Vận dụng tài khoản và sổ kế toán

5. Kết cấu khóa luận

2.2. Thực trạng kế tốn bán nhóm hàng Thiết bị Y tế tại Công ty TNHH Thiết bị Y

2.2.3. Vận dụng tài khoản và sổ kế toán

2.2.3.1. Tài khoản sử dụng

Hiện tại công ty sử dụng hệ thống tài khoản ban hành theo thông tư 133/2016/TT – BTC ngày 26/08/2016 của bộ trưởng BTC. Các tài khoản sử dụng chủ yếu là:

- TK 111: Tiền mặt

- TK 112: Tiền gửi ngân hàng

+TK 1121: Tiền gửi ngân hàng BIDV +TK 1122: Tiền gửi ngân hàng Agribank

- TK 131: Phải thu của khách hàng (chi tiết cho từng khách hàng) - TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

- TK 138: Phải thu khác - TK 141: Tạm ứng

- TK 142: Chi phí trả trước ngắn hạn

+TK 1561: Hàng hóa

+TK 1562: Chi phí mua hàng

- TK 331: Phải trả người bán (chi tiết cho từng nhà cung cấp) - TK 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước

+Tk 3331: Thuế GTGT phải nộp

Tk 33311: Thuế GTGT đầu ra phải nộp Tk 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu +Tk 3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp +Tk 3338: Các loại thuế khác

- Tk 334: Phải trả công nhân viên

+Tk 3341: Phải trả cơng nhân viên Phịng Giám đốc +Tk 3342: Phải trả cơng nhân viên Phịng Kế tốn

+Tk 3342: Phải trả cơng nhân viên Phịng Hành chính nhân sự +Tk 3342: Phải trả cơng nhân viên Phịng Kinh doanh

- Tk 338: Phải trả, phải nộp khác +Tk 3383: Bảo hiểm xã hội +Tk 3384: Bảo hiểm y tế

+Tk 3388: Phải trả, phải nộp khác - Tk 421: Lãi chưa phân phối - Tk 4211: Lãi năm trước - Tk 4212: Lãi năm nay - Tk 511: Doanh thu bán hàng - Tk 515: Doanh thu tài chính - Tk 632: Giá vốn hàng bán

- Tk 642: Chí phí quản lý kinh doanh - Tk 6421: Chi phí bán hàng

- Tk 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp - Tk 711: Thu nhập khác

- Tk 811: Chi phí khác

- Tk 821: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp - Tk 911: Xác định kết quả kinh doanh

Trong đó:

+ Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. Kế toán sử dụng 2

tài khoản chi tiết: TK5111- Doanh thu bán hàng mặt hàng máy công nghiệp; TK5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ để phản ánh doanh thu từ các dịch vụ mà công ty cung cấp như: lắp đặt các dây chuyền công nghệ, sửa chữa các loại máy móc, …

+ Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”: Theo dõi các khoản phải thu của khách, tình hình các khoản nợ và thanh tốn của từng khách hàng được mở chi tiết trên TK 131 và theo dõi theo từng đối tượng riêng biệt. Tài khoản 131 được chi tiết thành 2 tài khoản là 13111 và 13112. Tài khoản 13111 phản ánh doanh thu bán hàng trong nước bằng VNĐ, tài khoản 13112 phản ánh doanh thu bán hàng trong nước thu bằng ngoại tệ. Chủ yếu là đồng USD

+ Tài khoản 156 “Hàng hóa”: Được theo dõi chi tiết theo từng loại mặt hàng bán và mỗi mặt hàng có mã hàng xác định.

+ Tài khoản 157: Phản ánh trị giá hàng gửi bán tại các đại lý của công ty

+ Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”: Dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ.

+ TK 333 “Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước’. Tài khoản này được mở chi tiết cho tài khoản cấp 2 là TK 3331 “Thuế GTGT”, và chi tiết cho tài khoản cấp 3 là

TK 33311 “Thuế GTGT đầu ra”.  Vận dụng tài khoản kế toán

Bán lẻ hàng hóa: Đối với bán lẻ hàng hóa, các khách hàng mua lẻ phải thực hiện

thanh toán ngay bằng tiền mặt. Kế toán dựa vào các bộ chứng từ thực hiện bút toán ghi nhận DT: ghi Nợ TK tiền mặt (111) theo tổng giá thanh tốn, ghi Có TK doanh thu bán hàng (511) theo giá chưa thuế, ghi Có TK thuế GTGT phải nộp (3331). Đồng thời thực hiện bút toán phản ánh giá vốn: ghi Nợ TK giá vốn hàng bán (632), ghi Có TK hàng hóa (1561).

2.2.3.2. Sổ kế tốn

Trong năm 2016 cơng ty áp dụng hình thức sổ nhật ký chung nhưng chưa kết hợp với phần mềm kế tốn. Sang năm 2017 cơng ty đã áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung kết hợp với phần mềm kế toán Misa.

Cơng ty hạch tốn kế tốn trên phần mềm kế tốn Misa, theo qui trình của phần mềm số liệu sau khi được cập nhật sẽ tự động chuyển vào các sổ kế toán liên quan. Đối với kế toán bán hàng sau khi cập nhật số liệu vào phân hệ kế toán hàng tồn kho, phân hệ kế tốn bán hàng và cơng nợ phải thu, thủ kho vào chức năng phiếu xuất kho (thuộc phân hệ quản lý bán hàng để cập nhật số liệu). Kế toán bán hàng căn cứ vào chứng từ xuất này cùng hóa đơn bán hàng sẽ cập nhật số liệu vào chức năng hóa đơn bán hàng (thuộc phân hệ kế toán phải thu, phải trả) từ đó số liệu kế tốn sẽ được cập nhật tự động sang các sổ kế toán liên quan. Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán căn cứ vào phiếu thu hoặc giấy báo có kế tốn thực hiện nhập số liệu vào phần mềm từ đó số liệu sẽ được cập nhật tự động vào các sổ nhật ký thu tiền, chi tiền, sổ chi tiết phải thu khách hàng tương ứng với tên khách hàng thanh tốn. Khi đó cơng nợ phải thu khách hàng được theo dõi trên phần mềm sẽ tự động giảm đi tương ứng.

1. Xuất hóa đơn ln khi bán hàng

- Hướng dẫn: Vào Nghiệp vụ - Bán hàng - Bán hàng chưa thu tiền (Bán hàng thu tiền ngay). Thêm. Khai báo thông tin về hóa đơn, khai báo đầy đủ Mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn.

2. Xuất một hóa đơn tổng hợp vào cuối ngày (tuần, tháng)

- Nghiệp vụ: Trong ngày (tuần, tháng) đơn vị bán hàng xuất hóa đơn bán lẻ cho khách hàng, đến cuối ngày (tuần, tháng) muốn xuất một hóa đơn GTGT tổng cho các hóa đơn bán lẻ trong ngày (tuần, tháng)

- Hướng dẫn:

 Trong tháng, khi phát sinh hóa đơn bán lẻ vào Nghiệp vụ - Bán hàng - Bán hàng chưa thu tiền (Bán hàng thu tiền ngay). Khai báo hóa đơn bán hàng nhưng khơng khai báo thơng tin về hóa đơn: Mẫu số hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn

Cuối ngày (tuần, tháng), vào Nghiệp vụ - Bán hàng - Tổng hợp hóa đơn bán lẻ. Chọn Đối tượng khách hàng, chọn Hóa đơn bán lẻ. Khai báo thơng tin về Hóa đơn.

3. Xuất hóa đơn có hàng khuyến mại

- Nghiệp vụ: Đơn vị bán hàng cho khách hàng có hàng khuyến mại khơng thu tiền, trên hóa đơn GTGT in ra thể hiện là hàng khuyến mại không thu tiền

- Hướng dẫn: Vào Nghiệp vụ - Bán hàng - Bán hàng thu tiền ngay (Bán hàng chưa thu tiền). Thêm. Vào Mẫu - Thay đổi mẫu - Tích vào Trang chi tiết, dịng Là

hàng KM tích vào cột Hiển thị. Đồng ý. Áp dụng. Đóng. Khai báo chi tiết mặt hàng trên hóa đơn, mặt hàng nào là hàng khuyến mại thì tích vào cột là hàng KM.

4. Xuất hóa đơn bán hàng kèm bảng kê hàng hóa, dịch vụ

- Nghiệp vụ: Đơn vị xuất hóa đơn bán hàng có nhiều mặt hàng, nên trên hóa đơn xuất cho khách hàng chỉ ghi một dịng diễn giải chung tổng tiền hàng trên hóa đơn, đồng thời có kèm bảng kê hàng hóa, dịch vụ kê chi tiết từng mặt hàng xuất bán

- Hướng dẫn: Vào Nghiệp vụ- Bán hàng- Bán hàng thu tiền ngay (Bán hàng chưa thu tiền). Thêm. Khai báo thơng tin hóa đơn bán hàng bình thường, tích vào In kèm bảng kê, khai báo thơng tin Số bảng kê, ngày Bảng kê, Tên mặt hàng chung. Phần thông tin chi tiết khai báo chi tiết từng mặt hàng xuất bán. Khi in hóa đơn chọn mẫu Hóa đơn cần in và in Bảng kê hàng hóa, dịch vụ.

5. Xuất hóa đơn hàng mua trả lại

- Nghiệp vụ: Đơn vị mua hàng của nhà cung cấp, do hàng không đủ điều kiện, bị lỗi nên đơn vị trả lại hàng cho nhà cung cấp đồng thời xuất hóa đơn bán hàng cho số hàng trả lại đó.

- Hướng dẫn: Vào Nghiệp vụ- Mua hàng- Hàng mua trả lại, giảm giá. Tích vào Thêm. Chọn Hàng mua trả lại. Khai báo hóa đơn xuất hàng mua trả lại.

 Nếu muốn kê chứng từ hàng mua trả lại ghi âm lên bảng kê Mua vào thì bên Trang Thuế, cột nhóm HHDV khai báo nhóm hàng hóa, dịch vụ muốn lên bảng kê

 Nếu muốn kê chứng từ hàng mua trả lại ghi dương trên bảng kê Bán ra thì bên Trang Thuế, cột nhóm HHDV bỏ trống.

 Sau đó vào In chọn mẫu hóa đơn bán hàng cần in để thực hiện in hóa đơn. 6. Xuất hóa đơn bán hàng có đơn giá bán là đơn giá sau thuế

- Nghiệp vụ: Đơn vị bán hàng, đơn giá trên hóa đơn xuất ra là đơn giá đã bao gồm cả thuế

- Hướng dẫn:

 Bước 1: Vào Hệ thống - Tùy chọn - Tùy chọn chung. Kép thanh dọc xuống cuối, tích vào ơ Ưu tiên tính theo đơn giá sau thuế trên hóa đơn bán hàng. Áp dụng. Đồng ý.

 Bước 2: Vào Nghiệp vụ- Bán hàng- Bán hàng chưa thu tiền (Bán hàng thu tiền ngay). Thêm. Vào Mẫu- Thay đổi mẫu. Sửa. Hiển thị các cột Đơn giá sau thuế, Thành tiền sau thuế, Tiền chiết khấu sau thuế. Đồng ý. Áp dụng. Đóng

 Bước 3: Khai báo thơng tin hóa đơn bán hàng, Phần thông tin chi tiết mã hàng thực hiện khai báo thuế suất thuế GTGT trước sau đó khai báo đơn giá sau thuế (thành tiền sau thuế) chương trình sẽ tự động tính lại đơn giá trước thuế = Đơn giá sau thuế/(1+thuế suất), Thành tiền trước thuế = Thành tiền sau thuế/(1+Thuế suất). Nếu trên hóa đơn bán hàng có chiết khấu thương mại khai báo tỷ lệ chiết khấu vào cột Tỷ lệ CK chương trình sẽ tính chiết khấu trước thuế và chiết khấu sau thuế.

Ví dụ: Ngày 18 tháng 01 năm 2017 công ty xuất bán cho CN Quảng Ninh – Công

ty CP Vinpearl 01 máy hấp tiệt trùng. Đơn giá bán chưa thuế GTGT là 3.142.857đ;. VAT 5%, đã thanh toán bằng chuyển khoản.

Thủ kho lập “Phiếu xuất kho” số 000021/01 (Phụ lục 2.2), kế tốn tiến hành viết “Hóa đơn GTGT” số 0000145 (Phụ lục 2.3), khi khách hàng thanh tốn tiền hàng, ngân hàng gửi giấy báo có số 2058 cho cơng ty (Phụ lục 2.4)….

Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000145, kế tốn ghi nhận doanh thu bán hàng, ghi tăng TK 511:3.142.857, tăng TK 333(3331): 157.143, ghi tăng TK 112 (1121): 3.300.000.

Đồng thời, ghi nhận giá vốn hàng bán, ghi tăng TK 632: 2.370.000; ghi giảm TK 156: 2.370.000.

Căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi vào sổ “Nhật ký chung” (Phụ lục 2.7).

Đồng thời, ghi vào các sổ “Nhật ký bán hàng”, sổ chi tiết hàng hóa, và “Sổ cái” các tài khoản liên quan: Sổ cái TK 1111, Sổ cái TK 156, Sổ cái TK, Sổ cái TK, Sổ cái TK 632.

Cuối tháng, kế toán tập hợp các sổ chi tiết hàng hóa để vào sổ (Bảng) tổng hợp chi tiết vật liệu, cơng cụ, hàng hóa. Từ các sổ chi tiết phải thu của khách hàng để ghi vào Sổ tổng hợp phải thu của khách hàng (Phụ lục 2.8).

Cách nhập liệu vào phần mềm:

Xuất báo cáo chi tiết phải thu khách hàng cuối năm 2016 trên Misa – xuất khẩu báo cáo. Sau đó nhập khẩu vào dữ liệu kế toán tháng 1/2017. Chọn nhập khẩu từ excel add vào sổ tổng hợp phải thu khách hàng.

Ví dụ: Ngày 19/01/2017 xuất bán 150 bình sữa trẻ em giá bán chưa thuế 46.327

đồng. VAT 10%, cho anh Lực – CN Công ty CP bệnh viện ĐKQT Vinmec- Bệnh viện ĐKQT Vinmec Times City, chưa thu tiền.

Thủ kho lập“Phiếu xuất kho” số 000022/12 (Phụ lục 2.5), kế toán tiến hành viết “Hóa đơn GTGT” số 0000147 (Phụ lục 2.6)

Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000147 kế tốn ghi nhận doanh thu bán hàng, ghi tăng TK 511(5111): 6.949.050, ghi tăng TK 333 (3331): 694.905, ghi tăng TK 131: 7.643.955đ

Đồng thời, căn cứ vào “Phiếu xuất kho” kế toán ghi nhận giá vốn háng bán, ghi tăng TK 632: 5.284.235, ghi giảm TK 156: 5.284.235

Cách nhập liệu vào phần mềm:

Xuất báo cáo chi tiết phải thu khách hàng cuối năm 2016 trên Misa – xuất khẩu báo cáo. Sau đó nhập khẩu vào dữ liệu kế tốn tháng 1/2017. Chọn nhập khẩu từ excel add vào sổ tổng hợp phải thu khách hàng.

Các khoản giảm trừ doanh thu - Kế toán giảm giá hàng bán

Trường hợp phát sinh giảm giá hàng bán, kế toán phản ánh khoản giảm giá cho khách hàng theo giá bán chưa có thuế GTGT vào TK 532, thuế GTGT đầu ra tính trên khoản giảm giá vào bên Nợ TK 333 (33311), tổng số tiền giảm giá vào bên có các TK liên quan: TK 111, 112, 131.

- Kế toán hàng bán bị trả lại

+ Trường hợp có phát sinh hàng bán bị trả lại, kế toán phản ánh doanh thu hàng bán bị trả lại chưa có thuế GTGT vào bên nợ TK 531, Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại vào bên nợ TK 333 (3331), giá thanh toán hàng bán bị trả lại vào bên có TK 111, 112, 131.

+ Nếu đơn vị chuyển về nhập kho, kế toán ghi giảm giá vốn hàng bán bị trả lại vào bên có TK 632, và ghi tăng hàng hóa nhập kho vào bên Nợ TK 156.

+ Nếu đơn vị chưa chuyển về nhập kho, kế toán ghi giảm giá vốn hàng bán bị trả lại vào bên có TK 632, và phản ánh số hàng bán bị trả lại trên TK 157.

 Cuối kỳ kết chuyển khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại vào TK 511 để xác định doanh thu thuần.

Tuy nhiên, khi có phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu như giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, kế tốn cơng ty lại coi đó như một khoản chi phí bán hàng và ghi nhận vào tài khoản 641.

Ví dụ: Ngày 21/12/2016 nhận được giấy báo của Bệnh viện Đa khoa Vinmec cho biết 3 máy chụp phim 4 cửa hoạt động kém và yêu cầu giảm giá 10%, công ty đã chấp nhận giảm giá và trả lại cho Bệnh viện Đa khoa Vinmec bằng tiền mặt.

Kế toán phản ánh khoản giảm giá hàng bán vào bên Nợ TK 532: 990.000, ghi giảm thuế GTGT đầu ra tương ứng Nợ TK 333(3331): 49.500, ghi giảm tiền mặt CóTK 111 (1111): 1.039.500.

Nhưng kế tốn cơng ty lại ghi nhận chi phí bán hàng, ghi tăng TK 641 (6418): 1.039.500 ghi giảm TK 111 (1111): 1.039.500

CHƯƠNG III: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TỐN BÁN NHĨM HÀNG THIẾT BỊ Y TẾ TẠI CƠNG TY TNHH THIẾT BỊ

Y TẾ ĐẠI BẢO

3.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu

Những kết quả đạt được