5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
2.2.2Phương pháp kế tốn bán mặt hàngVật tư phụ tùng ơ tơ tại Cơng ty TNHH
2.2 Thực trạng kế toán bán mặt hàngVật tư phụ tùng ô tô tại Công ty TNHH
2.2.2Phương pháp kế tốn bán mặt hàngVật tư phụ tùng ơ tơ tại Cơng ty TNHH
TNHH Bình An
2.2.2.1 Tổ chức chứng từ kế tốn
-Chứng từ kế tốn sử dụng
Cơng ty TNHH Bình An áp dụng Chế độ chứng từ kế tốn ban hành theo Thơng tư 133/2016/ TT-BTC , các chứng từ sử dụng trong kế tốn bán hàng bao gồm:
+ Hóa đơn GTGT: ( Phụ lục 08) khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng thì kế tốn bán hàng căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết và Phiếu xuất kho, kế tốn viết hóa đơn GTGT. Trên hóa đơn GTGT ghi đầy đủ các nội dung: tên đơn vị mua, mã số thuế, địa chỉ, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá bán, thành tiền, tổng tiền thanh toán, tổng thuế GTGT, mức thuế suất. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:
+ Liên 1 (Màu trắng): Được lưu trên gốc quyển hóa đơn GTGT + Liên 2 (Màu đỏ): Giao cho khách hàng
+ Liên 3 (Màu xanh): Được dùng làm chứng từ kế tốn, lưu giữ tại cơng ty. + Phiếu xuất kho: Dùng để làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng.
Kế toán viết Phiếu xuất kho ghi số lượng hàng bán. Số lượng và giá cả trên phiếu xuất kho và trên hóa đơn GTGT phải trùng nhau để thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu. Ngồi các chứng từ nêu trên, Cơng ty cũng sử dụng một số chứng từ liên quan khác: Hóa đơn cước phí vận chuyển; hợp đồng kinh tế với khách hàng và các chứng từ khác có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.( Phụ lục 09)
+ Phiếu thu (Phụ lục 10): Là chứng từ do kế toán thanh tốn thành lập với mục đích xác định số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, kế toán ghi sổ các khoản phải thu liên quan.
* Trình tự luân chuyển chứng từ:
Sau khi một hợp đồng mua bán vật tư phụ tùng ơ tơ được ký kết với khách hàng, kế tốn sẽ tiến hành lập phiếu thu lần 1, làm khoản đặt cọc để thực hiện hợp đồng kinh tế (Nếu có). Phiếu thu này sẽ được in thành 2 liên, trong đó 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu lại tại cơng ty.
Sau khi có hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc đơn đặt hàng, đến thời điểm giao hàng, Kế toán viết Phiếu xuất kho giao cho thủ kho, thủ kho xuất hàng. Sau khi xuất hàng xong, lô hàng đã được giao cho cán bộ mua hàng của bên mua hoặc giao cho cán bộ giao hàng của cơng ty, kế tốn làm Biên bản xác nhận nợ, cho khách hàng ký nhận, Biên bản này được lập làm hai liên, một liên giao cho khách hàng, một liên lưu tại quyển Biên bản gốc tại công ty. Trong trường hợp khách hàng thanh tốn ln số cịn lại bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản hết tiền hàng trước khi hồn thành việc giao hàng thì khơng cần lập Biên bản xác nhận nợ. Đồng thời kế tốn lập hóa đơn GTGT với đầy đủ các nội dung, hóa đơn GTGT được lập làm 3 liên, trong đó liên đỏ được dùng để giao cho khách hàng. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT và các chứng từ liên quan, kế toán ghi nhận Doanh thu bán hàng.
Đối với những khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, kế tốn khơng lập phiếu thu mà theo dõi qua các chứng từ ngân hàng.
2.2.2.2 Tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế tốn Cơng ty áp dụng theo hệ thống tài khoản kế tốn hiện hành theo Thơng tư số 133/2016/TT-BTC ngày 28 tháng 06 năm 2016 của Bộ tài chính. Cơng ty sử dụng chủ yếu một số tài khoản sau:
-TK 5111 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” và TK 33311 “Thuế GTGT đầu ra”
-TK 632 – “Giá vốn hàng bán”
-TK 131 – “Phải thu của khách hàng” -TK 156 – “ Hàng Hóa”
+TK 5211 – “Chiết khấu thương mại” +TK 5212 – “Hàng bán bị trả lại”: +TK 5213 – “Giảm giá hàng bán”
Công ty hiện đang khơng áp dụng chính sách chiết khấu thương mại và TK 521 hầu như khơng phát sinh trong q trình bán hàng của cơng ty.
-TK 131 – “Phải thu khách hàng”: Phản ánh số tiền còn phải thu của khách hàng trong trường hợp khách hàng nhận nợ.
2.2.2.3 Định khoản và sổ kế toán
a, Kế toán doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán
Kế tốn bán bn qua kho
Q trình này phải có mặt đại diện của ba bên: Thủ kho làm nhiệm vụ xuất hàng; kế toán viết phiếu xuất kho và viết hóa đơn GTGT; người mua nhận hàng.
Khi xuất kho hàng hóa, căn cứ hóa đơn GTGT kế tốn ghi: Nợ TK tiền mặt (1111), tiền gửi ngân hàng (1121) hoặc phải thu của khách hàng (1311) theo giá thanh tốn của hàng hóa đã bao gồm cả thuế GTGT đồng thời ghi Có TK doanh thu bán hàng hóa (5111) theo giá chưa có thuế GTGT và ghi thuế GTGT phải nộp (33311).
Cuối tháng căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi nhận giá vốn hàng bán cho lô hàng đã bán trong kỳ: Nợ TK giá vốn hàng bán (632), ghi Có TK hàng hóa (156) theo giá trị thực tế của hàng xuất kho
Ví dụ 1: Ngày 02/02/2017, bán Vật tư may ơ có gắn bánh răng các loại cho
Hợp tác xã Thương mại và vận tải Việt Hùng , giá chưa bao gồm thuế VAT là 35.310.000 đồng. Khách hàng chưa thanh toán.
Theo hợp đồng kinh tế được lập vào ngày 01/01/2017dựa trên sự thỏa thuận giữa Công ty TNHH Bình An và Hợp tác xã Thương mại và vận tải Việt Hùng . Hợp đồng kinh tế có sự xác nhận của Ơng Lê Xuân Vực (GĐ Hợp tác xã Thương mại và vận tải Việt Hùng ) và Bà Bùi Thu Huyền (GĐ Cơng ty TNHH Bình An). Hợp đồng có hiệu lực từ ngày ký và được lập thành 02 bản, bên mua giữ 01 bản, bên bán giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.
Căn cứ vào Hợp đồng kinh tế về việc mua bán vật tư số 01/HĐNT/BA-VH ngày 01 tháng 01 năm 2017. Vào ngày 02/02/2017, kế tốn bán hàng xuất hóa đơn bán hàng cho Hợp tác xã Thương mại và vận tải Việt Hùng .
Quy trình hạch tốn nghiệp vụ bán hàng trên Excel tại Cơng ty Hạch tốn trên Sổ Nhật ký chung
Căn cứ vào HĐ số 0002026, (Phụ lục số 11), kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng: Nợ TK 131 35.310.000
Có TK 5111 32.100.000 Có TK 33311 3.210.000
Giá vốn hàng bán: Do đơn vị hạch toán giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ nên cuối kỳ kế tốn tiến hành tính giá trị bình qn của hàng hóa trong tháng
Trường hợp này, khách hàng nhận nợ, kế toán mở sổ chi tiết TK 131 theo dõi riêng cho từng khách hàng trên sổ chi tiết thanh tốn với người mua giúp cho Cơng ty biết được số tiền còn phải thu đối với từng khách hàng. Thơng qua đó mà có biện pháp đơn đốc kịp thời thu hồi vốn. Hàng quý, kế toán làm Biên bản đối chiếu cơng nợ với khách hàng
Vì vậy , để theo dõi khoản phải thu của Hợp tác xã TM và VT Việt Hùng mua hàng theo hóa đơn số 0002026, kế toán mở sổ chi tiết phải thu khách hàng (Phụ lục số 12)
Xuất kho hàng bán
Dựa vào hóa đơn 0002026, sau khi đã kiểm tra đối chiếu và theo thỏa thuận thống nhất của hai bên, kế toán kho tiến hành lập PXK và xuất hàng ra khỏi kho và bàn giao cho khách hàng. ( Phụ lục số 13)
Kế tốn bán lẻ vật tư phụ tùng ơ tơ
Khi phát sinh nghiệp vụ bán lẻ thì kế tốn lập hố đơn GTGT liệt kê chi tiết các mặt hàng bán ra cho khách hàng
Khi xuất kho hàng hóa, kế tốn căn cứ vào hóa đơn GTGT đã lập để hạch toán: - Trường hợp số tiền nhân viên bán hàng thực nộp phù hợp với doanh số bán ra thì kế tốn tiến hành ghi sổ kế tốn: ghi Nợ TK tiền mặt (1111) theo tổng giá thanh tốn, ghi Có TK doanh thu bán hàng hóa (5111) theo giá bán chưa có thuế GTGT, ghi có TK thuế GTGT phải nộp (33311).
- Trường hợp số tiền nhân viên bán hàng thực nộp nhỏ hơn doanh số ghi trên bảng kê bán lẻ hàng hóa, thì nhân viên bán hàng phải bồi thường, kế toán ghi Nợ TK tiền mặt (1111) ghi Nợ TK phải thu khác (1388) số tiền nhân viên bán hàng thiếu, ghi
Có TK doanh thu bán hàng hóa (5111) theo giá bán chưa có thuế GTGT, ghi có TK thuế GTGT phải nộp (33311).
Cuối kỳ kế tốn căn cứ vào phiếu xuất kho, xác định giá vốn của số hàng bán kế toán ghi Nợ TK giá vốn (632) theo trị giá thực tế của hàng bán, ghi Có TK hàng hóa (156).
Ví dụ 2: Ngày 14/03/2017, xuất bán lẻ cho anh Hạnh- Công ty TNHH Thương
mại ơ tơ Hạnh Thúy kế tốn viết hóa đơn ( Phụ lục số 14) .Khách hàng thanh toán ngay kế toán ghi nhận
Nợ TK 111.1: 4.500.000 Nợ TK 1331: 450.000
Có TK 131 : 4.950.000
Giá vốn hàng bán: Do đơn vị hạch tốn giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ nên cuối kỳ kế tốn tiến hành tính giá trị bình qn của hàng hóa trong tháng
Viết phiếu thu
Căn cứ vào Hóa đơn số 0001972, theo thỏa thuận thống nhất của hai bên, kế toán viết phiếu thu cho khách hàng ( Phụ lục số 15)
b, Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu + Kế tốn chiết khấu thương mại
Cơng ty hiện tại khơng áp dụng chính sách chiết khấu thương mại
+ Kế toán bán hàng bị trả lại
Nếu phát sinh hàng bán bị trả lại, Công ty xử lý theo quy định kế tốn
Trường hợp Cơng ty đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hố khơng đúng quy cách, chất lượng thì phải thơng báo kịp thời tới bên bán và trả lại tồn bộ hay một phần hàng hố bị lỗi. Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, bên mua hàng lập “Biên bản trả lại hàng” theo mẫu Công ty gửi ghi rõ lý do trả lại hàng, kèm thêm biên bản copy “Hố đơn GTGT” của lơ hàng đó, kế tốn kho hàng sẽ lập “Phiếu nhập kho”. Sau đó kế tốn đổi hàng cho bên mua và kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Trường hợp Cơng ty đã xuất hàng và lập hố đơn, người mua chưa nhận hàng nhưng phát hiện hàng hố khơng đúng quy cách, chất lượng phải trả lại tồn bộ hàng hố hoặc một phần hàng hố, khi trả lại hàng bên mua và cơng ty phải lập biên bản ghi
rõ loại hàng hố, số lượng, giá trị chưa có thuế GTGT, tiền thuế GTGT, lý do trả lại hàng theo hoá đơn bán hàng (Số, ký hiệu, ngày tháng của hoá đơn) đồng thời kèm theo hoá đơn gửi trả lại cho cơng ty để cơng ty lập lại hố đơn GTGT cho số hàng hoá đã nhận, và làm căn cứ cho công ty điều chỉnh doanh thu và thuế GTGT đầu ra.
+ Kế toán giảm giá hàng bán
Một số trường hợp phát sinh giảm giá hàng bán trong q trình bán mặt hàng phụ tùng ơ tô của Công ty như: bên mua nhận thấy phụ tùng không đúng quy cách như: Bị han ghỉ, lỗi thời.. công ty đồng ý giảm giá.Và giá ghi trên hóa đơn là giá đã giảm (khơng ghi số tiền đã giảm giá trên hóa đơn) nên cơng ty khơng hạch tốn khoản giảm giá này lên tài khoản 5213 và hạch tốn doanh thu theo giá đã giảm như trên hóa đơn. Trong quý I năm 2017 công ty không phát sinh nghiệp vụ giảm giá hàng bán.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VẬT TƯ PHỤ TÙNG Ơ TƠ TẠI CƠNG TY TNHH BÌNH AN