Tổng quan về công ty cổ phần ô tô Việt Hàn Bắc Giang

5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp

2.1. Tổng quan về công ty và ảnh hưởng của nhân tố môi trường tới công tác kế tốn

2.1.1. Tổng quan về công ty cổ phần ô tô Việt Hàn Bắc Giang

2.1.1.1. Qúa trình hình thành và phát triển của cơng ty

a. Thông tin chung về công ty

- Tên công ty: Công Ty Cổ Phần ô Tô Việt Hàn Bắc Giang - Tên giao dịch: Công Ty Cổ Phần ô Tô Việt Hàn Bắc Giang

- Trụ sở: Thôn Hưng Thịnh - Xã Đức Thắng - Huyện Hiệp Hoà - Bắc Giang. - Đăng ký & quản lý bởi Chi cục Thuế Huyện Hiệp Hoà.

- Địa điểm giao dịch: Gần đầu cầu Xương Giang- Quốc lộ 1A, Cao tốc Hà Nội- Lạng Sơn (Xã Đồng Sơn- TP. Bắc Giang- tỉnh Bắc Giang)

- Năm thành lập: 06/07/2014 - Loại hình: Cơng ty cổ phần

- Người đại diện pháp lý: Ông. Văn Thành Hưng - Mã số thuế: 2400797577 - Website: http://hyundaidongvangbacgiang.com/ - Phone: 0204.3.526.299 - Fax: 0204.3.526.299 - Mail: viethanbacgiang@gmail.com - Logo:

b. Lịch sử hình thành và phát triển

Được thành lập và cấp phép hoạt động và 06/07/2014, sau hơn một năm đầu xây dựng và nỗ lực to lớn để đáp ứng những u cầu chuẩn tồn cầu của Hyundai Việt Nam cơng ty CP ô tô Việt Hàn Bắc Giang đã đi vào hoạt động trong thời gian đầu như một đại lý ủy quyền chính thức của Hyundai Việt Nam.

Ngành nghề kinh doanh chính: Bán buôn, bán lẻ xe ô tô tải và xe ô tô khách 29 chỗ; cung cấp dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng xe ơ tơ; Sản xuất mới đóng thùng bệ xe ơ tơ theo nhu cầu của khách hàng.

Sau 4 năm hoạt động Việt Hàn đã có một chỗ đứng trên thị trường ô tô tải Bắc Giang và một số tỉnh lân cận; đã tạo nên sự tin trưởng về sản phẩm cũng như dịch vụ cho khách hàng. Hiện nay, cơng ty đang nỗ lực tìm kiếm khách hàng chủ yếu bằng hình thức điều tra thị trường, cơng ty cho các nhân viên kinh doanh đi tìm hiểu thị trường thực tế trên địa bàn, trực tiếp gặp mặt khách hàng tại địa chỉ của khách hàng, từ đó tạo được lịng tin và sự gần gũi hơn với khách hàng. Hiện nay số CBCNV của Việt Hàn đã có 20 người và mức lương bình quân cho một nhân viên từ 4 đến 5 triệu đồng trên một tháng. Trụ sở công ty được xây dựng trên một khuôn viên rộng trên 5000 m2 với showroom tiện nghi thoải mái thuận lợi cho khách hàng đến xem xe và chạy thử xe; trạm bảo dưỡng với dịch vụ hiện đại và chuyên nghiệp; xưởng đóng thùng cho khách hàng có thể xem trực tiếp với những tư vấn viên chuyên nghiệp nhiệt tình sẽ làm cho khách hàng thoải mái nhất và cảm thấy hài lịng khi đến và sử dụng dịch vụ của cơng ty.

2.1.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của đơn vị

Qua 4 năm hoạt động trên thị trường, bằng sự nỗ lực của tất cả các thành viên trong công ty, hiện nay công ty CP ô tô Việt Hàn Bắc Giang đã có một chỗ đứng vững chắc trên thị trường với những mặt hàng kinh doanh:

- Buôn bán xe ô tô tải của 2 hãng Tổng công ty công nghiệp ô tô Việt Nam- Vinamotor- Hyundai Đồng Vàng và Daehan Motor

- Buôn bán xe khách 29 chỗ của Tổng công ty công nghiệp ô tô Việt Nam Vinamotor- Hyundai Đồng Vàng

- Tổ chức sản xuất mới và đóng thùng xe ô tô tải theo nhu cầu của khách hàng - Dịch vụ sửa chữa bảo dưỡng xe ơ tơ.

Vì Cơng ty CP Ơ tơ Việt Hàn Bắc Giang là cơng ty thương mại nên quy trình bán hàng cũng khá đơn giản

Sơ đồ 2.1: Quá trinh kinh doanh của công ty

(nguồn:Phịng hành chính cơng ty ) 2.1.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý của đơn vị

Mơ hình cơ cấu tổ chức của cơng ty là một mơ hình hoạt động theo kiểu chức năng. Tất cả những nhân viên hoạt động liên quan tới cùng một chức năng thì sẽ được xếp và cùng một bộ phận để hoạt động và làm việc.Bộ máy tổ chức được bố trí tương đối đơn giản và được rút gọn tới mức tối thiểu nhằm cắt giảm chi phí quản lý chung của doanh nghiệp.

Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị cao nhất của công ty, chịu trách nhiệm tập hơp ý kiến, bầu ra ban quản trị điều hành trực tiếp và tiến hành họp để thông nhất đưa ra định hướng hoạt động cho công ty.

Người lãnh đạo của công ty (giám đốc) chịu trách nhiệm về mọi mặt cơng việc và tồn quyền quyết định trong phạm vi hoạt động của doanh nghiệp. Việc truyền mệnh lệnh theo tuyến cố định từ bên trên xuống dưới. Người lãnh đạo phải thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa các bộ phận trực tuyến và các bộ phận chức năng.

Những người lãnh đạo chức năng (trưởng các phòng ban) nhận chỉ thị từ giám đốc và tiến hành phân công công việc cho các nhân viên dưới quyền thực hiện.

Ban quản trị, giám đốc: Là cấp lãnh đạo cao nhất trong doanh nghiệp, chỉ đạo

mọi hoạt động của doanh nghiệp. Mua hàng và

thanh toán cho nhà cung cấp

Nhập kho hàng hóa và bảo quản

hàng hóa.

Xuất bán hàng hóa ghi nhận

doanh thu

- Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản trị cao nhất của Cơng ty, có tồn quyền nhân danh Cơng ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến chiến lược, kế hoạch phát triển của Công ty trong ngắn, trung hạn và dài hạn, kế hoạch phát triển hàng quý, hàng năm của Công ty.

- Giám đốc – chủ doanh nghiệp: Ông Văn Thành Hưng là người được hội đồng quản trị bầu ra để trực tiếp thực hiện các hoạt động của doanh nghiệp, người đứng đầu của Doanh nghiệp, có trách nhiệm quản lý điều hành tình hình tài chính doanh nghiệp, các quy trình làm việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ của đơn vị mình một cách tồn diện, liên tục, rộng rãi kịp thời và đồng thời là người đại diện hợp pháp của công ty trước pháp luật về mối quan hệ giao dịch điều hành hoạt động của cơng ty.

- Phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc, làm việc trực tiếp dưới quyền hành của giám đốc chịu trách nhiệm điều hành các lĩnh vực hoạt động của Công ty theo sự phân cấp của giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được giám đốc phân công thực hiện. Là người được Giám đốc ủy quyền thực hiện công việc chuyên môn, trực tiếp quản lý chỉ đạo các phịng ban.

Phịng kế tốn- tài chính: Chức năng của phịng kế tốn là thực hiện những

công việc về nghiệp vụ theo đúng quy định của nhà nước về chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế tốn. Theo dõi, phản ánh tình hình nguồn vốn kinh doanh của Cơng ty dưới mọi hình thái và cố vấn cho ban Giám đốc về các vấn đề liên quan đến tài chính. Tổ chức huy động và sử dụng vốn thông qua công tác tín dụng, điều phối luồng tiền, đảm bảo đủ vốn cho Công ty hoạt động. Tham mưu cho ban Giám đốc về chế độ kế toán và sự thay đổi chế độ qua các thời kỳ. Và cùng với các bộ phận khác tạo nên một mạng lưới thông tin năng động, hữu hiệu.

Phịng hành chính nhân sự:Có nhiệm vụ tổ chức phân công lao động trong công ty,

thực hiện việc tuyển dụng nguồn nhân lực, tổ chức kiểm tra, thi, theo dõi, quản lý, xếp lương và nâng lương cho người lao động. Đồng thời tính toán và theo dõi kiểm sốt tình hình nộp bảo hiểm xã hội của người lao động, giải quyết các chính sách như bệnh, ốm đau, thai sản, hưu chí,…cho người lao động.Nghiên cứu và tham mưu cho Giám đốc về việc xây dựng các nguyên tắc phù hợp đồng bộ trong hệ thống cơ cấu quản trị của Cơng ty, phát huy tính tích cực, trình độ của từng người để hoàn thành mục tiêu kế hoạch. Tham mưu cho Giám đốc thực hiện chức năng hành chính, các quyết định điều hành quản lý nhằm chỉ

đạo vận hành cơ cấu nội bộ của Cơng ty một cách có hiệu quả nhất. Phòng khách hàng:

- Đối với khách hàng:

+ Giải quyết khiếu nại của khách hàng

+ Hướng dẫn khách hàng sử dụng sản phẩm Hyundai và Teraco đúng cách. - Đối với công ty và đối tác

+ Cung cấp ý kiến và thơng tin dựa trên “Tiếng nói của khách hàng” + Quản lý thông tin phản hồi trong Công ty

+ Thu thập thông tin thông qua giao tiếp với cơ quan phụ trách về tiêu dùng và nhóm khách hàng

Phịng dịch vụ: Thực hiện sửa chữa bảo dưỡng, bảo hành cho các khách hàng,

làm tăng độ hài lòng của khách hàng và đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Thực hiện sản xuất đóng thùng bệ xe theo nhu cầu của khách hàng được chuyển từ bộ phận kinh doanh xuống. Bao gồm các cố vấn, điều phối viên trưởng nhóm phụ tùng và các kỹ thuật viên

Sơ đồ 2.2: Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của Công ty

(Nguồn: Phịng hành chính cơng ty)

GIÁM ĐỚC

PHÓ GIÁM ĐỚC

Phòng khách hàng Phòng kế tốn- tài chính Phòng dịch vụ Phòng kinh doanh Phòng hành chính

2.1.1.4. Tổ chức bộ máy kế tốn

Phịng kế tốn của cơng ty gồm có: 01 kế tốn trưởng, 01 phó phịng kế tốn, 01 kế toán vật tư, 01 kế tốn dịch vụ, 01 kế tốn cơng nợ, 01 kế toán thanh toán, 01 kế toán ngân hàng, 01 kế toán thuế, 01 thủ quỹ. Cụ thể:

Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy kế tốn tại Cơng ty CP ô tô Việt Hàn Bắc Giang

(Nguồn: Phịng hành chính cơng ty) Với những u cầu về quản lý và đặc điểm kinh doanh của công ty phịng kế tốn có nhiệm vụ cụ thể của từng người như sau:

Kế toán trưởng: Đây là người đứng đầu phịng kế tốn, chịu trách nhiệm điều hành, hướng dẫn, tổ chức thực hiện và kiểm tra cơng tác hạch tốn kế tốn, thống kê của tồn cơng ty. Đồng thời kế tốn trưởng có nhiệm vụ hướng dẫn, cụ thể hố kịp thời các chế độ, chính sách, quy định tài chính của Nhà Nước cho các kế toán viên. Kế toán trưởng cũng thường xun theo dõi sát sao tình hình cơng tác kế toán tại các đơn vị trực thuộc của cơng ty. Kế tốn trưởng có nhiệm vụ báo cáo cho Ban giám đốc và chịu trách nhiệm về thông tin, báo cáo tài chính đưa ra.

Phó phịng kế tốn: Tổng hợp số liệu kế tốn, thực hiện các quyết tốn cuối kì, kế tốn vốn kinh doanh, tài sản cố định tồn công ty, lập Báo cáo tài chính, kiểm tra kế toán các đơn vị nội bộ. Thay mặt cho kế toán trưởng tổ chức phổ biến và hướng dẫn kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính, kế toán, thống kê hiện hành cho cấp dưới và các bộ

Kế tốn vậttư Kếto ándị chvụ Kếto áncơ ngnợ Kếtốn thanht ốn Kếto ánng ân hàng Kếto ánth uế Thủ quỹ KẾ TỐN TRƯỞNG PHĨ PHỊNG KẾ TỐN

phận liên quan. Đề xuất các biện pháp nhằm cải thiện bộ máy kế toán, các kiến thức chun mơn có lợi cho cơng tác quản lý, hạch tốn của Cơng ty.

Kế toán vật tư: Chịu trách nhiệm trước kế tốn trưởng về việc thực hiện các cơng việc có liên quan đến phần hành kế tốn vật tư. Theo dõi tình hình sử dụng vật tư theo định mức và những quy định đã ban hành nhằm kịp thời phát hiện những bất hợp lý, lãng phí trong quá trình sử dụng. Báo cáo tình hình sử dụng và tồn kho vật tư, phục vụ cho công tác kiểm kê và quyết toán tài chính.

 Kế toán dịch vụ: Thực hiện các giao dịch dịch vụ sửa chữa xe cụ thể như: + Cập nhật doanh thu dịch vụ

+ Quyết toán lệnh sửa chữa xe từ cố vấn dịch vụ hoặc bộ phận phụ tùng.

Kế toán cơng nợ: Kế tốn cơng nợ phải thu có chức năng đơn đốc, thu địi cơng nợ, lập hồ sơ thanh toán, quản lý hệ thống khách hàng, hợp đồng bán hàng đề xuất các biện pháp xử lý cho các khoản cơng nợ khó địi, ln cải tiến phương pháp thu địi cơng nợ. Kiểm tra theo dõi các khoản phải trả, lập hồ sơ thanh toán, lên kế hoạch thanh toán các khoản phải trả cho các đối tượng ngân hàng, các nhà cung cấp và các khoản phải trả khác.

Kiểm tra theo dõi các hợp đồng trên các điều khoản thanh toán, phương thức giao hàng, tiến độ triển khai các dự án, các cơng trình, theo dõi cập nhật tình hình giao hàng để từ đó có kế hoạch thu hồi cơng nợ. Tổng hợp tình hình cơng nợ phải thu phải trả theo từng đối tượng ngắn hạn, dài hạn, phân tích tuổi nợ, cân đối khả năng thanh toán hiện thời và dài hạn, phân tích khả năng nợ xấu phát sinh và kế hoạch thu hồi công nợ.

 Kế toán thanh toán: Kiểm tra theo dõi các khoản phải trả, lên lịch trình thanh tốn cho các khoản cơng nợ phải thanh tốn trên cơ sở luồng tiền của Công ty. Lập hồ sơ thanh toán, khoản phải trả cho các đối tượng, kiểm tra tính chính xác của các khoản chi trả trên cơ sở đối chiếu các tài khoản phải trả, chi phí phải trả, thanh toán quyết toán tạm ứng. Ở TVC kế tốn thanh tốn cịn có nhiệm vụ của một kế toán tiền lương, đối chiếu số lượng với bảng lương, lập bảng phân bổ, hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương.

 Kế toán ngân hàng: Thực hiện các cơng việc kế tốn liên quan đến hoạt động tài chính, ngân hàng. Kiểm tra các tài khoản ngân hàng, lưu trữ các chứng từ liên quan như giấy báo nợ, giấy báo có, sổ phụ ngân hàng. Lựa chọn và thực hiện việc thanh tốn theo các hình thức thanh tốn phù hợp hoặc theo chỉ đạo của Công ty: Uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc rút tiền mặt. Đối chiếu và cung cấp các chứng từ thanh tốn với kế tốn cơng nợ. Cung cấp số liệu chi tiết hoặc tổng hợp phục vụ cho nhu cầu quyết toán.

 Kế toán thuế: Trực tiếp phối hợp với các nhân viên kế tốn khác để nhanh chóng Lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính đúng thời gian yêu cầu, kịp thời cung cấp thông tin cho các bộ phận quản lý có liên quan để đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác.

 Thủ quỹ: Thực hiện việc thu, chi tiền mặt tại Công ty. Quản lý quỹ tiền mặt: Thu chi tiền và cập nhật các chứng từ vào sổ quỹ. Báo cáo tình hình hàng ngày và đột xuất cho Kế tốn trưởng cơng ty, báo cáo cho Cơng ty hàng tháng về tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt. Phát lương hàng tháng theo bảng lương cho từng bộ phận. Kiểm quỹ và lập báo cáo kiểm quỹ theo định kỳ.