất tốt chiếm 56% nghĩa là hài lịng về hình thức phỏng vấn, mức khá và trung chiếm 40%. Chỉ có 4% đánh giá yếu, nghĩa là hình thức phỏng vấn là hồn tồn khơng phù hợp với q trình phỏng vấn. Phương pháp phỏng vấn mức đánh giá tốt và rất tốt thấp hơn, chiếm tổng 44%, mức khá chiếm 40%, khơng có mức yếu.
Sau q trình phỏng vấn cán bộ phụ trách tuyển dụng sẽ tổng hợp phiếu đánh giá ứng viên.Phiếu đánh giá ứng viên bao gồm các chỉ tiêu đánh giá về kiến thức chuyên môn, kiến thức bổ sung, khả năng giao tiếp, ngoại ngữ, ngoại hình và phần đánh giá chung. Đây là căn cứ để giúp cho công ty chọn ra được những ứng viên hội ngộ đầy đủ kinh nghiệm và phẩm chất để đáp ứng cho cơng việc tốt nhất.
Quy trình phỏng vấn được nhân viên trong cơng ty nhất là những nhân viên mới đánh giá là khá đáp ứng được yêu cầu tuyển dụng chung, tạo cho ứng viên cảm giác thoải mái và họ được trình bày thơng tin một cách rõ ràng, cụ thể. Tuy nhiên, theo đánh giá của một số nhân viên thì các câu hỏi cịn chưa rõ ràng, một số câu hỏi theo các ứng viên là khó trả lời và bị hỏi dồn dập nhiều (nhất là vị trí nhân viên tuyển dụng vì phải chịu áp lực về doanh số). Kế hoạch chuẩn bị về phòng ốc, thời gian cịn bị thay đổi do phịng họp có khách đột xuất, thành viên hội đồng phỏng vấn đến muộn, ứng
viên đến muộn hay các công tác chuẩn bị chưa được hồn thiện. Đa số nhân viên được điều tra thì hài lịng về sự đánh giá của thành viên Hội đồng tuyển dụng.
3.1.2. Quyết định tuyển dụng và hội nhập nhân viên mới
Kết thúc vòng phỏng vấn, TIN sẽ đưa ra những quyết định cuối cùng và gửi thông báo trúng tuyển tới các ứng viên qua email và điện thoại. Thời gian đưa quyết định trong khoảng từ 2-3 ngày, trong thời gian này công ty đánh giá các ứng viên dựa vào phiếu đánh giá (Phụ lục 8) để đưa ra được quyết định tuyển dụng chuẩn bị cho hội nhập nhân viên.
Nếu hết đợt phỏng vấn mà công ty không thể chọn được người phù hợp thì cán bộ nhân sự tiếp tục nhận hồ sơ chọn ứng viên đáp ứng cơ bản về tiêu chuẩn công việc để tiếp tục phỏng vấn và chọn ứng viên phù hợp.
Ứng viên đã đáp ứng được yêu cầu tuyển dụng rồi thì tiến hành hội nhập nhân viên mới. Trước ngày hội nhập, Bộ phận nhân sự thơng báo cho những phịng ban tiếp nhận nhân viên, báo cáo với Giám đốc nhân sự về nhân sự mới, thông báo thời gian nhận việc của nhân viên và các phịng hành chính, tiếp tân để chuẩn bị cho ngày làm việc của nhân viên, thu xếp chỗ ngồi và nếu nhân viên cần đào tạo thì cũng lên kế hoạch đào tạo về giới thiệu công ty, nội quy lao động…
Hội nhập nhân lực mới: Ngày đần tiên đến công ty nhận việc, cán bộ nhân sự sẽ đưa nhân viên về phòng mà họ tiếp nhận cơng việc, cùng với Trưởng phịng tiến hành giới thiệu các thành viên phòng ban. Cán bộ nhân sự tiến hành phổ biến về nội quy, giới thiệu công ty… cho nhân viên.
Ứng viên trúng tuyển nhưng chưa được chính thức kí hợp đồng lao động thì cần phải qua một giai đoạn thử thách nữa đó là thử việc. Phịng nhân sự soạn thảo và trình Tổng Giám Đốc cơng ty kí quyết định thử việc cho người lao động mới. Thời gian thử việc tùy vào vị trí cơng việc mà người lao động đảm nhiệm, đối với các vị trí của cơng ty thì thường thử việc 1-2 tháng. Trong quá trình thử việc nhân sự mới sẽ được Trưởng phịng đào tạo cơ bản về cơng việc mà họ đảm nhận, tìm hiểu những tài liệu liên quan đến công việc và thực hiện công việc theo sự chỉ đạo của Trưởng phịng. Sau q trình thử việc thì Trưởng phịng sẽ nhận xét kết quả thử việc và chuyển cho Phịng Nhân sự để trình Giám đốc Nhân sự quyết định có kí hợp đồng lao động chính thức đối với nhân sự mới hay khơng.
Hình 3.6: Mức độ hài lịng của nhân viên trong quá trình hội nhập nhân lực mới
Nguồn: Tổng hợp phiếu điều tra
Qua khảo sát những nhân viên cơng ty thì đa số đánh giá quá trình hội nhập nhân viên diễn ra tốt, họ tiếp cận với cơng việc, được hướng dẫn tận tình và chi tiết. Tuy nhiên cũng có những hạn chế như họ được tham gia đào tạo nhưng chất lượng buổi đào tạo không cao, chưa thực sự giúp nhân viên mới học hỏi được công việc thực tế.
3.3.4 Đánh giá tuyển dụng nhân lực
Tại TIN chưa có sự quan tâm đúng mức đến công tác đánh giá tuyển dụng, cụ thể là những tiêu chí đánh giá khơng rõ ràng gây khó khăn cho công tác tuyển mộ, đánh giá sau phỏng vấn và vì thế mà chưa có biện pháp cụ thể cho những đợt tuyển dụng sau.
Bảng 3.2 : Chỉ tiêu đánh giá kết quả tuyển dụng Công ty giai đoạn 2014-2016
Năm Chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 So sánh 2015 – 2014 2016 - 2015 Chênh lệch Tỷ lệ (%) Chênh lệch Tỷ lệ (%) Tổng số hồ sơ ứng viên 167 175 198 8 4.8 23 13
Số lượng ứng viên qua vòng
sơ loại 94 87 103 (-7) 7.4 16 18.4
Số nhân viên được tuyển dụng 63 59 87 (-4) 25 28 47.5
Số lượng nhân viên đáp ứng
yêu cầu công việc 36 48 71 12 6.3 26 48
Số lượng nhân viên tuyển
dụng nghỉ việc 27 11 16 (-16) 59.3 5 45.5
Qua bảng trên ta thấy được số hồ sơ ứng tuyển qua các năm, năm 2014 có 167 bộ hồ sơ ứng tuyển, năm 2015 có 175 tăng so với năm 2014 là 8 bộ hồ sơ (tăng 4.8%), năm 2016 lại tăng so với năm 2015 là 23 bộ hồ sơ (tăng 13%), qua đó ta có thể thấy rằng cơng tác truyền thông của công ty được thực hiện khá tốt, đồng đều so với các năm.
Ta cũng nhận thấy rằng số hồ sơ vượt qua vòng lọc hồ sơ qua các năm chất lượng không đồng đều. Năm 2014 là 94/167, năm 2015 là 87/175 và năm 2016 là 103/198 tương ứng với. Điều này cho thấy nguồn tuyển mộ chủ yếu là bên ngoài doanh nghiệp mặc dù khá dồi dào, kết quả đạt được qua mỗi năm chưa có hiệu quả rõ rệt, kết quả năm 2014 và 2015 xấp xỉ nhau, đến năm 2016 vượt hơn được 18.4%, đây là tỷ lệ khá tốt, tuy nhiên hiệu quả cịn kém mặc dù đã có sự cố gắng của đội ngũ nhân viên tuyển dụng trong q trình tuyển mộ.
Bảng 3.3: Chi phí tuyển dụng theo trình độ lao động của cơng ty giai đoạn 2014-2016
Đơn vị: Triệu đồng
STT Trình độ Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
1 Đại học và trên đại học 110.4 203.3 336.3
2 Cao đẳng và trung cấp 92.6 90.4 122.2
3 Lao động phổ thông 13.5 8.2 12.4
4 Tổng chi phí 216.5 301.9 470.9
Nguồn: Phịng kế tốn
Từ bảng trên ta có thể thấy, chi phí tuyển dụng lao động tăng dần qua các năm cho thấy Ban lãnh đạo cũng như Phịng nhân sự đã có sự quan tâm đúng mức đến cơng tác tuyển dụng. Chi phí cho người lao động trình độ đại học và trên đại học năm 2016 là 336.3 triệu đồng tăng 225.9 triệu đồng, gấp 3 lần so với năm 2014. Tổng chi phí năm 2015 tăng gần 2.2 lần so với năm 2014. Việc tăng về chi phí tuyển dụng là hợp lý bởi lẽ nhân lực mà doanh nghiệp tìm kiếm trên thị trường hiện nay cạnh tranh rất nhiều và là những lao động thành thạo ngoại ngữ. Tuy nhiên, thì mức chi cho tuyển dụng cịn q thấp so với nhu cầu tuyển dụng của công ty.
Qua việc phát phiếu điều tra cho thấy chi phí lớn nhất trong khâu tuyển dụng của cơng ty là chi phí thay đổi nhân sự với 52%, sau đó đến chi phí tuyển chọn là 24%, chi phí quảng cáo là 16% và có 8% chi phí thử việc. Bởi lẽ, khi có bất cứ nhân viên nào nghỉ việc thì việc thay thế nhân lực là cần thiết và khó khăn với bộ phận tuyển dụng
nhất là vị trí Thanh tra viên, vị trí này khó tìm kiếm và để thành thạo cơng việc là q trình dài học hỏi và tích lũy kinh nghiệm nên ngay khi có nhân sự nghỉ việc thì Phịng nhân sự phải có kế hoạch tuyển dụng kịp thời, có thời gian đào tạo cho nhân lực mới.
3.4. Đánh giá thành công, hạn chế và nguyên nhân