5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
2.1. Tổng quan về Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Cao Bằng :
2.1.2. Tổ chức bộ máy và phân cấp quản lý tại Công ty Cổ phần vật tư nông
nghiệp Cao Bằng:
Với đội ngũ 30 CBCNV nhiệt tình, nhiều kinh nghiệm và đã gắn bó lâu năm tâm huyết với nghề, tổ chức bộ máy của Công ty khá phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý của công ty; tương đối gọn nhẹ, quan hệ chỉ đạo rõ ràng, quan hệ nhiệm vụ chặt chẽ, khăng khít . Ngồi ra Cơng ty cịn có hệ thống đại lý gồm 30 điểm trải rộng khắp toàn Tỉnh Cao Bằng .
Sơ đồ các phịng ban dược bố trí cũng khá hợp lý ( Phụ lục 08) Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận :
Đại hội đồng cổ đơng : gồm tồn bộ 52 cổ đơng có quyền biểu quyết của cơng ty. Là cơ quan có quyền quyết định cao nhất của công ty.
Hội đồng quản trị : Do ĐHĐCĐ bầu ra , là đại diện của ĐHĐCĐ, có trách nhiệm thay mặt cổ đơng kiểm tra, giám sát và chỉ đạo tồn bộ hoạt động của cơng ty.
Ban kiểm sốt : Do HĐCĐ bầu ra, thành viên ban kiểm soát gồm 3 cổ đông. Đây là bộ phận độc lập với HĐQT, có trách nhiệm kiểm tra, kiểm sốt q trình thực hiện quyền lợi và nghĩa vụ của HĐQT.
Ban giám đốc : Do HĐQT bổ nhiệm, gồm 1 giám đốc và 1 phó giám đốc. Là đại diện theo pháp luật của cơng ty, phụ trách quản lý, giám đốc các hoạt động kinh doanh của công ty. Chịu trách nhiệm trước HĐQT và pháp luật về mọi mặt hoạt động kinh doanh của công ty.
Phịng tổ chức hành chính : Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ nhân sự, giải quyến các chế độ chính sách cho cán bộ - công nhân viên. Xây dựng phương án đào tạo nâng cao trình độ chun mơn, nhân lực cho đội ngũ cán bộ - công nhân viên công ty. Giúp việc và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc mọi cơng việc liên quan đến cơng tác hành chính, nhân sự trong cơng ty.
Phịng kế tốn – tài vụ : Tổ chức cơng tác hạch tốn kế toán, thống kê theo đúng chế độ, chính sách quy định. Xây dựng biểu phí lưu thơng ban hành hợp lý trên cơ sở chế độ, chính sách tài chính nhà nước ban hành, trình sở tài chính tỉnh Cao Bằng phê duyệt. Có chức năng tham mưu giúp Ban giám đốc về mọi mặt liên quan đến cơng tác tài chính, cung cấp thơng tin đầy đủ, kịp thời, chính xác về mọi mặt tình hình tài sản – nguồn vốn và kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty.
Phịng kế hoạch – thị trường : Xây dựng kế hoạch cung ứng hàng hóa, kế hoạch nhập – xuất – tồn kho dự trữ hàng hóa theo đúng thời vụ, đúng yêu cầu. Điều hành hoạt động kinh doanh, cung ứng hàng hóa theo đúng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn. Tổ chức điều hành đội xe vận tải của Công ty, đưa hàng phục vụ đến từng cửa hàng, đại lý. Nắm bắt yêu cầu thị trường, truyền tải chính sách của cơng ty về cơ sở, đề ra phương án mở rộng cung ứng, tiêu thụ hàng hóa.
Các cửa hàng, đại lý : Là nơi trực tiếp tiêu thụ hàng hóa theo giá bán quy định của công ty, tiến hành bán lẻ, thu tiền, nộp tiền, cuối tháng lập báo cáo bán hàng về phòng kế tốn – tài vụ của cơng ty.
Cơng ty có mạng lưới phân phối, bán hành rộng khắp toàn tỉnh , gồm 8 cửa hàng và trên 30 đại lý tại trung tâm các huyện , cụm xã trong tỉnh, đáp ứng đầy đủ, kịp thời yêu cầu cung ứng hàng hóa của người tiêu dùng.
Ngoài ra, để phục vụ hoạt động cung ứng – kinh doanh hàng hóa, cơng ty cịn có 1 đội xe vận tải gồm nhiều loại, chuyên chở hàng hóa, vận chuyển từ đầu vào đến đầu ra, có thể cung cấp thêm dịch vụ vận tải, tăng doanh thu của công ty .
2.1.3. Tổ chức bộ máy kế tốn và chính sách kế tốn tại Cơng ty cổ phần vật tư nơng nghiệp Cao Bằng :
2.1.3.1.: Hình thức tổ chức bộ máy kế toán :
Để phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty, đáp ứng yêu cầu quản lý, u cầu thơng tin tài chính của Doanh Nghiệp, Công ty cổ phần vật tư nông nghiệp Cao Bằng đã áp dụng hình thức kế tốn tập trung. Theo mơ hình này mọi cơng việc liên quan đến tài chính, kế tốn đều được thực hiện tập trung tại phịng kế toán – tài vụ của Công ty, đảm bảo sự kiểm tra, giám sát và chỉ đạo kịp thời, tập trung, nhất quán trong hoạt động kinh doanh, là điều kiện thuận lợi để tiến hành hiện đại hóa cơng tác kế tốn.
Tại các cửa hàng, đại lý của công ty ở khắp địa bàn tỉnh có nhân viên hạch tốn ban đầu, ghi nhận và hạch toán ban đầu nghiệp vụ kinh tế phát sinh, định kỳ nộp báo cáo bán hàng và các chứng từ liên quan lên phịng kế tốn – tài vụ của cơng ty.
Cơng ty có 4 nhân viên kế tốn, sơ đồ bộ máy kế tốn của cơng ty ( phụ lục 09) Chức năng, nhiệm vụ cụ thể từng bộ phận :
Kế toán trưởng : Điều hành, chỉ đạo chung cơng tác kế tốn tồn cơng ty. Lập BCKTTC, BCKTQT, cung cấp thơng tin kế tốn kịp thời theo yêu cầu của Ban Giám Đốc. Chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc về tồn bộ hoạt động hạch tốn kế tốn của cơng ty. Tham gia xây dựng đơn giá hàng hóa, vật tư và các chi phí định mức thuộc thẩm quyền của cơng ty.
Thủ quỹ : Theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn tiền mặt tại quỹ hằng ngày. Tiến hành các thủ tục nhập – xuất tiền mặt theo yêu cầu của nhà quản trị và phù hợp với quy định chung.
Kế toán vật tư, TSCĐ : Theo dõi, quản lý và tiến hành trích khấu hao TSCĐ theo đúng quy định, thực hiện hạch toán, kế toán TSCĐ và các nghiệp vụ liên quan. Quản lý, theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư các loại, kế toán các khoản mục liên quan đến vật tư.
Kế tốn hàng hóa : Theo dõi, quản lý tình hình nhập – xuất – tồn kho hàng hóa về mặt giá trị, theo dõi quản lý các khoản chi phí mua hàng phát sinh. Tính tốn, xác định giá hàng xuất kho để bán, phân bổ chi phí mua hàng cho hàng bán trong kỳ… theo đúng chế độ chính sách nhà nước quy định. Quản lý và cung cấp thông tin kịp thời về hàng hóa trong kỳ theo yêu cầu của nhà quản lý.
Kế tốn cơng nợ, thanh tốn : Theo dõi các khoản cơng nợ và tình hình thanh tốn trên tài khoản chi tiết, tài khoản tồng hợp. Kiểm tra tính hợp lệ của các chứng từ thu – chi tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, kiểm sốt và phân loại nợ để có phương án quản lý, tránh thất thoát vốn. Theo dõi chi tiết tình hình bán hàng và các báo cáo bán hàng, tình hình thu nộp tiền hàng do các cửa hàng, đại lý nộp lên.
Kê tốn chi phí, thuế : Quản lý, theo dõi mọi khoản chi phí chung của tồn doanh nghiệp và hiệu quả sử dụng các khoản chi. Lên bảng kê hàng hóa, dịch vụ mua vào, bán ra, tờ khai thuế GTGT phải nộp, quản lý và hạch toán các khoản thuế, phí, lệ phí có nghĩa vụ phải nộp vào Ngân sách nhà nước.
Nhân viên kinh tế tại các cửa hàng bán lẻ và đại lý : được phân cấp tại các cửa hàng, đại lý tại 13 huyện thành trên cả đại bàn tỉnh, có chưc năng nhiệm vụ bán hàng thu tiền và hạch toán ban đầu theo đúng quy định, yêu cầu của công ty. Định kỳ lập và nộp báo cáo bán hàng cùng tiền hàng về phịng kế tốn của cơng ty.
Công ty cổ phần vật tư nơng nghiệp Cao Bằng đã góp phần khơng nhỏ vào việc hoàn thành kế hoạch cung ứng – kinh doanh hàng năm của cơng ty. Có thể nói , phịng kế tốn tài chính là trợ lý đắc lực cho ban lãnh đạo công ty trong việc ra quyết định điều hành quá trình kinh doanh một cách đúng đắn và hiệu quả.
2.1.3.2.: Chính sách, chế độ kế tốn áp dụng tại Cơng ty :
Niên độ kế toán : bắt đầu từ ngày 01/01/N, kết thúc ngày 31/12/N ( theo dương lịch)
Kỳ kế toán : Năm
Đơn vị tiền tệ kế toán sử dụng :Việt Nam Đồng
Chế độ kế tốn áp dụng : Thơng tư 200/2014/TT-BTC được Bộ Tài Chính ban hành ngày 22/12/2014 .
Hình thức kế tốn áp dụng : chứng từ ghi sổ.
Phần mềm kế toán áp dụng : phần mềm Vietsun ( phiên bản VietSun theo Thông tư 200/2014/TT-BTC về chế độ kế tốn doanh nghiệp ).
Phương pháp tính thuế GTGT áp dụng : phương pháp khấu trừ. Phương pháp kế toán hàng tồn kho :
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho : ghi nhận theo giá gốc.
- Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ ; theo phương pháp nhập trước – xuất trước.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho : theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Chênh lệch giữa giá gốc hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng.
Phương pháp khấu hao TSCĐ đang áp dụng : phương pháp khấu hao đường thẳng theo quyết định 206/2005/QĐ-BTC của bộ tài chính.
Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu : tuân theo đúng chuẩn mực kế toán số 14 “ Doanh thu và thu nhập khác ”.
2.2. Thực trạng Kế tốn bán hàng tại Cơng ty cổ phần vật tư nông nghiệp Cao Bằng :
2.2.1. Chứng từ kế tốn
Cơng ty cổ phần vật tư nông nghiệp Cao Bằng áp dụng Chế độ chứng từ kế toán ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014, các chứng từ sử dụng trong kế toán bán hàng bao gồm:
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Phụ lục 10):
Sau khi nhân viên kinh doanh tập hợp những đơn đặt hàng sau đó căn cứ vào hợp đồng để viết phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập làm hai liên, một liên đưa phịng kế tốn để căn cứ vào đó viết hóa đơn GTGT, một liên đưa cho bộ phận kho xuất hàng.
- Hóa đơn GTGT (Phụ lục 11):
Khi bán hàng thì kế tốn bán hàng lập hóa đơn GTGT căn cứ vào hợp đồng kinh tế và phiếu xuất kho. Trên hóa đơn GTGT ghi: Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Có dịng ghi tổng tiền hàng, một dòng ghi tổng tiền thuế GTGT. Dòng tổng tiền thanh tốn ghi bằng cả chữ và số. Hóa đơn GTGT lập thành 3 liên, công ty vẫn sử dụng hình thức đặt in hóa đơn và viết tay.
+ Liên 1 (Màu trắng): Được lưu trên gốc quyển hóa đơn GTGT + Liên 2 (Màu đỏ): Giao cho khách hàng
+ Liên 3 (Màu xanh): Được dùng làm chứng từ kế tốn, lưu giữ tại cơng ty.
- Chứng từ thanh tốn: giấy báo có của ngân hàng, phiếu thu
Giấy báo có (Lệnh thanh tốn – Phụ lục 12) : Là chứng từ thanh toán điện tử liên ngân hàng được chuyển đến công ty xác nhận khoản tiền khách hàng đã thanh tốn cho cơng ty.
Phiếu thu (Phụ lục 13): Là chứng từ do kế tốn thanh tốn thành lập với mục đích xác định số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, kế toán ghi sổ các khoản phải thu liên quan.
- Các chứng từ khác: Hóa đơn cước phí vận chuyển, hợp đồng kinh tế mua
bán hàng hóa, hóa đơn thuê kho, bãi, thuê bốc dỡ hàng hóa, giấy nộp tiền của nhân viên bán hàng.
* Trình tự luân chuyển chứng từ:
Sau khi một hợp đồng mua bán hàng hóa được ký kết với khách hàng, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu thu lần 1, làm khoản đặt cọc để thực hiện hợp đồng kinh tế (Nếu có). Phiếu thu này sẽ được in thành 2 liên, trong đó 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên lưu lại tại cơng ty.
Sau khi có hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc đơn đặt hàng, đến thời điểm giao hàng, Kế toán viết Phiếu xuất kho giao cho thủ kho, thủ kho xuất hàng. Sau khi xuất
hàng xong, lô hàng đã được giao cho cán bộ mua hàng của bên mua hoặc giao cho cán bộ giao hàng của cơng ty, kế tốn làm Biên bản xác nhận nợ, cho khách hàng ký nhận, Biên bản này được lập làm hai liên, một liên giao cho khách hàng, một liên lưu tại quyển Biên bản gốc tại công ty. Trong trường hợp khách hàng thanh tốn ln số cịn lại bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản hết tiền hàng trước khi hồn thành việc giao hàng thì khơng cần lập Biên bản xác nhận nợ. Đồng thời kế tốn lập hóa đơn GTGT với đầy đủ các nội dung, hóa đơn GTGT được lập làm 3 liên, trong đó liên đỏ được dùng để giao cho khách hàng. Căn cứ vào Hóa đơn GTGT và các chứng từ liên quan, kế toán ghi nhận Doanh thu bán hàng.
Đối với những khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản, kế tốn khơng lập phiếu thu mà theo dõi qua các chứng từ ngân hàng.
Kế toán căn cứ vào các chứng từ này để nhập liệu vào phần mềm kế tốn máy Vietsun, sau đó phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các sổ có liên quan. Cuối kỳ, kế toán tiến hành in các sổ theo quy định của Nhà nước và lưu giữ tại công ty.
2.2.2. Tài khoản và vận dụng tài khoản kế toán :
2.2.2.1.Tài khoản kế toán :
TK 511 Doanh thu bán hàng
5111 Doanh thu bán hàng hóa 5113 Doanh thu cung cấp dịch vụ
TK 521 Các khoản giảm trừ doanh thu
52111 Chiết khấu hàng bán 52131 Hàng hóa bị trả lại
TK 632 Giá vốn hàng bán
6321Giá vốn hàng bán
TK 156 Hàng hóa
1561Giá mua hàng hóa
TK 333 Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
33311 Thuế GTGT đầu ra
TK 112 Tiền gửi ngân hàng
1121 Tiền gửi ngân hàng VNĐ
TK 131 Phải thu của khách hàng (chi tiết cho từng mã khách hàng)
2.2.2.2.Vận dụng tài khoản kế toán :
a. Kế toán Doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán:
Kế tốn bán bn qua kho
Tham gia q trình này phải có mặt đại diện của ba bên: +Thủ kho làm nhiệm vụ xuất hàng
+Kế toán viết phiếu xuất kho và viết hóa đơn GTGT +Người mua nhận hàng.
Khi xuất kho thành phẩm, căn cứ hóa đơn GTGT kế tốn ghi:
Nợ TK tiền mặt (1111), tiền gửi ngân hàng (1121) hoặc phải thu của khách hàng (131) : theo giá bán vì mặt hàng phân bón là mặt hàng khơng phải chịu thuế GTGT
Có TK doanh thu bán hàng hóa (5111)
Cuối tháng căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi nhận giá vốn hàng bán cho lô hàng đã bán trong kỳ:
Nợ TK giá vốn hàng bán (632)
Có TK thành phẩm (155) theo giá trị thực tế của hàng xuất kho.
Ví dụ 1: Ngày 12/01/2016, tại đơn vị phát sinh nghiệp vụ bán cho Công ty
Khoáng sản và thương mại Tiến Hiếu sản phẩm phân bón Supe lân Lào Cai. Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế tốn vào phần mềm kế tốn VietSun, trình tự các thao tác như sau:
- Tạo cơ sở dữ liệu:
Khai báo cập nhật các khách hàng và hàng hóa mới vào Danh mục khách hàng và Danh mục vật tư, hàng hóa.
Theo đường dẫn: Hệ Thống/Khai báo danh mục/Danh mục khách hàng. Sau khi hiện ra Màn hình “Sửa khách hàng” điền các thơng tin:
Mã khách: 007TPCB
Tên khách: Cơng ty Khống sản và thương mại Tiến Hiếu Địa chỉ: Km 7, Phường Đề Thám – TP.Cao Bằng.
Mã số thuế VAT: 4800159854 Tài khoản ngầm định: 131 Kết thúc khai báo, bấm Enter.
+ Mã hóa danh mục vật tư, hàng hóa, sản phẩm:
Đường dẫn: Vật tư hàng hóa/Danh mục/Hàng hóa vật tư
Sau khi hiện ra màn hình “Thêm vật tư” tương tự như Danh mục khách hàng, kế toán đặt Mã vật tư, khai báo tên vật tư, đơn vị tính, cách tính giá tồn kho, tài