*Thủ tục chứng từ xuất kho NVL:
Khi có nhu cầu sử dụng NVL, người yêu cầu ( bộ phận sản xuất, phòng vật tư,...) lập phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư ngày 28/12/2017 ( Phụ lục 9) gửi lên phịng kế
Hóa đơn GTGT
Liên 1: Lưu tại
Phịng kế tốn Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Giao thủ kho
Vào Thẻ kho
Phiếu thu,
giấy báocó Xuất hàng
Các sổ có liên quan: 111, 112, 511,…
hoạch, phịng kế hoạch xem xét kế hoạch sản xuất để duyệt phiếu yêu cầu xin lĩnh vật tư. Nếu NVL có giá trị lớn thì phải qua ban giám đốc công ty xét duyệt. Nếu là NVL xuất kho theo định kì thì khơng cần phải qua xét duyệt của ban lãnh đạo cơng ty. Sau đó phịng thiết bị vật tư sẽ lập phiếu xuất kho số 960 ngày 29/12/2017 ( Phụ lục 10) cho thủ kho, thủ kho xuất NVL ghi thẻ kho cho NVL gạch lát vỉa hè Gratino ( Phụ lục 11), kí phiếu xuất kho chuyển cho kế toán ghi sổ và bảo quản lưu trữ.
- PXK do cán bộ phòng cung ứng lập thành 3 liên, đặt lên giấy than viết 1 lần trong đó:
o Liên 1: lưu tại quyển
o Liên 2: giao cho người nhận hàng
o Liên 3: giao cho thủ kho để vào thẻ kho sau đó chuyển lên phịng kế tốn để làm căn cứ ghi sổ
Trên PXK người lập phiếu ghi cột tên chủng loại, quy cách, số lượng xuất theo yêu cầu, thủ kho ghi cột thực xuất, kế toán ghi cột đơn giá và thành tiền. Phiếu xuất kho phải ghi chép đầy đủ, rõ ràng và chính xác, khơng tẩy xố, đầy đủ số lượng giá trị NVL và có đầy đủ chữ ký của người xuất.
*Phương pháp hạch toán chi tiết NVL
Hiện nay, Cơng ty hạch tốn chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song. Phương pháp này được tiến hành như sau:
Ở kho: Thủ kho dùng Thẻ kho (Phụ lục 11) để ghi chép hàng ngày tình hình
nhập, xuất, tồn kho của từng thứ NVL theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất NVL thủ kho kiểm tra tính hợp lí, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ rồi ghi số thực nhập, thực xuất lên các chứng từ đó và vào Thẻ kho. Đến cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào cột “Tồn” trên Thẻ kho. Định kì, thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ NVL lên phịng kế tốn.
Khi nhận được Phiếu nhập kho số 001/12 (Phụ lục 8), Phiếu xuất kho 960 (Phụ lục 10) do kế toán vật tư chuyển tới, thủ kho thực hiện việc ghi thẻ kho lần lượt cho các vật liệu mỗi vật tư sử dụng một thẻ kho.
Ở phịng kế tốn: Kế tốn sử dụng sổ kế tốn chi tiết NVL để ghi chép tình
hình nhập, xuất cho từng thứ NVL theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất do thủ kho đưa lên, kế toán tiến hành kiểm tra, hồn
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán – Kiểm toán
chỉnh chứng từ, căn cứ vào các chứng từ đó để nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán. Máy tự động chạy theo chương trình, cho phép kết xuất in ra các sổ liên quan. Cuối
tháng kế toán in bảng kê nhập - xuất - tồn NVL, sau đó đối chiếu giữa Sổ kế toán chi tiết NVL với Thẻ kho, giữa Bảng kê nhập - xuất - tồn với Sổ cái tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu, giữa số liệu của sổ kế toán chi tiết với số kiểm kê thực tế.
Ví dụ, khi nhận được PXK ngày 29/12, kế tốn tiến hành tính đơn giá và trị giá NVL gạch lát vỉa hè xuất kho.
ĐG xuất T12/2017=
500 x 80.000+ 369 x 81.818,181
= 80.172đ/m2 368 + 500
Trị giá NVL xuất kho là 400 x 80.172= 32.068.800đ
Tại Cơng ty CP XD FLC Faros việc hạch tốn được kế toán thực hiện bằng máy vi tính, khi kế tốn nhận được bộ chứng từ gốc do Phịng vật tư chuyển giao thì kế tốn căn cứ vào đó để cập nhật chứng từ Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho. Các chứng từ này sau khi được cập nhật vào máy, thì mọi dữ liệu (về số lượng, đơn giá, trị giá nhập xuất..) sẽ được tạo thành và lưu giữ dưới dạng các tệp cơ sở dữ liệu kế tốn. Máy tính sẽ quản lý nguyên vật liệu trong từng kho chi tiết theo mã số từng loại (mã vật tư), số hiệu chứng từ theo quy định. Sau mỗi nghiệp
vụ nhập, xuất
kho…máy tính với phần mềm Fast Accounting sẽ tự động thực hiện
q trình tính
tốn vào sổ, lên các báo cáo chi tiết (sổ chi tiết vật tư, bảng tổng hợp N-X-T), các báo cáo tổng hợp (sổ Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản 152, 331..) theo yêu cầu của nhà quản lý ngay tại thời điểm đó, có thể xem và in các báo cáo này vào bất kỳ
thời điểm nào. Tuy chứng từ không được ghi hàng ngày nhưng máy tính sẽ tự động lấy số liệu của ngày ghi trên Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho để vào theo thứ tự các ngày trong tháng. (ví dụ: khi PNK số 001/12 ngày 28/12/2017 được cập nhật vào máy thì số liệu trên phiếu sẽ tự động vào Sổ Nhật ký chung).
Khi cập nhật chứng từ, kế toán chỉ cần vào: Mã khách, người giao/nhận hàng, diễn giải nội dung, số hiệu chứng từ, ngày tháng nhập/xuất, mã vật tư, mã kho và mã vụ việc (đối với phiếu xuất kho) thì máy sẽ tự động cho hiện số
tồn kho hiện
thời. Đối với NVL nhập kho, kế toán chỉ cần vào số lượng nhập, đơn
giá, máy tự
động tính thành tiền. Đối với NVL xuất kho, kế tốn nhập số lượng,
giá xuất kho,
máy tính sẽ tính trị giá xuất kho theo phương pháp bình quân liên tục.
2.3.5. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
Căn cứ vào quy mô sản xuất, đặc điểm sản xuất kinh doanh, trình độ và u cầu tổ chức quản lý, cơng ty cổ phần FLC Faros áp dụng phương pháp KKTX để hạch toán tổng hợp NVL. Phương pháp này giúp cho cơng ty có thể theo dõi và phản ánh một cách thường xun liên tục và có hệ thống về tình hình nhập, xuất, tồn NVL trên sổ kế toán tại bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế tốn.
Tồn bộ NVL cơng ty đều mua ngoài, số lượng mua lớn và chất lượng NVL đầu vào ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản xuất. Chính vì vậy q trình nhập NVL ở cơng ty được tổ chức rất chặt chẽ: từ khâu tìm nhà cung cấp, ký kết hợp đồng, giao nhận hàng, lập chứng từ, xử lý chứng từ.
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế tốn – Kiểm tốn
Cơng ty sử dụng tài khoản kế toán dựa trên hệ thống tài khoản kế toán cấp 1 được quy định bởi QĐ 15/2006/QĐ - BTC ban hành ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, ngồi ra cịn chi tiết các tài khoản cấp 1 ra các tài khoản cấp 2, cấp 3…phù hợp với đặc điểm nhập kho NVL của Công ty.
Công ty sử dụng TK 152: Nguyên vật liệu để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm các NVL theo giá thực tế. Tài khoản này được mở chi tiết thành các tài khoản cấp 2 như sau:
+ 1521: Nguyên liệu, vật liệu chính + 1522: Vật liệu phụ
+1523: Nhiên liệu +1524: Phụ tùng
+1526: Thiết bị xây dựng cơ bản +1528: Vật liệu khác
Một số tài khoản khác : TK 151, TK 133, TK 621, TK 627, TK 131, TK 111, TK 112…
Công ty cũng đã tổ chức mã hóa cho từng nhà cung cấp bằng mã số riêng rồi vào sổ chi tiết đối tượng thanh toán. Số liệu các sổ liên quan đều dựa trên mã số, khi cần chỉ cần truy cập vào mã số đã có, tự động máy sẽ cho ta những thơng tin cần thiết về đối tượng đó.
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ phát sinh (Phiếu chi, Phiếu thu, Phiếu nhập mua hàng, Phiếu Nhập kho, Phiếu xuất kho, Hoá đơn GTGT, Phiếu kế toán…) được kế toán cập nhật, số liệu được tự động vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian. Thời gian ghi sổ là thời gian xác định trên các chứng từ kế toán. Mỗi nghiệp vụ phát sinh ghi trên một dòng. Đầu trang sổ ghi số cộng trang trước chuyển sang, cuối trang sổ cộng số phát sinh luỹ kế để chuyển sang trang sau.
Căn cứ vào số liệu được ghi vào sổ Nhật ký chung, xác định các tài khoản liên quan để vào Sổ Cái của tài khoản tương ứng. Đầu trang sổ ghi số cộng luỹ kế và số dư trang trước chuyển sang, cuối trang sổ ghi cộng số phát sinh luỹ kế, tính số dư để chuyển sang trang sau.
Cùng với việc hạch tốn chi tiết nhập vật liệu thì hàng ngày kế toán cũng phải tiến hành hạch tốn tổng hợp vật liệu. Đây là cơng việc cần thiết quan trọng bởi vì qua đây kế tốn mới có thể phản ánh được giá trị của vật liệu nhập vào, từ đó có thể nắm rõ được sự luân chuyển của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị.
Căn cứ vào chứng từ gốc nhập NVL ở phần kế toán chi tiết và các chứng từ gốc, kế toán tiến hành định khoản một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình nhập kho NVL và q trình thanh tốn với người bán.
a. Nhập kho NVL do mua ngoài:
Nếu chưa thanh toán cho người bán: hàng ngày, kế toán căn cứ vào hoá đơn, phiếu nhập kho để ghi vào sổ nhật ký chung theo các khoản định khoản đồng thời ghi vào Sổ chi tiết công nợ phải trả nhà cung cấp.
Kế toán ghi: Nợ TK 152 Trị giá nguyên vật liệu Nợ TK 133 (nếu có thuế được khấu trừ)
Có TK 331 (chi tiết) – tổng giá trị thanh tốn
Sau đó, số liệu trên sổ NKC tự động vào sổ cái TK152, sổ cái TK133, sổ cái TK331.
Khi Cơng ty thanh tốn tiền hàng cho nhà cung cấp, căn cứ vào chứng từ thanh toán (phiếu chi, giấy báo nợ…) kế toán ghi sổ NKC và sổ kế tốn chi tiết cơng nợ phải trả người bán. Từ số liệu trên sổ NKC để vào sổ cái TK 152, sổ cái TK 331, sổ cái TK 111 theo định khoản:
Nợ TK 331 (chi tiết) Có TK 111, 112, 311,…
Nếu mua NVL thanh toán bằng tiền giao tạm ứng: kế toán căn cứ vào hoá đơn thanh toán, Phiếu nhập kho kế toán ghi sổ NKC, từ số liệu trên sổ NKC kế toán phản ánh vào sổ cái TK 152, sổ cái TK 133, sổ cái TK 141 theo định khoản:
Nợ TK 152: giá trị nguyên vật liệu theo giá gốc Nợ TK 133 (nếu có thuế được khấu trừ)
Có TK 141 (chi tiết cho từng đối tượng được tạm ứng).
Việc thanh toán tiền tạm ứng được theo dõi trên sổ chi tiết thanh tốn tiền tạm ứng lập riêng cho từng đối tượng.
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế tốn – Kiểm tốn
Ví dụ: Ngày 1/9 năm 2017, anh Nguyễn Duy Tân tại công ty cổ phần xây dựng FLC Faros mua 4000kg xi măng PC40 của công ty cổ phần xây dựng Thăng Long theo hóa đơn GTGT số 000876. Giá mua chưa thuế GTGT là 15.000/kg, thuế GTGT là 10%, thanh toán cho người bán bằng chuyển khoản. Xi măng được nhập kho đủ theo phiếu nhập số 000568 ngày 1/9/2017.
Căn cứ vào hóa đơn số 000876 ngày 1/9, phiếu NK số 568, kế toán ghi tăng NVL vào sổ NKC (Phụ lục 13) theo giá gốc ( 15.000 x 4000= 60.000.000 đ) và ghi giảm TK 112: Tiền gửi ngân hàng.
Nợ TK 1521: 60.000.000 Nợ TK 133 : 6.000.000 Có TK 111: 66.000.000
Khi NVL về nhập kho, trong trường hợp hàng về trước, hóa đơn về sau: - Nếu cuối kỳ hóa đơn chưa về, DN hạch tốn tăng NVL nhập kho và tăng các khoản phải trả khác
- Sang tháng sau, khi hóa đơn về, kế tốn ghi giảm các khoản phải trả khác, tăng thuế GTGT được khấu trừ và tăng khoản phải trả khách hàng
Ví dụ: Ngày 29/9/2017 nhập kho một lơ hàng đá 16 của công ty TNHH THT, trị giá lơ hàng là 30.000.000, chưa thanh tốn cho nhà cung cấp. Hàng đã về nhập kho, nhưng chưa nhận được hóa đơn. Kế tốn căn cứ vào PN726 ngày 29/9/2017, ghi tăng NVL nhập kho và tăng công nợ phải trả nhà cung cấp.
Nợ TK 1521: 30.000.000 Có TK 331: 30.000.000 b. Các trường hợp khác
Đó là các trường hợp do nhập kho NVL tăng do nhận vốn góp liên doanh, được cấp phát biếu tặng, viện trợ, tăng do thu hồi vốn góp liên doanh, tăng do thu hồi phế liệu trong sản xuất, tăng do phát hiện thừa trong kiểm kê và tăng do đánh giá lại hoặc thu hồi vật liệu thừa trong kiểm kê và tăng do đánh giá lại hoặc thu hồi vật liệu thừa ở khâu sản xuất.
Căn cứ vào phiếu nhập kho, hợp đồng liên doanh, liên kết, các chứng từ khác có liên quan đến kế tốn tăng NVL và tương ứng ghi tăng nguồn vốn kinh doanh nếu được cấp hoặc nhận vốn góp kinh doanh, ghi tăng thu nhập khác nếu được viện
trợ, biếu tặng, giảm các khoản chi phí nếu sử dụng thừa nhập lại kho, giảm các khoản đầu tư vào công ty con, công ty liên kết, công ty liên doanh nếu thu hồi vốn góp liên doanh.
Tăng ngun vật liệu do được nhận từ góp vốn.
Ví dụ: Ngày 28/9/2017, cơng ty cổ phần sợi Long Vân góp vốn bằng nguyên vật liệu (950 khối cát vàng) trị giá 1.425.000.000.000đ theo biên bản góp vốn số 09/2017.
Căn cứ phiếu NK số 723, kế toán cũng sẽ ghi nhận tăng NVL, tăng nguồn vốn kinh doanh với số tiền 1.425.000.000.000 vào sổ Nhật ký chung (Phụ lục 13), sổ cái tài khoản 152 (Phụ lục 14), sổ cái TK 411.
Nợ TK 1521: 1.425.000.000 Có TK 411: 1.425.000.000 Nhập phế liệu thu hồi:
Ví dụ: Ngày 28/9, nhập phế liệu là sắt vụn thu được từ cơng trình xây dựng khu trung cư nhà ở FLUX City, theo phiếu nhập kho số 724 như sau:
Khi đã có phế liệu thu hồi từ các cơng trình, căn cứ phiếu nhập kho, kế tốn ghi tăng NVL theo số trên hóa đơn số tiền: 1.536.000đ đồng thời ghi tăng chi phí NVL chi tiết cho từng cơng trình vào sổ NKC (Phụ lục 13), sổ cái TK 152 (Phụ lục 14), 621.
Nợ TK 152 : 1.536.000 Có TK 621: 1.536.000
Nhập kho NVL do nhà cung cấp xuất thừa
Ví dụ: Ngày 18/9/2017, mua 3000kg thép cuộn pi6 của công ty CP và xây dựng THT. Theo HĐ GTGT: số lượng 3000kg, đơn giá chưa có thuế: 15.000/kg, thuế suất GTGT 10%, chưa thanh tốn tiền. Sau khi nhập kho, kiểm kê phát hiện thừa 100kg thép pi6, chưa xác định được nguyên nhân, đơn vị quyết định mua nốt số hàng thừa này theo giá ghi trên hóa đơn. Người bán đã phát hành hóa đơn bổ sung và chưa thanh toán.
Căn cứ vào HĐ GTGT, PNK số 723 ngày 18/9/2017, kế toán ghi tăng NVL theo giá trị tồn bộ lơ hàng là 46.500.00đ và ghi tăng TK 338 số tiền 1.500.00đ vào sổ NKC (Phụ lục 13), và sổ cái TK 152 (Phụ lục 14), sổ cái TK 338
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán – Kiểm toán
Nợ TK 1521: 46.500.000 Nợ TK 133: 4.500.000 Có TK 331: 49.500.000 Có TK 3381: 1.500.000
Do DN mua nốt số hàng thừa, căn cứ vào hóa đơn nhà cung cấp đã bổ sung, kế tốn ghi tăng cơng nợ phải trả, giảm các khoản phải trả khác theo giá trị lô hàng thừa là 1.500.000 vào sổ NKC và sổ cái TK 338.
Nợ TK 3381: 1.500.000 Nợ Tk 133 : 150.000 Có TK 331: 1.650.000
Nhập kho trở lại đối với nguyên vật liệu xuất ra sử dụng không hết.
Công ty khơng sử dụng Phiếu báo vật tư cịn lại cuối kỳ mà sử dụng biên bản bàn giao vật tư thiết bị cho phòng vật tư, các bộ phận trực tiếp đem nguyên vật liệu nhập trở lại kho. Căn cứ phiếu nhập kho, kế toán vào Sổ NKC, từ số liệu trên NKC kế toán phản ánh vào sổ cái 152, sổ cái TK 621
Ví dụ: Ngày 15/9 nhập kho trở lại 2.000 kg kẽm oxit ZnO 90% giá trị là 70.711.993 đồng, phiếu nhập kho số 720
Căn cứ vào PNK, kế toán ghi vào Sổ NKC tăng NVL, đồng thời ghi tăng tài khoản chi phí NVL số tiền 70.711.993 đồng , từ số liệu trên sổ NKC (Phụ lục 13) kế toán phản ánh vào sổ cái TK152 (Phụ lục số 14), sổ cái TK 621.