(Nguồn: Phịng kế tốn - Cơng ty TNHH Gia Long)
Giám đốc Công ty
Là người nắm quyền điều hành, quyết định, chỉ đạo mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh trước nhà nước và tập thể người lao động. Trong quá trình ra quyết định, Giám đốc được sự tham mưu trực tiếp của các phòng ban chức năng như phòng tổ chức lao động, phòng kế hoạch đầu tư, phịng thị trường, phịng tài chính, phịng kế tốn, dự án để ra quyết định kịp thời chính xác.
Phó Giám đốc: Là người giúp việc Giám đốc cơng ty giải quyết các công việc thuộc quyền hạn do Giám đốc phân công.
Giám đốc, phó Giám đốc, kế tốn trưởng do tổng giám đốc- tổng công ty bổ nhiệm, bãi nhiệm, khen thưởng, kỷ luật và chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc về kết quả hoạt động của đơn vị mình phụ trách.
Mơ hình quản lý này là mơ hình quản lý chức năng. Nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phận riêng biệt theo chức năng quản lý và hình thành nên nhiều lao động được chun mơn hố. Dưới Giám đốc và kế tốn trưởng là các phịng ban chun mơn nhất định, có trách nhiệm triển khai các kế hoạch đặt ra và chịu trách nhiệm trước phó Giám đốc và kế tốn trưởng. Mỗi phịng ban đều có các
GIÁM ĐỐC Phịng kế hoạch Phòng kỹ thuật Phịng kế tốn Đội khảo sát thiết kế Đội tư vấn giám sát Đội cung ứng vật tư Đội thi cơng cơng trình Đội xe, máy thi cơng PHĨ GIÁM ĐỐC
trưởng phịng và các nhân viên thực hiện công việc theo chức năng và nhiệm vụ được giao.
Phòng kế hoạch: Tham mưu cho Giám đốc về các công tác xây dựng kế hoạch, điều hành và quản lý kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty. Trực tiếp chỉ đạo việc xây dựng phương án kế hoạch đầu tư nhằm nâng cao năng lực cơ sở vật chất cho sản xuất kinh doanh, tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp, đồng thời căn cứ vào các hợp đồng kinh tế, các đơn đặt hàng để giao nhiệm vụ cho các đơn vị thi cơng.
Phịng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về quản lý và điều hành phòng, thực hiện theo chức năng của phòng kinh tế kỹ thuật. Lập kế hoạch tìm kiếm thị trường, triển khai các dự án, tổ chức thi công, kiểm tra chất lượng sản phẩm bàn giao và thanh tốn quyết tốn cơng trình. Cải tiến kỹ thuật trong q trình thi cơng và hình thành bộ máy thi cơng tại cơng trình. Nghiên cứu lập hồ sơ dự thầu, giao khốn nội bộ, tổng hợp chi phí nhân cơng trong tháng của tồn cơng ty.
Phịng kế tốn: Thực hiện chức năng giám đốc về mặt tài chính, thu thập số liệu phản ánh vào sổ sách và cung cấp thông tin kinh tế kịp thời phục vụ cho việc ra quyết định của giám đốc. Thường xuyên báo cáo kịp thời tình hình tài chính, đưa ra các biện pháp hạ giá thành sản phẩm, tiết kiệm chi phí, chi tiêu hợp lý, hợp lý hố và làm trịn nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, quản lý kế tốn các đội cơng trình, phân xưởng sản xuất, quyết tốn các cơng trình.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty TNHH Gia Long
a. Bộ máy kế toán
Nhằm đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất trực tiếp của Giám đốc, kế tốn trưởng đến các nhân viên cơng ty đã áp dụng hình thức kế tốn tập trung.
Sơ đồ 2.2. Tổ chức bộ máy kế tốn ở Cơng ty TNHH Gia Long
(Nguồn: Phịng kế tốn - Cơng ty TNHH Gia Long)
Kế tốn trưởng: Là người trực tiếp theo dõi, kiểm tra, chỉ đạo và hướng dẫxn bộ phận kế tốn. Phân tích hoạt động kinh doanh, lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế nộp cho các cơ quan chức năng, phê duyệt các hóa đơn chứng từ. Kế tốn trưởng cũng là tham mưu cho Ban giám đốc trong ra quyết định kinh doanh cũng như tình hình tài chính của đơn vị. Kế tốn trưởng cũng là người chịu hoàn toàn trách nhiệm về kế tốn trước Ban giám đốc cơng ty và trước pháp luật.
Kế toán tài sản cố định và sửa chữa lớn tài sản cố định: Có nhiệm vụ phản ánh tình hình tăng, giảm TSCĐ trong tồn Cơng ty và tính tốn phân bổ khấu hao hàng tháng TSCĐ. Đồng thời phối hợp với các bộ phận quản lý, sử dụng TSCĐ, định kỳ đánh giá giá trị còn lại thực tế của TSCĐ, mức độ hữu ích của tài sản để đưa ra kế hoạch mua sắm hay sửa chữa TSCĐ một cách kịp thời.
Kế toán thanh toán và tiền lương: Theo dõi tình hình thu, chi tiền tại đơn vị, thanh tốn quyết toán các khoản tạm ứng trong đơn vị cũng như khách hàng. Tính lương và phân bổ tiền lương cho các công nhân, cán bộ công nhân viên trong công ty.
Kê tốn tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm:
Thủ quỹ: Có trách nhiệm quản lý tiền tồn quỹ, thu chi tiền mặt, xác định tồn qũy, lập báo cáo tồn quỹ hàng ngày hoặc định kỳ.
Kế tốn trưởng Kế tốn NVL và cơng cụ dụng cụ Kế tốn TSCĐ và sửa chữa lớn TSCĐ Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm Thủ quỹ Kế tốn thanh tốn và tiền lương
b. Chính sách kế tốn áp dụng tại cơng ty
Công ty TNHH Gia Long áp dụng áp dụng Chế độ kế tốn doanh nghiệp theo thơng tư 133/2016/TT-BTC, ngày 26 tháng 08 năm 2016, ban hành bởi Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
-Đơn vị tiền tệ ghi sổ: Đồng Việt Nam.
- Tính giá thành sản phẩm theo phương pháp giản đơn.
- Phương pháp hạch toán và kê khai thuế GTGT:Phương pháp khấu trừ. - Phương pháp khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp đường thẳng. - Phương pháp kế toán hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho theo giá gốc
+ Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Phương pháp bình qn gia quyền
+ Phương pháp hoạch tốn hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định đang áp dụng là: khấu hao theo sản lượng và đường thẳng.
2.2 Thực trạng công tác kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp của công ty TNHH Gia Long
2.2.1 Đặc điểm kế tốn chi phí sản xuất xây lắp tại cơng trình tại cơng ty
Nội dung chi phí xây lắp cơng trình Cơng ty:
- Chi phí NVL trực tiếp: là tồn bộ chi phí NVL được sử dụng trực tiếp trong q trình sản xuất. Bao gồm: chi phí NVL chính (gạch, ngói, cát, sỏi, xi măng, sắt thép ...); chi phí NVL phụ (đinh, ốc, dây buộc...); chi phí vật liệu kết cấu (kèo, cột, khung,...); chi phí vật liệu trực tiếp khác.
- Chi phí NCTT: là những khoản phải thanh tốn cho cơng nhân trực tiếp tiến hành hoạt động xây lắp, bao gồm: tiền lương chính, lương phụ, phụ cấp, tiền làm thêm giờ, các khoản trích theo lương như KPCĐ, BHXH, BHYT ...
- Chi phí sử dụng máy thi công
+ Đối với máy của công ty, công ty không tổ chức đội máy thi công riêng biệt mà giao máy cho các đội sử dụng như: máy đầm dùi, máy vận thăng, máy trộn bê tơng, máy cắt và uốn sắt, ...thì chi phí MTC bao gồm: chi phí nhân cơng điều khiển
máy, chi phí khấu hao MTC, chi phí vật liệu cho máy hoạt động (xăng, dầu, mỡ...), chi phí dịch vụ mua ngồi (sửa chữa, tiền điện, tiền nước,...).
+ Đối với máy đi thuê như: máy cẩu, máy xúc,... thì chi phí sử dụng MTC bao gồm: chi phí th máy, chi phí nhân cơng điều khiển máy, chi phí vật liệu cho máy hoạt động (xăng, dầu, mỡ...), chi phí dịch vụ mua ngồi (sửa chữa, tiền điện, tiền nước,...).
- Chi phí sản xuất chung: là các khoản chi phí liên quan đến việc phục vụ và quản lý sản xuất trong phạm vi các đội sản xuất chung của công ty gồm:
+ Chi phí nhân viên quản lý (tiền lương phải trả cho nhân viên quản lý, các khoản trích theo lương như KPCĐ, BHXH, BHYT...).
+ Chi phí vật liệu: các vật liệu luân chuyển phục vụ sản xuất
+ Chi phí khấu hao TSCĐ (bao gồm: khấu hao nhà cửa, thiết bị máy móc quản lý)
+ Chi phí dịch vụ mua ngồi: bao gồm tiền điện, tiền nước, tiền điện thoại + Các chi phí bằng tiền khác
• Đối tượng tập hợp chi phí ở cơng trình bệnh viện đa khoa Thái Nguyên Đối tượng tập hợp chi phí là cơng trình, hạng mục cơng trình. Các hạng mục cơng trình bao gồm: phần móng, phần cọc, phần thân nhà ở các cơng trình khối nhà kỹ thuật nghiệp vụ, nhà ăn, khối nhà nội trú...
• Phương pháp tập hợp chi phí xây lắp tại cơng trình bệnh viện đa khoa Thái Nguyên
Công ty sử dụng hai phương pháp: phương pháp trực tiếp và phương pháp gián tiếp.
Chi phí phát sinh ở cơng trình nào thì được tập hợp trực tiếp cho cơng trình đó. Mỗi một cơng trình từ khi khởi cơng đến khi kết thúc bàn giao cơng trình, kế tốn phải mở sổ chi tiết cho cơng trình đó. Số liệu ghi vào sổ này được lấy từ bảng tổng hợp chứng từ gốc phát sinh cùng loại của từng tháng và chi tiết theo từng yếu tố. Cịn đối với chi phí gián tiếp liên quan đến nhiều cơng trình, HMCT thì kế tốn sử dụng phương pháp phân bổ gián tiếp.
2.2.2 Thực trạng quy trình kế tốn xây lắp cơng trình tại cơng ty
(1) Kế tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp
a. Chứng từ sử dụng: - Phiếu xuất kho (phụ lục 3.3)
- Phiếu nhập kho
- Hợp đồng kinh tế lập giữa bên bán và công ty (phụ lục 3.4), - Hóa đơn GTGT do bên bán lập (phụ lục 3.5)
- Biên bản bàn giao hàng (phụ lục 3.6) - Giấy thanh toán tạm ứng b. Tài
khoản sử dụng:
TK 621- Chi phí NVL trực tiếp, được mở chi tiết cho từng cơng trình, hạng mục cơng trình đã được mã hóa trên phần mềm kế tốn. Đối với cơng trình bệnh viện đa khoa Thái Nguyên thì TK sử dụng là TK 621- Cơng trình Bệnh viện ĐK Thái Nguyên.
TK 152- Nguyên liệu, vật liệu. Chi tiết: TK 1521: Nguyên liệu, vật liệu chính TK 1522: Nguyên liệu, vật liệu phụ TK 1523: Nhiên liệu
TK 1524: Phụ tùng
TK 112- Tiền gửi ngân hàng TK 141: Tạm ứng
TK 133: Thuế GTGT của NVL mua vào c. Quy trình kế tốn
Trong các DN xây dựng nói chung và cơng ty CP đầu tư xây dựng và phát triển hạ tầng Vinaconex nói riêng, chi phí NVL trực tiếp thường chiếm khoảng 70- 75% giá thành sản phẩm, do đó để sử dụng hợp lý và có hiệu quả cơng ty phải lập dự toán nguyên vật liệu.
Thơng thường khi có nhu cầu vật liệu cho sản xuất phát sinh thì chủ nhiệm cơng trình báo cáo tình hình với giám đốc cơng ty. Trên cơ sở khả năng cung ứng của cơng ty, chủ nhiệm cơng trình có thể xin tạm ứng để mua hoặc công ty mua rồi bàn giao tập kết tại chân cơng trình.
Kho cơng ty thường được đặt ở cơng trình, mỗi một cơng trình tổ chức kho riêng đặt tại chân cơng trình do cán bộ vật tư (thủ kho) quản lý.
Căn cứ vào nhu cầu sử dụng vật tư đã được giám đốc phê duyệt mà cán bộ cung ứng vật tư mua về chuyển thẳng đến chân cơng trình, đưa ngay vào sản xuất hoặc đưa vào trong kho cơng trình.
Nếu NVL mua về nhập kho cơng trình, nhân viên kế tốn đội sẽ căn cứ vào hóa đơn GTGT, biên bản bàn giao hàng để viết phiếu nhập kho để thủ kho ghi vào thẻ kho và quản lý việc xuất dùng vật tư hàng ngày. Khi xuất NVL trong kho để sử dụng, nhân viên kế toán đội lập phiếu xuất kho chuyển cho chủ nhiệm công trình duyệt rồi giao cho người nhận cầm phiếu xuống kho để nhận hàng. Phiếu nhập kho, xuất kho được lập thành 3 liên, trong đó: Liên 1 lưu tại nơi lập, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, liên 3 gửi về phịng kế tốn. Cuối tháng nhân viên kế tốn đội gửi các hóa đơn, phiếu nhập kho, xuất kho về phịng kế tốn để hạch tốn.
Ví dụ: Tại cơng trình của , ngày 2/1/2015 phát sinh nghiệp vụ xuất kho 30 tấn xi măng Bỉm Sơn, đơn giá xuất kho 919.350 đ/tấn. Căn cứ vào phiếu xuất kho (phụ
lục 3.3) mà kế toán đội gửi lên, kế tốn cơng ty tiến hành nhập số liệu theo định
khoản:
Nợ TK 621-CT cơng ty: 28.500.000 Có TK 1521: 28.500.000
Nếu NVL mua về khơng nhập kho mà chuyển thẳng vào sản xuất thì kế tốn căn cứ vào các hóa đơn người bán để nhập liệu theo định khoản:
Nợ TK 621 Nợ TK 133
Có TK 111, 112, 331...
Ví dụ: Ngày 10/1/2015, tại cơng trình cơng ty phát sinh nghiệp vụ mua ống thép đen 180 với giá 19.100 đ/kg, thuế GTGT 10% chuyển thẳng vào sản xuất. Căn cứ vào Hợp đồng kinh tế (phụ lục 3.4), hóa đơn GTGT (phụ lục 3.5), biên bản bàn giao hàng (phụ lục 3.6), kế tốn tiến hành nhập các thơng tin:
Số CT: 48365
ND: Mua vật tư cơng trình cơng ty Ngày chứng từ: 10/1/2015
Đối ứng tài khoản
Nợ TK 133: 21.958.800
Có TK 112: 241.546.000
Nếu chủ nhiệm cơng trình tạm ứng tiền để mua NVL phục vụ cho thi cơng cơng trình thì phải lập dự trù cho khoản tạm ứng đó. Kế tốn theo dõi các khoản tạm ứng trên TK 141 khơng vượt q dự trù đã lập. Kế tốn ghi Nợ TK 141 (chi tiết theo đối tượng) Có TK 111,112 theo số tạm ứng. Trường hợp hoàn tạm ứng kế tốn ghi Nợ TK 621 (chi tiết cơng trình) Có TK 141 d. Sổ kế toán
Sau khi dữ liệu nhập vào máy, chương trình kế tốn CicAccount sẽ tự động chuyển vào sổ Nhật ký chung (phụ lục 3.7) rồi tự kết xuất vào sổ cái TK 621 (phụ
lục 3.8), Sổ chi tiết TK 621 (phụ lục 3.9) (chi tiết cơng trình cơng ty)
(2) Kế tốn chi phí nhân cơng trực tiếp
a. Chứng từ sử dụng:
- Bảng chấm công (phụ lục 3.10A) - Bảng tính lương (phụ lục 3.11A)
- Bảng thanh tốn lương (phụ lục 3.12A) - Bảng tổng hợp lương (phụ lục 3.13) - Hợp đồng lao động
- Hợp đồng giao khốn nhân cơng
- Biên bản xác nhận khối lượng công việc - Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán
b. Tài khoản sử dụng:
TK 622- Chi phí nhân cơng trực tiếp, được mở chi tiết cho từng cơng trình, HMCT đã được mã hóa trên phần mềm kế tốn. Đối với cơng trình cơng ty thì TK sử dụng là TK 622- Cơng trình Cơng ty
TK 334- Phải trả người lao động, dùng để theo dõi tình hình trả lương cho nhân viên tồn cơng ty.
TK 338- Phải trả, phải nộp khác, bao gồm các khoản trích theo lương theo quy định như: BHXH, BHYT, KPCĐ,BHTN.
c. Quy trình kế tốn
Cơng nhân trong danh sách: hình thức trả lương cho bộ phận này là lương thời gian, lương năng suất thực tế. Cách tính lương cho bộ phận này như sau:
Trong đó:
Hệ số lương * Lương tối thiểuSố ngày công thực
Lương cơ bản = x
Số công trong tháng tế trong tháng
Đối với các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN căn cứ vào Bảng chấm cơng, bảng thanh tốn lương tiến hành trích theo từng cơng trình, HMCT theo tỷ lệ:
+ BHXH trích 22%, trong đó DN chịu 16% và người lao động chịu 6% + BHYT trích 4,5%, trong đó DN chịu 3% và người lao động chịu 1,5% + KPCĐ trích 2%, tồn bộ chi phí này DN chịu
+ BHTN trích 2%, trong đó DN chịu 1% và người lao động chịu 1%
Cuối tháng, nhân viên kế tốn đội gửi Bảng chấm cơng của công nhân trực tiếp sản xuất (phụ lục 3.10A), để kế tốn cơng ty lập Bảng tính lương (phụ lục
3.11A), Bảng thanh toán tiền lương (phụ lục 3.12A), Bảng tổng hợp tiền lương (phụ lục 3.13).
Ví dụ: Căn cứ vào Bảng tính tiền lương tháng 1/2015 kế tốn thanh tốn nhập thơng tin:
Số CT: TTL
ND: Chi phí NCTT Cơng ty Ngày chứng từ: 8/2/2011 Đối ứng tài khoản
Nợ TK 622- CT Cơng ty: 70.101.322 Có TK 334: 57.460.100