2.1.1.1 .Tổng quan về Công tyTNHH Phúc Hà
2.2 Thực trạng kế toán bán hàng tại Công tyTNHH Phúc Hà
2.2.1 Chứng từ kế tốn sử dụng :
- Hóa đơn GTGT: Khi bán hàng thì kế tốn lập hóa đơn GTGT căn cứ vào hợp đồng kinh tế và phiếu xuất kho. Trên hóa đơn GTGT ghi: Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng đơn giá, thành tiền, có dịng ghi tổng số tiền hàng, tiền thuế GTGT. Dòng tổng tiền thanh tốn ghi cả bằng chữ và bằng số. Hóa đơn GTGT được lập thành ba liên, viết một làn qua giấy than. Trong đó:
+ Liên 1: Màu tím được lưu lại quyển gốc. + Liên 2: Màu đỏ dùng giao cho khách hàng.
+ Liên 3: Màu xanh được dùng làm chứng từ kế tốn, lưu tại cơng ty. - Phiếu thu : Kế toán lập nhằm xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ. Làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, hạch toán các khoản liên quan.
- Giấy báo có của Ngân hàng: Là chứng từ điện tử được Ngân hàng chuyển đến cho Công ty nhằm xác định khoản tiền thanh toán của khách hàng đã được chuyển vào tài khoản Ngân hàng của Cơng ty.
- Phiếu chi: Kế tốn lập để xác định số tiền mặt thực tế khi chi phát sinh khi các khoản phải chi liên quan đến bán hàng. Là căn cứ để xác định chi phí bán hàng.
- Phiếu nhập kho: Được lập để làm căn cứ cho thủ kho ghi thẻ kho khi phải nhập lại hàng hóa do khách hàng trả lại.
- Phiếu xuất kho: được làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn giá trị gia tăng cho khách hàng. Giá trên phiếu xuất kho phản ánh giá vốn hàng bán. Số
lượng hàng bán trên phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT phải trùng khớp nhau. Phiếu xuất kho phải được lập làm hai lien: liên 1 (lưu), liên 2(Giao cho người nhận hàng).
-Phiếu tính tiền:khi bán lẻ một số mặt hàng với số lượng ít thì kế tốn lập
phiếu tính tiền trên máy tính,một bản giao cho khách hàng,một bản lưu lại làm cơ sở ghi chép vào bảng kê bán lẻ hàng hóa.
- Trình tự ln chuyển chứng từ:
Tùy theo phương thức bán hàng mà kế toán sử dụng một trong số các chứng từ trên. Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, chứng từ được lập lên để phản ánh nội dung kinh tế của các nghiệp vụ tại thời điểm phát sinh. Các chứng từ sẽ được kiểm tra về mặt nội dung, quy cách theo quy định của Công ty. Nếu chứng từ hợp lý sẽ được chuyển đến phịng kế tốn và các bộ phận khác có liên quan. Kế tốn có trách nghiệm ghi sổ theo hình thức nhật ký chung và chứng từ đó được lưu lại cơng ty.
2.2.2Tài khoản kế tốn sử dụng:
Tài khoản kế tốn Cơng ty sử dụng trong q trình bán hàng là:
- TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” : Kế toán mở sổ chi tiết TK511 để theo dõi tính hình tiêu thụ cho tưng mặt hàng, nhóm hàng.
- TK 131 “Phải thu khách hàng” : Theo dõi các khoản phải thu của khách hàng, tình hình các khoản nợ và thanh tốn của khách hàng được mở trên sổ chi tiết TK 131.
- TK 156 “ Hàng hóa” được theo dõi chi tiết cho từng mặt hàng. - TK 632 “Giá vốn hàng bán”.
- Ngồi ra cịn sử dụng một số tài khoản khác như: TK 111 “Tiền mặt”, TK 112 “ Tiền gửi Ngân hàng”, TK 3331 “ Thuế GTGT đầu ra phải nộp”, TK 521,531,532 “ Các khoản giảm trừ doanh thu”….
2.2.3 Trình tự hạch tốn:
Sau khi lập hóa đơn GTGT và PXK của hàng bán, kế toán căn cứ vào các chứng từ này ghi tăng tiền mặt hoặc ghi tăng khoản phải thu khách hàng theo tổng giá thanh toán, ghi tăng doanh thu theo giá bán chưa thuế và ghi tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp vào Ngân sách nhà nước.
Đồng thời kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán theo trị giá xuất kho. Xuất kho hàng hóa của lần nhập nào thì sẽ được tính giá theo lần nhập đó.
a/ Phương thức bán bn qua kho giao hàng trực tiếp: Công ty giao hàng trực tiếp cho đại diện của bên mua tại kho hàng của Cơng ty. Kế tốn của Cơng ty khi lập hóa đơn GTGT và PXK của hàng bán, kế toán căn cứ vào các chứng từ này ghi tăng tiền mặt hoặc ghi tăng khoản phải thu khách hàng theo tổng giá thanh toán, ghi tăng doanh thu theo giá bán chưa thuế và ghi tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp vào Ngân sách nhà nước. Đồng thời kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán theo trị giá xuất kho.
Ví dụ 1: Ngày 02/04/2012 bán bn tại kho cho công ty Cổ phần xây dựng số 12 theo hợp đồng mua bán(phụ lục) kèm theo thông báo khuyến mại(phụ lục)
Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Giá bán Giá xuất kho
1.Ống nhựa PP-R Sản phẩm 550 29.000 20.000 2.Ống mạ kẽm Sản phẩm 490 50.800 37.800 3.Ống thép đen tròn Sản phẩm 750 55.500 44.550
Thuế GTGT 5%.Chưa thanh tốn.Phiếu xuất kho số 02(phụ lục) Hạch tốn:
-Căn cứ vào hóa đơn số 0004762(phụ lục) kế toán ghi nhận doanh thu hàng bán như sau:
Nợ TK 131: 86.235.975đ Có TK 511: 82.129.500đ Có TK 3331: 4.106.475đ
-Căn cứ phiếu xuất kho số 02 (phụ lục ) kế toán ghi nhận giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: 62.934.500đ
Có TK 156 (ống PP-R): 11.000.000đ Có TK 156 (ống mạ kẽm): 18.522.000đ Có TK 156 (ống thép đen trịn): 33.412.500đ
- Khi cơng ty thực hiện chương trình tặng hàng khuyến mại kế tốn căn cứ vào thông báo khuyến mại và phiếu xuất kho số02 (phụ lục) ghi :
Nợ TK 641 (6418):2.200.000
Có TK 512 : 2.200.000 Đồng thời phản ánh giá vốn:
Có TK 156: 2.200.000
B/ Phương thức bán lẻ: Cơng ty bán với số lượng ít cho khách hàng với mục
đích tiêu dùng nội bộ. Hàng hóa được giao cho khách hàng, tiền hàng được thanh tốn. Kế tốn lại tiến hàng lập hóa đơn GTGT và PXK và thực hiện hạch tốn bình thường.
Ví dụ 2: Ngày 04/04/2012 Xuất kho bán cho nhà máy sản xuất ô tơ 1/5
Tên hàng hóa ĐVT Số lượng Giá bán Giá xuất kho
Ống nhựa PP-R Sản phẩm 24 29.000 20.000
Ống thép đen trịn Sản phẩm 16 55.500 44.550
Thuế GTGT 5%.Thanh tốn bằng tiền mặt.phiếu thu số 03 (phụ lục),phiếu xuất kho số 05 (phụ lục),hóa đơn GTGT số 0004764( phụ lục)
Hạch tốn:
-Căn cứ hóa đơn GTGT số 0004764 và phiếu thu số 03 kế toán ghi nhận doanh thu hàng bán:
Nợ TK 111: 1.655.640đ Có TK 511: 1.576.800đ Có TK 3331: 78.840đ
-Căn cứ vào phiếu xuất kho số 05 kế toán ghi nhận giá vốn : Nợ TK 632: 1.192.800đ
Có TK 156 (ống PP-R): 480.000đ
Có TK 156 (ống thép đen tròn): 712.800đ
2.2.4 Hệ thống sổ sách:
Cơng ty sử dụng hình thức NKC gồm có các sổ sau:
Sổ nhật ký chung (Phụ lục) phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian căn cứ vào các hóa đơn GTGT, PXK, PNK, PT, PC, Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Ủy nhiệm Chi... Sổ bao gồm 8 cột: Ngày tháng ghi sổ, số hiệu chứng từ, ngày tháng nhận chứng từ, diễn giải, đã ghi sổ cái, số hiệu tài khoản, số phát sinh nợ, số phát sinh có.
Sổ cái các tài khoản:
Sổ cái TK 156 (Phụ lục) Sổ cái TK 3331(Phụ lục) Sổ cái TK 511(Phụ lục)
Sổ chi tiết 156 (Phụ lục) Sổ cái TK 632(Phụ lục)
Trình tự ghi sổ như sau:
Hàng ngày khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế tại Cơng ty, kế tốn tiến hành lập các chứng từ kế toán cần thiết theo đúng quy định. Từ các chứng từ kế toán này kế toán làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế tốn. Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cụ thể: sổ nhật ký chung, sổ kế toán chi tiết các TK 156, TK131,511…. sổ cái các tài khoản(Ví dụ như TK 111, TK112, TK 156, TK 511, TK 632, ….).
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện
các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo thơng tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
CHƯƠNG 3: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUÂT VỀ KẾ TOÁN BÁN MẶT HÀNG ỐNG VÀ PHỤ KIỆN VẬT TƯ NGÀNH NƯỚC TẠI CÔNG TY TNHH
PHÚC HÀ