1 .Tính cấp thiết của đề tài
5. Kết cấu của luận văn tốt nghiệp
2.1 Tổng quan về công ty TNHH thiết bị Minh Tâm
2.1.1 Giới thiệu về công ty TNHH thiết bị Minh Tâm
Tên cơng ty: CƠNG TY TNHH THIẾT BỊ MINH TÂM Tên giao dịch quốc tế: MITALAB CO., LTD
Website: www.mitalab.vn
Vốn điều lệ: 30.000.000.000 đồng (Ba mươi tỷ đồng) Trụ sở chính: 21 Ngõ 22 Nguyễn Ngọc Nại, Thanh Xuân, Hà Nội Văn phòng giao dịch: Số 76 Giảng Võ, Phường Cát Linh, Quận Đống Đa, Hà Nội Tel: 024 36288882 Fax 024 36288809
Email: mitalab@hn.vnn.vn
Quy mơ: 100 nhân viên
2.1.1.1 Q trình hình thành phát triển của cơng ty TNHH thiết bị Minh Tâm
Công ty TNHH Thiết Bị Minh Tâm là nhà phân phối thiết bị xét nghiệm y tế cho các hãng lớn uy tín trên thế giới. Được thành lập từ năm 2001, công ty đã có gần 15 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực thiết bị y tế, chuyên cung cấp giải pháp cho các phịng xét nghiệm, các bệnh viện trên tồn quốc.
Năm 2008, Công ty TNHH Thiết bị Minh Tâm đã vinh dự được trao cúp vàng cho sản phẩm và dịch vụ xuất sắc năm 2008 “Cung cấp, bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị y tế”.
Năm 2013, Công ty đã vinh dự được nhận danh hiệu “Trusted Quality Supplier – Nhà cung cấp chất lượng 2013” do Tổ chức chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng quốc tế phối hợp với Viện Doanh nghiệp Việt Nam trao tặng.
Công ty tự hào là nhà phân phối duy nhất tại Việt Nam có khả năng cung cấp giải pháp tồn diện cho bất cứ phịng xét nghiệm nào.
- Lĩnh vực kinh doanh: phân phối các dụng cụ phịng thí nghiệm lâm sàng và thuốc thử chẩn đốn trong ống nghiệm tại Việt Nam.
- Chức năng: Cơng ty đầu tư vào nghiên cứu, làm việc với các chuyên gia hàng đầu và tổ chức nhiều khóa đào tạo. Cơng ty mang đến nhiều quan điểm chuyên gia về
những đổi mới hiểu biết và tác động mới đang định hình tương lai của chẩn đốn trên tồn thế giới. Những gì mà cơng ty làm hơm nay là cải thiện sức khỏe tốt hơn ở Việt Nam vào ngày mai.
- Nhiệm vụ: Một doanh nghiệp hàng đầu trong việc phân phối các dụng cụ phịng thí nghiệm lâm sàng và thuốc thử chẩn đốn trong ống nghiệm tại Việt Nam. Cơng ty có thể cung cấp một giải pháp toàn diện cho tất cả các phịng thí nghiệm và đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.
2.1.1.2 Đặc điểm kinh doanh của công ty TNHH thiết bị Minh Tâm
a/ Đặc điểm hoạt động kinh doanh:
Công ty TNHH thiết bị Minh Tâm là một trong những DN hàng đầu, không sản xuất mà chỉ tập trung kinh doanh phân phối các sản phẩm và thiết bị y tế như:
- Cung cấp các loại máy và hóa chất xét nghiệm cho các khoa, phịng xét nghiệm như máy và hoá chất xét nghiệm sinh hố tự động, máy và hóa chất xét nghiệm huyết học tự động, máy và hóa chất xét nghiệm miễn dịch tự động, máy phân phối ống lấy máu tự động, máy và hoá chất đếm tế bào (huyết học), dàn ELISA tự động và bán tự động, máy và hoá chất điện giải,...
- Cung cấp các máy, dụng cụ hỗ trợ xét nghiệm như kim hút hóa chất, xi – lanh hút bệnh phẩm, giấy in nước tiểu...
- Cài đặt hóa chất, bảo trì, bảo dưỡng và sửa chữa các loại máy xét nghiệm. - Cài đặt phần mềm quản lý phòng xét nghiệm.
Do sản phẩm của công ty mang đặc thù riêng, khách hàng tiêu thụ rộng rãi nên công ty sử dụng phương thức bán buôn qua kho theo hình thức gửi hàng: cơng ty căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, hoặc theo đơn đặt hàng của người mua mà xuất kho gửi hàng cho người mua bằng phương tiện vận tải của công ty hoặc th ngồi tùy trường hợp. Cơng ty chấp nhận thanh toán qua tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc chấp nhận nợ tùy từng hợp đồng hoặc khách hàng. Công ty khơng có cửa hàng bán lẻ mà bán bn cho các bệnh viện và cơ sở y tế trên khắp cả nước.
b/ Đặc điểm mặt hàng
Các máy móc, thiết bị, hóa chất là những mặt hàng đặc biệt, ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe và tính mạng người sử dụng, nên được quản lý, kiểm nghiệm chặt chẽ, trải qua rất nhiều khâu kiểm sốt. Sản phẩm có một số đặc trưng như: về nguồn
nguyên liệu,, về quy trình bảo quản, về chi phí kiểm nghiệm, về thời hạn sử dụng và tiêu hủy sản phẩm. Các sản phẩm của công ty Thiết bị Minh Tâm cung cấp hầu hết được nhập khẩu 100% từ các nước như Mỹ, Ý, Áo, Tây Ban Nha, Nhật Bản, Hà Lan,....Công ty hợp tác với các đối tác lâu năm nên nguồn hàng khá ổn định và giá cả thường dao động không đáng kể.
c/ Đặc điểm thị trường
Đặc thù của mặt hàng công ty cung cấp hầu hết được nhập khẩu từ nước ngoài nên đối thủ cạnh tranh của cơng ty là chính các hãng máy và hóa chất có văn phịng giao dịch tại Việt Nam như hãng Beckman Coulter (Olympus) – Nhật Bản, hãng Biosystems – Tây Ban Nha, hãng IL – Mỹ, hãng Techno Media – Nhật Bản,...
2.1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức công tác kế tốn tại cơng ty TNHH thiết bị Minh Tâm
2.1.2.1 . Đặc điểm tổ chức quản lý tại công ty TNHH thiết bị Minh Tâm
Sơ đồ 2.1. Tổ chức bộ máy quản lý của đơn vị được thể hiện như sau:
Cơ cấu tổ chức của công ty như là một hệ thống được liên kết một các chặt chẽ. Đứng đầu công ty là Giám đốc, dưới Giám đốc là các phòng ban. Mỗi phòng ban đảm nhận nhiệm vụ khác nhau.
- Giám đốc: Giám đốc là người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của công ty. Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về công ty và về kế hoạch, mục tiêu, chiếc lược kinh doanh, điều hành, kiểm tra các hoạt động của cơng ty.
- Phịng kinh doanh: Có trách nhiệm theo dõi mọi hoạt động kinh doanh của cơng ty, tiến hành lập kế hoạch kinh doanh, tìm kiếm khách hàng, đồng thời tư vấn cho giám đốc về phương hướng tổ chức kinh doanh của công ty trong từng thời kỳ.
Giám đốc
Phòng kinh
- Phòng nhân sự: Chịu trách nhiệm trong việc lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân lực, duy trì và quản lý nguồn lức, nắm giữ các thông tin nhân sự.
- Phịng hành chính: quản lý mua bán các đồ dùng trong cơng ty, sắp xếp lịch phịng họp; tiếp đón khách,...
- Phịng xuất – nhập khẩu: Chịu trách nhiệm trong việc nhập/xuất hàng như lập và triển khai các kế hoạch nhận hàng, xuất hàng nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng, thực hiện và giám sát việc mở tờ khai để nhận hàng/xuất hàng đúng thời hạn, lập và triển khi các báo cáo cho hải quan theo đúng thủ tục,...
- Phịng kế tốn: Tham mưu cho giám đốc về các lĩnh vực tài chính kế tốn của Cơng ty, tổ chức quản lý các nguồn vốn, hạch toán kế toán đúng chế độ, đảm bảo vốn để đơn vị hoạt động liên tục và có hiệu quả. Chỉ đạo cơng tác kế tốn tồn doanh nghiệp.
- Phòng kỹ thuật: Đảm nhận vai trò chịu trách nhiệm về kỹ thuật của các thiệt bị y tế bán ra như bảo dưỡng định kỳ, lắp đặt, sửa chữa,...
2.1.2.2 . Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn tại cơng ty TNHH thiết bị Minh Tâm
* Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức theo mơ hình tập trung. Tất cả các cơng việc kế tốn như phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, định khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp chi tiết, lập báo cáo, thông tin kinh tế đều được thực hiện tập trung ở phịng Kế tốn của đơn vị.
Sơ đồ 2.2. Bộ máy kế tốn của cơng ty TNHH thiết bị Minh Tâm
Mỗi nhân viên kế tốn có nhiệm vụ và chức năng cụ thể như sau: Kế toán
trưởng
Kế toán
- Kế toán trưởng: Kế toán trưởng là người giúp giám đốc tổ chức chỉ đạo toàn bộ cơng tác hạch tốn kế tốn, nắm bắt thơng tin kinh tế tài chính doanh nghiệp. Quản lý phân cơng cụ thể chức năng nhiệm vụ cho từng cán bộ nhân viên.
- Kế tốn ngân hàng: Có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của đề nghị thanh tốn và lập lệnh chi tiền, uỷ nhiệm chi, công văn mua ngoại tệ, thường xuyên kiểm tra số dư tiền gửi các ngân hàng vào mỗi ngày để có các báo cáo cho trưởng phịng nhằm kiểm sốt và thực hiện kế hoạch dịng tiền.
- Thủ quỹ: Có nhiệm vụ cất giữ tiền mặt tại công ty, các khoản thu chi, hoạt động liên quan đến tiền. Cuối ngày báo cáo tồn quỹ với Kế toán trưởng và đối chiếu thu chi tồn quỹ với Kế tốn trưởng
- Kế tốn lương: Có nhiệm vụ tính tiền lương bao gồm lương chính, lương phụ và các khoản trích, phụ cấp mang tính chất lương cho cán bộ công nhân viên trong công ty theo những quy định chung.
- Kế tốn tiêu thụ: Kế tốn tồn bộ hoạt động mua hàng và bán hàng. Theo dõi công nợ phải thu khách hàng và phải trả người bán. Các khoản hoa hồng, khuyến mãi, các khoản giảm trừ doanh thu, theo dõi thuế đầu ra và đầu vào.
- Kế toán kho: Là người theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn và lập bảng kê nhập, xuất hàng dựa trên các chứng từ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
*Chính sách kế tốn áp dụng
Công ty TNHH thiết bị Minh Tâm áp dụng kỳ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 cùng năm.
- Thời gian xác định kết quả kinh doanh: 1 năm 1 lần vào cuối kỳ kế toán - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: VND
- Chế độ kế toán áp dụng: Đơn vị áp dụng chế độ kế tốn theo thơng tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài Chính.
- Hình thức kế tốn áp dụng: Nhật ký chung
+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Được đánh giá theo số lượng thực tồn với giá mua thực tế của từng lần nhập.
+ Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: theo phương pháp bình qn gia quyền trong đó có cả chi phí nhập hàng.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Được tính hàng tháng để phân bổ vào chi phí của các đối tượng sử dụng, mức khấu hao hàng tháng được xác định theo công thức:
Mức khấu hao của tháng này= mức khấu hao của tháng trước + mước KH tăng thêm trong tháng này – mức KH giảm bớt trong tháng này.
*Mức khấu hao hàng tháng của một TS được xác định theo công thức: Nguyên giá/ (Số năm sử dụng x 12 tháng).
*Mức khấu hao tăng giảm được xác định theo nguyên tắc trịn tháng. - Phương pháp tính thuế GTGT: áp dụng theo phương pháp khấu trừ
- Mức thuế suất các mặt hàng tại cơng ty: Hàng hóa của cơng ty TNHH thiết bị Minh Tâm được nhập 100% từ nước ngoài ( Đức, Áo,Pháp, Mỹ, Ý,…). Mức thuế các mặt hàng được tính theo quy định về thuế giá trị gia tăng của Bộ Tài Chính ban hành, bao gồm các mức thuế suất thuế GTGT 5%, 10%.
2.2. Thực trạng kế tốn chi phí quản lý kinh doanh tại cơng ty TNHH thiết bị Minh Tâm
2.2.1 Nội dung, đặc điểm chi phí quản lý kinh doanh tại cơng ty TNHH thiết bịMinh Tâm Minh Tâm
Nội dung kế tốn chi phí quản lý kinh doanh của cơng ty TNHH thiết bị Minh Tâm bao gồm các khoản chi phí chung phát sinh tại cơng ty. Tại doanh nghiệp, chi phí QLKD được phân loại chi phí kinh doanh theo yêu cầu quản lý tài chính và hoạch tốn bao gồm hai loại chính là chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Cụ thể như sau:
- Chi phí phục vụ hoạt động bán hàng bao gồm:
+ Chi phí hoa hồng cho nhân viên phịng kinh doanh do đạt chỉ tiêu doanh số bán hàng. Do cơng ty chỉ có văn phịng đại diện, phịng kinh doanh vừa là nơi tìm kiếm khách hàng, vừa là nơi ký kết các hợp đồng. Mức hoa hồng được hưởng cho nhân viên kinh doanh là 0,8%/máy bán được. Khoản hoa hồng sẽ được tính sau khi khách hàng thanh tốn hết cơng nợ và được trả cùng lương vào cuối tháng.
+ Chi phí thưởng cho phịng kinh doanh: Tại cơng ty TNHH thiết bị Minh Tâm đề ra chỉ tiêu kinh doanh nhất định cho mỗi tháng, và tiến hành thưởng du lịch cho phịng kinh doanh trung bình 2 đến 3 lần trong một năm để khich lệ tinh thần của nhân viên.
+ Chi phí bảo hành, bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị: Công ty quy định bảo dưỡng các thiết bị máy trung bình từ 03 đến 04 tháng một lần, tùy vào dòng máy và tần suất sử dụng máy của từng bệnh viện. Công ty cam kết bảo dưỡng định kỳ miễn phí cho các máy, trừ trường hợp máy hỏng do lỗi của bệnh viện công ty tiến hành sửa chữa nhưng sẽ thu phí theo từng mức độ. Định kỳ, khi tiến hành bảo dưỡng chi phí phát sinh được ghi nhận vào các khoản cơng tác phí.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm.
+ Chi phí nhân viên quản lý: tiền lương, các khoản trích theo lương, các khoản phụ cấp theo lương, tiền ăn giữa ca...
+ Chi phí đồ dùng văn phịng: máy tính, điện thoại, máy photo…
+ Chi phí khấu hao TSCĐ ở bộ phận quản lý chung như: nhà cửa, máy vi tính, máy in, và các TSCĐ khác.
+ Thuế, phí và lệ phí: thuế mơn bài, thuế nhà đất và các loại thuế khác. + Chi phí hồ sơ thầu
+ Các khoản chi phí cơng tác
+ Chi phí về dịch vụ mua ngồi như: chi phí chuyển tiền, chi phí điện, nước, vệ sinh, chi phí vận chuyển, chi phí thuê xe, chi phí sửa chữa xe ơ tơ của cơng ty…
+ Các chi phí bằng tiền khác như: chi phí tiếp khách, chi phí sinh nhật nhân viên, các khoản chi cho lao động nữ nhân ngày 08/03, 20/10…
2.2.2 Phương pháp kế tốn chi phí quản lý kinh doanh tại công ty TNHH thiết bị Minh Tâm
2.2.2.1 Chứng từ sử dụng
Kế tốn chi phí QLKD tại cơng ty TNHH thiết bị Minh Tâm sử dụng các chứng từ sau:
- Bảng phân bổ tiền lương và BHXH: Mẫu 11 – LĐLT ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: phản ánh lương, các khoản trích theo lương của nhân viên, cán bộ quản lý.
- Bảng tính và phân bổ khấu hao: Mẫu 06 – TSCĐ ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: phản ánh mức phân bổ khấu hao của TSCĐ.
- Giấy đề nghị tạm ứng: Mẫu 03 – TT ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: phản ánh các khoản ứng trước liên quan tới chi phí QLKD.
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng: Mẫu 04 – TT ban hành theo Thơng tư 133/2016/TT-BTC: thanh tốn các khoản tạm ứng, dùng để làm căn cứ xác định chi phí QLKD.
- Các chứng từ gốc có liên quan như:
+ Phiếu chi: Mẫu 02 –TT ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: căn cứ để ghi nhận chi phí các trường hợp dùng quỹ tiền mặt.
+ Phiếu xuất kho: Mẫu 02 – VT ban hành theo Thông tư 133/2016/TT-BTC: làm căn cứ để ghi nhận chi phí.
+ Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ: làm căn cứ để ghi nhận chi phí.
+ Phiếu giao hàng: căn cứ vào phiếu giao hàng của người bán để xác định số lượng hàng hóa.
2.2.2.2 Tài khoản sử dụng
Cơng ty vận dụng hệ thống TK theo đúng quy định của thông tư 133/2016/TT- BTC . Cơng ty sử dụng TK 642 – “Chi phí quản lý kinh doanh”. Từ đó, cơng ty mở