Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán bán sản phẩm vở học sinh

CHƯƠNG III : CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN

3.2. Các đề xuất, kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán bán sản phẩm vở học sinh

tại Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Ngọc Hà

3.2.1. Quan điểm hồn thiện kế tốn bán sản phẩm vở học sinh tại Công ty Cổphần thương mại dịch vụ Ngọc Hà phần thương mại dịch vụ Ngọc Hà

Qua nghiên cứu kế toán bán sản phẩm vở học sinh tại Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Ngọc Hà, em thấy rằng kế toán bán sản phẩm vở học sinh chiếm một vị trí rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty. Để thực hiện tốt nhiệm vụ tối đa hóa lợi nhuận và tối thiểu hóa chi phí thì cơng tác kế tốn

bán hàng mà cụ thể là bán sản phẩm vở học sinh phải được tổ chức một cách khoa học và hợp lý, phù hợp với thực tế và ngày càng được hoàn thiện.

Xuất phát từ những lý luận và nhu cầu thực tiễn trong kế toán bán sản phẩm vở học sinh của Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Ngọc Hà, em nhận thấy rằng có thể đổi mới để hồn thiện kế tốn bán sản phẩm vở học sinh hiệu quả hơn trên cơ sở đáp ứng những yêu cầu sau:

-Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở phù hợp với chuẩm mực kế toán và chế độ kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng. DN chỉ được thay đổi chế độ kế toán khi được phép của cơ quan thuế. Kế toán là một cơng cụ quản lý tài chính quan trọng của Nhà nước, do đó thực hiện kế toán tuân thủ theo chế độ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho DN và các cơ quan quản lý khác. Việc tổ chức kế toán doanh nghiệp được phép vận dụng linh hoạt và sang tạo nhưng phải trong khn khổ của cơ chế tài chính và chế độ kế tốn. Các giải pháp hồn thiện kế toán bán hàng cũng phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng hoạt động.

-Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, tối đa hóa lợi nhuận: Việc hồn thiện kế tốn bán sản phẩm vở học sinh phải đáp ứng yêu cầu tiết kiệm về thời gian và chi phí. Các giải pháp đưa ra khi thực hiện sẽ giảm bớt khối lượng ghi chép, cơng việc của kế tốn. Đồng thời khi áp dụng chi phí khơng q lớn, chấp nhận được mà đem lại hiệu quả cao. Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, giảm nhẹ cơng việc kế tốn nhưng vẫn mang tính khoa học, đảm bảo hiệu quả của cơng tác kế tốn nói chung.

-Hồn thiện phải đảm bào đáp ứng được thơng tin kịp thời, chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý: Đảm bảo tính chính xác, kịp thời với thơng tin do kế tốn cung cấp cho người sử dụng. Tính chính xác và kịp thời của thơng tin ảnh hưởng đến quyết định của người sử dụng thơng tin. Các giải pháp hồn thiện kế tốn bán hàng đưa ra phải làm cho kết quả thơng tin kế tốn cung cấp chính xác và có giá trị sử dụng cho các đối tượng bên trong và bên ngoài DN trên cả hai góc độ kế tốn tài chính và kế tốn quản trị.

3.2.2. Các đề xuất, kiến nghị nhằm hồn thiện kế tốn bán sản phẩm vở học sinh tại Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Ngọc Hà.

Qua thời gian thực tập tại phịng kế tốn của Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Ngọc Hà cùng với sự nghiên cứu lý luận trong chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam, em thấy bộ phận kế tốn bán hàng của cơng ty cịn tồn tại một số vấn đề và việc giải quyết các vấn đề này là cần thiết để nâng cao hiệu quả kinh doanh của cơng ty. Vì vậy, em xin đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện kế tốn bán sản phẩm vở học sinh tại Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Ngọc Hà như sau:

Về bợ máy kế tốn

Để nâng cao kinh nghiệm và giúp các kế tốn viên có tầm nhìn khái qt và sâu sắc về từng phần hành của cơng việc, cơng ty nên có chính sách để giúp các kế tốn viên trao đổi phần hành cho nhau, có thể là vài năm trao đổi một lần để khi quay lại công việc cũ họ sẽ thực hiện tốt hơn phần việc của mình và trong trường hợp thiếu nhân viên kế tốn thì cơng ty sẽ dễ dàng điều động hơn. Đối với các kế tốn viên là nữ cơng ty có thể đề ra u cầu như khơng được phép có thai trong vịng 4 tháng kể từ khi vào làm để tránh tình trạng thiếu nhân viên và tăng chi phí do hưởng chế độ thai sản…

Về luân chuyển chứng từ trong kế toán bán sản phẩm vở học sinh của công ty

Để đảm bảo cho việc nhập dữ liệu vào sổ sách kế toán được kịp thời, phịng kế tốn cần quy định rõ thời gian nộp chứng từ thống nhất như: Sau khi lập phiếu xuất kho lấy đầy đủ các chữ ký của các bộ phận liên quan cần chuyển ngay cho phịng kế tốn để làm căn cứ lập hóa đơn GTGT, hạch tốn nghiệp vụ kịp thời cơng việc. Các chứng từ gốc (Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho, Giấy báo có, Phiếu thu...) khi chuyển về văn phòng cần được phân loại sắp xếp riêng cho từng nội dung để thuận tiện cho công tác theo dõi, đối chiếu số liệu để vào các hồ sơ, thẻ, bảng liên quan. Có thể sắp xếp theo cách sau: Các hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, báo nơ, báo có…mỗi loại được lưu vào một tập khác nhau. Trong đó, mỗi tập lại chia thành các tập nhỏ được phân loại theo từng tháng.

Trường hợp phát sinh chiết khấu thương mại

Cơng ty nên hạch tốn khoản chiết khấu thương mại vào tài khoản 521 và mở sổ cái TK 521 để theo dõi riêng chiết khấu thương mại cho khách hàng khi khách hàng mua từ 2 vở học sinh chiếc sản phẩm vở học sinh trở lên. Như vậy thông tin kế toán cung cấp sẽ rõ ràng hơn, người sử dụng thơng tin có thể xác định chính xác những nghiệp vụ bán hàng nào phát sinh chiết khấu thương mại.

Khi công ty tiến hành chiết khấu thương mại cho khách hàng mua với số lượng lớn, căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chừng từ liên quan khác, kế toán ghi:

Nợ TK 521 – Chiết khấu thương mại

Nợ TK 3331 – Thuế GTGT đầu ra tính trên khoản CKTM Có TK 111, 112, 131 – Tổng số tiền phải giảm trừ.

Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ các khoản chiết khấu thương mại vào TK 511 Nợ TK 511 – Giảm trừ doanh thu

Có TK 521 – Chiết khấu thương mại dành cho khách hàng.

Trích lập dự phịng khoản phải thu khó địi – TK 1592

Cơng ty nên tính tốn khoản nợ có khả năng khó địi, tính tốn lập dự phịng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ, tạo thế chủ động cho cơng ty trong trường hợp khách hàng chưa thanh tốn hoặc khơng có khả năng thanh tốn.

Căn cứ để lập dự phịng nợ phải thu khó địi:

Khoản nợ có chứng từ gốc, ghi trên hợp đồng kinh tế, các chứng từ khác. Những khoản nợ quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế hoặc các cam kết khác.

Nợ phải thu chưa đến hạn nhưng đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, …

Công ty cần dự kiến mức hao hụt có thể xảy ra, tiến hành lập dự phịng cho khoản phải thu khó địi, kèm chứng từ minh chứng cho các khoản nợ khó địi.

Phương pháp tính dự phịng khoản phải thu khó địi: Số DPPTKĐ cho tháng kế hoạch của khách hàng = Số nợ phải thu của khách hàng X Tỷ lệ ước tính khơng thu được của khách hàng

Ta có thể tính dự phịng phái thu khó địi theo phương pháp ước tính trên doanh thu bán chịu:

Số DPPTKD lập cho tháng kế hoạch = Tổng doanh thu bán chịu x Tỷ lệ phải thu khó địi ước tính

Nội dung lập dự phịng nợ phải thu khó địi: Sử dụng tài khoản 1592 “Dự phịng phải thu khó địi”

Khi trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi, kế tốn ghi tăng chi phí quản lý kinh doanh (Nợ TK 6422) và ghi tăng dự phòng phải thu khó địi (Có TK 1592).

Khi hồn nhập số dự phịng phải thu khó địi, kế tốn ghi giảm khoản dự phịng (Nợ TK 1592) đồng thời gho giảm chi phí quản lý kinh doanh (Nợ TK 6422).

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Các mặt hàng phụ tùng mà công ty nhập về để lắp ráp có sự biến động giá cả lớn cần có sự theo dõi. Do vậy cơng ty nên dự tính các khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho để hạn chế ảnh hưởng biến động của giá. Đó là việc tính trước vào giá vốn hàng bán một khoản chi phí mà thực tế chưa phát sinh để có nguồn tài chính cần thiết bù đắp những thiệt hại có thể xảy ra trong niên độ kế tốn sau.

Theo quy định của Bộ Tài Chính thì khoản dự phịng giảm giá hàng tồn kho được tính vào cuối niên độ kế tốn dựa vào cơ sở kết quả kiểm kê hàng hóa. Cơng ty thực hiện đối chiếu giữa giá gốc của hàng tồn kho được ghi nhận trên sổ sách kế toán với giá thị trường của từng loại hàng tồn kho. Lập dự phòng giảm giá riêng cho từng mặt hàng và chỉ lập cho những mặt hàng mà giá gốc của nó cao hơn giá trên thị trường. Mức lập dự phịng được xác định: Mức lập dự phịng giảm giá HTK = Số lượng hàng hóa bị giảm giá tại thời điểm lập

X ( Giá gốc hàng hóa – Giá mua)

Sử dụng tài khoản 1593 – Dự phịng giảm giá hàng tồn kho. Tài khoản này có kết cấu sau:

Bên có: Trích lập dự phịng giảm giá cho niên độ tới. Dư có: Dự phịng giảm giá đầu tư hiện còn.

Về hồn thiện sổ kế tốn

Cơng ty nên mở sổ theo dõi chi tiết doanh thu bán sản phẩm vở học sinh cho từng loại vở học sinh, như vậy mới biết được mặt hàng nào mang lại doanh thu chủ yếu cho cơng ty, mặt hàng nào có tỷ lệ tiêu thụ kém để nhà quản trị có những biện pháp thúc đẩy bán hàng phù hợp, cụ thể: Mở sổ chi tiết bán hàng của mặt hàng vở học sinh cuốn ép rác, vở học sinh téc xăng, vở học sinh téc nước, vở học sinh hút chất thải để tiện cho việc theo dõi và quản lý. Đồng thời, mở sổ chi tiết thanh toán cho từng khách hàng để việc theo dõi công nợ được tiến hành hiệu quả hơn.

Sử dụng phần mềm kế tốn

Hiện nay cơng ty có sử dụng excel trong q trình kế tốn song cơng ty nên kết hợp với sử dụng phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm nghiệp vụ phát sinh của công ty như: Misa, Fast accounting…Việc sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp giảm bớt khối lượng cơng việc cho kế tốn viên và thơng tin cung cấp nhanh chóng, kịp thời hơn.

Cơng ty có thể sử dụng phần mềm Fast accounting 2009 cho kế toán bán sản phẩm vở học sinh, phần mềm này hướng đến doanh nghiệp nhỏ và vừa phù hợp với công ty và liên tục cập nhật chế độ tài chính, kế tốn và thuế mới nhất đồng thời phần mềm này có giá cả tương đối hợp lý và dễ dàng sử dụng, phù hợp với trình độ chun mơn của nhân viên kế tốn trong cơng ty.

Tuy nhiên, sử dụng phần mềm kế toán cũng cần lưu ý tới vấn đề bảo mật thơng tin, phải có sự lưu trữ thơng tin đầy đủ để tránh rủi ro do lỗi phần mềm. Nên phân quyền truy cập rõ ràng cho từng đối tượng kế tốn để tránh việc rị rỉ thông tin. Khi sử dụng phần mềm kế toán phải đáp ứng được nhu cầu thân thiện với người dùng, hiệu quả…, phản ánh trung thực và chính xác các nghiệp vụ kế tốn đồng thời giảm thiểu tối đa cơng việc cho kế tốn viên.