CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG
1.2. Kế toán bán hàng theo quy định hiện hành
1.2.2. Kế toán bán hàng theo quy định của chế độ kế toán hiện hành (chế độ kế
độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo quyết định 48/ 2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/09/2009)
1.2.2.1. Chứng từ sử dụng
Áp dụng chế độ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa theo quyết định 48/ 2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/09/2009 của Bộ Tài Chính thì chứng từ sử dụng trong kế tốn bán hàng bao gồm:
Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu số 01GTKT -3LL): Doanh nghiệp khi bán hàng hóa, dịch vụ phải lập hóa đơn theo quy định và giao cho khách hàng. Hóa đơn phải được lập ngay khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo đúng các nội dung, chỉ tiêu in sẵn trên mẫu hóa đơn.
Những nguyên tắc lập hóa đơn giá trị gia tăng được tuân thủ theo Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài Chính và theo Thơng tư 119/2014/TT-BTC.
Hóa đơn bán hàng thơng thường (Mẫu số 02 GTGT - 3LL): Hố đơn bán hàng là hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ trong nội địa dành cho các tổ chức, cá nhân khai, nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.
Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT): Phiếu xuất kho được lập khi xuất hàng hóa, nhằm theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư, cơng cụ, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa xuất kho cho các bộ phận sử dụng trong doanh nghiệp, làm căn cứ để hạch tốn chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng, thực hiện định mức tiêu hao vật tư.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03PXK - 3LL): Theo hướng dẫn tại điểm 2.6 phụ lục 4 Ban hành kèm theo Thơng tư số 153/2010/TT-BTC, khi điều chuyển hàng hóa cho các Chi nhánh hạch tốn phụ thuộc ở các tỉnh, Cơng ty có thể chọn sử dụng một trong hai cách: hoặc là phát hành Hóa đơn GTGT, hoặc là sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo Lệnh điều động nội bộ.
Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý (Mẫu số 04 HDL - 3LL) Phiếu thu (Mẫu số 01 - TT)
Phiếu chi (Mẫu số 02 - TT)
Ngồi ra cịn có các chứng từ khác có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng như: Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ.
Chứng từ ngân hàng ( giấy báo Nợ, giấy báo Có của ngân hàng ) Hóa đơn cước phí vận chuyển, th kho bãi, bốc dỡ hàng hóa.. Hợp đồng kinh tế với khách hàng.
Hợp đồng cung cấp, hợp đồng mua bán, giấy cam kết
Trình tự xử lý luân chuyển chứng từ: Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán và các bộ phận liên quan sẽ tiến hành lập chứng từ: phiếu xuất kho (bộ phận kho); hóa đơn GTGT (bộ phận bán hàng lập); phiếu thu, phiếu chi (bộ phận kế toán lập),.. Chứng từ được lập theo đúng mẫu quy định và phải ghi đúng nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và được lập đủ số liên quy định
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán - Kiểm toán
- Chứng từ sẽ được luân chuyển đến các phịng ban có trách nhiệm: kế tốn, giám đốc,… để kiểm tra và ký duyệt
- Sau đó, một liên chứng từ được giao đến phịng kế tốn, nhân viên kế toán sắp xếp chứng từ và tiế hành ghi sổ kế đoán tương ứng (Sổ các tài khoản TK 511, TK 131, TK 632, TK 3331, TK 111…)
- Sau khi kế toán vào sổ, các chứng từ sẽ được được lưu trữ và bảo quản theo đúng quy định của nhà nước.
1.2.2.2. Tài khoản sử dụng
Kế toán bán hàng chủ yếu sử dụng những tài khoản sau:
-TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Dùng để phản ánh
doanh thu của khối lượng hàng hóa đã bán, dịch vụ đã cung cấp không phân biệt đã thu được tiền hay sẽ thu được tiền.
Kết cấu tài khoản:
Bên nợ: Phản ánh thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt của số hàng tiêu thụ; thuế GTGT phải nộp của doanh nghiệp theo phương pháp trực tiếp; Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ; Cuối kỳ kết chuyển Doanh thu thuần để xác định kết quả.
Bên có: Phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế phát sinh trong kỳ.
Tài khoản này khơng có số dư cuối kỳ. TK 511 có 4 tài khoản cấp 2:
TK 5111 “Doanh thu bán hàng hóa”
TK 5112 “Doanh thu bán các thành phẩm” TK 5113 “Doanh thu cung cấp dịch vụ” K 5118 “Doanh thu khác”
-TK 521 “Các khoản giảm trừ doanh thu”:
Tài khoản này gồm 3 TK cấp 2:
+ Tài khoản 5211 “Chiết khấu thương mại”: Tài khoản này dùng để phản ánh
khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do người mua đã mua hàng của doanh nghiệp với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết về mua bán hàng hóa.
Kết cấu tài khoản 5211:
Bên Nợ: Chiết khấu thương mại phát sinh trong kỳ.
Bên Có: Cuối kỳ kết chuyển tồn bộ số chiết khấu thương mại phát sinh trong kỳ sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần.
Tài khoản này khơng có số dưcuối kỳ.
+Tài khoản 5212 “Hàng bán bị trả lại”: Tài khoản này sử dụng để phản ánh doanh thu của số hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ nhưng vì lý do về chất lượng,mẫu mã,quy cách mà người mua từ chối thanh toán và trả lại cho doanh nghiệp.
Kết cấu tài khoản:
Bên Nợ: Phản ánh doanh thu của số hàng đã xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại.
Bên Có: Cuối kỳ kết chuyển doanh thu của sản phẩm hàng hóa đã tiêu thụ bị trả lại trong kỳ sang TK 511 để xác định doanh thu thuần.
Tài khoản này khơng có số dư cuối kỳ.
+Tài khoản 5213 “Giảm giá hàng bán”: Tài khoản này được sử dụng để phản
ánh khoản người bán giảm trừ cho người mua do hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách hoặc quá thời hạn ghi trên hợp đồng hoặc hàng hóa bị lạc hậu kém thị hiếu.
Kết cấu tài khoản:
Bên Nợ: Phản ánh khoản giảm giá hàng bán.
Bên Có: Cuối kỳ kết chuyển tồn bộ số giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ sang tài khoản 511 để xác định doanh thu thuần.
Tài khoản này khơng có số dư cuối kỳ. -TK 632 “Giá vốn hàng bán”:
Tài khoản này được dùng để phản ánh giá trị thực tế của một số sản phẩm hàng hóa, dịch vụ đã được xác định là tiêu thụ
Kết cấu tài khoản:
Bên nợ: Phản ánh giá vốn của sản phẩm hàng hóa tiêu thụ trong kỳ, số trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho năm nay cao hơn năm trước, trị giá sản phẩm, hàng hóa hao hụt, mất mát sau khi trừ phần cá nhân phải bồi thường
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế tốn - Kiểm tốn
Bên có: Kết chuyển trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh, hồn nhập chênh lệch dự phịng giảm giá hàng tồn kho của năm nay thấp hơn năm trước, trị giá vốn sản phẩm đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại
TK này khơng có số dư cuối kỳ. -TK 131 “Phải thu của khách hàng”:
Tài khoản này được sử dụng để phản ánh số tiền mà doanh nghiệp phải thu của khách hàng do bán chịu hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ và tình hình thanh tốn các khoản phải thu của khách hàng. Ngồi ra tài khoản 131 cịn được sử dụng để phản ánh số tiền mà doanh nghiệp nhận ứng trước của khách hàng.
Kết cấu tài khoản:
Bên nợ: Phản ánh số tiền phải thu khách hàng về bán hàng hóa đã cung cấp trong kỳ, số tiền thừa phải trả lại cho khách hàng.
Bên có: Phản ánh số tiền khách hàng thanh tốn trong kỳ, số tiền DN nhận ứng trước của khách hàng, số tiền giảm trừ công nợ phải thu của khách hàng như giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thương mại hay chiết khấu thanh toán cho khách hàng.
Số dư bên Nợ : Phản ánh số tiền còn phải thu của khách hàng.
Số dư bên C ó : Phản ánh số tiền thu trước hay thu thừa của người mua.
Khi lên bảng cân đối kế tốn khơng được bù trừ số dư Nợ và số dư Có của TK 131. Số dư Nợ được phản ánh ở chỉ tiêu bên Tài sản cịn số dư Có được phản ánh ở chỉ tiêu bên Nguồn vốn.
-TK 156 “ Hàng hóa’’: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình
hình biến động tăng, giảm các loại hàng hóa của doanh nghiệp.
Kết cấu tài khoản:
Bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng hóa nhập kho và chi phí thu mua hàng hóa phát sinh trong kỳ; kết chuyển trị giá hàng tồn kho cuối kỳ (Trường hợp hạch toán hàng tồn kho theophương pháp kiểm kê định kỳ).
Bên C ó : Phản ánh trị giá thực tế của hàng hóa xuất kho trong kỳ; chi phí mua hàng phân bổ cho hàng hóa bán ra trong kỳ; kết chuyển trị giá hàng hóa tồn kho đầu kỳ (Trường hợp doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ).
- TK 157 “Hàng gửi bán”: Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hàng hóa gửi cho người mua giao cho các cơ sở đại lý nhưng chưa được chấp nhận thanh toán.
Kết cấu tài khoản:
Bên N ợ : Phản ánh trị giá thực tế của hàng gửi bán hoặc gửi đại lý bán
Bên Có: Phản ánh trị giá thực tế của số hàng gửi cho người mua, cho các cơ sở đại lý đã xác định tiêu thụ.
Số dư Nợ: Phản ánh trị giá hàng hóa gửi đi bán chưa được xác định tiêu thụ cuối kỳ, phản ánh trị giá hàng bị trả lại nhờ bên mua giữ hộ.
Ngoài ra kế tốn bán hàng cịn sử dụng một số tài khoản như: TK 111, 112, 138, 3331, 611, 642….
1.2.2.3. Phương pháp kế toán
a. Kế toán nghiệp vụ bán hàng ở doanh nghiệp, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
Kế tốn bán bn hàng hóa
Kế tốn ngiệp vụ bán bn qua kho: trường hợp này chia làm hai hình thức: - Kế tốn nghiệp vụ bán bn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp cho khách hàng
Khi phát sinh nghiệp vụ căn cứ vào phiếu xuất kho mà kế toán ghi tăng TK 632( giá vốn hàng bán), đồng thời ghi giảm TK 156: trị giá hang hoá xuất kho.
Từ hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu thu hay giấy báo có của ngân hang…kế tốn ghi tăng TK 511:doanh thu bán hàng chưa có thuế GTGT, ghi tăng TK 333: thuế GTGT đầu ra phải nộp và ghi tăng TK tiền, các khoản phải thu…(111, 112, 131…)
Trong trường hợp bao bì tính riêng, căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu thu…kế toán ghi giảm cho TK 153: trị giá thực tế xuất kho của bao bì, ghi tăng TK 3331:thuế GTGT đầu vào phải nộp, ghi tăng TK tiền, các khoản phải thu…(TK 111,112,131…)
- Kế tốn bán bn theo hình thức gửi hàng cho khách
Căn cứ vào phiếu xuất kho hàng gửi bán, kế toán ghi tăng TK 157: trị giá hàng hoá thực tế xuất kho gửi bán, ghi giảm TK 156: hang hố xuất kho.
Nếu hàng hố có bao bì đi kèm tính riêng, kế tốn ghi tăng TK 138, ghi giảm TK 153:trị giá thực tế xuất kho của bao bì.
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán - Kiểm toán
Khi số hàng gửi bán được xác định là tiêu thụ, căn cứ vào giấy tờ liên quan mà ghi vào các tài khoản tương ứng bên bán khi chấp nhận thanh toán số hàng gửi bán, kế toán lập hoá đơn GTGT, dựa vào các chứng từ đi kèm khác ( giấy báo có, thơng báo..) kế tốn ghi tăng TK 511:doanh thu chưa có thuế GTGT, ghi tăng TK 3331: số VAT đầu vào phải nộp, ghi tăng TK tiền ) TK 111, 112, 131…) đồng thời ghi tăng gía vốn hàng xuất kho gửi bán ( TK 632) ghi giảm cho TK 157: trị giá hàng gửi bán Trường hợp có bao bì đi kèm riêng, căn cứ vào phiếu thu, xuất kho mà kế toán ghi giảm TK 138, ghi giảm TK 3331: số VAT đầu ra phải nộp, gi tăng TK tiền( TK 111,112, 131…). Trường hợp DN chi hộ cho bên mua sẽ ghi tăng TK tiền ( TK 111,112…) ghi giảm TK 138 ∙
Kế tốn bán bn vận chuyển thẳng: Trường hợp này chia thành 2 hình thức: - Kế tốn bán bn vận chuyển thảng theo hình thức giao tay ba
Căn cứ hoá đơn GTGT và các chứng từ thanh toán của khách hang, kế toán ghi tăng TK 511: doanh thu bán hàng chưa có thuế, gia tăng TK 3331 : thuế GTGT đầu ra phải nộp, ghi tăng TK tiền, phải thu…(TK 111, TK 112, TK 131…)
Đồng thời ghi tăng TK 632: trị giá hàng mua bán ngay, gi tăng TK 133, ghi giảm TK tiền( 111, 112…) hay tăng TK 331: phải trả nhà cung cấp
Trường hợp có bao bì đi kèm tính riêng, kế tốn căn cứ vào phiếu thu( giấy báo có, báo nợ, phiếu chi) ghi tăng TK tiền( 111, 112…) hoặc tăng TK 131, ghi tăng TK 333: thuế đầu vào được khấu trừ. Đồng thời ghi giảm khoản tiền ( 111, 112..) hoặc ghi tăng phải trả nhà cung cấp ( TK 331), tăng khoản thuế đầu ra( TK 3331)
- Kế toán bán bn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng
Khi doanh nghiệp mua hàng và chuyển đi bán, dựa vào hóa đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, và các hoá đơn chứng từ đi kèm với số hàng gửi bán kế toán ghi tăng TK 157 trị giá hàng mua gửi bán, ghi tăng khoản thuế đầu vào ( TK 133) và giảm khoản phải trả tương ứng
Khi bên mua thơng báo chấp nhận thanh tốn số hàng trên thì kế tốn ghi tăng tK 511 doanh thu bán hàng chưa có thuế, tăng TK 3331 và gi tăng TK tiền, tài khoản phải thu( TK 111, 112, 131…)
Kế toán bán lẻ
Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được bảng kê bán hàng hóa của mậu dịch viên, kế tốn xác định giá bán chưa thuế, thuế GTGT đầu ra của hàng hóa đã tiêu thụ.
- Trường hợp số tiền mậu dịch viên thực nộp phù hợp với doanh số bán ra thì kế tốn tiến hành ghi tăng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải thu của khách hàng (Nợ TK 111,112,131), đồng thời ghi nhận doanh thu (Có TK 511) và thuế GTGT (Có TK 3331).
- Trường hợp số tiền mậu dịch viên thực nộp nhỏ hơn doanh số ghi trên bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ thì mậu dịch viên phải bồi thường ghi: Số tiền thực nộp (Nợ TK 111, 112), số tiền thiếu ghi (Nợ TK 1388) và ghi nhận doanh thu (Có TK 511) thuế GTGT (Có TK 3331).
- Trường hợp số tiền mậu dịch viên thực nộp lớn hơn doanh số ghi trên bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ thì khoản thừa được hạch tốn vào thu nhập khác của doanh nghiệp (Có TK 711).
Kế tốn bán đại lý
Trong trường hợp doanh nghiệp là bên giao đại lý
Khi xuất kho giao cho đại lý kế toán ghi tăng TK 157 trị giá thực tế xuất kho, giảm số hang hoá đem đi giao. nếu doanh nghiệp mua hàng sau đó chuyển thẳng cho đại lý thì cũng hạch tốn như kế tốn bán bn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng, số chi phí phát sinh trong q trình giao hàng, nếu doanh nghiệp chịu thì phản ánh khoản chi phí này vào chi phí của doanh nghiệp( TK 641) và nếu doanh nghiệp chi hộ cho bên đại lý thì phản ánh vào khoản phải thu khác ( TK 138)
Khi cơ sở đại lý thanh toán, dựa vào các hoá đơn chứng từ liên quan mà kế toán ghi nhận doanh thu và cắt hoa hồng đại lý. Số tiền hoa hồng này sẽ được phản ánh trên tài khoản chi chí bán hàng của doanh nghiệp ( TK 641) , số thuế GTGT của tiền hoa hồng phản ánh vào TK 331.
Sau khi ghi nhận doanh thu, kế toán phải ghi nhận giá vốn cho số hàng gửi đại lý này vào TK 632 và ghi giảm cho TK 157: trị giá hàng gửi bán
Trong trường hợp doanh nghiệp là bên nhận đai lý
Khi nhận hàng hoá căn cứ vào biên bản kiểm nhận hàng hoá kế toán ghi tăng TK 003 số hàng hoá nhận gửi bán. Khi bán được hàng ghi giảm TK 003 và ghi nhận
Khóa luận tốt nghiệp Khoa Kế toán - Kiểm toán
số tiền hoa hồng được hưởng vào tài khoản TK 511 nếu số hoa hồng đãđược khấu