Bộ máy kế tốn của Cơng ty được khái quát bằng sơ đồ
Sơ đồ 2.1 - Tổ chức bộ máy kế toán
(Nguồn cung cấp: Phịng kế tốn cơng ty) Căn cứ vào đặc điểm của tổ chức sản xuất kinh doanh, phịng kế tốn của Cơng ty có 06 nhân viên bao gồm: 01 Kế tốn trưởng, 04 kế toán viên và 01 thủ quỹ, mỗi nhân viên giữ vai trò nhất định và đảm nhiệm một phần hành thích hợp theo năng lực và trình độ của mình
* Kế tốn trưởng: Là người có trách nhiệm phụ trách, chỉ đạo mọi hoạt động của phịng kế tốn, xây dựng mơ hình bộ máy kế tốn của cơng ty, từ đó phân cơng trách nhiệm cho các bộ phận đối với từng loại cơng việc. Kế tốn trưởng có nhiệm vụ giúp cho ban giám đốc thực hiện cơng tác kế tốn, có nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định của pháp luật. Kế toán trưởng là người phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi hoạt động trong bộ máy kế tốn và tham mưu cho Giám đốc về tình hình tài chính của cơng ty đồng thời lập và gửi các báo cáo kế toán, quản trị kịp thời cho các cấp lãnh đạo.
* Kế tốn tổng hợp: Có nhiệm vụ so sánh, đối chiếu và tổng hợp các số liệu
từ các bộ phận kế toán, tổng hợp và lập báo cáo tài chính trình kế tốn trưởng duyệt. KẾ TỐN BÁN HÀNG & CƠNG NỢ KẾ TỐN THANH TOÁN VÀ NGÂN HÀNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG THỦ QUỸ KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP
* Kế tốn bán hàng và cơng nợ: Theo dõi, phản ánh và cập nhật liên tục tình hình cơng nợ phải thu, phải trả của công ty, theo dõi và phản ánh về số liệu bán hàng, cung cấp dịch vụ và sổ bán hàng, cung cấp dịch vụ, sổ doanh thu và các sổ sách liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền của từng khách hàng.Thường xuyên liên lạc với khách hàng và nhà cung cấp để đối chiếu công nợ phải thu, phải trả đồng thời chịu trách nhiệm phối hợp với phịng kinh doanh đơn đốc việc thu nợ của khách hàng
* Kế toán thanh toán và ngân hàng: Lập các chứng từ phiếu thu, phiếu chi và tiến hành thanh toán hàng ngày cho nhân viên công ty và nhà cung cấp. Hàng ngày vào sổ quỹ tiền mặt, đối chiếu số dư tồn quỹ hàng ngày với thủ quỹ. Đồng thời quản lý các loại vốn vay của ngân hàng, hạch toán các nghiệp vụ vay, trả vốn với ngân hàng
* Kế tốn tiền lương: Có nhiệm vụ phản ảnh chính xác thời gian kết quả
lao động của các nhân viên. Tính và thanh tốn lương cho nhân viên cơng ty kịp thời và chính xác, tính tốn hợp lý tiền lương và các khoản trích theo lương. Định kỳ phân tích tình hình lao động tăng giảm trong kỳ và quản lý chi tiêu tiền lương của Công ty
* Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm quản lý thu, chi tiền mặt hàng ngày tại Công
ty. Nhập xuất tiền căn cứ trên các chứng từ đã được Kế toán trưởng và Giám đốc phê duyệt. Cuối mỗi ngày thủ quỹ tiến hành đối chiếu số tồn quỹ trong két với số dư tồn quỹ trên sổ quỹ tiền mặt của kế tốn thanh tốn
2.1.5. Chính sách cơng ty áp dụng
Căn cứ vào quy mô và đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý tài chính của Cơng ty nên các chính sách kế tốn chung của Cơng ty được áp dụng như sau:
- Chế độ kế toán áp dụng: Cơng ty áp dụng chế độ kế tốn doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 của Bộ tài chính
- Đồng tiền tệ sử dụng trong kế tốn: Cơng ty sử dụng đồng tiền trong hạch toán là: Đồng Việt Nam (VND)
- Niên độ kế toán: Niên độ kế tốn của Cơng ty áp dụng theo quy định của Luật kế toán số 03/2003/QH11 là 12 tháng (1 năm), bắt đầu từ đầu quý và kết thúc vào cuối quý
- Kỳ kế toán: Kỳ kế tốn của Cơng ty là kỳ kế tốn năm, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm
- Hình thức kế tốn áp dụng: Nhật ký chung
- Phương pháp tính thuế GTGT: Cơng ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho
+ Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Hàng tồn kho được đánh giá theo nguyên tắc giá gốc
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên
+ Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Vì là Cơng ty dịch vụ nên hàng năm khơng phải trích lập hàng tồn kho
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Cơng ty áp dụng phương pháp tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng và theo thời gian sử dụng hữu ích ước tính của tài sản. Thời gian khấu hao được áp dụng phù hợp với thời gian khấu hao quy định tại Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC của Bộ tài chính
2.1.6. Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn tại Cơng ty Cổ phần Sở Hữu Trí Tuệ Davilaw
2.1.6.1. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn
Cơng ty đăng ký sử dụng hệ thống tài khoản thống nhất của Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 cùng các văn bản quy định bổ sung, sửa đổi, và hiện nay Cơng ty đang sử dụng phần mềm kế tốn Misa 2010.NET do Công ty Cổ phần Misa thiết kế theo yêu cầu và mặt hàng kinh doanh của Công ty.
Các tài khoản được áp dụng theo đúng Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính và được mở chi tiết đến tài khoản cấp III, cấp IV.
-Tài khoản sử dụng: TK 1111 . Kế toán tiền mặt TK 112 Kế toán tiền gửi ngân hàng
TK 211, 213.Kế toán tài sản cố định TK 334, 338 Kế toán tiền lương
TK 6411: Chi phí nhân viên TK 6412: Chi phí vật liệu
TK 6414: Chi phí khấu hao tài sản cố định TK 6418: Chi phí khác bằng tiền
……………………
Đồng thời Cơng ty cũng có thay đổi tên một số tài khoản cho phù hợp với hoạt động kinh doanh
Ví dụ: + Tài khoản
- Theo QĐ 48 thì TK 5111 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ nhưng theo đặc thù của Cơng ty thì đã đổi tên TK 5111 – Doanh thu cung cấp dịch vụ
- Tài khoản chi phí (TK 154): Cơng ty đã chi tiết như sau:
+ TK 1541: Chi phí dịch vụ liên quan trực tiếp + TK 1542: Chi phí lương
+ TK 1543: Chí phí sản xuất chung + TK 1544: Chi phí khấu hao
- Tài khoản chi phí quản lý kinh doanh (TK 642) đã được Công ty chi tiết cụ thể như sau:
+ TK 6421: Chi phí vật liệu quản lý + TK 6422: Chi phí nhân viên quản lý
+ TK 6423: Chi phí dụng cụ đồ dùng văn phịng + TK 6424: Chi phí khấu hao
+ TK 6426: Chi phí văn phịng
+ TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngồi + TK 6428: Chi phí khác …v v
2.1.6.2. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán
Do đặc thù của ngành nghề hoạt động kinh doanh của Cơng ty nên có rất nhiều các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày, để khơng bị thiếu xót trong việc cập nhật chứng từ hàng ngày kế tốn cơng ty đã sử dụng hệ thống sổ sách kế tốn theo hình thức “Nhật ký chung”. Ngun tắc của hình thức kế tốn “Nhật ký chung” là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó, dựa vào số liệu trên “Nhật ký chung” để ghi “Sổ cái” cho từng nghiệp vụ phát sinh
Hình thức kế tốn “Nhật ký chung” bao gồm các loại sổ sách như( sổ nhật ký chung, Các sổ, thẻ kế toán chi tiết và Sổ cái
Hiện nay cơng ty đang áp dụng hình thức sổ kế tốn Nhật ký chung trên nền phần mềm kế tốn Misa 2010.NET. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức kế tốn “Nhật ký chung” của cơng ty được thể hiện qua sơ đồ 2.2
Sơ đồ 2.2 - Sơ đồ hình thức kế tốn Nhật ký chung
Ghi chú:
Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế tốn chi tiêt thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày,căn cứ vào các chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung đặc biệt liên quan. Định kỳ (3,5,10,…ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi
Chứng từ gốc Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái TK Bảng tổng hợp sổ chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Sổ quỹ
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ: Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ nhật ký đặc biệt ( nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên Sổ Cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết ( được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính
2.1.6.3. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo kế tốn của Cơng ty Cổ phần Sở Hữu Trí Tuệ Davilaw đang thực hiện theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng 09 năm 2006 cùng các văn bản quy định bổ sung, sửa đổi
- Các loại báo cáo tài chính của cơng ty: Cơng ty lập đầy đủ các hệ thống báo cáo tài chính theo quy định của quyết định số 48/2006/QĐ-BTC bao gồm:
- Bảng cân đối kế toán
- Bảng cân đối phát sinh tài khoản - Báo cáo kết quả kinh doanh - Thuyết minh báo cáo tài chính - Bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Quyết toán thuế TNDN
Ngồi ra cơng ty cịn lập một số báo cáo quản trị chủ yếu - Báo cáo lãi lỗ hàng tháng
- Báo cáo các khoản phải thu và phải trả theo thời gian - Bảng cân đối kế toán hàng tháng
- Bảng tổng hợp lãi, lỗ của từng vụ việc
Và các báo cáo khác khi Giám đốc và ban lãnh đạo của Công ty yêu cầu - Kỳ lập báo cáo: Hệ thống báo cáo tài chính của Cơng ty được lập theo kỳ báo cáo năm
- Thời hạn lập báo cáo: Công ty thực hiện theo quy định của Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC nên thời hạn gửi báo cáo tài chính của Cơng ty cho các đơn
vị, cơ quan quản lý của nhà nước là trong vòng 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.
- Nơi gửi báo cáo: Cơng ty gửi báo cáo tài chính cho các cơ quan, đơn vị sau: + Chi cục Thuế Quận Ba Đình – Thành phố Hà Nội
+ Sở KH & ĐT Thành phố Hà Nội
+ Phịng Thống kê Quận Ba Đình và ban lãnh đạo của Cơng ty
- Trách nhiệm lập báo cáo tài chính: Báo cáo tài chính của Cơng ty do kế tốn tổng hợp lập và sau đó chuyển cho kế tốn trưởng kiểm tra ký duyệt và trình ban lãnh đạo Cơng ty
2.1.7.Các hình thức trả lương tại cơng ty
Có thể nói tiền lương là vấn đề khá phức tạp đối với tất cả các doanh nghiệp nói chung. Nó chi phối nhiều mặt hoạt động của cán bộ công nhân viên trong các doanh nghiệp, nhưng mặt khác nó lại chịu tác động của nhiều yếu tố: Luật lao động, thị trường lao động, mức giá cả sinh hoạt, vị trí địa lý, kiến thức kỹ năng và kinh nghiệm của nhân viên. Việc tính và trả chi phí lao động có thể thực hiện theo nhiều hình thức khác nhau, tùy theo đặc điểm kinh doanh, tính chất cơng việc và trình độ quản lý của doanh nghiệp. Mục đích của việc quy định các hình thức trả lương là nhằm quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động. Trên thực tế thường áp dụng các hình thức trả lương như (trả lương theo thời gian, theo sản phẩm và tiền lương khoán)
Hiện tại Cơng ty Cổ phần Sở hữu Trí tuệ đang áp dụng chế độ trả lương theo thời gian (trả theo ngày công lao động). Hình thức trả lương theo thời gian lao động: là hình thức trả lương căn cứ vào số ngày làm việc thực tế của công nhân viên trong 1 tháng (26 ngày) và số giời làm việc thực tế trong một ngày (8 giờ). Tiền lương tháng áp dụng để trả lương cho nhân viên hành chính, nhân viên quản lý và người lao động làm việc theo hợp đồng ngắn hạn. Có thể chia cách tính lương thời gian của Cơng ty thành các cách tính như sau:
+ Tiền lương tuần: Tiền lương ngày x số ngày làm việc trong tuần
Tiền lương tuần thường áp dụng để trả lương cho lao động bán thời gian, lao động thời vụ và được xác định như sau
+ Tiền lương giờ: là tiền lương trả cho một giờ làm việc và được xác định như sau:
Cách tính lương này mang tính bình qn, chưa chú ý đến tính chất lượng cơng việc của người lao động nên chưa kích thích tính tích cực và tinh thần trách nhiệm của người lao động. Vì vậy để khắc phục nhược điểm trên, Cơng ty cịn áp dụng song song hình thức trả lương theo thời gian có thưởng. Hình thức trả lương này kết hợp giữa với hình thức trả lương theo thời gian và tiền thưởng khi đạt được những chỉ tiêu về số lượng và chất lượng đã quy định. Hình thức trả lương này thường áp dụng đối với nhân viên kinh doanh, nhân viên làm việc bán thời gian…….Cách tính lương này là lấy lương theo thời gian nhân với thời gian làm việc thực tế sau đó cộng với tiền thưởng
Việc trả lương do giám đốc quyết định và trả theo hợp đồng lao động đã thỏa thuận. Tiền lương sẽ được trả 01 lần vào ngày cuối cùng của tháng. Trong trường hợp tạm ứng lương và thanh toán tạm ứng lương quy định khơng q ½ tương đương với 50% lương của tháng
2.1.8. Các khoản thanh toán khác với người lao động tại cơng ty
Cơng ty Cổ phần Sở hữu Trí tuệ Davilaw cũng thực hiện các khoản trích theo lương theo Luật bảo hiểm xã hội về mức đóng, tỷ lệ trích, căn cứ đóng để đảm bảo quyền lợi và lợi ích của người lao động trong những trường họ bị giảm hoặc mất thu nhập do khó khăn tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp…. Nó bao gồm: Bảo hiểm xã
Tiền lương quy định theo thỏa thuận Tiền lương ngày =
Số ngày làm việc trong tháng theo quy định (26 ngày)
Tiền lương ngày Tiền lương giờ =
hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm thất nghiệp, cịn kinh phí cơng đồn Cơng ty khơng tham gia
* Về Bảo hiểm xã hội:
+ Mức trích lập BHXH: Từ ngày 1/1/2012, mức trích lập BHXH là 24% trên quỹ tiền lương, tiền cơng đóng bảo hiểm xã hội, trong đó người lao động đóng góp 7% và người sử dụng lao động đóng góp 17%. Và theo quy định tỷ lệ này cứ 2 năm sẽ tăng thêm 2% (trong đó người lao động đóng thêm 1% và người sử dụng lao động đóng thêm 1%) cho đến khi đạt tỷ lệ trích lập là 26%,