(Nguồn cung cấp: Phịng kế tốn cơng ty) Căn cứ vào đặc điểm của tổ chức sản xuất kinh doanh, phịng kế tốn của Cơng ty có 06 nhân viên bao gồm: 01 Kế tốn trưởng, 04 kế toán viên và 01 thủ quỹ, mỗi nhân viên giữ vai trò nhất định và đảm nhiệm một phần hành thích hợp theo năng lực và trình độ của mình
* Kế tốn trưởng: Là người có trách nhiệm phụ trách, chỉ đạo mọi hoạt động của phịng kế tốn, xây dựng mơ hình bộ máy kế tốn của cơng ty, từ đó phân cơng trách nhiệm cho các bộ phận đối với từng loại cơng việc. Kế tốn trưởng có nhiệm vụ giúp cho ban giám đốc thực hiện cơng tác kế tốn, có nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định của pháp luật. Kế toán trưởng là người phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi hoạt động trong bộ máy kế toán và tham mưu cho Giám đốc về tình hình tài chính của cơng ty đồng thời lập và gửi các báo cáo kế toán, quản trị kịp thời cho các cấp lãnh đạo.
* Kế tốn tổng hợp: Có nhiệm vụ so sánh, đối chiếu và tổng hợp các số liệu
từ các bộ phận kế toán, tổng hợp và lập báo cáo tài chính trình kế tốn trưởng duyệt. KẾ TOÁN BÁN HÀNG & CƠNG NỢ KẾ TỐN THANH TOÁN VÀ NGÂN HÀNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG THỦ QUỸ KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP
* Kế tốn bán hàng và cơng nợ: Theo dõi, phản ánh và cập nhật liên tục tình hình cơng nợ phải thu, phải trả của công ty, theo dõi và phản ánh về số liệu bán hàng, cung cấp dịch vụ và sổ bán hàng, cung cấp dịch vụ, sổ doanh thu và các sổ sách liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền của từng khách hàng.Thường xuyên liên lạc với khách hàng và nhà cung cấp để đối chiếu công nợ phải thu, phải trả đồng thời chịu trách nhiệm phối hợp với phòng kinh doanh đôn đốc việc thu nợ của khách hàng
* Kế toán thanh toán và ngân hàng: Lập các chứng từ phiếu thu, phiếu chi và tiến hành thanh toán hàng ngày cho nhân viên công ty và nhà cung cấp. Hàng ngày vào sổ quỹ tiền mặt, đối chiếu số dư tồn quỹ hàng ngày với thủ quỹ. Đồng thời quản lý các loại vốn vay của ngân hàng, hạch toán các nghiệp vụ vay, trả vốn với ngân hàng
* Kế tốn tiền lương: Có nhiệm vụ phản ảnh chính xác thời gian kết quả
lao động của các nhân viên. Tính và thanh tốn lương cho nhân viên cơng ty kịp thời và chính xác, tính tốn hợp lý tiền lương và các khoản trích theo lương. Định kỳ phân tích tình hình lao động tăng giảm trong kỳ và quản lý chi tiêu tiền lương của Công ty
* Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm quản lý thu, chi tiền mặt hàng ngày tại Công
ty. Nhập xuất tiền căn cứ trên các chứng từ đã được Kế toán trưởng và Giám đốc phê duyệt. Cuối mỗi ngày thủ quỹ tiến hành đối chiếu số tồn quỹ trong két với số dư tồn quỹ trên sổ quỹ tiền mặt của kế tốn thanh tốn
2.1.5. Chính sách cơng ty áp dụng
Căn cứ vào quy mô và đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý tài chính của Cơng ty nên các chính sách kế tốn chung của Cơng ty được áp dụng như sau:
- Chế độ kế toán áp dụng: Cơng ty áp dụng chế độ kế tốn doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ tài chính
- Đồng tiền tệ sử dụng trong kế tốn: Cơng ty sử dụng đồng tiền trong hạch toán là: Đồng Việt Nam (VND)
- Niên độ kế toán: Niên độ kế tốn của Cơng ty áp dụng theo quy định của Luật kế toán số 03/2003/QH11 là 12 tháng (1 năm), bắt đầu từ đầu quý và kết thúc vào cuối quý
- Kỳ kế toán: Kỳ kế tốn của Cơng ty là kỳ kế tốn năm, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm
- Hình thức kế tốn áp dụng: Nhật ký chung
- Phương pháp tính thuế GTGT: Cơng ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho
+ Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Hàng tồn kho được đánh giá theo nguyên tắc giá gốc
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên
+ Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Vì là Cơng ty dịch vụ nên hàng năm khơng phải trích lập hàng tồn kho
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Cơng ty áp dụng phương pháp tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng và theo thời gian sử dụng hữu ích ước tính của tài sản. Thời gian khấu hao được áp dụng phù hợp với thời gian khấu hao quy định tại Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC của Bộ tài chính
2.1.6. Tổ chức hệ thống thông tin kế tốn tại Cơng ty Cổ phần Sở Hữu Trí Tuệ Davilaw
2.1.6.1. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn
Cơng ty đăng ký sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất của Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 cùng các văn bản quy định bổ sung, sửa đổi, và hiện nay Cơng ty đang sử dụng phần mềm kế tốn Misa 2010.NET do Công ty Cổ phần Misa thiết kế theo yêu cầu và mặt hàng kinh doanh của Công ty.
Các tài khoản được áp dụng theo đúng Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính và được mở chi tiết đến tài khoản cấp III, cấp IV.
-Tài khoản sử dụng: TK 1111 . Kế toán tiền mặt TK 112 Kế toán tiền gửi ngân hàng
TK 211, 213.Kế toán tài sản cố định TK 334, 338 Kế tốn tiền lương
TK 6411: Chi phí nhân viên TK 6412: Chi phí vật liệu
TK 6414: Chi phí khấu hao tài sản cố định TK 6418: Chi phí khác bằng tiền
……………………
Đồng thời Cơng ty cũng có thay đổi tên một số tài khoản cho phù hợp với hoạt động kinh doanh
Ví dụ: + Tài khoản
- Theo QĐ 48 thì TK 5111 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ nhưng theo đặc thù của Cơng ty thì đã đổi tên TK 5111 – Doanh thu cung cấp dịch vụ
- Tài khoản chi phí (TK 154): Cơng ty đã chi tiết như sau:
+ TK 1541: Chi phí dịch vụ liên quan trực tiếp + TK 1542: Chi phí lương
+ TK 1543: Chí phí sản xuất chung + TK 1544: Chi phí khấu hao
- Tài khoản chi phí quản lý kinh doanh (TK 642) đã được Công ty chi tiết cụ thể như sau:
+ TK 6421: Chi phí vật liệu quản lý + TK 6422: Chi phí nhân viên quản lý
+ TK 6423: Chi phí dụng cụ đồ dùng văn phịng + TK 6424: Chi phí khấu hao
+ TK 6426: Chi phí văn phịng
+ TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngồi + TK 6428: Chi phí khác …v v
2.1.6.2. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Do đặc thù của ngành nghề hoạt động kinh doanh của Cơng ty nên có rất nhiều các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày, để khơng bị thiếu xót trong việc cập nhật chứng từ hàng ngày kế tốn cơng ty đã sử dụng hệ thống sổ sách kế tốn theo hình thức “Nhật ký chung”. Ngun tắc của hình thức kế tốn “Nhật ký chung” là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó, dựa vào số liệu trên “Nhật ký chung” để ghi “Sổ cái” cho từng nghiệp vụ phát sinh
Hình thức kế tốn “Nhật ký chung” bao gồm các loại sổ sách như( sổ nhật ký chung, Các sổ, thẻ kế toán chi tiết và Sổ cái
Hiện nay cơng ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký chung trên nền phần mềm kế tốn Misa 2010.NET. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn “Nhật ký chung” của cơng ty được thể hiện qua sơ đồ 2.2