Đặc điểm chung về công tác kế tốn tại cơng ty TNHH Hương Linh

1.2.2.5 .Trình bày báo cáo tài chính

2.1. Tổng quan về công ty TNHH Hương Linh

2.1.4 Đặc điểm chung về công tác kế tốn tại cơng ty TNHH Hương Linh

2.1.4.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn

Cơng ty tổ chức cơng tác kế tốn theo mơ hình tập trung: do đặc điểm SXKD phân tán, dàn trải nên tại các huyện, các chi nhánh có nhiệm vụ lập bảng kê các hoạt động thu chi phát sinh liên quan đến công ty. Cuối tháng gửi bảng kê kèm theo các chứng từ gốc về công ty. Tất cả các cơng tác kế tốn đều tập trung thực hiện tại phịng tài chính cơng ty. Đến cuối niên độ kế tốn thì phịng tài chính lập báo cáo tài chính tổng (cuối mục lục).

Sơ đồ: Sơ đồ bộ máy kế tốn của cơng ty

Bộ phận kế toán

lương

Nhân viên kế toán, nhân viên thống kê tại các chi nhánh Bộ phận kế toán quĩ, thủ quỹ Bộ phận kế tốn bán hàng và theo dõi cơng nợ Bộ phận kế tốn hàng tồn kho, TSCĐ KẾ TỐN TRƯỞNG

Phịng kế tốn của cơng ty thực hiện hạch tốn kế tốn các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh có tính chất chung của cơng ty, đồng thời hướng dẫn kiểm tra tồn bộ cơng tác kế tốn trong cơng ty. Ngồi ra phịng tài chính kế tốn cịn tham mưu cho giám đốc cơng ty về cơng tác tài chính kế tốn, đảm bảo phản ánh kịp thời chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tồn cơng ty, để từ đó giám có biện pháp SXKD đạt hiệu quả cao nhất.

Phịng kế tốn cơng ty gồm:

- Kế toán trưởng: Là người đứng đầu phịng tài chính - kế tốn, có nhiệm vụ

kiểm tra, giám sát, chỉ đạo trực tiếp việc phân tích, tổ chức điều hành bộ máy kế tốn phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của cơng ty. Kế tốn trưởng chịu trách nhiệm hướng dẫn chỉ đạo cơng việc cho các nhân viên kế tốn. Hàng tháng, hàng q kế tốn trưởng có trách nhiệm lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị và đồng thời chịu trách nhiệm trước giám đốc và các cơ quan pháp luật về các thơng tin kinh tế mà mình cung cấp thông qua các báo cáo.

- Bộ phận kế tốn quỹ, thủ quỹ: Theo dõi tình hình về quỹ, nguồn vốn của

công ty, bao gồm: tiền mặt, tiền gửi, các chứng từ có giá, đảm bảo tình hình tài chính trong doanh nghiệp.

- Bộ phận kế toán Thuế: Chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý việc tính thuế, kê

khai và nộp thuế đúng qui định của pháp luật.

- Bộ phận kế toán hàng tồn kho, tài sản cố định: Chịu trách nhiệm theo dõi và

quản lý tình hình sử dụng vật liệu, cơng cụ, dụng cụ và tình hình hàng hóa trong doanh nghiệp đảm bảo tính phù hợp và kịp thời cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty. Đồng thời theo dõi sự tăng, giảm của TSCĐ, trích khấu hao và phân bổ khấu hao, đánh giá lại tài sản.

- Bộ phận kế tốn bán hàng và theo dõi cơng nợ: Theo dõi tình hình tiêu thụ

hàng hố và theo dõi chi tiết công nợ phải thu, phải trả, tạm ứng, nhận ký cước ký quỹ. - Bộ phận kế tốn lương: Thực hiện việc tính lương và trả lương cho nhân viên trong doanh nghiệp.

Dưới các đội và chi nhánh có các nhân viên thống kê và nhân viên kế toán thực hiện ghi chép số liệu tổng hợp thành các bảng kê cuối tháng gửi về phịng tài chính cơng ty.

2.1.4.2. Các chính sách kế tốn

 Các chính sách kế tốn áp dụng tại đơn vị: Áp dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, báo cáo và chứng từ kế toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 48/2006/QĐ/BTC ngày 14/09/2006.

- Kỳ kế toán năm( bắt đầu từ 01/01- 31/12 hàng năm) - Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên

- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp khấu hao đường thẳng. Căn cứ để tính khấu hao TSCĐ là nguyên giá và thời gian sử dụng hữu ích của tài sản.

2.2. Thực trạng kế tốn bán nhóm hàng xi măng tại công ty TNHH Hương Linh

2.2.1. Phương thức bán hàng và phương thức thanh tốn tại cơng ty TNHH Hương Linh.

 Phương thức bán hàng

Hàng hóa của cơng ty sau khi mua về kết hợp cả bán lẻ và bán bn (có thể là nhập kho hoặc đem bán trực tiếp khơng qua kho) cho khách hàng khi có nhu cầu hoặc khi ký kết được hợp đồng

+ Công ty thường bán buôn với số lượng lớn cho các đơn vị, tổ chức kinh tế khác để các đơn vị tổ chức này chuyển bán cho các cửa hàng đại lý như Doanh nghiệp tư nhân Quang Hiền, Công ty TNHH TMV Trường Đạt HĐ Cửa hàng Nghĩa Nhung, Cửa hàng Lợi Triển, hoặc bán cho một số đơn vị sử dụng thi cơng các cơng trình xây dựng cơng ty như cơng ty TNHH Thái Sơn, công ty CP xây dựng Việt Hùng, cơng ty CP khống sản Minh Đức. Cơng ty coi phương thức bán hàng này là chủ yếu vì bán được với số lượng lớn tiết kiệm được CPBH vì vậy đối tượng khách hàng này sẽ được hưởng rất nhiều ưu đãi như: giao hàng đến tận nơi người mua, chiết khấu thương mại…

+ Bán lẻ thường bán hàng với số lượng nhỏ, người mua thường là người tiêu dùng cuối cùng mua hàng để phục cho việc xây dựng nhà cửa.. . Vì vậy khơng cần lập chứng từ cho mỗi lần bán, người bán tập hợp vào bảng kê bán lẻ, cuối ngày lập báo cáo bán hàng để phản ánh số hàng đã bán căn cứ vào đó để viết hóa đơn bán lẻ. Để thực hiện việc bán hàng cơng ty phải bỏ ra một khoản chi phí tiếp thị, bảo quản đóng gói, vận chuyển…

- Tổ chức bán hàng: có mạng lưới là các đại lý, các nhà phân phối cấp dưới, các khách hàng thường xuyên. Hàng về được đưa thẳng đến cho khách hàng, hoặc nhập kho hoặc khách đến lấy trực tiếp tại nhà máy.

- Nhóm hàng Xi măng của cơng ty được bán theo nhiều phương thức:

+ Đưa đến chân cơng trình: Cơng ty sẽ xuất hàng từ kho bảo quản của mình (nhà máy) và vận chuyển hàng đến tận nơi khách hàng yêu cầu (từng địa điểm cơng trình), nhưng phần lớn là mua hàng rồi vận chuyển thẳng đến cho khách hàng. Khi làm xong thủ tục bàn giao hàng hóa, hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ. Khách hàng cơng trình chấp nhận thanh tốn (Cơng ty Hương Linh cho khách nợ trong hạn mức và thời hạn tín dụng theo quy đinh của cơng ty)

+ Đưa đến cửa hàng đại lý: Theo phương thức này, phần lớn công ty sẽ mua vận chuyển thẳng hàng đến, rất ít khi lấy hàng từ kho của mình (nhà máy) và vận chuyển hàng đến các cửa hàng đại lý, công ty không thực hiện gửi bán, mà thực chất là mua bán thẳng. Vì vậy, khi hàng hóa đã bàn giao xong thì hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ, các đại lý phải thanh toán 50% số tiền và phần cịn lại chấp nhận thanh tốn.

+ Khách hàng tự vận chuyển từ nhà máy: Theo phương thức này công ty trực tiếp xuất hàng từ kho giao cho khách hàng mua hàng. Hàng hóa được coi là tiêu thụ khi khách hàng thanh tốn. Việc thanh tốn có thể bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.

 Phương thức thanh tốn

Phương thức thanh tốn thể hiện sự tín nhiệm lẫn nhau giữa các đối tác đồng thời nói lên sự vận động giữa hàng hoá và giá vốn, đảm bảo cho bên bán, bên mua cùng có lợi. Việc quản lý tiền hàng rất quan trọng trong cơng tác kế tốn. Nếu chúng ta quản lý tốt sẽ tránh được những tổn thất tiền hàng giúp DN không bị chiếm dụng vốn, tạo điều kiện tăng nhanh vòng quay của vốn, nâng cao được hiệu quả SXKD giữ uy tín với khách hàng. Vì vậy hiện nay tuỳ thuộc vào mối quan hệ các doanh nghiệp sẽ tiến hành các phương thức thanh tốn khác nhau. Có hai hình thức thanh tốn chủ yếu là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán bằng chuyển khoản.

+ Thanh tốn bằng tiền mặt: Đây là hình thức thanh tốn thơng qua việc

nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt của doanh nghiệp khơng qua nghiệp vụ thanh tốn của ngân hàng. Khi bán lẻ thường thu tiền mặt vì số lượng mua ít.

+ Phương thức thanh tốn bằng chuyển khoản: Là hình thức thanh tốn

thơng qua việc chuyển bút toán trên tài khoản tiền gửi ngân hàng của các đơn vị, các doanh nghiệp. Bán bn thường thanh tốn bằng chuyển khoản vì số lượng hàng mua lớn. Một số công ty hay thanh tốn bằng chuyển khoản như: Cơng ty TNHH Thái Sơn, công ty TNHH MTV Phát Đạt Phú Thọ, Cửa hàng Minh Hạnh, Cửa hàng Nghĩa Nhung.

 Các chính sách bán hàng áp dụng tại cơng ty

- Hàng đã bán không được trả lại. Nếu lô hàng hàng nào khi khách hàng sử dụng có vấn đề gì thi tìm hiểu nguyên nhân.Nếu do lỗi của nhà sản xuất thì nhà sản xuất chiụ trách nhiệm, nếu lỗi do cơng tác bảo quản của nhà phân phối thì nhà phân phối phải chịu.

Cơng ty có chính sách bán hàng rất mềm dẻo và linh hoạt đối với các đối tượng mua hàng khác nhau. Công ty áp dụng cả phương thức thanh tốn trả chậm để khuyến khích bán hàng và tăng doanh thu.

 Đối với khách hàng thanh toán trả ngay: Được hưởng chiết khấu tương ứng với mức chiết khấu thỏa thuận giữa hai bên. Đối tượng áp dụng là những khách hàng chưa có hạn mức nợ, khơng có nợ đến hạn hay nợ thanh toán chưa hết. Ngay sau khi chuyển giao xong quyền sở hữu hàng hóa từ cơng ty cho khách hàng thì khách hàng sẽ thanh tốn trực tiếp cho cơng ty thông qua tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, ngân phiếu, séc.

 Đối với khách hàng thanh toán trả chậm: Vẫn phải chịu mức giá chung, được hưởng chiết khấu, khuyến mãi không tùy thuộc vào thỏa thuận. thời hạn cho nợ được áp dụng theo quy định chung cụ thể của công ty. Sau một khoảng thời gian sau khi hàng hóa được chuyển giao quyền sở hữu thì khách hàng mới thanh tốn cho cơng ty. Do đó hình thành khoản nợ phải thu của khách hàng. Khoản nợ phải thu này được hạch toán, quản lý chi tiết theo từng đối tượng quản lý, từng đối tượng phải thu và ghi chép, theo dõi từng lần thanh toán của khách hàng. Theo phương thức này nguồn vốn và tiền hàng thu về sẽ chậm hơn, dễ dẫn đến trường hợp hàng hóa đã bàn giao xong mà đến thời hạn phải thanh toán nhưng khách hàng lại chưa thanh tốn hay khơng đủ khả năng thanh tốn.

- Phương thức thanh toán:

+ Khách hàng lẻ: Thanh toán tiền ngay khi nhận hàng

+ Khách đại lý: Hạn mức cho nợ từ 300-500 triệu đồng, phải thanh tốn ngay 50%

+ Khách cơng trình: Cho nợ 15 ngày, nợ hơn 15 ngày tính cộng thêm lãi xuất cho vay của ngân hàng vào giá bán.

+ Mỗi một lần giao hàng có giấy biên nhận giữa lái xe và người nhận hàng, kế toán căn cứ giấy biên nhận và sổ theo dõi công nợ, lập biên bản đối chiếu công nợ theo qui định của cơng ty để nhắc nhở khách hàng thanh tốn tiền.

- Giá bán: Được xác định trên cơ sở đã được trừ khuyến mại, chiết khấu, và được thoả thuận giữa 2 bên, đảm bảo bù đắp chi phí và có lãi cho doanh nghiệp.

+ Tại cơng trình: Giá bán= giá vốn + cước vận chuyển+ bốc xếp+ lãi (lãi =20% giá vốn)

+ Tại nhà máy: Giá bán= giá vốn +lãi (lãi =20 % giá vốn) - Giá vốn: Được xác định theo công thức

Giá vốn= giá mua tại nhà máy- khuyến mại

 Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng tại công ty

Đối với Công ty thời điểm ghi nhận doanh thu là khi: - Hàng hóa đã chuyển giao cho người mua

- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

- Công ty đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng

2.2.2. Thực trạng kế tốn bán nhóm hàng xi măng tại cơng ty TNHH Hương Linh

2.2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng

2.2.2.1.1. Nội dung

 Doanh thu bán hàng

Doanh thu bán hàng của Cơng ty có được là tồn bộ số tiền thu được từ hoạt động bán hàng hóa.

+Căn cứ vào thời điểm ghi nhận doanh thu và thời điển thu tiền cơng ty có hai loại doanh thu bán hàng là:

- Doanh thu thu tiền ngay: Theo hình thức này việc chuyển quyền sở hữu hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng và việc thu tiền được thực hiện đồng

thời nên cịn gọi là thanh tốn trực tiếp.Doanh thu được ghi nhận ngay khi chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm dịch vụ cho khách hàng. Thường được áp dụng với khách mua lẻ và các khách hàng mới..

- Doanh thu bán chịu: Theo hình thức này việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ được thực hiện nhưng khách hàng mới chỉ chấp nhận thanh toán, chưa trả tiền hàng, tuy vậy đơn vị bán hàng vẫn ghi nhận doanh thu (nói cách khác doanh thu được ghi nhận trước kỳ thu tiền). Thường được áp dụng cho khách quen, khách hàng lâu năm.

+Đối với hình thức bán bn doanh thu được ghi nhận như sau

- Công ty giao cho khách hàng tại kho của mình, đại diện người mua đến nhận hàng tại kho, ký vào hóa đơn bán hàng tại kho, hàng đi trên đường lúc này thuộc trách nhiệm của người mua. Thời điểm ghi nhận doanh thu là sau khi giao hàng bên mua đã nhận hàng và ký xác nhận trên hóa đơn bán hàng

- Trường hợp nhân viên bán hàng nhận được yêu cầu mua hàng của khách hàng, thông báo cho thủ kho xuất kho hàng, Nhân viên vận tải cầm liên 2 hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho do phịng kế tốn lập, nhận đủ hàng và vận chuyển hàng đến nơi khách hàng yêu cầu. Hàng hóa được coi là tiêu thụ khi người mua đã nhận và ký xác nhận trên hóa đơn GTGT. Việc thanh tốn tiền mua hàng có thể bằng tiền mặt, tiền gửi, hoặc là xác nhận nợ.

- Trường hợp công ty nhận hàng ở bên bán và giao trực tiếp cho khác hàng của mình thì doanh thu được ghi nhận ngay khi bên mua nhận đủ hàng và ký xác nhận trên hóa đơn bán hàng.

- Cơng ty nhận hàng ở bên bán và chuyển số hàng đó cho khách hàng của mình. Khi nào hàng đến tay khách hàng được họ kiểm nhận và trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền thì được ghi nhận là doanh thu bán hàng.

 Tình hình cơng nợ của khách hàng

- Ta biết chính vì cơng ty có doanh thu bán chịu hay việc ký gửi bán chỉ nhận được doanh thu trước là 50% còn lại 50 % ta ghi vào nợ phải thu nên việc thu tiền của khách ta phải lập sổ theo dõi cơng nợ của khách (khách hàng ký nhận nợ),q trình nợ phải thu ghi trên sổ chi tiết tài khoản 131. Tại cơng ty việc thanh tốn tiền hàng của khách hàng là tương đối tốt, có những khoản nợ đã thanh tốn xong.

Nhưng bên cạnh đó cũng có nhiều khoản nợ ngồi hạn mức cho phép của cơng ty quy định và có nhưng khoản thu dã được cho vào khoản nợ phải thu khó địi. Cho thấy cơng ty cần phải có biện pháp đúng đắn để thu hồi các khoản nợ này và khác phục tình trạng nay một cách nhanh nhất để khơng ảnh hưởng tới q trình hoạt động kinh doanh của cơng ty.

 Kế tốn các khoản giảm trừ doanh thu (TK 521)

khoản giảm trừ doanh thu là khoản công ty chấp nhận bỏ ra cho khách khi khách mua hàng trong điều kiện nào đó cụ thể như sau.

Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm:

- Chiết khấu thương mại (TK 5211): Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn.

- Giảm giá hàng bán (TK 5213): Là khoản doanh nghiệp giảm trừ cho người mua trên giá bán do doanh nghiệp giao hàng hàng không đúng thỏa thuận trong hợp đồng như sai quy cách, kém phẩm chất, không đúng thời hạn..