2.1.2.2 .Môi trường bên trong
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng thiết bị chống sét tại công ty cổ phần thiết bị
2.2.1.2. Phương thức bán hàng
Phương thức bán hàng chủ yếu của công ty là bán buôn qua kho và bán lẻ. -Phương thức bán buôn qua kho:
Theo phương thức này, hàng bán được dự trữ trước trong kho, sau đó xuất ra bán, căn cứ vào cách giao hàng, phương thức bán hàng qua kho phân biệt thành hai hình thức:
- Bán hàng trực tiếp tại kho : Theo hình thức này thì bên mua căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, ủy nhiệm người của đơn vị mình đến nhận hàng tại kho của cơng ty. Chứng từ bán hàng là hóa đơn GTGT, hóa đơn này do cơng ty lập thành ba liên, một bên giao cho người nhận hàng( bên mua), hai liên gửi về phịng kế tốn là thủ tục thanh tốn tiền hàng. Sau khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng trên chứng từ , bên
mua đã thanh tốn tiền hàng hoặc chấp nhận nợ thì kế tốn ghi nhận doanh thu về số hàng hóa đó.
- Bán qua kho theo hình thức chuyển hàng : Công ty căn cứ vào hợp đồng đã ký kết với bên mua tiến hành chuyển hàng cho bên mua bằng phương tiện vận chuyển tự có hoặc th ngồi. Chứng từ bán hàng là hóa đơn GTGT do cơng ty lập thành ba liên, liên một dùng để lưu, liên hai là chứng từ gửi cho bên mua, liên ba gửi về phịng kế tốn để làm thủ tục thanh tốn tiền hàng.Hàng bán khi xuất kho,trong q trình vận chuyển, hàng được coi lag hàng gửi bán. Khi khách hàng nhận được hàng và chấp nhận nợ hoặc thanh tốn ngay, cơng ty bán căn cứ các chứng từ kế toán đã lập tiến hành ghi nhận doanh thu, ghi nhận giá vốn của hàng chuyển bán.
- Phương thức bán lẻ: Khách hàng chủ yếu là các hộ gia đình, cửa hàng, xí
nghiệp nhỏ mua hàng với số lượng ít tại cửa hàng của cơng ty, nếu khách hàng có nhu cầu viết hóa đơn GTGT thì kế tốn có trách nhiệm viết cịn nếu khơng kế tốn chỉ ghi vào bảng kê bán lẻ trong ngày.Trường hợp này khi khách hàng thanh toán tiền, kế toán bán hàng căn cứ các chứng từ kế toán ,tiến hành ghi nhận doanh thu của hàng bán lẻ.
2.2.1.3. Phương thức thanh tốn.
Cơng ty đã thực hiện chủ yếu hai phương thức thanh toán: Trả tiền mặt trực tiếp hoặc chuyển khoản.
Việc thanh tốn có thể là thanh toán ngay hoặc là thanh toán chậm sau một khoảng thời gian nhất định sau khi người mua nhận được hàng, tùy theo mối quan hệ với đối tượng khách hàng hay hợp động kinh tế mà công ty chấp nhận thanh toán chậm, tối đa là 25- 30 ngày. Phương thức thanh toán chậm hiện nay đang chiếm tỷ trọng khá lớn trong công ty.Để quản lý chặt chẽ các khoản thu và đảm bảo không bị chiếm dụng vốn, công ty quy định rõ ràng thời hạn thanh toán trong hợp đồng kinh tế. Nếu quá thời hạn thanh toán khách hàng sẽ phải chịu lãi suất khá cao. Tuy nhiên việc bán chịu vẫn chủ yếu áp dụng cho nhóm khách hàng có quan hệ lâu dài với công ty, không bán chịu cho khách hàng tư nhân hoặc khách vãng lai trừ khi có thế chấp.
2.2.1.4. Tính giá vốn hàng bán.
Cơng ty cổ phần thiết bị điện và hệ thống tự động hóa kế toán hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. Việc xác định trị giá hàng xuất bán được thực
hiện vào cuối tháng. Trong tháng mọi ghi chép kế tốn về tình hình xuất kho hàng hóa chỉ được thể hiện ở chỉ tiêu số lượng. Là một công ty thương mại nên trị giá vốn hàng hóa được thể hiện ở các giai đoạn trong q trình vận động hàng hóa.
Ví dụ: Đối với mặt hàng thiết bị chống sét loại OVRT1+27 275sP giá được tính
như sau(Theo phương pháp bình qn gia quyền cả kỳ dự trữ) Tình hình nhập hàng thiết bị chống sét loại OVRT1+27 275sP:
Ngày
Số lượng Đơn giá VNĐ/chiếc Thành tiền VNĐ Tồn đầu quý 5 3.734.000 18.670.000 03/01/2015 7 3.906.000 27.342.000 08/01/2015 10 3.906.000 39.060.000 15/01/2015 8 3.925.000 31.400.000 28/01/2015 4 4.136.000 16.544.000 Tồn cuối quý 6 3.890.000 23.340.000
Cuối tháng, theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ kế tốn xác định được giá vốn bình qn trong tháng của hàng thiết bị chống sét loại OVRT1+27 275sP là:
18.670.000+ 27.342.000+ 39.060.000+ 31.400.000+ 16.544.000+ 23.340.000 5+ 7+ 10 +8 +4
= 3.890.000 (VNĐ)
Như vậy giá xuất kho của bộ thiết bị chống sét loại OVRT1+27 275sP là 3.890.000 (VNĐ/ bộ)
2.2.1.5. Chính sách bán hàng.
Để thu hút khách hàng cơng ty áp dụng những chính sách giá linh hoạt, có thể đáp ứng nhu cầu của nhiều đối tượng khách hàng. Bên cạnh đó, cơng ty cịn thực hiện một số dịch vụ kỹ thuật, tư vấn thiết kế nhằm giới thiệu và hướng dẫn khách hàng lắp đặt, sử dụng sản phẩm của cơng ty. Cơng ty cũng áp dụng nhiều chính sách chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán cho khách hàng.
2.2.2. Thực trạng kế toán bán hàng thiết bị chống sét tại công ty cổ phần thiếtbị điện và hệ thống tự động hóa. bị điện và hệ thống tự động hóa.
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng.
Cơng ty khơng tự thiết kế chứng từ riêng mà làm theo biểu mẫu chứng từ được hướng dẫn thiết kế theo TT 200/2014/TT-BTC.
- Hóa đơn GTGT(phụ lục 3,13,17,20): Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng thì kế tốn bán hàng căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký, ghi vào hóa đơn GTGT. Trên hóa đơn GTGT kế toán bán hàng ghi đầy đủ các nội dung: Tên đơn vị mua, mã số thuế, địa chỉ, tên hàng hóa, số lượng, giá bán, thành tiền, tổng tiền thanh tốn, tổng thuế GTGT, mức thuế suất. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:
- Liên 1: (màu đen) lưu tại cuống sổ
- Liên 2: (màu đỏ) giao cho khách hàng để làm chứng từ kế toán cho bên mua.
- Liên 3: (màu xanh) được dùng làm chứng từ kế toán, được kẹp vào bồ chứng từ thuế đầu ra và lưu tại Công ty.
- Phiếu xuất kho( phụ lục 4,14,18): Dùng để làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng. Trên PXK chỉ ghi số lượng sản phẩm xuất kho, khơng ghi số tiền. Số lượng trên PXK và trên hóa đơn GTGT phải trùng nhau để thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu. Phiếu xuất kho được lập làm 3 liên:
Liên 1 lưu lại cuống sổ
Liên 2 giao cho thủ kho để xuất thành phẩm theo số lượng ghi trên PXK, thủ kho lập thẻ kho và giao PXK cho nhân viên giao hàng.
Liên 3 giao cho khách hàng.
- Phiếu thu(phụ lục 15): Đối chiếu các khách hàng thanh toán bằng tiền mặt kế
tốn lập phiếu thu. Thơng thường kế tốn sẽ lập làm 2 liên, trong đó 1 liên giao cho khách hàng làm chứng từ, 1 liên cịn lại lưu tại Cơng ty nhằm làm căn cứ thực tế.
- Phiếu chi(phụ lục 5): Được kế toán thanh toán lập tại thời điểm thực phát sinh các khoản chi phí của doanh nghiệp.
- Giấy báo có( phụ lục 10): Là chứng từ ngân hàng gửi để xác nhận khoản tiền
thanh toán của khách hàng cho cơng ty thơng qua hình thức chuyển khoản.
Trình tự luân chuyển chứng từ: Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, các chứng từ được lập phản ánh theo đúng nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kinh tế tại thời
điểm phát sinh. Các chứng từ này sẽ được kế tốn kiểm tra về tính hợp pháp, hợp lệ. Nếu các chứng từ này đúng sẽ được luân chuyển tới bộ phận kế toán tổng hợp để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Sauk hi được sử dụng để ghi sổ, các chứng từ sẽ được lưu trữ theo quy định.
Khi đã được sử dụng để ghi sổ kế tốn xong, hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho sẽ được sắp xếp và lưu trữ theo đúng quy định để tránh mất mát, mục nát, hư hỏng.
2.2.2.2. Tài khoản kế toán sử dụng:
Kế toán bán hàng tại công ty ELAS áp dụng theo TT 200/2014TT-BTC ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014 ,sử dụng các tài khoản sau:
- TK 511 “Doanh thu bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ”: Tài khoản này phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong kỳ kế tốn và khơng chi tiết theo từng mặt hàng
- TK 521 “Các khoản giảm trừ doanh thu”:Phản ánh các khoản được điều chỉnh giảm trừ vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ .Kế toán sử dụng 3 tài khoản cấp 2 của TK 521 là:
+ TK 5211- “ Chiết khấu thương mại” + TK 5212-“Hàng bán bị trả lại” + TK 5213- “Giảm giá hàng bán”
- TK 632 “Giá vốn hàng bán”: Tài khoản này phản ánh trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kì. Tài khoản 632 cũng khơng được chi tiết theo từng mặt hàng.
- TK 131 “ Phải thu của khách hàng”: Tài khoản này dùng để theo dõi các khoản phải thu của khách hàng. Công ty mở chi tiết cho từng khách hàng.
- TK 111,112 “Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng”: Phản ánh số tiền thu về khi bán hàng. - TK 3331 “ Thuế GTGT đầu ra”: phản ánh số thuế GTGT đầu ra của công ty phải nộp cho nhà nước.
- TK 641 “ Chi phí bán hàng”
- TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”
2.2.2.3. Trình tự kế tốn một số nghiệp vụ bán hàng chủ yếu
* Kế tốn nghiệp vụ bán bn hàng hóa qua kho theo hình thức giao hàng trực
tiếp: Theo hình thức này thì bên mua căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, ủy nhiệm người
GTGT, hóa đơn này do cơng ty lập thành ba liên, một bên giao cho người nhận hàng( bên mua), hai liên gửi về phịng kế tốn là thủ tục thanh toán tiền hàng. Sau khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng trên chứng từ , bên mua đã thanh tốn tiền hàng hoặc chấp nhận nợ thì kế tốn ghi tăng doanh thu bán hàng và ghi tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp. Đồng thời, kế toán ghi nhận giá vốn: ghi tăng giá vốn hàng bán và ghi giảm trị giá hàng trong kho.
Hạch toán:
Ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131, TK 111, TK 112: Tổng giá thanh tốn
Có TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp(nếu có)
Ghi nhận giá vốn: Vì cơng ty áp dụng phương pháp tính giá bình qn gia quyền cả kỳ dự trữ, nên khi hàng hóa xuất kho kế tốn chưa xác định giá vốn, cuối tháng kế toán căn cứ bảng nhập- xuất- tồn để tính giá xuất kho
Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
Có TK 156: Trị giá hàng xuất kho Chi phí vận chuyển bên bán chịu: Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ(nếu có) Có TK 111, TK 112, TK 331: Tổng giá thanh tốn
Ví dụ: Ngày 08 tháng 01 năm 2015 cơng ty cổ phần thiết bị điện và hệ thống tự
động hóa bán cho cơng ty TNHH Tự động Nhân Hịa Nghĩa số hàng thiết bị chống sét bao gồm:
- Bộ chống sét loại OVRT1 25 255, số lượng: 25 chiếc, giá bán(chưa VAT 10%): 6.550.000 VNĐ/chiếc
- Bộ chống sét loại OVRT1+27 275 sP, số lượng: 10 chiếc, giá bán(chưa VAT 10%): 4.500.000VNĐ/chiếc
Chi phí vận chuyển chi bằng tiền mặt : 2.000.000đồng, thuế GTGT: 10%, doanh nghiệp chịu, trả tiền cho công ty vận tải Trường An.
Khi đồng ý bán hàng cho khách,khách hàng nhận nợ kế tốn bán hàng lập hóa đơn GTGT(phụ lục 3) chuyển xuống kho xuất hàng. Thủ kho căn cứ hóa đơn GTGT
lập phiếu xuất kho( phụ lục 4) Chi phí vận chuyển do Cơng ty chịu kế tốn lập phiếu chi phí vận chuyển do Cơng ty chịu, kế tốn lập phiếu chi (phụ lục 5)
Căn cứ vào phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT, phiếu chi đã lập, kế tốn định khoản: Nợ TK 131NHN: 229.625.000 Có TK 511: 208.750.000 Có 3331: 20.8750.000 ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632: Có TK 156:
(Vì cơng ty áp dụng phương pháp tính giá bình qn gia quyền cả kỳ dự trữ, nên khi hàng hóa xuất kho kế tốn chưa xác định giá vốn, cuối tháng kế toán căn cứ bảng nhập- xuất- tồn để tính giá xuất kho)
Chi phí vận chuyển tính vào chi phí bán hàng: Nợ TK 641: 2.000.000
Nợ TK 133: 200.000 Có TK 111: 2.200.000
-Phản ánh nghiệp vụ trên phần mềm kế toán Misa:
Khi khách hàng nhận hàng và chấp nhận nợ, căn cứ hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho đã lập kế toán bán hàng phản ánh nghiệp vụ bán hàng trên phần mềm kế tốn Misa như sau:
Tại giao diện chính của phần mềm( phụ lục 6), kế toán vào phân hệ bán hàng(phụ lục 7)/Bán hàng chưa thu tiền(phụ lục 8). Kế tốn nhập đầy đủ dữ liệu trên hóa đơn GTGT vào phần mềm kế toán bao gồm:
1.Hàng tiền: - Đối tượng: - Địa chỉ: -Mã số thuế:
- Diễn giải: Bán hàng cho cơng ty Nhân Hịa Nghĩa chưa thu tiền - Ngày chứng từ: 08/01/2015
- Số lượng: - Đơn giá: 2.Thuế, giá vốn
- Chọn % thuế GTGT: 10% -> Cất.
Hạch tốn chi phí vận chuyển chi bằng tiền mặt trên phần mềm Misa, kế toán vào phân hệ Quỹ/ Phiếu chi(phụ lục 9) nhập đầy đủ dữ liệu cần thiết -> cất
Ngày 13/01/2015, công ty TNHH Tự động Nhân Hịa Nghĩa thanh tốn tiền mua hàng ngày 08/01/2015 bằng tiền gửi ngân hàng, căn cứ giấy báo có( Phụ lục 10), kế tốn ghi:
Nợ TK 112: 213.840.000
Có TK 131NHN: 213.840.000
Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, kế tốn vào phân hệ Ngân hàng(phụ lục 11)/Nộp tiền vào tài khoản(phụ lục 12) và nhập đầy đủ dữ liệu trong các trang hạch toán. Sau khi nhập xong số liệu phần mềm sẽ tự động ghi sổ NKC, sổ cái các TK 511, TK 632, TK 156, TK 111,TK 3331,...Đồng thời tự động ghi sổ chi tiết TK 131,...
*Kế tốn nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa:
Đây là hình thức doanh nghiệp bán hàng cho cơ quan hoặc cá nhân tiêu dùng. Khách hàng tới cửa hàng của cơng ty, sau khi đồng ý mua, kế tốn bán hàng sẽ viết phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng. Thơng thường doanh số bán lẻ sẽ được viết trên bảng kê nhưng nếu khách hàng yêu cầu viết hóa đơn GTGT thì kế tốn sẽ viết hóa đơn GTGT cho khách hàng theo số đã mua.Kế tốn định khoản tương tự nghiệp vụ bán buôn trực tiếp qua kho
Ví dụ: ngày 19 tháng 1 năm 2015, doanh nghiệp xuất bán cho bà Nguyễn Thị Liên số hàng bao gồm:
- 1 bộ chống sét loại OVRT1 25 255 giá bán(chưa VAT 10%) : 4.750.000 đ - 2 bộ chống sét loại OVRT2 15 275 giá bán(chưa VAT 10%) : 1.289.000 đ -1 bộ chống sét loại OVRT2 40 275 giá bán(chưa VAT 10%) : 1.730.000đ Khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt.
Khi đồng ý bán cho khách hàng, kế tốn bán hàng lập hóa đơn GTGT(phụ lục 13) chuyển xuống kho xuất hàng. Thủ kho căn cứ vào hóa đơn GTGT lập phiếu xuất
kho(phụ lục 14), phiếu thu( phụ lục 15)
Căn cứ vào hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho, phiếu thu kế tốn định khoản: Nợ TK 111: 9.963.800
Có TK 511: 9.058.000 Có TK 3331: 905.800 Nợ TK 632:
Có TK 156:
Trên phần mềm kế toán Misa: Kế toán vào phân hệ Bán hàng- Bán hàng thu tiền ngay(phụ lục 16) nhập đầy đủ chi tiết số liệu cần thiết.
*Các trường hợp phát sinh:
Trường hợp tại doanh nghiệp có phát sinh hàng bán bị trả lại:
- Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, khách hàng đã nhận hàng và chấp nhận nợ, kế toán định khoản:
Ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131: Tổng giá thanh tốn
Có TK 511: “doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” Có TK 3331: “ Thuế GTGT đầu ra phải nộp”(nếu có) Ghi nhận giá vốn:
Nợ Tk 632: “Giá vốn hàng bán” Có TK 156: “ Trị giá hàng bán”
- Khi hàng bán bị trả lại do không đúng quy cách đã được thỏa thuận trong hợp đồng, căn cứ vào biên bản trả lại hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT do bên mua trả lại, kế toán định khoản:
Nợ TK 5212: “Hàng bán bị trả lại”