7. Kết cấu của khóa luận
3.4. Nguyên tắc hoàn thiện
Mỗi doanh nghiệp là một cá thể độc nhất, mang những nét đặc trưng riêng biệt. Vì vậy cơng tác hồn thiện phải thực sự bám sát được điều kiện cũng như mục tiêu phát triển của doanh nghiệp. Tại “Công ty Cổ phần tư vấn xây dựng và dịch vụ
thương mại Thành Hưng”, cơng tác hồn thiện phần hành kế tốn tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp phải tuân theo những nguyên tắc:
- Đảm bảo phù hợp với chế độ luật pháp hiện hành của nhà nước nơi doanh nghiệp đang kinh doanh. Doanh nghiệp có thể linh hoạt áp dụng các chính sách hướng dẫn của Nhà nước nhưng vẫn không làm sai lệch các nguyên tắc ban đầu.
- Mọi cơng tác hồn thiện đều phải hướng tới mục tiêu phát triển bền vững của doanh nghiệp trong tương lai chứ khơng phải chỉ vì mục tiêu phát triển trước mắt.
- Trước khi đưa vào thực hiện,“các chính sách cần được nghiên cứu, kiểm định kỹ lưỡng và phải phù hợp với xu thế phát triển, phải hài hòa giữa các khoản chi phí doanh nghiệp phải bỏ ra và lợi ích nó mang lại.”
- Cơng tác hồn thiện phải phù hợp với nguồn lực hiện có của doanh nghiệp về cả nhân lực và kinh tế. Cụ thể là các chính sách hồn thiện phải phù hợp với nhân lực và trình độ của các nhân viên phịng kế tốn, phải nằm trong khn khổ khoản kinh phí mà doanh nghiệp sẵn sàng chi ra để phục vụ cho mục đích phát triển lâu dài hơn của doanh nghiệp.
3.5. Yêu cầu nội dung hồn thiện kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp
3.5.1. Hạch toán ban đầu
Phương pháp hạch toán phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc kế tốn:
- Ngun tắc cơ sở dồn tích: Các chi phí liên quan trực tiếp đến hạng mục cơng trình cần tập hợp chi phí và tính giá thành phải được ghi nhận tại thời điểm phát sinh.
- Nguyên tắc giá gốc: Nguyên vật liệu, máy móc mua về sử dụng để thi cơng cơng trình phải được ghi nhận theo giá gốc (giá mua bao gồm các khoản phí liên quan khơng bao gồm VAT)
- Nguyên tắc nhất quán: Đảm bảo thống nhất về phương pháp kế toán trong.
3.5.2. Xác định đủ chi phí
Các chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến cơng trình bao gồm: “Chi phí NVL trực tiếp”, “Chi phí NCTT”, “Chi phí sử dụng máy thi cơng”, “Chi phí sản xuất chung” phải tập hợp đủ về TK 154 để tính giá thành sản phẩm.
Giá thành sản phẩm xây lắp phải phù hợp với dự toán mà doanh nghiệp đã đề ra, cụ thể là giá thành sản phẩm nên bằng hoặc tốt hơn là thấp hơn dự toán. Nếu giá thành thấp hơn dự tốn ban đầu thì doanh nghiệp đã tiết kiệm được chi phí và thu được lợi nhuận lớn hơn.
3.5.4. Về sổ kế tốn
Các chi phí phát sinh liên quan đến q trình tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm phải được phản ánh vào “Sổ nhật ký chung” và các sổ kế toán liên quan chi tiết cho từng hạng mục cơng trình, cụ thể: “Sổ chi tiết tài khoản”: 154, 621, 622, 623, 627. Ngoài ra, cần lập “Bảng lương cho công nhân sản xuất và các khoản bảo hiểm trích theo lương”, “Bảng khấu hao nguyên vật liệu”, “Bảng phân bổ công cụ dụng cụ sử dụng cho cơng trình”.
3.5.5. Về báo cáo kế tốn tài chính
Cuối kỳ, kế tốn phải lập báo cáo nghiệm thu cơng trình, thống kê các khoản chi phí vượt định mức để báo cáo lên ban giám đốc. Các báo cáo phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời và thể hiện được đầy đủ nội dung cần thiết. Ngồi ra, kế tốn phải thống kê tình hình sử dụng nguyên vật liệu, TSCĐ, CCDC trong kỳ, báo cáo về các hạng mục cơng trình đã hồn thành và chưa hồn thành, các cơng trình vượt và chậm tiến độ..
3.6. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế tốn tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại “Công ty Cổ phần tư vấn xây dựng và dịch vụ thương mại Thành Hưng”.
3.6.1. Giải pháp hoàn thiện tổ chức quản lý và cơng tác kế tốn trong công ty
- Về bộ máy quản lý: Các lãnh đạo nên thường xuyên quan sát hoạt động
thực tế của công ty. Hằng năm công ty nên đầu tư thuê các cơng ty kiểm tốn để kiểm tra tính chính xác, hợp lệ của các nghiệp vụ cũng như báo cáo tài chính để có cái nhìn khách quan nhất về tình hình cơng ty.
- Về bộ máy kế toán:
Việc tiết kiệm nhân lực tại phịng kế tốn đã khiến các kế toán viên làm việc chồng chéo không hiệu quả. Công ty nên tuyển thêm một số nhân viên kế tốn, phân cơng lại cơng việc tại phịng kế tốn cho hợp lý, đảm bảo mỗi nhân viên kế
tốn được đảm nhiệm một cơng việc riêng để tập trung được chun mơn và hạn chế được sai sót khi q tải cơng việc. Việc tuyển thêm kế tốn có thể sẽ làm cơng ty tăng thêm chi phí quản lý doanh nghiệp, tuy nhiên nếu có thể hạn chế được sai sót, giảm thiểu cơng tác rà sốt sai sót, bị cơ quan thuế xử phạt, đưa ra được những báo cáo chính xác hơn cho nhà quản lý thì đây là một phương án mang lại hiệu quả mà khơng lãng phí nguồn lực.
Cơng ty nên có quy định về việc các kế tốn viên có kinh nghiệm nên dành thời gian đào tạo các kế tốn viên trẻ có chun mơn nhưng thiếu kinh nghiệm của công ty. Đối với các nhân viên kế tốn có mong muốn đăng ký các khóa học ở các trung tâm bên ngoài để nâng cao kiến thức, cơng ty nên có chính sách hỗ trợ về cả thời gian và kinh phí.
- Cơng tác lưu chuyển và bảo quản chứng từ:
Việc lưu chuyển chứng từ từ cơng trình về đến cơng ty đang gặp trở ngại về mặt địa lý khiến việc hạch tốn kế tốn gặp khó khăn. Để giải quyết vấn đề này, công ty nên thiết lập mức quy định về thời gian chứng từ phải chuyển về đến cơng ty. Có thể là 3 lần trong 1 tháng hoặc 2 lần trong 1 tháng tùy thuộc vào độ lớn của cơng trình cũng như vị trí địa lý của cơng trình. Đối với việc gửi chậm chứng từ hoặc làm mất chứng từ cần có quy định xử phạt nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm cho các nhân viên trong cơng ty.
Đối với các hóa đơn chứng từ trên 20 triệu, công ty nên lưu trữ bằng cách kẹp chung với hợp đồng kinh tế kèm điều khoản thanh toán, chứng từ chuyển khoản,… và lưu giữ cùng tập hồ sơ chứa các chi phí phát sinh liên quan đến cùng một cơng trình.
- Phần mềm máy tính Misa:
Do phần mềm khơng tích hợp với phương thức trả lương cho nhân cơng sản xuất của công ty. Do vậy, cơng ty nên lập “Bảng thanh tốn tiền lương” ở phần mềm Excel và chỉ hạch toán tổng số tiền lương và tổng BHXH trong tháng vào phần mềm để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.
3.6.2. Hồn thiện kế tốn tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm xây lắp tại Công ty cổ phần tư vấn xây dựng và dịch vụ thương mại Thành Hưng.
- Khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Đây là khoản mục lớn nhất trong các khoản mục chi phí sản xuất của doanh nghiệp nên cần tập trung nghiên cứu để tìm cách tiết kiệm chi phí nhằm hạ giá thành.
Cơng ty nên thiết lập lại định mức chi phí nguyên vật liệu cho từng hạng mục cơng trình để phù hợp với trình độ khoa học công nghệ hiện tại của công ty. Việc tiết kiệm chi phí phải được thực hiện dựa trên nguyên tắc: Không được sử dụng các nguyên vật liệu rẻ tiền, kém chất lượng để thay thế làm giảm chất lượng cơng trình mà phải giảm hao hụt khơng đáng có. Với việc ứng dụng các kỹ thuật mới thì mức độ hao hụt nguyên vật liệu khi thi công đã giảm đáng kể mà vẫn đảm bảo chất lượng cơng trình. Ngồi ra, cơng ty nên tìm kiếm các nguyên vật liệu thay thế với giá thành rẻ hơn, hiệu quả cao hơn đang được phát triển trên thị trường như: xốp cách nhiệt, trần thạch cao thay thế cho trần gỗ, tấm lợp sinh thái, gạch bê tơng nhẹ, tấm ốp đất sét nung, ngói tráng men, gỗ ốp tường xanh, xi măng xanh, gạch ốp lát tái chế...Tuy nhiên những thay đổi trong vật liệu cũng phải được khách hàng thơng qua doanh nghiệp mới có thể tiến hành áp dụng.
Đối với việc hao hụt trong vận chuyển, công ty nên mua trực tiếp nguyên liệu tại địa phương thi cơng và vận chuyển thằng đến cơng trình xây dựng mà khơng qua kho của công ty để tránh đường dài gây hao hụt vật liệu và tăng chi phí vận chuyển, lưu kho. Cơng ty nên ký hợp đồng lâu dài với các nhà cung cấp có uy tín tại nhiều khu vực nhằm đảm bảo lượng cung nguyên vật liệu ln trong thế chủ động và có
giá thành tốt. Các hóa đơn sẽ được tập hợp về cơng ty trong thời gian quy định. Kế toán thực hiện hạch toán:
Nợ TK 621 (chi tiết theo cơng trình) Nợ TK 133
Có TK 331, 111, 112
Quản lý kho ngồi việc báo về cơng ty khi số lượng nguyên vật liệu đã gần hết còn phải lập bảng báo cáo về số lượng nguyên vật liệu đã dùng tương ứng với mức hồn thành cơng trình nào, thống kê số lượng ngun vật liệu cịn lưu tại cơng trình. Thời gian báo cáo có thể là 3 đến 4 ngày một lần. Công ty nên cử người xuống kiểm đếm thường xuyên dựa theo báo cáo đã gửi về. Số nguyên vật liệu khi xuất kho dùng cho sản xuất cũng nên giới hạn số lượng chỉ đủ dùng trong vài ngày hoặc một tuần tùy khoảng cách địa lý và độ lớn của cơng trình nhằm giảm thiểu việc hao hụt tự nhiên. Sau đây là mẫu báo cáo tình hình sử dụng ngun vật liệu:
BẢNG BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG NVL Ngày…tháng…năm NVL Đợt giao nhận SL đã kí nhận SL đã sử dụng SL đã cịn lại Hạng mục cơng trình % Hồn thành
Với số ngun vật liệu xuất dùng nhưng chưa sử dụng hết mà cơng trình đã hồn thành, cần có bảng thống kê của nhân viên nghiệm thu và đưa về kho để sử dụng tiếp cho các công trình khác.
Với số nguyên vật liệu lưu kho, cán bộ kỹ thuật, đại diện phòng vật tư và quản lý kho cần thường xuyên kiểm tra về cả số lượng và chất lượng của nguyên vật liệu đối chiếu với số liệu đã tổng hợp trong sổ sách kế toán và sổ sách lưu giữ tại kho. Sau khi kiểm tra cần lập báo cáo về kết quả cuộc kiểm tra có đủ chũ ký của các bên tham gia.
Lương của công nhân sản xuất được dựa vào bảng chấm công. Tuy nhiên việc chấm công là phương thức một chiều của quản lý cơng trường nên khó tránh khỏi việc thiếu sự cơng bằng. Hiện nay nhiều doanh nghiệp lớn đã áp dụng việc chấm công thông qua máy chấm công nhận diện bằng vân tay hay khuôn mặt. Tuy nhiên, với việc hoạt động tại môi trường ngồi trời, điều kiện bảo quản máy khơng tốt thì việc đầu tư mua máy chấm cơng sẽ khó đem lại hiệu quả cao. Cơng ty nên lập bảng chấm công kèm ô chữ ký của nhân viên sau mỗi ngày công, các công nhân vào cuối ngày đều được kiểm tra bảng chấm công xem quản lý công trường đã thực hiện chính xác hay chưa.
Trong thời gian tới, cơng ty cũng nên đặt ra đơn giá ngày công khác nhau tùy vào năng lực của nhân cơng hay sự tích cực của nhân cơng trong q trình làm việc. Ví dụ đối với các cơng nhân lành nghề, có kinh nghiệm, biết điều khiển máy móc,..sẽ có mức lương cao hơn so với những công nhân chỉ làm những công việc phụ hồ, chưa có tay nghề cao. Đối với các cơng nhân tích cực làm việc sẽ có chế độ khen thưởng phù hợp và người được khen thưởng sẽ do các nhân cơng tại cơng trình và quản lý cơng trường bầu ra vào cuối tháng. Điều này sẽ giúp các cơng nhân có động lực làm việc hơn và giảm bớt thời gian thi cơng.
Ngồi ra, cơng ty nên giảm bớt số lượng công nhân lao động chân tay tại công trường bằng việc đầu tư những máy móc thiết bị mới có khả năng thay thế con người. Ví dụ như hiện nay các cơng nhân tại các cơng trình nhỏ cịn phải sàng lọc cát một cách thủ công qua tấm sàng. Công ty nên đầu tư mua máy sàng cát công suất nhỏ để sử dụng cho các cơng trình nhỏ hơn nhằm giảm hao phí lao động.
Về nhân cơng th ngồi, cơng ty nên đầu tư đào tạo nhân công cũng như mua máy móc thiết bị để tự thực hiện những hạng mục cơng trình trong khả năng tài chính cũng như nhân lực của cơng ty. Điều này góp phần mở rộng lĩnh vực hoạt động của công ty, tạo thế chủ động, giảm thiểu được cơng việc cho phịng nhân sự, tận dụng được nguồn lực sẵn có nhưng chưa được khai thác hết của doanh nghiệp, tạo thêm được nhiều công ăn việc làm, tăng thu nhập cho công nhân sản xuất.
- Về chi phí sử dụng máy thi cơng: Cơng ty nên thiết lập chính sách bảo trì
cụ thể cho từng loại máy móc trong cơng ty tùy vào hiệu suất sử dụng. Việc theo dõi và đưa máy đi bảo trì thuộc trách nhiệm của Phịng vật tư. Công ty cũng nên
mua bảo hiểm lâu dài cho các máy móc có giá trị lớn để thực hiện chính sách bảo trì được dễ dàng hơn.
- Về cơng tác phân loại chi phí:
Trong khoản mục “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”, chi phí nên được phân
chia thành “Chi phí nguyên vật liệu chính” và “Chi phí nguyên vật liệu phụ” để phục vụ việc quản lý tình hình sử dụng, biến động giá cả cũng như đưa ra các chính sách thay thế, cắt giảm phù hợp.
Trong khoản mục “Chi phí sử dụng máy thi cơng”, đây là khoản mục phức tạp bao gồm cả chi phí về nhân cơng, khấu hao, nhiên liệu, bảo dưỡng,…Vì vậy chi phí cũng nên được chia thành “Định phí” và “Biến phí” để phục vụ cơng tác quản lý.
- Về báo cáo quản trị: Công ty nên tạo điều kiện cho các nhân viên có trình
độ đi học thêm các khóa học về việc lập báo cáo quản trị. Công ty cũng nên đề ra quy định về thời gian lập báo cáo quản trị, có thể là theo từng quý hoặc từng năm tùy thuộc vào tình hình của cơng ty.
- Về công tác xử lý hư hại trong sản xuất: Các hư hại trong quá trình thực
hiện cơng trình nên được đánh giá về mặt kỹ thuật trước khi ra quyết định xử lý là sửa chữa hay phá dỡ làm lại. Cần hạn chế tối đa việc phá dỡ làm lại mà tìm các xử lý ít tốn kém chi phí nhất. Các cán bộ kỹ thuật cũng phải theo sát tiến độ và công tác xây dựng tại công trường để đảm bảo hạn chế sai sót về mặt kỹ thuật. Công ty cũng phải tạo điều kiện cho cơng nhân sản xuất có thời gian học hỏi nâng cao tay nghề.
3.7. Kiến nghị
3.7.1. Kiến nghị về phía nhà nước
- Về hệ thống kế tốn:
Doanh nghiệp thuộc lĩnh vực xây lắp có những đặc thù khác với các doanh nghiệp sản xuất thơng thường. Bộ tài chính đã ban hành một hệ thống báo cáo, sổ sách, chứng từ và phương pháp hạch toán chung cho tất cả các doanh nghiệp. Tuy nhiên, với những đặc thù của doanh nghiệp và quy mơ hoạt động của cơng ty có thể sẽ gặp những khó khăn trong việc áp dụng rập khuôn các quy định và gây khó khăn cho bộ máy kế tốn cũng như ảnh hưởng tới kết quả báo cáo tài chính của doanh