1. Các khái niệm cơ bản về chi phí xây lắp và nhiệm vụ kế tốn
2.2. Thực trạng kế tốn chi phí xây dựng cơng trình Nhà làm việc Ban giám
2.2.1. Đặc điểm về chi phí xây dựng cơng trình Nhà làm việc Ban giám đốc Học
Học viện chính trị tại Cơng ty CP Đầu tư và Tư vấn xây dựng Duyên Hải.
- Đặc điểm phân loại chi phí:
Với mục tiêu đặt ra của Cơng ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn xây dựng Duyên Hải là mức lợi nhuận tối đa, vì thế để đạt hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh thì vấn đề quản lý chi phí sản xuất một cách chặt chẽ, phù hợp ln đóng vai trị đặc biệt quan trọng. Do đó, để thuận lợi cho cơng tác quản lý và hạch tốn chi phí cần thiết phải tiến hành phân loại chi phí sản xuất theo những tiêu thức nhất định và phải phù hợp với những đặc điểm ngành nghề kinh doanh, mục tiêu quản lý.
Dựa trên u cầu đó, Cơng ty Cổ phần Đầu tư và Tư vấn xây dựng Duyên Hải đã tiến hành phân loại chi phí trong giá thành sản phẩm. Cách phân loại này là dựa vào cơng dụng của chi phí và mức phân bổ chi phí cho từng đối tượng. Theo đó, chi phí sản xuất trong kỳ bao gồm bốn khoản mục chi phí: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi cơng và chi phí sản xuất chung.
- Đối tượng và phương pháp hạch tốn chi phí.
Để phù hợp với quy trình cơng nghệ, với đặc điểm ngành nghề kinh doanh, với đặc điểm của sản phẩm xây lắp là các cơng trình - hạng mục cơng trình có giá trị lớn và có thời gian sử dụng lâu dài nên đối tượng hạch tốn chi phí sản xuất của Cơng ty được xác định là các cơng trình, hạng mục cơng trình xây lắp, ở đây là cơng trình Nhà làm việc Ban giám đốc Học viện chính trị.
Phương pháp hạch tốn chi phí mà Cơng ty áp dụng là phương pháp trực tiếp, có nghĩa là: Các chi phí trực tiếp hoặc gián tiếp nếu phát sinh ở cơng trình - hạng mục cơng trình nào sẽ được hạch tốn trực tiếp vào cơng trình - hạng mục cơng
trình đó, cịn các chi phí gián tiếp mà liên quan đến nhiều cơng trình - hạng mục cơng trình thì kế tốn sẽ tập hợp và cuối kỳ sẽ tiến hành phân bổ chi phí đó theo những tiêu thức thích hợp. Để tiến hành tập hợp chi phí xây dựng, cơng ty đã sử dụng các TK 621 – chi phí NVLTT, TK 622- Chi phí NCTT, TK 623 – chi phí sử dụng máy thi cơng, TK 627 – chi phí sản xuất chung. Đến cuối kỳ, tổng hợp chi phí và kết chuyển tồn bộ sang TK 154.
2.2.2. Khái quát về vận dụng hệ thống kế tốn trong kế tốn chi phí xây dựng cơng trình Nhà làm việc Ban giám đốc Học viện chính trị tại Cơng ty CP Đầu tư và Tư vấn xây dựng Duyên Hải.
2.2.2.1. Vận dụng hệ thống chứng từ
Công ty CP Đầu tư và Tư vấn xây dựng Duyên Hải sử dụng các chứng từ theo quy định trong Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 do Bộ Tài chính ban hành. Các chứng từ công ty sử dụng bao gồm: Hợp đồng lao động, bảng chấm cơng, bảng thanh tốn tiền lương làm thêm, bảng tổng hợp thanh toán tiền lương, danh sách người lao động hưởng trợ cấp BHXH, phiếu báo làm thêm giờ. Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, biên bản kiểm kê vật tư. Hoá đơn giá trị gia tăng, hoá đơn thu mua hàng, hố đơn dịch vụ th tài chính. Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, bảng kiểm kê kiểm quĩ. Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản đánh giá lại TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
Ngồi ra, để nhằm mục đích quản lý cao hơn và phụ thuộc theo đặc điểm ngành nghề kinh doanh nên doanh nghiệp còn sử dụng một số loại chứng từ riêng như: bản hợp đồng xây lắp, biên bản thanh lý hợp đồng, bản quyết tốn khối lượng cơng trình, biên bản nghiệm thu cơng trình, bản theo dõi cơng nợ,...
Một số chứng từ chính cơng ty sử dụng cho cơng trình Nhà làm việc Ban giám đốc Học viện chính trị xem ở Phụ lục:
* Với kế tốn chi phí NVLTT: - Phiếu xuất kho
- Phiếu nhập kho
- Hóa đơn GTGT do bên bán lập - Biên bản bàn giao hàng
- Giấy thanh toán tạm ứng - Hợp đồng kinh tế…
* Với kế tốn chi phí NCTT: - Bảng chấm cơng
- Bảng tính lương
- Bảng thanh toán lương - Bảng tổng hợp lương - Hợp đồng lao động
- Hợp đồng giao khốn nhân cơng
- Biên bản xác nhận khối lượng công việc - Biên bản thanh lý hợp đồng giao khốn… * Với kế tốn chi phí MTC :
- Bảng thanh tốn tiền lương
- Bảng trích khấu hao máy thi cơng - Hóa đơn dịch vụ mua ngồi… * Với kế tốn chi phí SXC:
- Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương - Bảng trích khấu hao TSCĐ
- Hóa đơn dịch vụ mua ngồi
- Chứng từ thanh toán: Phiếu chi, Giấy báo nợ
2.2.2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn:
Hiện nay, Cơng ty sử dụng hệ thống tài khoản áp dụng cho các doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 do Bộ Tài chính ban hành. Cơng ty đã mở thêm các tài khoản chi tiết và các tài khoản cấp thấp hơn nhằm dễ dàng theo dõi và quản lý như TK 111 Tiền mặt có TK chi tiết là TK 1111 Tiền mặt Việt Nam, TK 1112 Ngoại tệ; TK 112 Tiền gửi ngân hàng có TK chi tiết là TK 1121 Tiền Việt Nam trong đó lại có các TK 11211 VNĐ Ngân hàng Đầu tư, TK 11212 VNĐ Ngân hàng Công thương, TK 11213 VNĐ NHĐT - TXuân; TK 621 Chi phí ngun liệu, vật liệu trực tiếp có các TK chi tiết TK 6211 Chi phí cung cấp dịch vụ và TK 6212 Chi phí NVL Xây lắp; TK 622 Chi phí nhân cơng trực tiếp có các TK chi tiết là TK 6221 Chi phí nhân cơng CC dịch vụ, TK 6222 Chi phí nhân
cơng xây lắp; TK 623 Chi phí sử dụng máy thi cơng có các TK chi tiết là TK 6231 Chi phí nhân cơng trong đó lại có các TK 62311 Chi phí cung cấp dịch vụ, TK 62312 Chi phí máy xây lắp; TK 627 Chi phí sản xuất chung có các TK chi tiết TK 6271 Chi phí nhân viên phân xưởng, TK 6272 Chi phí vật liệu, TK 6273 Chi phí dụng cụ sản xuất, TK 6274 Chi phí khấu hao TSCĐ, TK 6277 Chi phí dịch vụ mua ngồi....
Chế độ tài khoản áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên.
2.2.2.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán.
Là một đơn vị xây lắp với nhiều đặc thù của ngành nghề so với các ngành nghề khác nên Cơng ty đã áp dụng hình thức sổ nhật ký chung. Hệ thống sổ mà công ty đang sử dụng bao gồm hệ thống sổ kế toán chi tiết và sổ tổng hợp. Trong đó, sổ tổng hợp gồm sổ nhật ký chung và sổ cái.
Sổ nhật ký chung: Căn cứ để ghi sổ nhật ký chung là các chứng từ gốc, kế toán
chỉ việc nhập số liệu từ các chứng từ gốc vào các yếu tố từ phần mềm mà kế toán đang sử dụng. Sổ nhật ký chung được lưu trên máy và được in ra thành từng quyển sổ riêng.
Sổ cái: Được mở theo tài khoản kế toán, mỗi tài khoản được mở trên một sổ
riêng biệt.
Sổ kế toán chi tiết: Dùng để ghi chép chi tiết các đối tượng kế toán cần phải
theo dõi chi tiết nhằm phục vụ u cầu tính tốn một số chỉ tiêu, tổng hợp, phân tích và kiểm tra của Cơng ty mà các sổ kế tốn tổng hợp khơng thể đáp ứng được.
- Trình tự ghi sổ kế tốn của hình thức NKC
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp; sổ quĩ, các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế tốn chi tiết) và sổ quỹ thì được dùng để lập các Báo cáo tài chính.
2.2.3. Quy trình kế tốn chi phí xây dựng cơng trình Nhà lamg việc Bangiám đốc Học viện chính trị tại Cơng ty CP Đầu tư và Tư vấn xây dựng Duyên giám đốc Học viện chính trị tại Cơng ty CP Đầu tư và Tư vấn xây dựng Duyên Hải.
2.2.3.1. Hạch tốn chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (Chi phí NVLTT):
Chi phí NVLTT bao gồm giá trị NVL chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, giá trị thiết bị kèm theo vật kiến trúc,…cần thiết để tham gia cấu thành nên thực thể của sản phẩm xây lắp.NVL trong doanh nghiệp xây lắp đa dạng về chủng loại mà mỗi loại lại có chức năng- cơng dụng khác nhau, do đó để tổ chức quản lý và hạch tốn NVL tốt thì Cơng ty đã phân loại NVL như sau:
- NVL chính: Là NVL chủ yếu khi tham gia vào quá trình sản xuất, tức là khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm xây lắp như: sắt, thép, nhôm, xi măng, gỗ, vôi, cát,…
- NVL phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào q trình sản xuất khơng cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm mà nó có thể kết hợp với NVL chính để làm tăng chất lượng hay hình thức của các cơng trình - hạng mục cơng trình như: vật liệu thiết bị vệ sinh, đồ dùng trong trang trí,…
- Nhiên liệu: Là một loại vật liệu phụ dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất như: xăng, dầu, mỡ máy,…
- Vật liệu khác: Đinh, ốc, vít,....
Mỗi loại vật liệu tại Cơng ty lại có mã số riêng để dễ dàng theo dõi và hạch toán chẳng hạn như:
Tên NVL Đvt Mã số
Nhôm Thanh Nhom
Nhôm 3826 – 9102 NA Thanh 07004
Nhơm 8586 PC Thanh 07044
… … …
Chi phí NVLTT được Cơng ty hạch tốn trên TK 621, TK này được mở chi tiết cho từng cơng trình - hạng mục cơng trình theo giá thực tế mua vào.
* Quy trình nhập liệu và định khoản trên phần mềm kế toán:
Theo đặc điểm của ngành nghề kinh doanh nên NVL tại Cơng ty được ln chuyển theo 2 hướng: NVL có thể được chuyển trực tiếp ra cơng trình (Cơng ty thường bố trí những những bãi dự trữ NVL để phục vụ cho nhu cầu thi cơng ngay tại chân cơng trình xây dựng) hoặc NVL có thể được chuyển về kho dự trữ của Công ty.
Khi Công ty được giao thầu xây dựng thì Phịng kỹ thuật sẽ căn cứ trên bản vẽ thiết kế thi cơng của từng cơng trình - hạng mục cơng trình để tính khối lượng xây lắp và định mức dự toán xây dựng cơ bản, định mức nội bộ để yêu cầu lượng vật tư cần thiết sử dụng. Do đó, mức độ nhập - xuất NVL là do phịng kỹ thuật tính tốn và đưa lên kế hoạch. Sau khi được trình duyệt từ Ban Giám đốc thì nhân viên vật tư có nhiệm vụ đi thu mua vật tư (cơng tác mua vật tư có thể được giao cho đội sản xuất trực tiếp mua hoặc do nhân viên cơng ty mua). Trước khi đi mua thì nhân viên mua vật tư phải làm giấy đề nghị tạm ứng (Phụ lục 04) với đầy đủ thông tin như: Tên, bộ phận công tác, nội dung tạm ứng, số tiền,…và phải có sự trình duyệt từ Ban Giám đốc. Khi đó, căn cứ trên giấy đề nghị tạm ứng kế toán chỉ ghi trên sổ tạm ứng theo dõi riêng. Giấy tạm ứng và sổ tạm ứng là căn cứ để kế toán nhập dữ liệu và kết xuất ra sổ chi tiết TK 141, sổ nhật ký chung và sổ cái TK 141. Đến khi hồn ứng phải có đầy đủ hố đơn chứng từ hợp lý, hợp lệ kèm theo thì mới lập phiếu chi với số tiền ghi trên các chứng từ đó.
Đối với vật tư mua về nhập kho thì khi về đến kho, thủ kho phải làm thủ tục kiểm nhận chất lượng và chỉ nhập kho những vật tư đảm bảo tiêu chuẩn yêu cầu kỹ thuật. Dựa trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng thủ kho tiến hành lập phiếu nhập kho và ghi chép vào Thẻ kho (Thẻ kho do thủ kho lập nhằm để theo dõi chỉ tiêu số lượng chi tiết cho từng loại vật tư khi nhập - xuất và tính ra số tồn cuối kỳ).
Khi có u cầu xuất kho đưa vào sử dụng thì kế tốn lập phiếu xuất kho, chuyển phiếu xuất kho xuống thủ kho.Trên cơ sở phiếu xuất thủ kho làm nhiệm vụ kiểm kê và giao vật tư, ký vào phiếu xuất và ghi số thực xuất vào thẻ kho.Sau đó, phiếu xuất chuyển lại về phịng kế tốn để ghi sổ.
Cơng ty tính giá thực tế vật tư xuất kho theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ, do đó khi xuất NVL trên cơ sở phiếu xuất kế toán cập nhật vào phần hành xuất
vật tư trong phần mềm kế toán, kế toán chỉ nhập phần số lượng vật tư xuất, đến cuối kỳ kế tốn vật tư thực hiện lệnh tính giá xuất kho theo giá bình qn cả kỳ dự trữ và tính ra số lượng tồn kho vật tư.
Để đảm bảo công tác quản lý và thuận lợi trong công tác tập hợp chi phí thì phiếu xuất kho phải được chi cụ thể, chi tiết xuất cho cơng trình- hạng mục cơng trình nào. Phiếu xuất kho (Phụ lục 05) được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần và được lập bằng tay) liên 1 lưu, liên 2 chuyển phịng kế tốn, liên 3 giao cho thủ kho. Sau đó, kế tốn nhập dữ liệu vào máy, máy tính sẽ tự động tính ra số thành tiền của vật tư xuất.
Đối với trường hợp mua vật tư được chuyển thẳng ra cơng trình để sử dụng ngay cho thi cơng cơng trình thì cũng được quản lý bởi người phụ trách ngồi cơng trình. Sau khi NVL được chuyển về chân cơng trình để bàn giao thì NVL cũng được kiểm tra chất lượng và lập hoá đơn GTGT giao cho người đi thu mua vật tư. Hoá đơn GTGT sẽ được chuyển về phịng kế tốn để kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy và thanh tốn hoặc hồn tạm ứng.
- Định khoản:
Chi phí NVLTT được Cơng ty hạch tốn trên TK 621, TK này được mở chi tiết cho từng cơng trình - hạng mục cơng trình theo giá thực tế mua vào.
Ví dụ 1: Mua vật tư về nhập kho trị giá 19.250.000đ, Thuế suất GTGT: 10% (theo Hóa đơn GTGT xem Phụ lục 03), cơng ty thanh tốn bằng tiền tạm ứng (theo Giấy đề nghị tạm ứng xem Phụ lục 04)
Kế toán định khoản khi mua vật tư về: Nợ TK 152: 19.250.000
Nợ TK 133: 1.925.000 Có TK 141: 21.175.000
Nhập kho hàng hóa căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán tiến hành nhập vào phần mềm ké toán Misa như sau:
Vào phân hệ kho, Chọn “Nhập Kho”. Trong mục thông tin chung chọn đối tượng “ CT TNHH Hà Tâm” Đối tượng đã được tạo từ trước, sau khi nhập mã khách, phần mềm sẽ tự động chạy ra địa chỉ. Nếu chưa có đối tượng nhấn “+” để tạo đối tượng mới.
Diễn giải: Kế toán ghi “Nhập kho vật tư”
Ngày chứng từ và ngày hạch toán là ngày trên phiếu nhập kho viết tay 03/12/2015.
Chọn nhân viên mua hàng Chọn mã hàng : Xi măng
Chọn kho 152, Nhập số lượng, đơn giá sau đó ấn nút “Cắt”. ”. Bút tốn này sẽ tự động lên sổ Nhật ký chung.
Sau khi nhập liệu xong, kế toán sẽ in phiếu nhập kho
Ví dụ 2: Xuất vật tư cho cơng trình Nhà làm việc BGĐ học viện chính trị trị giá 19.250.000 đồng (phiếu xuất kho số 25-phụ lục 05)
Kế toán định khoản:
Nợ TK 621 – Nhà làm việc BGĐ HVCT : 19.250.000