Đối với nghiệp vụ nhập kho NVL, kế tốn tại cơng ty TNHH Thời Trang Số 9 sử dụng các chứng từ như hóa đơn bán hàng ( nhà cung cấp), phiếu nhập kho....
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế tốn – kiểm toán
Bộ phận cung ứng vật tư dựa trên kế hoạch sản xuất, tình hình tồn kho và tiêu thụ sản phẩm của cơng ty để tính ra số NVL cần mua và lựa chọn nhà cung cấp NVL. Sau đó sẽ cử cán bộ đi mua và vận chuyển về cơng ty kèm theo hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng.
Nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá trị của sản phẩm, vì vậy khi tiến hành mua vật liệu về để sản xuất thì trước khi nhập kho nguyên vật liệu sẽ được kiểm nghiệm thật chặt chẽ để xác định số lượng, chất lượng, chủng loại và quy cách thực tế của cật liệu.
Công tác kiểm nghiệm được tiến hành bởi một ban chuyên trách thuộc phòng kế hoạch sản xuất, thủ kho vật tư và người giao hàng. Trong quá trình vật liệu nhập kho nếu phát hiện thiếu, thừa vật liệu hoặc vật liệu sai quy cách, kém phẩm chất thì phải xác định rõ nguyên nhân và báo lại ban giám đốc. Nếu nguyên nhân là từ phía nhà cung cấp, cơng ty có thể yêu cầu nhà cung cấp giảm giá hoặc từ chối nhận số ngun vật liệu đó.
Ví dụ: Ngày 28 tháng 8 năm 2016 công ty mua của cơng ty TNHH Cơng
Nghệp Dệt May Thái Bình Dương 1.398 mét vải CR76 đơn giá 26000đồng/mét, 1400 mét vải G2001 đơn giá 28000đồng/mét, 1400 mét vải K3001 đơn giá 29000đồng/mét, 1200 mét vải TP4517đơn giá 36500 đồng/mét, 1400 mét vải TPHP145 21000đồng/mét. Theo hóa đơn số 0001128.Thuế GTGT 10%, cơng ty thanh tốn bằng tiền gửi ngân hàng.Theo như hợp đồng đã ký kết, chi phí vận chuyển sẽ do cơng ty TNHH Cơng nghiệp dệt may Thái Bình Dương chi trả, do vậy, giá trị của số NVL này chỉ bao gồm giá ghi trên hóa đơn.
Khi nhập hàng, có hóa đơn GTGT ( Phụ lục 13), nhận hàng sẽ kiểm kê theo hóa đơn GTGT nếu kiểm kê đủ và tiến hành thủ tục nhập kho cho NVL.
Phiếu nhập kho được cán bộ cung ứng lập trên cơ sở kết quả kiểm kê hóa đơn bán hàng của người cung cấp hoặc hợp đồng mua hàng mà công ty đã ký kết. Phiếu nhập kho tại công ty được lập thành 3 liên.
Liên 1: Lưu tại quyển gốc
Liên 2: Giao cho người giao hàng
Liên 3: Lưu chuyển để ghi thẻ kho vào sổ kế toán. Phiếu nhập kho sẽ được lập như sau: ( Phụ lục 4).
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế tốn – kiểm toán
Hạch toán chi tiết NVL nhập kho
Doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kế khai thường xuyên. Căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan phản ánh giá trị nguyên liệu, vật liệu nhập kho ta hạch tốn như sau:
Nợ TK 1521: Nợ TK 133:
Có TK 111:
Sổ chi tiết tài khoản 152
Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu.
Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho nguyên vật liệu tại công ty TNHH Thời Trang Số 9 được khái quát theo sơ đồ sau:
Tại công ty TNHH Thời Trang Số 9, hàng tháng hay khi có nhu cầu về vật liệu , bộ phận sử dụng lập giấy tờ đề nghị xuất vật tư. Giấy đề nghị xuất vật tư được lâp trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh và nhu cầu sản xuất từng bộ phận, Nếu giấy đề nghị này được kế tốn trưởng hoặc giám đốc ký duyệt thì sẽ được chuyển cho kế tốn vật tư và thủ kho sẽ căn cứ vào đó để xuất vật tư và ghi số lượng thực xuất vào đó. Cũng như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho được lập thành 3 liên.
Liên 1: Lưu tại quyển gốc
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế tốn. Liên 3: Người nhận vật tư giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.
Ví dụ: Ngày 2 tháng 11 năm 2016, để phục vụ cho hoạt động sản xuất tại công
ty, quản lý phân xưởng yêu cầu xuất 800 mét vải chính (CR76) và 400 mét vải lót( G2001) để sản xuất cho mã Đầm 3226. Khi đó bộ phân yêu cầu sẽ lập giấy đề nghị xuất vật tư. Căn cứ vào bộ phận đề nghị xuất vật tư đã được duyệt, các bộ phận liên quan tiến hành xuất kho nguyên vật liệu và phiếu xuất kho được lập theo mẫu sau: ( Phụ lục 5)
Hạch toán chi tiết NVL xuất kho
Căn cứ vào các phiếu xuất nguyên vật liệu, ta hạch toán như sau: Nợ TK 621:
Nợ TK 627, 642,642 Có TK 152:
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế tốn – kiểm toán
Phương pháp hạch toán chi tiết NVL tại cơng ty
Kế tốn chi tiết ngun vật liệu là cơng việc hạch tốn kết hợp giữa bộ phận kho và bộ phận kế tốn nhằm mục đích theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho từng loại NVL về cả số lượng, chủng loại, chất lượng một cách chặt chẽ, NVL tại công ty rất đa dạng, các nghiệp vụ nhập – xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày, Do đó cơng việc kế tốn chi tiết NVL là vô cùng quan trọng.
Hiện nay, công ty TNHH Thời Trang Số 9 hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song. Phương pháp này giúp kế tốn dễ dàng thực hiện các cơng việc kiểm tra, đối chiếu từ đó dễ dàng phát hiện ra các sai sót trong q trình ghi chép, hạch tốn, nhập dữ liệu. Bên cạnh đó, phương pháp này cịn giám sát chặt chẽ tình hình nhập – xuất - tồn kho vật liệu cả về số lượng và giá trị. Theo phương pháp này, kế toán hạch toán chi tiết trên cơ sở phiếu nhập kho, xuất kho....
Trình tự kế tốn chi tiết vật liệu tại Cơng ty TNHH Thời Trang Số 9 theo phương pháp thẻ song song được khái quát theo sơ đồ sau: ( Phụ lục 1)
Kế toán chi tiết NVL tại kho
Tại kho, thủ kho sử dụng thẻ kho theo mẫ quy định để thực hiện ghi chép tình hình nhập – xuất – tồn kho của NVL hàng ngày theo chỉ tiêu số lượng. Thẻ kho được mở cho từng loại NVL và được sắp xếp theo nhóm để thuận tiện trong việc ghi chép và kiểm tra, đối chiếu với kế toán.
Hàng ngày, khi nhận chứng từ kế toán về nhập xuất kho NVL thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ. Sau đó, tiến hành thực nhập và thực xuất NVL, ghi số thực nhập – thực xuất vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và thẻ kho. Các chứng từ nhập – xuất kho được thủ kho sắp xếp riêng theo từng loại cật liệu để định kỳ 5- 10 ngày kế tốn xuống kho lấy về phịng kế toán để hạch toán.
Cuối tháng, Kế tốn NVL tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho theo cơng thức:
Định kỳ, nhân viên kế tốn xuống kho nhận lại chứng từ sau khi đã có xác nhận của Kế toán NVL, đồng thời kiểm tra việc ghi chép thẻ kho, sau đó ký xác nhận vào thẻ kho. Số tồn cuối tháng = Số tồn đầu tháng + Số nhập trong tháng - Số xuất trong tháng
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế toán – kiểm toán
Kế tốn chi tiết NVL tại phịng kế toán.
Kế toán sử dụng sổ chi tiết NVL và bảng tổng hợp nhập xuất tồn. Định kỳ 7- 10 ngày, kế toán phải xuống kho kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của Kế toán NVL kiêm TSCĐ, đối chiếu kiểm tra số tồn kho cuối kỳ của từng thứ NVL, ký vào thẻ kho và nhận lại chứng từ nhập xuất. Khi nhận lại được chứng từ do Kế toán NVL kiêm TSCĐ chuyển giao, kế toán kiểm tra lại chứng từ, sử dụng để ghi sổ vào lưu.
Khi nhận được phiếu nhập kho trong tháng, căn cứ vào các chứng từ này kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết cho từng loại NVL về mặt số lượng và giá trị.
Căn cứ vào sổ chi tiết vật tư kế toán ghi vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn vào cuối tháng. Bảng này được lập để phản ánh một cách khái quát tình hình nhập, xuất, tồn diễn ra trong tháng của tất cả các NVL có trong kho. Mỗi dịng phản ánh số liệu của một loại NVL. Số liệu ghi vào cột nhập trong kỳ, xuất trong kỳ của mỗi một dòng là số liệu tổng cộng nhập, xuất trong tháng trên sổ chi tiết vật tư của từng loại vật tư. Số liệu trên bảng nhập – xuất – tồn dùng để đối chiếu với phát sinh nợ, phát sinh có và số dư trên sổ cái TK 152.
2.2.4.2. Kế tốn tổng hợp NVL tại cơng ty
NVL là tài sản lưu động của công ty và được nhập – xuất thường xuyên. Bên cạnh cơng tác kế tốn chi tiết NVL, kế tốn tổng hợp tình hình nhập – xuất – tồn kho nguyên vật liệu là không thể thiếu. Tại công ty TNHH Thời Trang Số 9, hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên, đây là phương pháp theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống sự biến động nhập, xuất, tồn tại bất cứ thời điểm nào trên sổ tổng hợp. Với tình hình NVL tại cơng ty, việc sử dụng phương pháp này rất hợp lý.
Hiện nay việc hạch toán tổng hợp tại cơng ty đang sử dụng hình thức ghi sổ là “Chứng từ ghi sổ”. Hàng ngày kế tốn NVL căn cứ vào hóa đơn bán hàng, hóa dơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy. Phần mêm kế toán trên máy sẽ tự động lập bảng kê nhập – xuất vật liệu, chứng từ ghi sổ, từ đó được dùng để vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ và tiếp đó vào sổ Cái TK 152 và các tài khoản có liên quan khác.
Cuối tháng kế tốn tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ Cái và bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn để đảm bảo sự khớp đúng.
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế tốn – kiểm tốn
Tài khoản sử dụng và mã hóa chi tiết tài khoản tại cơng ty
Trong q trình hạch tốn tổn hợp NVL tại cơng ty TNHH Thời Trang Số 9, với các nghiệp vụ nhập kho, nguyên vật liệu nhập chủ yếu là mua ngồi, khơng có trường hợp tăng NVL do góp vốn liên doanh, gia cơng chế biến. Thu mua nguyên vật liệu tịa công ty do bộ phận cung ứng tiến hành trên cơ sở thỏa thuận mua bán giữa hai bên. Hình thức thanh tốn có thể là trả tiền trước, trả tiền mặt, tiền gửi ngân hàng... do đó kế tốn tổng hợp nguyên vật liệu sử dụng các tài khoản sau:
TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu để phản ánh tình hiện biến động, giá trị hiện cịn của NVL tại công ty.
Theo yêu cầu quản lý và đặc điểm hoạt động của công ty, TK 152 được mở chi tiết các tài khoản sau:
TK1521- NVL chính (theo dõi theo từng mã vật liệu) TK 1522 - NVL phụ
TK1523 – Nhiên liệu
TK1524 – Phụ tùng thay thế Cụ thể:
TK 1521 được mở sử dụng cho các loại NVL chính bao gồm các loại vải... Trong mỗi loại vật liệu này lại được chia thành nhiều nhóm khác nhau, mỗi nhóm được ký hiệu một mã số để ghi sổ kế tốn. Ví dụ như: Vải Dạ có mã số Dạ 01, Dạ 02......, Vải Thơ có mã số Thơ 01, Thơ 02...., Vải Lót có mã số LĨT 01, LĨT 02..... Kế tốn sử dụng những mã số vật liệu này để ghi sổ chi tiết theo dõi chi tiết cho từng loại vật tư.
TK 1522 được mở cho các NVL phụ như chỉ, cúc, khóa, khuy cài, then cài, hạt trang trí...... Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến vật liệu phụ này đều được hạch toán vào TK1522, tất cả vật liệu phụ đều được hạch tốn vào TK1522. Doanh nghiệp khơng mã hóa cho từng nhóm vật liệu phụ nên vật liệu phụ đều được theo dõi chung trong TK 1522.
TK1523 được mở để theo dõi nhiên liệu dùng cho máy móc, ... Tất cả các loại nhiên liệu đều được theo dõi trên TK 1523.
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế toán – kiểm tốn
BẢNG MÃ HĨA CÁC LOẠI NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU CHÍNH
STT Tên nguyên liệu, vật liệu Mã nguyên liệu, vật liệu Ghi chú
1 Vải Dạ DẠ 01
2 DA 02
3 DA 03
...... ........
1 Vải Cotton Cot 01
2 Cot 02 3 Cot 03 ..... ......... 1 Vải lót LOT 01 2 LOT 02 3 LOT 03 ..... ......... 1 Chỉ CHỈ 01 2 CHỈ 02 3 CHỈ 03 ..... ........
Mỗi một loại nguyên vật liệu thì sẽ được lập thành một quyển sổ khác nhau và được mã hóa theo quy chuẩn nhất định. Nguyên vật liệu nào được nhập về sau sẽ được tạo mã sau lần lượt theo thứ tự.
Ngoài các tài khoản chủ yếu trên, kế tốn ngun vật liệu cịn sử dụng một số tài khoản khác như: TK 331,111,112,133,...
Đối với các nghiệp vụ nhập xuất NVL, nguyên vật liệu tại công ty được xuất dùng cho sản xuất sản phẩm, công tác quản lý tại phân xưởng và quản lý chung tại các bộ phận khác trong công ty. Tùy từng trường hợp xuất và mục đích sử dụng mà kế tốn NVL tiến hành hạch toán, phân bổ đúng đối tượng sử dụng. Kế toán tổng hợp xuất NVL thường sử dụng các tài khoản sau:
TK 152: Nguyên vật liệu TK 621: Chi phí NVL trực tiếp TK 627: Chi phí sản xuất chung
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế tốn – kiểm tốn
TK 641: Chi phí bán hang
TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Tuy nhiên do đây là phần hành kế tốn NVL nên TK chính được sử dụng chính là TK 152. Kết cấu của TK này như sau:
Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài,
nguyên vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê.
Bên Có: Phản ánh giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho dùng vào sản
xuất, kinh doanh trị giá NVL trả lại người bán, hoặc được giảm giá hang mua, trị giá nguyên vật liệu hao hụt phát hiện thiếu khi kiểm kê.
Dư bên Nợ: Phản ánh giá trị thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ.
Kế toán tổng hợp nhập kho nguyên vật liệu.
Trong mỗi hình thức kế tốn khác nhau thì sổ kế tốn tổng hợp ngun vật liệu sử dụng cũng khác nhau. Cơng ty áp dụng hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Vận dụng tài khoản tại công ty:
1. Đối với nguyên liệu, vật liệu mua về nhập kho dùng để sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, ghi:
Nợ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu ( giá mua chưa thuế) Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ.
Có các TK 111, 112… : Tổng giá thanh tốn.
Nếu thuế GTGT đầu vào khơng được khấu trừ thì giá trị nguyên vật liệu bao gồm cả thuế GTGT
2. Trường hợp mua nguyên, vật liệu được hưởng chiết khấu thương mại thì phải ghi giảm giá gốc nguyên liệu, vật liệu đã mua đối với khoản chiết khấu thương mại thực tế được hưởng, ghi:
Nợ TK 111, 112, 331
Có TK 152- Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ (1331) nếu có
3. Trường hợp nguyên liệu, vật liệu mua về nhập kho nhưng đơn vị phát hiện không đúng quy cách phẩm chất theo hợp đồng ký kết phải trả lại người
Khóa luận tốt nghiệp Khoa: Kế tốn – kiểm tốn
bán hoặc được giảm giá, kế toán phản ánh giá trị hàng mua xuất kho trả lại hoặc được giảm giá ghi:
Nợ TK 111, 112, 331…..
Có TK 152- Nguyên liệu, vật liệu
Có TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ.
4. Đối với nguyên liệu, vật liệu nhập kho do th ngồi, gia cơng , chế biến Khi xuất nguyên vật liệu đưa đi gia cơng, chế biến ghi:
Nợ TK 154- Chi phí sản xuất, kinh danh dở dang Có TK 152- Nguyên liệu, vật liệu
Khi phát sinh chi phí th ngồi, gia cơng chế biến ghi: Nợ TK 154- Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang Nợ TK 133- Thuế GTGT được khấu trừ (1331) nếu có
Có các tài khoản 111, 112,131, 141…..
Khi nhập lại kho số nguyên liệu, vật liệu th ngồi gia cơng, chế biến