2.1.2.2 .Môi trường bên trong
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng thiết bị chống sét tại công ty cổ phần thiết bị
2.2.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng:
Kế tốn bán hàng tại cơng ty ELAS áp dụng theo TT 200/2014TT-BTC ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014 ,sử dụng các tài khoản sau:
- TK 511 “Doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ”: Tài khoản này phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong kỳ kế tốn và khơng chi tiết theo từng mặt hàng
- TK 521 “Các khoản giảm trừ doanh thu”:Phản ánh các khoản được điều chỉnh giảm trừ vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ .Kế toán sử dụng 3 tài khoản cấp 2 của TK 521 là:
+ TK 5211- “ Chiết khấu thương mại” + TK 5212-“Hàng bán bị trả lại” + TK 5213- “Giảm giá hàng bán”
- TK 632 “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này phản ánh trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kì. Tài khoản 632 cũng khơng được chi tiết theo từng mặt hàng.
- TK 131 “ Phải thu của khách hàng”: Tài khoản này dùng để theo dõi các khoản phải thu của khách hàng. Công ty mở chi tiết cho từng khách hàng.
- TK 111,112 “Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng”: Phản ánh số tiền thu về khi bán hàng. - TK 3331 “ Thuế GTGT đầu ra”: phản ánh số thuế GTGT đầu ra của công ty phải nộp cho nhà nước.
- TK 641 “ Chi phí bán hàng”
- TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”
2.2.2.3. Trình tự kế tốn một số nghiệp vụ bán hàng chủ yếu
* Kế tốn nghiệp vụ bán bn hàng hóa qua kho theo hình thức giao hàng trực
tiếp: Theo hình thức này thì bên mua căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, ủy nhiệm người
GTGT, hóa đơn này do cơng ty lập thành ba liên, một bên giao cho người nhận hàng( bên mua), hai liên gửi về phịng kế tốn là thủ tục thanh toán tiền hàng. Sau khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng trên chứng từ , bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ thì kế tốn ghi tăng doanh thu bán hàng và ghi tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp. Đồng thời, kế toán ghi nhận giá vốn: ghi tăng giá vốn hàng bán và ghi giảm trị giá hàng trong kho.
Hạch toán:
Ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131, TK 111, TK 112: Tổng giá thanh tốn
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp(nếu có)
Ghi nhận giá vốn: Vì cơng ty áp dụng phương pháp tính giá bình qn gia quyền cả kỳ dự trữ, nên khi hàng hóa xuất kho kế toán chưa xác định giá vốn, cuối tháng kế toán căn cứ bảng nhập- xuất- tồn để tính giá xuất kho
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 156: Trị giá hàng xuất kho Chi phí vận chuyển bên bán chịu: Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ(nếu có) Có TK 111, TK 112, TK 331: Tổng giá thanh tốn
Ví dụ: Ngày 08 tháng 01 năm 2015 công ty cổ phần thiết bị điện và hệ thống tự
động hóa bán cho cơng ty TNHH Tự động Nhân Hòa Nghĩa số hàng thiết bị chống sét bao gồm:
- Bộ chống sét loại OVRT1 25 255, số lượng: 25 chiếc, giá bán(chưa VAT 10%): 6.550.000 VNĐ/chiếc
- Bộ chống sét loại OVRT1+27 275 sP, số lượng: 10 chiếc, giá bán(chưa VAT 10%): 4.500.000VNĐ/chiếc
Chi phí vận chuyển chi bằng tiền mặt : 2.000.000đồng, thuế GTGT: 10%, doanh nghiệp chịu, trả tiền cho công ty vận tải Trường An.
Khi đồng ý bán hàng cho khách,khách hàng nhận nợ kế toán bán hàng lập hóa đơn GTGT(phụ lục 3) chuyển xuống kho xuất hàng. Thủ kho căn cứ hóa đơn GTGT
lập phiếu xuất kho( phụ lục 4) Chi phí vận chuyển do Cơng ty chịu kế tốn lập phiếu chi phí vận chuyển do Cơng ty chịu, kế tốn lập phiếu chi (phụ lục 5)
Căn cứ vào phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT, phiếu chi đã lập, kế tốn định khoản: Nợ TK 131NHN: 229.625.000 Có TK 511: 208.750.000 Có 3331: 20.8750.000 ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632: Có TK 156:
(Vì cơng ty áp dụng phương pháp tính giá bình qn gia quyền cả kỳ dự trữ, nên khi hàng hóa xuất kho kế tốn chưa xác định giá vốn, cuối tháng kế toán căn cứ bảng nhập- xuất- tồn để tính giá xuất kho)
Chi phí vận chuyển tính vào chi phí bán hàng: Nợ TK 641: 2.000.000
Nợ TK 133: 200.000 Có TK 111: 2.200.000
-Phản ánh nghiệp vụ trên phần mềm kế toán Misa:
Khi khách hàng nhận hàng và chấp nhận nợ, căn cứ hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho đã lập kế toán bán hàng phản ánh nghiệp vụ bán hàng trên phần mềm kế toán Misa như sau:
Tại giao diện chính của phần mềm( phụ lục 6), kế toán vào phân hệ bán hàng(phụ lục 7)/Bán hàng chưa thu tiền(phụ lục 8). Kế tốn nhập đầy đủ dữ liệu trên hóa đơn GTGT vào phần mềm kế tốn bao gồm:
1.Hàng tiền: - Đối tượng: - Địa chỉ: -Mã số thuế:
- Diễn giải: Bán hàng cho cơng ty Nhân Hịa Nghĩa chưa thu tiền - Ngày chứng từ: 08/01/2015
- Số lượng: - Đơn giá: 2.Thuế, giá vốn
- Chọn % thuế GTGT: 10% -> Cất.
Hạch tốn chi phí vận chuyển chi bằng tiền mặt trên phần mềm Misa, kế toán vào phân hệ Quỹ/ Phiếu chi(phụ lục 9) nhập đầy đủ dữ liệu cần thiết -> cất
Ngày 13/01/2015, công ty TNHH Tự động Nhân Hịa Nghĩa thanh tốn tiền mua hàng ngày 08/01/2015 bằng tiền gửi ngân hàng, căn cứ giấy báo có( Phụ lục 10), kế tốn ghi:
Nợ TK 112: 213.840.000
Có TK 131NHN: 213.840.000
Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, kế tốn vào phân hệ Ngân hàng(phụ lục 11)/Nộp tiền vào tài khoản(phụ lục 12) và nhập đầy đủ dữ liệu trong các trang hạch toán. Sau khi nhập xong số liệu phần mềm sẽ tự động ghi sổ NKC, sổ cái các TK 511, TK 632, TK 156, TK 111,TK 3331,...Đồng thời tự động ghi sổ chi tiết TK 131,...
*Kế tốn nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa:
Đây là hình thức doanh nghiệp bán hàng cho cơ quan hoặc cá nhân tiêu dùng. Khách hàng tới cửa hàng của cơng ty, sau khi đồng ý mua, kế tốn bán hàng sẽ viết phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng. Thơng thường doanh số bán lẻ sẽ được viết trên bảng kê nhưng nếu khách hàng u cầu viết hóa đơn GTGT thì kế tốn sẽ viết hóa đơn GTGT cho khách hàng theo số đã mua.Kế toán định khoản tương tự nghiệp vụ bán bn trực tiếp qua kho
Ví dụ: ngày 19 tháng 1 năm 2015, doanh nghiệp xuất bán cho bà Nguyễn Thị Liên số hàng bao gồm:
- 1 bộ chống sét loại OVRT1 25 255 giá bán(chưa VAT 10%) : 4.750.000 đ - 2 bộ chống sét loại OVRT2 15 275 giá bán(chưa VAT 10%) : 1.289.000 đ -1 bộ chống sét loại OVRT2 40 275 giá bán(chưa VAT 10%) : 1.730.000đ Khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt.
Khi đồng ý bán cho khách hàng, kế tốn bán hàng lập hóa đơn GTGT(phụ lục 13) chuyển xuống kho xuất hàng. Thủ kho căn cứ vào hóa đơn GTGT lập phiếu xuất
kho(phụ lục 14), phiếu thu( phụ lục 15)
Căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho, phiếu thu kế tốn định khoản: Nợ TK 111: 9.963.800
Có TK 511: 9.058.000 Có TK 3331: 905.800 Nợ TK 632:
Có TK 156:
Trên phần mềm kế toán Misa: Kế toán vào phân hệ Bán hàng- Bán hàng thu tiền ngay(phụ lục 16) nhập đầy đủ chi tiết số liệu cần thiết.
*Các trường hợp phát sinh:
Trường hợp tại doanh nghiệp có phát sinh hàng bán bị trả lại:
- Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, khách hàng đã nhận hàng và chấp nhận nợ, kế toán định khoản:
Ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131: Tổng giá thanh tốn
Có TK 511: “doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” Có TK 3331: “ Thuế GTGT đầu ra phải nộp”(nếu có) Ghi nhận giá vốn:
Nợ Tk 632: “Giá vốn hàng bán” Có TK 156: “ Trị giá hàng bán”
- Khi hàng bán bị trả lại do không đúng quy cách đã được thỏa thuận trong hợp đồng, căn cứ vào biên bản trả lại hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT do bên mua trả lại, kế tốn định khoản:
Nợ TK 5212: “Hàng bán bị trả lại”
Nợ TK 3331: Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại Có TK 131: Tổng giá thanh toán của hàng bị trả lại Nợ TK 156: Trị giá hàng bị trả lại nhập kho
Ví dụ: ngày 15 tháng 01 năm 2015 Công ty xuất bán cho công ty cố phần đầu tư xây dựng Nhất Vinh 4 bộ thiết bị chống sét loại OVRT1 25 225 với tổng giá thanh toán 26.800.000đồng( VAT 10%). Khách hàng nhận nợ.
Ngày 17 tháng 01 năm 2015, công ty cố phần đầu tư xây dựng Nhất Vinh nhận được hàng. Tuy nhiên, do hàng không đúng quy cách mà công ty này đã yêu cầu trả lại hàng, hai bên chấp nhận làm biên bản trả lại hàng hóa, cơng ty cố phần đầu tư xây dựng Nhất Vinh chuyển trả lại tồn bộ số hàng cùng hóa đơn GTGT, cơng ty cổ phần thiết bị điện và hệ thống tự động hóa đã nhập kho số hàng đầy đủ.
Như vậy, căn cứ vào hóa đơn GTGT( phụ lục 17)và phiếu xuất kho(phụ lục 18), kế tốn hạch tốn: Ngày 15/01/2015 Nợ TK 131NV2:29.480.000 Có TK 511: 26.800.000 Có TK 3331: 2.680.000 Nợ TK 632 : Có TK 156: Ngày 17/01/2015
Căn cứ vào biên bản trả lại hàng hóa(phụ lục 19), hóa đơn GTGT(phụ lục 20) và phiếu nhập kho (phụ lục 21) kế toán hạch toán:
Nợ TK 5212: 26.800.000 Nợ TK 3331: 2.680.000 Có TK 131QH: 29.480.000 Nợ TK 156:
Có TK 632:
Khi hạch tốn trên phần mềm, ngày 15/01/2015, kế toán vào phân hệ Bán hàng- Bán hàng chưa thu tiền ghi nhận doanh thu như bình thường. Ngày 17/01/2015 kế tốn vào phân hệ Bán hàng-Hàng bán bị trả lại, giảm giá(phụ lục 22) và ghi đầy đủ chi tiết số liệu cần thiết vào phần hóa đơn, phiếu nhập.
Cuối tháng, kế tốn tiến hành tính giá xuất kho trên phần mềm kế tốn Misa. Kế tốn vào phân hệ kho/Tính giá xuất kho(phụ lục 23) chọn khoảng thời gian :Tháng 1,
Chọn “ Thực hiện”.Sau khi thực hiện tính giá xuất kho thành cơng, đơn giá xuất kho tự động được cập nhật cho từng hàng hóa.
2.2.2.3.Sổ kế tốn
Để hạch tốn nghiệp vụ bán hàng, Cơng ty áp dụng hình thức nhật ký chung. Tất cả các nghiệp vụ phát sinh ở cơng ty đều được ghi theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế.Trên phần mềm kế toán Misa,các sổ kế toán bán hàng được thể hiện ở phân hệ Báo cáo/Sổ kế tốn( Phụ lục 24).Cơng ty đã sử dụng các sổ sau để hạch toán nghiệp vụ bán hàng:
* Sổ nhật ký chung: sổ kế tốn tổng hợp mà cơng ty sử dụng để ghi chép tất cả
các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian. Bên cạnh đó thực hiện việc phản ánh theo quan hệ đối ứng để phục vụ cho việc ghi sổ cái.
Kết cấu sổ: Kết cấu sổ nhật ký chung được thể hiện qua phụ lục 25. Trên phần mềm kế toán Misa vào phân hệ Báo cáo/ Sổ kế toán/ Sổ Nhật ký chung để xem sổ Nhật ký chung
Căn cứ và phương pháp ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào hoá đơn, chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ nhật ký chung.
Mối quan hệ với các sổ khác: Số liệu trên sổ nhật ký chung là căn cứ để ghi vào Sổ cái TK511, Sổ cái TK632, Sổ cái TK131.
* Sổ cái:
- Sổ cái tài khoản 131
Nội dung sổ: Sổ cái TK131 dùng để theo dõi tình hình cơng nợ và thanh tốn công nợ của tất cả các khách hàng của Công ty.
Kết cấu sổ: Kết cấu sổ cái TK131 được thể hiện qua( phụ lục 26)
Trên phần mềm Misa:Báo cáo/Sổ kế tốn/Sổ cái tài khoản(theo hình thức
Nhật Ký Chung)/chọn kỳ báo cáo Tháng 1/Chọn Tk 131/Đồng ý
Căn cứ và phương pháp ghi sổ: Số liệu trên sổ nhật ký chung là căn cứ để ghi vào sổ cái TK131.
Mối quan hệ với các sổ khác: Sổ cái TK131 là căn cứ để đối chiếu với bảng tổng hợp phải thu khách hàng.
Nội dung: Sổ cái TK 632 dùng để theo dõi trị giá vốn của số hàng bán ra của Công ty.
Kết cấu sổ cái TK 632: Để xem sổ cái TK 632 trên phần mềm MISA thực hiện vào: Báo cáo/Sổ kế toán/Sổ cái tài khoản(theo hình thức Nhật Ký Chung)/chọn kỳ
báo cáo Tháng 1/Chọn TK 632/Đồng ý
Căn cứ và phương pháp ghi sổ: Số liệu trên sổ nhật ký chung là căn cứ để ghi vào sổ cái TK 632.
Mối quan hệ với các sổ khác: Sổ cái TK632 là căn cứ để đối chiếu với báo cáo tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng hoá
- Sổ cái TK 511
Nội dung sổ: Sổ cái TK511 dùng để phản ánh doanh thu bán hàng của Công ty. Kết cấu sổ: Kết cấu sổ cái TK511 được thể hiện qua( phụ lục 28)
Trên phần mềm kế toán Misa vào: Báo cáo/Sổ kế toán/Sổ cái tài khoản(theo
hình thức Nhật Ký Chung)/chọn kỳ báo cáo Tháng 1/Chọn TK 511/Đồng ý
Căn cứ và phương pháp ghi sổ: Số liệu trên sổ nhật ký chung là căn cứ để ghi sổ cái TK 511.
Công ty cổ phần thiết bị điện và hệ thống tự động hóa sử dụng phần mềm kế tốn Misa nên khi ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh phần mềm sẽ tự kết chuyển số liệu vào các sổ kế tốn có liên quan.Cuối tháng, kế tốn thực hiện bút toán xác định giá vốn hàng xuất bán trong kỳ, thực hiện thao tác khóa sổ kế tốn. Sau đó, kế tốn so sánh đối chiếu sổ cái với sổ chi tiết các tài khoản tương ứng.
CHƯƠNG III. CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG THIẾT BỊ CHỐNG SÉT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ ĐIỆN VÀ HỆ
THỐNG TỰ ĐỘNG HÓA. 3.1. Các kết luận và đề xuất qua nghiên cứu.
3.1.1.Những kết quả đã đạt được:
- Về bộ máy kế toán:
Tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty được thiết kế gọn nhẹ, hợp lý. Phịng Tài chính - Kế tốn của Cơng ty có đội ngũ nhân viên kế tốn có trình độ cao, nắm vững chính sách, chế độ và nhiệm vụ của mình mỗi nhân viên kế tốn được phân cơng cơng việc rõ ràng, khơng có hiện tượng chồng chéo đan xen, phù hợp với từng người, đảm bảo chất lượng công việc, sự phối hợp nhịp nhàng trong công việc và kịp thời cung cấp các số liệu, thông tin cần thiết cho Ban lãnh đạo Công ty trong việc ra các quyết định và chỉ đạo sản xuất kinh doanh.
- Về kế tốn bán hàng tại cơng ty
+ Hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống tài khoản kế tốn được cơng ty áp dụng theo Thông Tư 200/2014/TT-BTC, cập nhật kịp thời những thay đổi trong hệ thống tài khoản kế toán. Tài khoản kế toán được sử dụng thống nhất phù hợp với quy mô kinh doanh của Công ty và đảm bảo tuân thủ đúng Luật Kế toán và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành.
+ Các chứng từ kế toán: chứng từ sử dụng trong Công ty không phải do tự xây dựng mà làm theo mẫu đúng chế độ về chứng từ kế tốn do Bộ Tài chính ban hành và hướng dẫn tại Thông tư 200/2014/TT-BTC, phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của nghiệp vụ phát sinh. Chứng từ được phân loại hệ thống hóa theo từng nghiệp vụ kinh tế, theo thời gian phát sinh và được đóng thành tập theo từng tháng, thuận lợi cho việc tìm kiếm, kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.Việc luân chuyển chứng từ được thực hiện một cách nhanh chóng, thuận tiện.
+ Vận dụng tài khoản: Việc vận dụng tài khoản kế toán phù hợp với các quy định kế toán và chế độ kế tốn hiện hành, Cơng ty sử dụng các tài khoản chi tiết cơng nợ cho từng khách hàng vì thế việc theo dõi cơng nợ khách hàng được thuận tiên, dễ dàng hơn.
+ Hệ thống sổ sách kế tốn:Cơng ty áp dụng hình thức ghi sổ Nhật Ký Chung trên