1.1.1 .Một số khái niệm cơ bản
2.1. Tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố mơi trường đến kế toán các khoản
2.1.2. Ảnh hưởng của nhân tố mơi trường đến kế tốn các khoản thanh toán vớ
tốn với người lao động tại cơng ty TNHH SX&TM Hà Nam Ninh
Bất kỳ doanh nghiệp nào tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đều chịu sự tác động của mơi trường bên trong và bên ngồi doanh nghiệp. Những nhân tố này ảnh hưởng khơng nhỏ đến q trình sản xuất kinh doanh và tác động đến tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp.
a. Mơi trường bên ngồi doanh nghiệp:
Môi trường kinh tế: Sự phát triển kinh tế là một trong những nhân tố ảnh
hưởng rất lớn tới cơng tác kế tốn các khoản thanh toán với người lao động. Kinh tế càng phát triển, đời sống của người lao động khơng ngừng được nâng cao kéo theo đó là yêu cầu về sự đãi ngộ ngày càng cao hơn để đáp ứng những nhu cầu cuộc sống của bản thân và gia đình. Khơng những thế những vấn đề như lạm phát, thất nghiệp... trong nền kinh tế cũng là những yếu tố tác động khơng nhỏ đến kế tốn các khoản thanh toán với người lao động, tất cả đều dẫn đến những sự thay đổi trong chính sách lương, thưởng của các đơn vị tổ chức kinh doanh.
Môi trường pháp luật: Một trong những nhân tố có tác động mạnh khơng
những với kế tốn các khoản thanh tốn với người lao động mà cịn tác động tới tồn bộ hoạt động kế tốn đó là những quy định, những chuẩn mực kế tốn mà Nhà nước ban hành. Trong các thời kì Nhà nước lại phải tiến hành nghiên cứu và ban hành thêm những quy định mới để phù hợp với tình hình phát triển. Đó có thể là những quy định về tiền lương tối thiểu, hệ số lương, tỷ lệ các khoản trích theo lương, thuế TNCN...Và các tổ chức đơn vị hoạt động cần phải bám sát các quy định thơng tư của nhà nước để tiến hành chính xác.
Mơi trường văn hóa, xã hội: Ảnh hưởng gián tiếp nhưng không kém phần
quan trọng. Mỗi vùng, mỗi địa phương lại có những đặc điểm văn hóa tư tưởng khác nhau, những lao động tại những địa phương này đem theo nó vào hoạt động kinh doanh của DN. Chẳng hạn như tâm lý “sống lâu lên lão làng” tạo nên cách tính lương theo thâm niên, đây là một trong những phương pháp tính lương rất phổ biến tại Việt Nam.
Ngồi ra cịn có sự ảnh hưởng của một số nhân tố khác như: Môi trường khoa học công nghệ, sự phát triển cơng nghệ kéo theo việc tăng NSLĐ từ đó thu nhập của người lao động cũng tăng lên.
b. Môi trường bên trong doanh nghiệp:
Quy mơ doanh nghiệp: Doanh nghiệp có quy mơ càng lớn, số lượng lao động
càng nhiều thì cơng tác kế toán các khoản thanh toán với người lao động sẽ càng phức tạp. Các vấn đề về lương thưởng, phụ cấp... phát sinh nhiều hơn tại các công ty lớn với nhiều lao động hơn là các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Lĩnh vực kinh doanh của Công ty: Công ty TNHH SX&TM Hà Nam Ninh
hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, với đặc thù của ngành xây dựng và của sản phẩm xây lắp là những cơng trình xây dựng, vật kiến trúc có quy mơ lớn…thời gian từ khi khởi cơng đến khi hồn thành cơng trình đưa vào sử dụng thường kéo dài. Do vậy số lượng lao động của Cơng ty thường lớn, có nhiều loại hình lao động khác nhau: Lao động thường xuyên trong danh sách, lao động tạm thời mang tính chất thời vụ. Do vậy việc xây dựng hệ thống tính lương, thưởng sẽ phức tạp hơn.
Đặc thù về lao động của Công ty: Đây là một trong những nhân tố có ảnh
lao động có trình độ cao, được đào tạo bài bản kéo theo đó năng suất lao động sẽ tăng lên, đồng nghĩa với việc thù lao trả cho người lao động cũng theo đó mà tăng lên. Tùy thuộc vào số năm làm việc tại Công ty mà người lao động được chuyển từ lao động hợp đồng thành CBCNV. Với mỗi mức chuyển như vậy thì hệ số lương tăng, tương ứng với các khoản thanh toán với người lao động cũng tăng lên.
Khả năng tài chính của cơng ty: Đây cũng là một trong những nhân tố quan
trọng bởi lẽ khả năng tài chính quyết định đến khả năng chi trả tiền lương cho CBCNV. Một doanh nghiệp có nền tảng tài chính tốt sẽ có nhiều ưu đãi hơn so với các doanh nghiệp nhỏ, mặt khác sẽ có điều kiện đầu tư cho việc thực hiện các phần hành kế tốn một cách thuận lợi.
Ngồi các nhân tố trên cịn có thể kể đến một số nhân tố như: Phương pháp kế toán áp dụng (kế tốn thủ cơng hay kế tốn máy), đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh…
2.2. Thực trạng kế toán các khoản thanh tốn với người lao động tại Cơng ty TNHH SX&TM Hà Nam Ninh.
2.2.1. Thực trạng kế toán các khoản thanh tốn với người lao động tại cơng ty TNHH SX&TM Hà Nam Ninh
2.2.1.1. Chứng từ kế tốn
Bảng chấm cơng (Phụ lục06: bảng 2.2 và phụ lục 09:bảng 2.5): Để tiện theo
dõi từng đối tượng lao động, Công ty sử dụng bảng chấm công cá nhân cho từng công nhân trong các tổ đội sản xuất. Đây là chứng từ phản ánh thời gian làm việc thực tế và thời gian ngừng nghỉ của từng cơng nhân. Ngồi ra cịn có bảng chấm cơng chung do phụ trách bộ phận quản lý và chấm công cho từng người lao động.
Công ty phải sử dụng cả hai bảng chấm cơng này vì do đặc thù của cơng ty xây dựng nên lao động trong cơng ty thường có sự thay đổi từ cơng trình này sang cơng trình khác. Cuối tháng căn cứ vào bảng chấm công cá nhân và bảng chấm công chung từng đơn vị tổng hợp ngày cơng lao động làm căn cứ để tính lương cho cơng nhân. Cịn các phịng ban gián tiếp thì chỉ sử dụng bảng chấm cơng chung.
Trong trường hợp người công nhân thay đổi chỗ làm việc trong tháng (từ đội này sang đội khác) theo u cầu của cơng việc thì ngày cơng thực tế làm của tháng đó sẽ được tính căn cứ vào bảng chấm công cá nhân, nhưng những ngày cơng này phải có xác nhận của hai phụ trách bộ phận sử dụng lao động.
Hợp đồng giao khoán (Phụ lục 05: bảng 2.1): Bên cạch việc sử dụng các
bảng chấm cơng Cơng ty cịn sử dụng thêm hợp đồng giao khoán cho từng đội sản xuất. Hợp đồng giao khốn này được lập hàng tháng giữa phịng kế hoạch và các đội trưởng. Đây chính là căn cứ để hạch toán kết quả lao động hàng tháng.
Bảng thanh toán tiền lương (phụ lục 07:bảng 2.3 và phụ lục 10: bảng 2.6):
Là chứng từ làm căn cứ thanh toán tiền lương, phụ cấp cho người lao động làm việc trong đơn vị đồng thời làm căn cứ để thống kê tiền lương. Bảng thanh toán tiền lương được lập hàng tháng theo từng bộ phận tương ứng với bảng chấm công. Căn cứ vào các chứng từ liên quan, bộ phận kế toán tiền lương lập bảng thanh toán tiền lương chuyển cho kế toán trưởng duyệt để làm căn cứ lập phiếu chi và phát lương.
Phiếu nghỉ hưởng BHXH (Phụ lục14: bảng 2.10): Khi công nhân viên trong
thời gian nghỉ việc ốm đau, thai sản, tai nạn…thì Cơng ty sử dụng phiếu nghỉ hưởng BHXH tùy thuộc vào thời gian nghỉ mà Cơng ty có thể cho hưởng lương hoặc hưởng các quyên lợi về bảo hiểm..
Giấy tạm ứng tiền, phiếu chi (Phụ lục08: bảng 2.4, phụ lục11: bảng 2.7, phụ
lục 12:bảng 2.8, phụ lục13: bảng 2.9): Khi công ty tạm ứng tiền lương đợt 1 và
thanh toán nốt tiền lương đợt 2 kế toán sẽ lập phiếu chi.
Ngồi ra Cơng ty cịn sử dụng: Phiếu thanh tốn trợ cấp BHXH (Phụ lục 15: bảng 2.11), Bảng thanh tốn BHXH tồn Cơng ty (Phụ lục16: bảng 2.12), Bảng
thanh tốn lương tốn cơng ty (Phụ lục 18: bảng 2.14), Bảng phân bổ tiền lương và BHXH (Phụ lục 19: bảng 2.15).
Trình tự luân chuyển chứng từ:
- Với lương khốn sản phẩm: Ban đầu, phịng kế hoạch của Cơng ty giao khốn sản phẩm cho các đội trực tiếp thi cơng một khối lượng cơng trình cần hồn thành trong thời gian nhất định bằng Hợp đồng giao khoán (Phụ lục 05:bảng 2.1). Các tổ sẽ căn cứ vào khả năng của công nhân để xác định lượng công việc sẽ hồn thành trong thời gian mà Cơng ty giao.
Người cơng nhân tự chấm cơng lao động cho mình và các đội trưởng, chủ cơng trình theo dõi việc chấm cơng này bằng việc ký xác nhận vào bảng chấm cơng đó. Ngồi ra cịn có bảng chấm cơng chung do phụ trách bộ phận quản lý và chấm công cho từng người lao động. Cuối tháng căn cứ vào bảng chấm công cá nhân và
bảng chấm công chung từng đơn vị tổng hợp ngày công lao động của công nhân: :
Bảng chấm công đội xây dựng số 1 (Phụ lục 06: bảng 2.2). Căn cứ vào hợp đồng
giao khoán cho từng hạng mục cơng trình và bảng chấm cơng ta tính được đơn giá một ngày cơng, từ đó xác định lương của từng cơng nhân kết hợp với Bảng tạm ứng
lương của tổ xây dựng (Phụ lục 08: bảng 2.4) từ đó kế tốn lập bảng thanh tốn tiền
lương: Bảng thanh toán tiền lương đội xây dựng số 1 (Phụ lục 07: bảng 2.3). Bảng
này được chuyển lên HĐTVTL xét duyệt, sau đó chuyển xuống phịng kế tốn – tài chính để thanh tốn vào kỳ thanh tốn mà cơng ty quy định.
- Với lương thời gian: Hằng ngày, phụ trách bộ phận hoặc ngươi được ủy quyền sẽ căn cứ vào tình hình thực tế của bộ phận mình để chấm cơng ngày cho từng người, ghi rõ ngày làm việc, ngày nghỉ với lý do cụ thể của mỗi người. Cuối tháng, người chấm công và phụ trách bộ phận ký vào Bảng chấm công (Phụ lục 09:
bảng2.5) và tiến hành tổng hợp lương từng người, chuyển bảng chấm công về
phịng KTTC để tiến hành kiểm tra, tình lương phải trả kết hợp với Bảng tạm ứng
lương (Phụ lục 11: bảng 2.7), lập Bảng thanh toán tiền lương (Phụ lục 10: bảng 2.6). Sau khi được xét duyệt sẽ được chuyển xuống phịng KTTC để thanh tốn
lương cho nhân viên.
Từ bảng thanh toán tiền lương khoán sản phẩm của các đội xây dựng và bảng thanh toán tiền lương thời gian của các phịng ban kế tốn sẽ lập Bảng tổng hợp thanh tốn tiền lương tồn Công ty (Phụ lục 18: bảng 2.14).
- Cơng ty thanh tốn lương cho cán bộ cơng nhân viên làm 2 kỳ: Kỳ 1 tạm ứng lương vào ngày 26 hàng tháng. Kỳ 2 thanh toán lương vào đầu những ngày đầu tháng sau kể từ ngày 5 đến ngày 10 tháng sau.
Kỳ tạm ứng lương: Căn cứ vào quyết định của Giám đốc kế toán tiền lương tiến hành trả tiền tạm ứng cho công nhân viên. Căn cứ vào số tiền thanh toán tạm ứng kế toán tiến hành lập Phiếu chi (Phụ lục12: bảng 2.8), căn cứ vào Phiếu chi, các bảng thanh tốn tạm ứng của tổ, phịng ban thủ quỹ tiến hành chi.
Thanh toán lương kỳ 2: Căn cứ vào bảng lương tháng của từng đội, từng bộ phận, kế toán tiền lương tiến hành tổng hợp thanh toán tiền lương, kế toán tiền lương sẽ tổng hợp theo từng bộ phận, sau khi được sự đồng ý của kế toán trưởng, Giám đốc sẽ chuyển bảng tổng hợp cho kế toán thanh toán để lập Phiếu chi (Phụ
- Căn cứ vào Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH (Phụ lục 14: bảng
2.10) của nhân viên kế tốn sẽ tính được số lương được hưởng BHXH của nhân
viên kết hợp với Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH (Phụ lục15: bảng 2.11) từ đó lập
Bảng thanh tốn BHXH của tồn Cơng ty (Phụ lục 16: bảng 2.12), sau khi được xét
duyệt kế toán sẽ lập Phiếu chi lương hưởng BHXH (Phụ lục17: bảng 2.13) để chi trả lương hưởng BHXH cho nhân viên.
2.2.1.2. Tài khoản sử dụng
Để phản ánh tình hình thanh tốn tiền lương của nhân viên trong Công ty TNHH SX&TM Hà Nam Ninh kế toán sử dụng tài khoản sau:
- Tài khoản 334: “ Phải trả người lao động” Với TK 334 Công ty sử dụng 2 TK cấp 2: + TK 3341: Phải trả công nhân viên +TK 3342: Phải trả người lao động khác. - Tài khoản 338 : “phải trả phải nộp khác” Công ty sử dụng các TK chi tiết của TK 338: 3382:KPCĐ
3383: BHXH 3384: BHYT 3389: BHTN
Ngoài ra kế tốn cịn sử dụng các tài khoản khác như: TK622, TK627, TK 642, 111,112…
2.2.1.3. Trình tự hạch tốn
Sau khi tiến hành tính tốn các khoản phải trả cho người lao động và phân bổ cho các đối tượng. Căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán hạch toán như sau.
a. Kế toán tiền lương:
(1) Khi chi tiền tạm ứng lương kỳ 1 vào ngày 26 hàng tháng, kế toán thanh toán lập phiếu chi trả tiền tạm ứng cho công nhân viên và căn cứ vào phiếu chi kế toán vào sổ chi tiết TK 3341 và nhật ký chung. (Phụ lục 12: bảng 2.8)
Nợ TK 334 (3341): 45.100.000 Có TK 111: 45.100.000
(2) Sau khi tiến hành tính tốn tiền lương phải trả cho cơng nhân viên và phân bổ cho các đối tượng. Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương – BHXH kế toán vào sổ chi tiết TK 3341, TK 3342 và sổ nhật ký chung. (Phụ lục 19: bảng 2.15)
+ Lương trả cho cơng nhân trực tiếp sản xuất nhóm 1 (CN trong danh sách của doanh nghiệp)
Nợ TK 622: 97.141.800
Có TK 334 (3341): 97.141.800
+ Lương trả cho cơng nhân trực tiếp sản xuất nhóm 2 (CN th ngồi) Nợ TK 622: 27.985.000
Có TK 334 (3342): 27.985.000
+ Lương trả cho cán bộ quản lý sản xuất. Nợ TK 627 (6271): 25.920.900
Có TK 334 (3341): 25.920.900
+ Lương trả cán bộ quản lý doanh nghiệp Nợ TK 642(6421): 32.882.940
Có TK 334(3341): 32.882.940
(3) Khi trả lương cho người lao động vào tháng 15/04/ 2016, kế toán căn cứ vào phiếu chi lương kỳ 2 (Phụ lục13: bảng 2.9) và Bảng tổng hợp tiền lương tồn Cơng ty (Phụ lục18: bảng 2.14).
+ Đối với người lao động trong danh sách của doanh nghiệp Nợ TK 334 (3341): 97.983.229
Có TK 111: 97.983.229
+ Đối với người lao động th ngồi Nợ TK 334 (3342): 27.985.000
Có TK 111: 27.985.000
b. Kế tốn các khoản trích theo lương:
Trích KPCĐ, BHXH, BHYT, BHTN theo tỷ lệ quy định: Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và BHXH kế toán vào sổ chi tiết TK 3341, 3383,3384,3389 và sổ nhật ký chung.
(4) 24% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh (Trong đó: 2% KPCĐ trích theo lương phải trả, 17% BHXH trích theo lương cấp bậc, 3% BHYT trích theo lương cấp bậc, 1% BHTN trích theo lương cấp bậc). (Phụ lục19: bảng 2.15)
Nợ TK 622: 21.371.196 Nợ TK 627: 4.408.794
Nợ TK 642: 5.771.621 Có TK 338: 31.551.611 3382: 3.118.913 3383: 23.016.946 3384: 4.061.814 3389: 1.353.938
(5) Trích BHXH 7%, BHYT 1,5%, BHTN 1% trừ vào lương. (Phụ lục 19:
bảng 2.15) Nợ TK 334 (3341): 12.862.411 Có TK 338: 12.862.411 338(3383): 9.477.566 338(3384): 2.030.907 338(3389): 1.353.938
(6) Khi cơ quan bảo hiểm chuyển tiền gửi ngân hàng cho Công ty để chi trả trợ cấp BHXH cho CNV (theo số thực tế thanh tốn) căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng, kế toán vào sổ chi tiết TK 3383 và sổ nhật ký chung. Dựa vào bảng thanh toán BHXH tồn Cơng ty (Phụ lục16: bảng 2.12)
Nợ TK 112: 541.463
Có TK 338(3383): 541.463
(7) Căn cứ vào bảng thanh toán BHXH (Phụ lục 16: bảng 2.12) và phiếu chi lương hưởng BHXH (Phụ lục 17: bảng 2.13) kế toán hạch toán số tiền thanh tốn nghỉ hưởng BHXH cho tồn cơng ty:
Nợ TK 338(3383): 541.463 Có TK 111: 541.463
(8) Khi nộp KPCĐ (1%), BHXH (24%), BHYT (4,5%), BHTN (2%) cho các cơ quan quản lý bằng chuyển khoản, căn cứ vào giấy báo nợ của Ngân hàng kế toán vào sổ chi tiết TK 3382, 3383, 3384, 3389 và sổ nhật ký chung:
+ Nộp 4,5 % BHYT (Phụ lục 19: bảng 2.15) Nợ TK338(3384): 6.092.721
+ Nộp 24% BHXH trong đó có 7% người lao động đóng. (Phụ lục 19: bảng
2.15)
Nợ TK 338(3383): 32.494.512 Có TK112: 32.494.512
+ Nộp 1% KPCĐ, 1% còn lại Doanh nghiệp giữ để chi hoạt động cơng đồn
(Phụ lục 19: bảng 2.15)
Nợ TK 338(3382): 1.559.456 Có TK 112: 1.559.456
+ Nộp BHTN 2% trong đó người lao động đóng 1% (Phụ lục 19: bảng 2.15) Nợ TK 338(3389): 2.707.876
Có TK 112: 2.707.876
2.2.1.4. Luân chuyển chứng từ.
Quy trình luân chuyển một số chứng từ tại cơng ty:
+ Trình tự ln chuyển chứng từ của công ty: - Bước 1: Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của
doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, khơng tẩy xố, khơng viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.