1.1 .Cơ sở lý luận kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại
1.1.2.2 .Các phương thức bán hàng và hình thức thanh tốn
2.1. Tổng quan tình hình và ảnh hưởng của các nhân tố môi trường tại Công ty
2.1. Tổng quan tình hình và ảnh hưởng của các nhân tố môi trường tạiCông ty cổ phần SX và XNK Việt Nam Xanh Công ty cổ phần SX và XNK Việt Nam Xanh
2.1.1. Tổng quan về bán hàng tại Công ty cổ phần SX và XNK Việt NamXanh Xanh
Chính sách kế tốn của doanh nghiệp
Để phù hợp với tình hình kinh doanh và đáp ứng yêu cầu quản lý. Công ty áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/09/2006 của Bộ Tài Chính.
- Sổ sách kế tốn: Kế toán đã phản ánh thực tế các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh qua chứng từ vào sổ sách kế toán, số liệu kế toán được ghi chép có hệ thống theo đúng mẫu của Bộ tài chính đã ban hành.
- Niên độ kế toán áp dụng: Bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 hàng năm - Đơn vị tiền tệ áp dụng : VNĐ.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tính giá hàng xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO)
- Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ - Kỳ lập báo cáo theo năm.
- Hệ thống báo cáo tài chính bao gồm: - Bảng cân đối kế tốn. (Mẫu B01- DN)
- Báo cáo kết quả kinh doanh. (Mẫu B02- DN) - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. (Mẫu B03- DN) - Thuyết minh báo cáo tài chính. (Mẫu B09- DN)
Các phương thức bán hàng
Trong quá trình sản xuất kinh doanh mạng lưới kênh tiêu thụ giống như đường dây nối liền giữa doanh nghiệp với các cá nhân độc lập hoặc phụ thuộc lẫn nhau tham gia vào q trình tiêu thụ hàng hố từ nơi sản xuất đến người tiêu dùng. Việc tiêu thụ các mặt hàng của doanh nghiệp được thực hiện bằng nhiều phương thức khác nhau, do đặc điểm của thị trường cũng như đặc điểm của các mặt hàng kinh doanh của công ty và để đảm bảo khối lượng hàng hố tiêu thụ đều đặn khơng
ngừng tăng lên. Hiện nay Công ty cổ phần SX và XNK Việt Nam Xanh đang sử dụng các phương thức tiêu thụ chủ yếu là:
Công ty bán hàng theo phương thức thông qua các kênh phân phối: đặc biệt là phương thức bán hàng qua đại lý.
Hình thức bán hàng của Cơng ty cổ phần SX và XNK Việt Nam Xanh chủ yếu là bán hàng trực tiếp.
Ngồi ra cơng ty cũng có Website riêng để quảng bá sản phẩm cũng như thương hiệu của mình. Đồng thời qua đó cơng ty cũng quảng bá sản phẩm, cung cấp thơng tin cho khách hàng có quan tâm. Cơng ty cũng có những chiến lược quảng cáo bán hàng khác mang lại doanh thu bổ sung.
Cơng ty cũng áp dụng các chính sách bán hàng như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán để thu hút khách hàng hơn. Với những đơn vị mua hàng với số lượng lớn sẽ ln có một khoản chiết khấu rất hấp dẫn. Hay là, trong nhiều trường hợp hàng hóa xuất bán khơng đúng như trong hợp đồng thương mại bị trả lại. Công ty sẽ thương lượng, đề ra biện pháp khuyến mại, giảm giá hàng bán ngay cho phía người mua, hai bên đều có lợi.
Chính vì cơng ty có biện pháp quản lý tốt khâu tiêu thụ nên thị trường của Công ty không ngừng được mở rộng, sản phẩm của Công ty càng ngày càng có uy tín trên thị trường.
Giá bán và giá vốn
Việc xác định giá bán là một trong những nhân tố quan trọng, nó phải được tính tốn dựa trên sự tương quan với giá nhập kho làm sao phải đảm bảo cho cơng ty đạt được lợi nhuận thích hợp mà khơng ảnh hưởng đến yếu tố cạnh tranh với những sản phẩm cùng dịng của các cơng ty khác và dựa trên sự biến động của giá cả thị trường. Giá bán tại các kênh phân phối nhất định theo giá sát giá chỉ đạo của công ty. Khi muốn tăng hoặc giảm một mặt hàng nào phải có quyết định của Giám đốc và Phịng kinh doanh phải có thơng báo cho các đại lý. Các đại lý sẽ phải kiểm kê số lượng thành phẩm tại thời điểm thay đổi giá. Tùy vào từng thời điểm khác nhau Công ty đưa ra giá bán khác nhau sao cho công ty vừa bù đắp được chi phí kinh doanh và bảo đảm có lãi. Với khách mua hàng với số lượng lớn và thường xuyên có thể được giảm giá theo tỷ lệ phần trăm thích hợp.
Giá vốn của hàng xuất kho tiêu thụ được tính theo phương pháp FIFO (Nhập trước – xuất trước).
2.1.2. Ảnh hưởng của nhân tố mơi trường tới kế tốn bán hàng
Yếu tố môi trường là nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Để tồn tại và phát triển thì mỗi doanh nghiệp đều phải nghiên cứu tác động của mơi trường bên trong và bên ngồi doanh nghiệp để có cái nhìn tổng qt nhất về hoạt động kinh doanh của mình. Từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Có thể nói, mơi trường ảnh hưởng tới mọi cơng tác của doanh nghiệp. Cơng tác kế tốn bán hàng cũng chịu ảnh hưởng sâu sắc của các nhân tố sau :
2.1.2.1. Các nhân tố bên ngồi
Các quy định của Chính Phủ, Bộ Cơng Thương và Bộ Tài Chính
Thơng tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 hướng dẫn Chế độ kế tốn Doanh nghiệp.
Thơng tư 128/2013/TT-BTC quy định về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất, nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hoá xuất, nhập khẩu do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành
Thơng tư 126/2014/TT-BTC quy định một số thủ tục về kê khai, thu nộp thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt và các khoản thu khác đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu
Nhân tố khách hàng
Việt Nam là một nước đang phát triển, nhu cầu về đời sống sinh hoạt hàng ngày tăng cao. Việc chăm sóc một đứa trẻ khỏe mạnh, thông minh cũng được chú trọng hơn. Vì lượng khách hàng của thị trường này là rất lớn, bất kể thời điểm nào, mùa nào trong năm và trải rộng từ mọi miền đất nước. Do vậy, Công ty cổ phần SX và XNK Việt Nam Xanh nhập khẩu mặt hàng đồ sơ sinh và cung cấp ra thị trường luôn luôn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
Môi trường đối thủ cạnh tranh
Trong nền kinh tế thị trường, nhất là khi Việt Nam gia nhập Tổ Chức Thương Mại Thế Giới ( WTO ). Một môi trường kinh doanh mở rộng, dễ dàng nhưng đầy tính cạnh tranh và khốc liệt. Đối thủ cạnh tranh kể cả trong và ngồi nước, cùng với
nó là sự tiến bộ của sản phẩm dựa trên sự phát triển của khoa học – kỹ thuật. Cơng ty ln nhìn thấy được những điều này và đã tìm được hãng sản xuất sản phẩm đồ sơ sinh tốt để có thể cạnh tranh được với đối thủ, cũng như thỏa mãn được nhu cầu của khách hàng.
2.1.2.2. Các nhân tố bên trong
Con người
Nhân viên của cơng ty đều có trình độ từ cao đẳng đổ lên. Có trình độ nhất định để đáp ứng nhu cầu của các cơng việc.
Vì bộ máy kế tốn được phân chia rõ ràng và có nhiệm vụ riêng biệt. Với một cách phân chia khoa học và hợp lý, giảm bớt được khối lượng cơng việc cũng như cơng tác kế tốn được thực hiện hiệu quả hơn.
Máy móc, cơng nghệ
Cơng ty hiện nay đang sử dụng phần mềm kế toán Misa, là phần mềm kế toán được thiết kế toán được thiết kế phù hợp cho hầu hết các doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ. Phần mềm này phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Phần mềm kế tốn Misa giúp kế tốn tự động hóa rất nhiều thao tác thủ cơng thông thường, xây dựng được rất nhiều danh mục đối tượng như vật tư, hàng hóa, khách hàng, danh mục thuế,... Giúp cho việc công tác báo cáo thuế hay sử dụng thơng tin một cách nhanh chóng. Từ đó giúp cho các nhà quản lý đưa ra được các quyết định kinh doanh nhanh chóng và chính xác.
Đặc điểm tổ chức công tác kế tốn
Cơng ty áp dụng phương pháp ghi sổ kế toán là Nhật ký chung, sử dụng sổ nhật ký chung để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản, sau đó lấy số liệu từ sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ cái. Bên cạnh đó, cơng ty cịn sử dụng phần mềm kế tốn Misa để xử lý dữ liệu giảm thiểu được tối đa thời gian và khối lượng công việc.
Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty
Công ty cổ phần SX và XNK Việt Nam Xanh là một doanh mới thành lập chưa lâu nhưng kênh phân phối của công ty đã bao phủ rộng khắp các cửa hàng, hệ thống siêu thị trẻ em trên địa bàn thành phố Hà Nội và đang lớn dần ở các nơi khác. Với mạng lưới bán hàng trải dài và rộng khắp, hơn nữa công ty chủ yếu bán hàng
qua các kênh đại lý, do vậy việc tập hợp chứng từ và xử lý chứng từ là không dễ dàng cho cơng tác kế tốn bán hàng.
2.2. Thực trạng kế tốn bán nhóm hàng đồ sơ sinh tại Công ty cổ phần SX và XNK Việt Nam Xanh
Để phục vụ tốt nhất cho nhu cầu xã hội trên cơ sở đạt được lợi nhuận cao nhất, thực hiện quá trình tiêu thụ sản phẩm sẽ quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Để đạt được điều đó đối với một doanh nghiệp thương mại đương nhiên mỗi doanh nghiệp phải không ngừng quản lý và hoạn thiện công tác bán hàng.
Thực tế tại Công ty cổ phần SX và XNK Việt Nam Xanh, cơng tác kế tốn bán hàng luôn được chủ trương đưa lên hàng đầu. Luôn được quản lý chặt chẽ và hoàn thiện một cách tối ưu nhất để dựa vào đó ban quản trị đưa ra được các quyết định kinh doanh đúng đắn. Kế tốn ln tn thủ các quy định của nhà nước, liên tục cập nhập các thơng tin thay đổi của kế tốn. Đội ngũ phịng kế tốn được cử đi học nâng cao thường xuyên nhằm củng cố kiến thức và cập nhập nhưng thông tin mới nhất do nhà nước ban hành.
2.2.1. Chứng từ kế toán sử dụng
Trước khi đi vào chi tiết, ta có cái nhìn chung về hệ thống chứng từ và các thủ tục kế tốn tại Cơng ty cổ phần SX và XNK Việt Nam Xanh
Hiện nay, để hạch toán ban đần các nghiệp vụ phát sinh, phịng kế tốn của công ty đang sử dụng các loại chứng từ:
- Các giấy tờ thủ tục liên quan đến nhập khẩu hàng hóa (tờ khai hải quan...)
Phụ lục 01: Tờ khai hải quan điện tử.
- Phiếu nhập kho hàng hóa. Phụ lục 02: Phiếu nhập kho. - Phiếu xuất kho. Phụ lục 03: Phiếu xuất kho . - Hóa đơn GTGT. Phụ lục 04: Hóa đơn GTGT.
- Hợp đồng bán hàng. Phụ lục 05: Hợp đồng bán hàng.
- Giấy tờ giao nhận hàng và các giấy tờ có liên quan khác,..Phụ lục 06: Biên bản giao nhận hàng hóa.
Sơ đồ 01: Sơ đồ luân chuyển chứng từ
Hợp đồng Phiếu xuất kho
bán hàng Hợp đồng bán hàng
Hóa đơn Phiếu xuất kho GTGT Hợp đồng bán hàng
2.2.2. Vận dụng tài khoản kế toán
2.2.2.1. Kế toán tăng doanh thu
Tài khoản sử dụng để phản ánh doanh thu tiêu thụ: - TK 511: Doanh thu bán hàng.
- Và các tài khoản có liên quan khác…
Ví dụ 1: Ngày 05/06/2014 Cơng ty cổ phần SX và XNK Việt Nam Xanh xuất
bán cho Công ty cổ phần BIBO MART một đơn hàng gồm:
Bảng 01: Bảng kê số lượng hàng bán
STT Tên sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Khăn lau khô Sururan gói 500 85.000 42.500.000
2 Khăn xơ Sururan (combo
10) gói 500 120.000 60.000.000 Tổng 102.500.000 Phịng kinh doanh Khách hàng Giám Đốc Kế tốn trưởng (Ký duyệt) Khách hàng Kế toán bán hàng
Cơng ty CP BIBO MART đã chấp nhận thanh tốn ngay bằng chuyển khoản qua ngân hàng.
Trình tự các bước hạch tốn doanh thu như sau:
Khi giao hàng, Phịng kinh doanh viết hóa đơn giá trị gia tăng ( Là căn cứ để kế toán nhập số liệu giao dịch bán hàng vào phần mềm).
Ngồi ra cịn có giấy tờ liên quan đến việc giao nhận hàng, giấy báo có của ngân hàng (Bắt buộc trong trường hợp số tiền mua hàng lớn hơn 20 triệu nếu doanh nghiệp muốn được khấu trừ thuế), phiếu thu tiền nếu khách hàng khơng có nhu cầu trả tiền qua ngân hàng mà trả bằng tiền mặt.
Phụ lục số 07 : Hóa đơn giá trị gia tăng (liên 3) Phụ lục số 08: Lệnh thanh tốn có của ngân hàng
Sau khi nhận thơng báo của ngân hàng đã nhận được số tiền do bên công ty CP BIBO MART thanh tốn, cơng ty cổ phần SX & XNK Việt Nam Xanh căn cứ vào hóa đơn GTGT, phản ánh doanh thu bán hàng kế toán ghi nhận vào TK 511 tương ứng với các phương thức thu tiền (ghi nợ TK 111, 112, 131...). Đồng thời kết chuyển giá vốn từ TK 156 sang TK 632
Ví dụ 2: Ngày 07/06/2014 công ty xuất kho gửi bán cho Shop Bee Bee theo
hình thức bán hàng đại lý một đơn hàng gồm:
Bảng 02: Bảng kê số lượng hàng bán
STT Tên sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Khăn lau khơ Suzuran gói 300 85.000 25.500.000
2 Khăn xơ Suzuran (combo
10) gói 200 120.000 24.000.000
3 Khăn ướt Suzuran gói 250 90.000 22.500.000
Tổng 72.000.000
Hàng đã được chuyển đến kho của shop Bee Bee, kiểm kê đầy đủ số lượng, chủng loại và đồng ý nhận hàng.
Trình tự các bước hạch tốn như sau:
Khi giao hàng, công ty viết một biên bản giao hàng có chữ kí đầy đủ của hai bên làm căn cứ pháp lý. Kế tốn kết chuyển giá vốn hàng hóa từ TK 156 sang TK 157: hàng gửi bán
Phụ lục số 09: Biên bản giao nhận hàng hóa
Ngày 20/06/2014 nhận được bảng thanh toán bán hàng đại lý, ký gửi từ phía shop Bee Bee
Phụ lục số 10: Bảng thanh toán bán hàng đại lý
Sau khi nhận được bảng thanh toán bán hàng đại lý đủ điều kiện ghi nhận doanh thu. Kế toán ghi nhận doanh thu vào TK 511 tương ứng cho các tài khoản thanh toán (ghi Nợ 111,112). Khoản hoa hồng đại lý theo giá chưa thuế được ghi nhận vào TK 6421 (ghi Nợ TK 6421). Đồng thời kết chuyển giá vốn hàng bán từ TK 157 sang TK 632.
2.2.2.2. Kế toán giảm doanh thu
Trong thời buổi thị trường cạnh tranh gay gắt để thu hút cũng như giữ khách hàng thường xuyên và tạo thương hiệu công ty đã nghiên cứu và đưa ra những chính sách về chiết khấu cũng như giảm giá cho khách hàng.
Với các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động giảm giá hàng bán và chiết khấu thương mại kế toán hạch toán làm giảm ngay doanh thu, không sử dụng tài khoản 5213 – Giảm giá hàng bán và tài khoản 5211 - chiết khấu thương mại.
Về việc do hàng hóa kém chất lượng hoặc có những sai sót về phẩm chất và cần giảm giá cho khách hàng. Khoản này được công ty coi là một khoản khuyến mại và được trừ trực tiếp vào doanh thu của hợp đồng đó. Việc làm này giúp cho cả người bán và người mua đều có lợi, khơng mất nhiều thời gian và khơng gặp khó khăn trong khâu hạch tốn. Đây có thể là một sáng tạo giúp việc ghi chép, định khoản, vào phần mềm cũng như các thủ tục kế tốn được giảm thiểu, tiết kiệm thời gian.
Ví dụ: Trích tài liệu về giảm giá hàng bán: Ngày 08 tháng 06 năm 2014 trong
thời gian công ty tiêu thụ sản phẩm không tốt, công ty áp dụng biện pháp khuyến mại giảm trừ ngay trên hố đơn để kích cầu.
Phụ lục Mẫu số 11: Hóa đơn giá trị gia tăng (Liên 3)
Khi đó Cơng ty CP SX và XNK Việt Nam Xanh căn cứ vào hóa đơn GTGT, phản ánh doanh thu bán hàng. Việc khuyến mại giảm giá ngay trên hóa đơn này là