TNHH sản xuất và thương mại Sơn Anh
2.2.2.1 Chứng từ sử dụng
+ Bảng chấm công: được Công ty sử dụng để phản ánh số ngày làm việc thực tế, số ngày nghỉ việc của từng người lao động. Bảng chấm công do phụ trách bộ phận trực tiếp ghi chép và chịu trách nhiệm tính chính xác. Đây là cơ sở, là chứng từ để phịng kế tốn tính lương cho từng lao động.Ngồi ra cịn có bảng chấm cơng chung do phụ trách bộ phận quản lý và chấm công cho từng lao động.
Công ty phải sử dụng cả hai bảng chấm cơng này vì do đặc thù của cơng ty nên lao động trong cơng ty thường có sự thay đổi từ cơng trình này qua cơng trình khác. Cuối tháng căn cứ vào bảng chấm công cá nhân và bảng chấm công chung từng đơn vị tổng hợp ngày cơng lao động làm để tính lương cho cơng nhân. Cịn các phịng ban gián tiếp thì chỉ sử dụng bảng chấm cơng chung.
Trong trường hợp người lao động thay đổi chỗ làm việc trong tháng( từ đội này sang đội khác) theo u cầu của cơng việc thì ngày cơng thực tế làm của tháng đó sẽ được tính căn cứ vào bảng chấm cơng cá nhân, nhưng những ngày cơng này phải có xác nhận của hai phụ trách bộ phận sử dụng lao động.
+ Bảng thanh tốn tiền lương: Được Cơng ty dùng để thanh tốn tiền lương, tiền cơng và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động. Hàng tháng kế toán phải lập “bảng thanh toán tiền lương” cho từng tổ đội phân xưởng sản xuất và các phòng ban căn cứ vào bảng chấm, phiếu báo cơng việc hồn thành của từng bộ phận.
+ Phiếu nghỉ hưởng chế độ BHXH: Là chứng từ làm cơ sở xác nhận số ngày cơng người lao động nghỉ việc vì lý do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động… Đây là căn cứ để kế tốn tính số tiền lương cơ quan BHXH trả thay lương.
+ Bảng thanh tốn BHXH: Được Cơng ty lập để làm căn cứ tổng hợp và thanh toán trợ cấp cho người lao động, lập báo cáo quyết toán BHXH với cơ quan quản lý BHXH cấp trên. Kế tốn lập bảng này cho tồn Cơng ty. Bảng này là phiếu nghỉ hưởng BHXH, bảng thanh toán BHXH khi lập phải phân bổ chi tiết theo từng trường hợp như: nghỉ ốm, thai sản… cuối tháng sau khi kế tốn tính tốn tổng hợp số ngày nghỉ và số tiền trợ cấp cho từng người và tồn Cơng ty. Bảng này được chuyển cho trưởng ban BHXH của đơn vị xác nhận và chuyển cho kế tốn trưởng duyệt.
+ Bảng phân bổ tiền lương: Được Cơng ty dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương thực tế phải thu BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN phải trích nộp trong tháng cho các đối tượng sử dụng. Căn cứ vào bảng thanh toán tiền lương, thanh toán làm thêm giờ, làm đêm… kế toán tập hợp phân loại chứng từ từng đối tượng sử dụng tính tốn để ghi vào bảng phân bổ theo các dòng phù hợp ghi TK 334. Căn cứ vào tỷ lệ trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN và tổng số tiền lương phải trả theo từng đối tượng sử dụng tính ra số tiền phải trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN ghi vào các dịng phù hợp cột ghi có TK 338.
+ Phiếu chi: Dùng để xác định các khoản tiền mặt xuất quỹ chi cho các khoản lương và trích theo lương cho người lao động
* Quy trình luân chuyển chừng từ:
Bước 1: Từ bảng chấm công, phiếu báo cơng việc hồn thành hàng tháng kế toán lên bảng thanh toán tiền lương.
Bước 2: Từ bảng thanh toán tiền lương của các bộ phận để kế toán lập bảng tổng hợp tiền lương; Bảng phân bổ tiền lương.
2.2.2.2 Tài khoản sử dụng
Để phản ánh tình hình thanh tốn tiền lương của nhân viên trong Công ty TNHH sản xuất và thương mại Sơn Anh kế toán sử dụng tài khoản sau:
- Tài khoản 334: “ Phải trả người lao động ” Với TK 334 Công ty sử dụng 2 TK cấp 2:
+ TK 3342: Phải trả người lao động khác. - Tài khoản 338 : “ Phải trả phải nộp khác ” Công ty sử dụng các TK chi tiets của TK 338:
3382: KPCĐ 3383: BHXH 3384: BHYT 3389: BHTN
Ngoài ra kế tốn cịn sử dụng các tài khoản như: TK 622, TK 627, TK 642, TK 111, TK 112…
2.2.2.3 Trình tự hạch tốn
Sau khi tiến hành tính tốn các khoản phải trả cho người lao động và phân bổ cho các đối tượng. Căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán hạch toán như sau:
a. Kế toán tiền lương
Căn cứ vào bảng chấm cơng và bảng thanh tốn tiền lương của bộ phận văn phịng kế tốn tiến hành chi tiền để trả lương cho CNV. Căn cứ phiếu chi kế toán vào sổ chi tiết TK 3341 và nhật ký chung. ( phụ lục2.3)
Nợ TK 334(3341) : 23.441.968 Có TK 111: 23.441.968
b. Kế tốn các khoản trích theo lương
Trích KPCĐ, BHXH, BHYT,BHTN theo tỷ lệ quy định: Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lương và BHXH kế toán vào sổ chi tiết TK 3341,3383,3384,3389 và sổ nhật ký chung .
+ 24 % tính vào chi phí sản xuất kinh doanh : Trong đó: 2% KPCĐ trích theo lương phải trả, 18% BHXH trích theo lương cấp bậc, 3% BHYT trích theo lương cấp bậc, 1% BHTN trích theo lương cấp bậc).
+ Trích BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1% trừ vào lương. ( phụ lục 2.2) Nợ TK 334(3341):2.268.532
Có TK 338: 2.268.532
338( 3383): 1.627.120 338( 3384): 384.847 338(3389): 256.565
2.2.2.4 Sổ kế tốn
Trong hình thức kế tốn nhật ký chung mà Cơng ty sử dụng, kế tốn tiền lương sử dụng các sổ: Sổ Nhật ký chung, Sổ chi tiết TK 334( phụ lục 2.10.2.11), Sổ chi tiết TK 3382(phụ lục 2.12), Sổ chi tiết TK 3383(phụ lục 2.13), Sổ chi tiết TK 3384(phụ lục 2.14), Sổ chi tiết TK 3389(phụ lục 2.15), Sổ cái TK 334( phụ lục 2.16), Sổ Cái TK 338(phụ lục 2.17), sổ nhật ký thu tiền, chi tiền mặt, tiền gửi…
Trình tự chi sổ:
Hàng ngày ghi các nghiệp vụ phát sinh liên quan tới các khoản thanh toán với người lao động vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái TK 334, Sổ Cái TK 338, đồng thời việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sịnh được ghi vào sổ chi tiết TK334, TK3382,TK 3383, TK3384, TK3389.
Chương III. CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THANH TỐN VỚI NGƯỜI LAO ĐỘNG TẠI CƠNG TY TNHH SẢN XUẤT
VÀ THƯƠNG MẠI SƠN ANH