Chứng từ sử dụng - Thực trạng kế toán nguyên vật l- 123docz.net

1.1.1 .Đặc điểm và phân loại NVL

2.2. Thực trạng kế toán nguyên vật liệu xây dựng tại công ty cổ phần xây

2.2.2.1. Chứng từ sử dụng

+ Phiếu nhập kho: Do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập thành 2 liên

(đối với vật tư, hàng hóa mua ngồi) hoặc 3 liên (đối với vật tư tự sản xuất) và người lập phiếu ký, người giao hàng mang phiếu đến kho để nhập vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá.

Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người giao hàng ký vào phiếu, thủ kho giữ liên 2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phịng kế toán để ghi sổ kế toán và 1 liên lưu lại nơi lập phiếu, liên 3 (nếu có) giao cho người giữ hàng,

+ Phiếu xuất kho: Do các bộ phận xin lĩnh hoặc do bộ phận quản lý, bộ phận kho

lập thành 3 liên. Sau khi lập xong, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong chuyển cho giám đốc hoặc người được uỷ quyền duyệt giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Liên 1: Lưu ở bộ phận lập phiếu. Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho kế tốn để ghi vào sổ kế toán. Liên 3: Người nhận giữ để theo dõi ở bộ phận sử dụng.

+ Biên bản kiểm nghiệm: Nêu ra ý kiến của ban kiểm nghiệm về chất lượng, số

lượng, nguyên nhân đối với vật tư, sản phẩm, hàng hố khơng đúng số lượng, quy cách phẩm chất và cách xử lý.

Biên bản kiểm nghiệm lập thành 2 bản: 1 bản giao cho người giao hàng, 1 bản giao cho phịng kế tốn.

Trường hợp vật tư, sản phẩm, hàng hố khơng đúng số lượng, quy cách, phẩm chất so với chứng từ hố đơn thì lập thêm một liên kèm theo chứng từ liên quan gửi cho đơn vị bán vật tư, hàng hoá để giải quyết.

+ Phiếu thu: Do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và

ký vào phiếu thu, sau đó chuyển cho kế tốn trưởng xem xét và giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ vào phiếu thu trước khi ký và ghi rõ họ tên.

Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu lại nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.

+ Phiếu chi: được lập thành 3 liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký của người lập

người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký và ghi rõ họ, tên vào phiếu chi. Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán, liên 3 giao cho người nhận tiền.

+ Hoá đơn GTGT + Thẻ kho.

+ Hoá đơn bán hàng

(xem phụ lục 1)

2.2.2.2. Kế tốn chi tiết ngun vật liệu tại cơng ty 2.2.2.2.1. Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu.

Khi vật tư về kho, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp vật liệu trong kho một cách khoa học, hợp lý đảm bảo yêu cầu quản lý và thuận tiện cho việc theo dõi nhập và tồn. phiếu nhập kho được ghi thành 03 liên.

Liên 01: Lưu tại gốc.

Liên 02: Giao cho cá nhân để giảm nợ kèm theo hóa đơn GTGT. Liên 03: Giao cho kế toán vật liệu để vào thẻ kho.

Trên phiếu nhập kho chỉ ghi số lượng thực nhập và yêu cầu thủ kho ký vào. Phiếu nhập kho là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, trên thẻ kho chỉ ghi chỉ tiêu số lượng. Kế toán định khoản:

Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu Nợ TK 1331 – thuế GTGT

Có TK 331 – phải trả người bán.

Ví dụ: Phiếu nhập kho số 56 ngày 06/2/2013 mua xi măng Hồng Thạch và cát vàng

do anh Ln mua tại Cơng ty TNHH vật liệu XD HCC.

(xem phụ lục 2) 50 tấn xi măng x 1.450.000 = 72.500.000đ 50 M3 cát vàng x 250.000 = 12.500.000 Thuế VAT 10% 8.500.000đ Tổng cộng 93.500.000đ Kế toán định khoản: Nợ TK 1521XM 72.500.000đ

Nợ TK 1521CV 12.500.000đ Nợ TK 1331 8.500.000đ Có TK 331 93.500.000đ

Khi vật tư về nhập kho, thủ kho có trách nhiệm theo dõi, bảo quản, sắp xếp bố trí vật liệu trong kho một cách khoa học hợp lý đảm bảo yêu cầu quản lý và thuận tiện cho việc theo dõi nhập – xuất – tồn.

- Trường hợp mua NVL có chi phí vận chuyển hoặc bốc dỡ. Kế tốn sẽ cộng tiền hàng với chi phí vận chuyển và bốc dỡ rồi chia cho số lượng NVL để ra đơn giá mới. Đây thường là những loại NVL có khối lượng nhập lớn, địi hỏi phải có máy móc trong q trình nhập hàng như Xi măng, cát vàng…

Ví dụ: Ngày 13/2/2013 cơng ty ký hợp đồng mua cát vàng theo phiếu nhập kho số 91 theo hóa đơn GTGT GB/2013B – 004565, khối lượng: 30 m3, đơn giá 250.000 đồng/m3 , tiền hàng là 7.500.000 đồng, tiền vận chuyển là: 1.500.000 đồng, tiền thuế GTGT (10%) là: 900.000 đồng, tổng tiền ghi trên hóa đơn là: 9.900.000 đồng.

Kế tốn HTK tiến hành nhập kho bình thường. Tính tốn và hạch tốn như sau: Trị giá vốn cát vàng nhập kho là: 7.500.000 + 1.500.000 = 9.000.000 (đồng) Đơn giá 1 m3 cát vàng được tính lại = 9.000 .00030 = 300.000 (đồng/ m3)

- Với các khoản chiết khấu thanh toán được hưởng, kế toán căn cứ vào các chứng từ thanh tốn để ghi giảm cơng nợ phải trả hoặc tăng tiền nếu nhận chiết khấu bằng tiền và ghi nhận doanh thu từ hoạt động tài chính.

Ví dụ: Ngày 13/2/2013 cơng ty mua bao bì của cơng ty bao bì Thanh Nam theo hóa đơn GTGT số 003467, số lượng 12 tấn, đơn giá ( kể cả vận chuyển và bốc dỡ) là 2.650.000 đ, thuế GTGT (10%): 3.180.000đ, tổng giá thanh tốn ghi trên hóa đơn là: 34.980.000đ, cơng ty đã nhận nợ nhà cung cấp. Công ty nhận được chiết khấu thanh toán của đối tác khi mua hàng số lượng lớn là 2%.

Kế toán tiền hành nhập kho và ghi nhận khoản chiết khấu thanh toán được hưởng như sau: (ĐVT: đồng)

Nợ TK 1562 31.800.000 Nợ TK 133 3.180.000 Có TK 331 34.980.000

Nợ TK 331 (34.980.000 x 2% = 699.600 )

Có TK 515 699.600

- Với trường hợp NVL kém chất lượng cần trả lại NVL hoặc giảm giá NVL

Tại công ty cổ phần xây dựng và thương mại Thiên Hưng, NVL khi mua về, sau khi bên bán hàng đã xuất hóa đơn và chuyển hàng đến cơng ty, bộ phận KCS kiểm tra chất lượng hàng hóa, nếu hàng hóa về nhập kho đạt u cầu thì tiến hành nhập kho như bình thường; nếu NVL khơng đạt u cầu chất lượng và chưa nhập kho, DN tiến hành trả lại hàng hoặc trả lại một phần hàng khơng đạt chất lượng.

Ví dụ: Ngày 07/02/2013 công ty tiến hành nhập xi măng của công ty TNHH vật liệu

XD HCC theo hóa đơn GTGT số 001779, số lượng 14 tấn, đơn giá: 1.450.000 đồng/tấn, thuế GTGT (10%) 2.030.000 đ. Tổng giá thanh tốn là 22.330.000đ.

Sau q trình nhập kho nhân viên kho đã xác định số hàng trên kém chất lượng và báo bộ phận liên quan yêu cầu xuất trả lại số hàng trên theo Biên bản trả lại hàng ( phụ lục số ). Kế toán ghi bút toán như sau:

Nợ TK 131 22.330.000 Có TK 1331 2.030.000 Có TK 1521XM 20.300.000

2.2.2.2.2. Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu.

Căn cứ vào kế hoạch và tiến độ sản xuất sản phẩm. Đặc biệt căn cứ vào khối lượng sản phẩm và định mức tiêu hao vật tư, phòng kinh doanh, phịng vật tư chủ động đối chiếu vật tư hiện có trong kho để viết phiếu cấp phát vật tư cho đội cơng trình, cho từng đối tượng sử dụng theo số lượng do Giám đốc công ty duyệt. Cụ thể thống kê vật tư căn cứ vào nhu cầu của từng đối tượng sản phẩm như thiết kế xây dựng bể bơi, làm nền đường…

Phiếu yêu cầu cấp vật tư được thủ kho và người nhận hàng ký xác nhận thực xuất, thực nhận vào phiếu.

Phiếu xuất kho 01 liên giao cho thủ kho lưu tại gốc để ghi thẻ, 01 liên giao cho phịng kế tốn, 01 liên giao cho đơn vị nhận hàng.

Ví dụ: Ngày 08 tháng 2 năm 2013 Bộ phận cung ứng vật tư nhận được Phiếu yêu cầu

cấp vật tư của anh Nguyễn Cao Luân thuộc xí nghiệp xây lắp 3 (Tại cơng trình KFC xã đàn) yêu cầu cấp một số vật tư như sau:

(Xem Phụ Lục 3)

- Sau khi nhận được phiếu yêu cầu cấp vật tư, căn cứ vào phiếu yêu cầu cấp vật tư, bộ phận quản lý sản xuất tiến hành lập Phiếu xuất kho rồi giao cho thủ kho phiếu xuất đã được Giám đốc duyệt, thủ kho xem xét tình hình số lượng nguyên, vật liệu tồn trong kho mà xuất kho, thủ kho ghi vào phần số lượng thực xuất trên phiếu xuất.

Phiếu xuất kho 33 ngày 08/2/2013 (Xem Phụ Lục 4)

Kế toán định khoản:

Nợ TK 621: 63.000.000 Có TK 1521XM: 58.000.000 Có TK 1521CV: 5.000.000

Ví dụ : Ngày 10 tháng 2 năm 2013 anh Bùi Quốc Cường thuộc xí nghiệp xây lắp số 4

yêu cầu cấp vật liệu để hồn thành cơng trình Nhà văn Hóa.

(xem Phụ Lục 5)

Phiếu xuất kho 45 ngày 10/2/2013

(xem Phụ Lục 6)

Kế toán định khoản: Nợ TK 621 32.750.000

Có TK 1521XM 29.000.000 Có TK 1521CV 3.750.000

2.2.2.2.3 Trình tự kế tốn chi tiết nguyên vật liệu tại công ty Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Thiên Hưng.

Hiện tại, Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Thiên Hưng đang áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu. Việc hạch

toán chi tiết được thực hiện giữa thủ kho và kế toán vật tư để phản ánh chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình tăng, giảm NVL tại cơng ty.

* Trình tự hạch tốn như sau:

+ Ở kho: Phịng kế tốn áp dụng phương pháp thẻ song song để theo dõi nhập – xuất – tồn vật liệu, ở kho thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn theo từng loại vật liệu bằng chỉ tiêu số lượng.

Mỗi loại vật liệu được theo dõi trên một thẻ kho và được thủ kho sắp xếp theo từng loại, từng nhóm để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu số liệu phục vụ cho yêu cầu quản lý. Hàng ngày khi có sự biến động của vật liệu, thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập – xuất vật liệu, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của từng chứng từ rồi tiến hành ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào các thẻ, tính số tồn vào cuối ngày hoặc cuối tuần ghi ngày vào thẻ kho đó, cuối tháng thủ kho tập hợp phiếu nhập chuyển phịng kế tốn.

Cuối kỳ kế toán, thủ kho đối chiếu ghi chép trong sổ kho và ghi chép của kế toán vật liệu ở đơn vị trên để kiểm tra tính chính xác, trung thực của thơng tin sử dụng. + Ở phịng kế tốn: Khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật tư do thủ kho chuyển đến, kế toán tiến hành phân loại, sắp xếp số thứ tự phiếu nhập kho, phiếu xuất kho riêng cho từng loại vật liệu và ghi vào thẻ kho, kế toán theo dõi cho cả năm. Mỗi chứng từ được ghi trên 1 dịng. Thẻ kho kế tốn cũng tương tự như thẻ kho ở kho. Cuối tháng kế tốn mới tiến hành tính ra số tồn kho.

Cuối tháng, kế tốn đối chiếu số liệu trên sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho theo từng loại, từng thứ vật liệu. Nếu phù hợp, kế tốn căn cứ vào dịng tổng cộng của từng loại vật tư trên sổ chi tiết để lập bảng tổng hợp Nhập- xuất- tồn của từng nhóm vật liệu.

Sơ đồ 2.3: Trình tự kế tốn chi tiết ngun vật liệu theo phương pháp thẻ song song

2.2.2.3. Kế tốn tổng hợp ngun vật liệu tại cơng ty cổ phần xây dựng và thương mại Thiên Hưng

2.2.2.3.1. Tài khoản sử dụng và mã hóa chi tiết tài khoản tại cơng ty

Để kế tốn ngun vật liệu cơng ty sử dụng một số tài khoản sau: TK 152: Nguyên vật liệu

Công ty mở hai tài khoản cáp hai tài khoản 152

Tk 1521- Nguyên vật liệu chính :tài khoản này phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của các ngun vật liệu chính của cơng ty như : đá cát ,gạch ,xi măng.

TK 1522-vật liệu phụ :Tài khoản này phản ánh tình hinh hiện có và sự biến động của các loại vật liệu như :xăng, dầu ,bulon

Tiếp đó cơng ty mã hóa chi tiết tài khoản cho từng loại nguyên vật liêu cụ thể để tiện theo dõi theo phương pháp: Tài khoản cấp 2 + tên viết tắt nguyên vật liêu cụ thể. VD: TK 1521XM là tài khoản chi tiết phản ánh sự biến động của Xi măng trong công ty.

TK 331-phải trả người bán :Phản ánh tình hình thanh tốn khoản nợ phải trả của doanh nghiệp .

Tương tự công ty cũng mã hóa tài khoản chi tiết từng người bán theo phương pháp 331+ Tên viết tắt người bán.

VD: TK 331TL là tài khoản chi tiết phản ánh tình hình thanh tốn nợ phải trả cho cơng ty Thăng Long.

TK 133-Thuế GTGT được khấu trừ : phản ánh thuế GTGT được khấu trừ khi mua hàng dịch vụ phục vụ sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp được khấu trừ .

TK 621- chi phí nguyên vật liệu trực tiếo phản ánh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phản ánh chi phí nguyên vật liệu sử dụng cho việc sản xuất ,kinh doanh ,chế tạo sản phẩm .

Ngồi ra kế tốn vật tư còn sử dụng một số tài khoản khác như: TK138 phải thu khác ,TK623chi phi nguyên vật liệu phục vụ máy thi công, TK 642 chi phi quản lý doanh nghiệp...

2.2.2.3.2. Kế tốn nhập NVL tại cơng ty

Công ty Cổ phần xây dựng và thương mại Thiên Hưng là công ty xây dựng cơ bản nên vật liệu mua về thường được xuất dùng ngay, vật liệu nhập kho

của công ty thường là những vật liệu được sử dụng cho mục đích sửa chữa, thay thế các máy móc thiết bị phục vụ cho thi cơng cơng trình thường là các loại dầu, roăng phớt, nhựa thông... và một số các vật liệu mang tính chất đặc thù của cơng ty cũng được nhập kho như: xi măng, sắt, thép …

Khi nguyên vật liệu được thu mua vận chuyển về đến chân cơng trình, căn cứ vào hóa đơn mua hàng, hóa đơn giá trị gia tăng và qua kiểm tra xác nhận đúng về số lượng, quy cách nguyên vật liệu, kế toán lập phiếu nhập kho và ghi định khoản để ghi sổ kế toán.

(xem phụ lục 12)

- Căn cứ vào bảng kê số 30 kế toán ghi chứng từ ghi sổ số 30. (xem Phụ lục 13,15)

Sau đó kế tốn căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi sổ cái tài khoản 152

(xem Phụ Lục 16)

2.2.2.3.3. Kế tốn xuất NVL tại cơng ty

Vật liệu của Công ty được xuất dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh và khi xuất dùng ngun vật liệu kế tốn văn phịng Công ty phải theo dõi chi tiết Tài khoản 621 - “Chi phí NVL trực tiếp” cho từng cơng trình, nếu xuất vật liệu cho bộ phận quản lý đơn vị thì hạch tốn vào Tài khoản 627 - “Chi phí sản xuất chung”, nếu xuất cho bộ phận quản lý Doanh nghiệp thì được hạch tốn vào tài khoản 642 - “Chi phí quản lý Doanh nghiệp”.

Khi xuất dùng vật liệu kế toán ghi:

Nợ TK 621 – (Chi tiết cho từng cơng trình) Nợ TK 627 – (Chi tiết cho từng cơng trình)

Nợ TK 642 – (Chi phí vật liệu phục vụ văn phịng cơng ty) Nợ TK 133 – Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Có TK 336 – Phải trả nội bộ

Khi nguyên vật liệu được xuất kho vận chuyển về đến chân cơng trình, căn cứ vào phiếu yêu cần vật tư và qua kiểm tra xác nhận đúng về số lượng, quy cách nguyên vật liệu, kế toán lập phiếu xuất kho và ghi định khoản để ghi sổ kế toán.