5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
3.1 Một số kết luận và phát hiện về kế tốn bán hàng tại cơng ty cổ phần vật tư
3.1 Một số kết luận và phát hiện về kế tốn bán hàng tại cơng ty cổ phầnvật tư nông nghiệp Cao Bằng : vật tư nông nghiệp Cao Bằng :
3.1.1 Những kết quả đã đạt được:
Trong những năm gần đây, Công ty cổ phần vật tư nông nghệp Cao Bằng đã ngày càng phát triển và đạt được những thành tựu đáng khích lệ. Tuy Cơng ty đặt dưới sự quản lý của cơ quan cấp trên là : Sở nông nghiệp và phát triển nông thôn Cao Bằng và các cơ quan ban ngành quản lý của tỉnh, song khơng vì thế mà Công ty mất tự chủ trong kinh doanh, hoạt động theo kiểu quan liêu bao cấp. Ngược lại, Công ty cổ phần vật tư nơng nghệp Cao Bằng ln thích ứng linh hoạt với sự thay đổi của nền kinh tế thị trường, tạo cho mình một chỗ đứng quan trọng trên thị trường. Với những đường lối chính sách kinh doanh hiệu quả, không những đáp ứng nhiệm vụ do nhà nước giao mà cịn đưa Cơng ty ngày càng phát triển, điều đó giúp Cơng ty đạt được những thành quả như ngày hơm nay. Có thể khẳng định rằng, sự phát triển đó là do sự linh hoạt, nhạy bén của ban lãnh đạo Cơng ty, sự tận tụy, nhiệt tình và đồn kết của đội ngũ cán bộ - công nhân viên trong cơng ty. Đồng thời, nhờ có sự quan tâm đúng đắn, kịp thời của cấp trên, thêm vào đó là hệ thống mạng lưới phân phối ngày càng củng cố vững mạnh, rộng khắp. Đây là những thuận lợi, ưu thế lớn để Công ty tiếp tục mở rộng thị trường tiêu thụ, đáp ứng nhiệm vụ nhà nước giao phó, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận trong những năm tới.
Cụ thể qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phần vật tư nông nghệp Cao Bằng em thấy cơng tác kế tốn bán hàng tại cơng ty có một số ưu điểm sau:
3.1.1.1.Về hình thức tổ chức cơng tác kế tốn :
Là một doanh nghiệp chủ yếu hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, trụ sở chính và các cửa hàng, đại lý của công ty hoạt động trong phạm vi tỉnh Cao Bằng, có chức năng cung ứng và kinh doanh mặt hàng phân bón phục vụ cho hoạt động sản xuất nơng nghiệp của tỉnh nhà. Với đặc điểm như vậy công ty áp dụng hình thức tổ chức cơng tác kế tốn tập chung sẽ đáp ứng được yêu cầu thông
tin , yêu cầu quản lý của ban lãnh đạo công ty . phù hợp với đội ngũ cán bộ kế tốn có trình độ nghiệp vụ khá vững vàng, tinh thần trách nhiệm cao, nhiệt tình với cơng việc.
3.1.1.2.Về tổ chức chứng từ và luân chuyển chứng từ :
Công ty đã xây dựng và sử dụng hệ thống chứng từ ban đầu phù hợp, đúng như mẫu do Bộ tài chính ban hành theo Thơng tư 200/2014/TT-BTC áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ như : phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.... Các chứng từ đều được ghi đầy đủ chính xác, hợp lý, hợp lệ theo đúng nội dung, thời gian, trình tự, phương pháp ghi chép các nghiệp vụ phát sinh, có chữ ký đầy đủ của các bộ phận liên quan.
Bên cạnh việc kiểm tra tín hợp lý, hợp lệ và hợp pháp của các chứng từ thường xun , phịng ké tốn cịn khơng ngừng phù hợp hóa các thủ tục và trình tự xử lý chứng từ như : giảm các thủ tục xét duyệt chứng từ tới mức tối đa, đồng thời thực hiện luân chuyển chứng từ theo quy định và phù hợp với yêu cầu cảu nghiệp vụ kinh doanh.
3.1.1.3.Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán sử dụng :
Các tài khoản công ty sử dụng phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Căn cứ vào hệ thống tài khoản do Bộ tìa chính ban hành vào ngày 22/12/2014 theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ( quyết định về việc ban hàn chế độ kế toán Doanh nghiệp vừa và nhỏ ), cơng ty đã xây dựng cho mình một hệ thống tài khoản kế tốn khá hợp lý, khoa học và hiệu quả. Cho đến nay việc áp dụng vẫn được triển khai tốt và phụ hợp với đặc điểm của công ty, phần nào đáp ứng được yêu cầu của kế toán tổng hợp và kế tốn chi tiết. Có thể nói việc tổ chức hệ thống tài khoản ở công ty là tốt và phù hợp với đặc điểm tình hình u cầu quản lý của cơng ty hiện nay, song yêu cầu mở tài khoản chi tiết cho từng loại hàng hóa để phản ánh chính xác doanh thu, chi phí, kết quả của từng loại là rất quan trọng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản trị của công ty.
3.1.1.4.Về việc tổ chức hệ thống sổ sách :
Hệ thống sổ kế toán được xây dựng trên cơ sở của bộ tài chính và có vận dụng linh hoạt với tình hình thực tế kinh doanh của cơng ty. Sổ sách được tổ chức có hệ thống, phản ánh đầy đủ, có hiệu quả kết quả kinh doanh của cơng ty.
Cơng ty áp dụng hình thức nhật ký chung để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hình thức này khá đơn giản và gọn nhẹ về quy trình hạch tốn và cơng việc kế toán cũng khá dễ dàng, phù hợp với trình độ hiện tại của đội ngũ cán bộ kế tốn cơng ty. Hệ thống sổ của công ty được lập khá đầy đủ, khoa học và chặt chẽ, đáp ứng được yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý ở từng khâu, không những thế, các mẫu sổ được vận dụng khá linh hoạt, không chỉ đảm bảo yêu cầu quản lý , thơng tin mà cịn giúp giảm thiểu khối lượng công việc.
Tất cả các sổ tổng hợp và sổ chi tiết của công ty đều làm theo đúng mẫu của hình thức Nhật ký chung theo Thơng tư 200/2014/TT-BTC của bộ tài chính. Để đơn giảm và gọn nhẹ, kế tốn khơng sử dụng sổ nhật ký đặc biệt, do đó, mọi nghiệp vụ kinh tế đều được phản ánh trên sổ nhật kí chung.
3.1.1.5.Về bộ máy kế tốn của cơng ty :
Phịng kế tốn của cơng ty có cơ cấu tương đối gọn nhẹ, tuy chỉ với biên chế 4 người nhưng phân công công việc được tổ chức khá khoa học, phù hợp với u cầu hạch tốn cú cơng ty, khai thác khả năng thế mạnh của từng nhân viên.Mỗi nhân viên đều có kinh nghiệm, trách nhiệm và sự nhiệt tình với các cơng việc được giao. Cơng tác kế tốn được phân cơng rõ ràng, cụ thể, phát huy được tính chủ động sáng tạp cũng như tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân. Việc kiểm tra giữa các thành phần kinh tế là tương đối chặt chẽ.
3.1.1.6.Về ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong kế tốn:
Với sự phát triển ngày càng mạnh của công nghệ thông tin, sự ra đời của các phần mềm kế tốn. Cơng ty đã áp dụng phần mềm Vietsun để nâng cao chất lượng kế toán tại Công ty. Với việc sử dụng phần mềm Vietsun, việc hạch tốn của cơng ty được thực hiện nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn.
3.1.2. Những tồn tại và nguyên nhân :
Mặc dù có nhiều cố gắng trong những năm qua trong cơng tác tổ chức bộ máy kế tốn nói chung và trong cơng tác hạch tốn kế tốn bán hàng nói riêng của cơng ty cũng khơng tránh khỏi những hạn chế yếu kém cần nghiên cứu và tiếp tục hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, hiệu quả của cơng tác kế tốn.
Thứ nhất về chứng từ bán hàng
Chứng từ sử dụng được luân chuyển đúng quy định và có sự quy định trách nhiệm rõ ràng. Nhưng tại phịng kế tốn văn phịng, mọi chứng từ tập hợp về lại chưa có cơng tác phân loại (theo từng nội dung). Bộ chứng từ cho nghiệp vụ bán hàng phát sinh được kế toán bán hàng lưu chung thành một tập gồm: Hoá đơn Giá trị gia tăng, phiếu thu, giấy báo có .... Như vậy, khi muốn đối chiếu số liệu sẽ gây khó khăn và tốn thời gian đặc biệt khi sử dụng chứng từ gốc làm căn cứ để ghi các sổ liên quan, lập chứng từ ghi sổ hoặc khi cơ quan chức năng (Thuế) đến kiểm tra.
Hiện tại khi bán háng Công ty không lập Biên bản giao giao nhận hàng hóa khi chuyển giao sản phẩm xi măng cho khách hàng. Điều này rất dễ xảy ra rủi ro cho Cơng ty khi có tranh chấp mua bán liên quan tới tố tụng, phải kiện tụng ra tòa giữa Công ty với khách hàng dẫn tới việc công ty phải chịu thiệt hại.
Thứ hai về phương thức bán hàng
Hiện nay, công ty chỉ mới áp dụng phương thức bán bn và bán lẻ thơng qua việc tìm kiếm khách hàng trực tiếp là chủ yếu. Mặt khác, số lượng khách hàng cũng bị hạn chế do số lượng đối thủ cạnh tranh trong cùng lĩnh vực tại địa bàn tương đối nhiều. Công ty chưa đẩy mạnh khâu quảng cáo, giới thiệu sản phẩm rộng rãi.
Thứ ba về việc trích lập dự phịng phải thu khó địi
Hiện nay cơng ty đang tồn tại một số khoản công nợ tồn đọng trên một năm từ những năm trước vẫn chưa xử lý, do đa số khách hàng của Công ty là các công ty xây dựng, cầu đường. Nhưng tình hình tài chính của cơng ty trong các năm gần đây không tốt và phải gửi BCTC cho Ngân hàng để tiếp tục vay vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh nên Công ty đã khơng tiến hành trích lập dự phịng cho những khoản công nợ tồn đọng này. Khi xảy ra trường hợp cơng ty khơng địi được nợ sẽ ảnh hưởng khá lớn tới tình hình tài chính của cơng ty tại thời điểm đó.
Thứ tư về việc trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho
Do công ty kinh doanh vật tư nông nghiệp và mặt hàng kinh doanh chủ yếu là mặt hàng phân đạm. Đặc điểm của mặt hàng phân đạm là khi bảo quản rất dễ bị ẩm nhất là trong điều kiện môi trường ở Miền Bắc độ ẩm tương đối cao, điều này dễ làm cho phân đạm bị vón cục dẫn tới suy giảm giá trị. Hiện tại công ty chưa thực hiện trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho cho mặt hàng phân đạm, khi giá trị
thị trường của mặt hàng phân đạm giảm giá thì sẽ ảnh hưởng rất lớn tới tình hình tài chính của Cơng ty trong kỳ đó.
3.2 Một số đề xuất và kiến nghị nhằm hồn thiện kế tốn bán hàng tại cơng ty cổ phần vật tư nông nghiệp Cao Bằng :
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về kế tốn bán hàng và tìm hiểu thực tế cơng tác quản lý nói chung, cơng tác kế tốn nghiệp vụ bán hàng nói riêng tại Cơng ty cổ phần vật tư nơng nghiệp Cao Bằng, em xin đề ra một số giải giáp nhằm hồn thiện nghiệp vụ kế tốn nói chung và nghiệp vụ bán hàng tại công ty cổ phần vật tư nơng nghiệp Cao Bằng như sau:
Giải pháp thứ nhất về hồn thiện chứng từ bán hàng
Để giảm thiểu rủi ro khi có tranh chấp với khách hàng liên quan tới q trình bán hàng thì Cơng ty cần lập Biên bản giao nhận hàng hóa, thành phẩm khi chuyển giao hàng hóa, thành phẩm cho khách hàng. Trên Biên bản giao nhận cần ghi rõ ngày (giờ) giao nhận; số lượng, chủng loại, chất lượng hàng hóa hàng hóa; chữ ký của người giao và người nhận;….Mẫu Biên bản giao nhận hàng hóa, thành phẩm (Phụ lục 15).
Về việc sắp xếp bộ chứng từ bán hàng thì Cơng ty nên lưu trữ các chứng từ cùng loại với nhau như: Phiếu thu xếp cùng chung sổ Chứng từ thu, Giấy báo có xếp chung cùng sổ Chứng từ ngân hàng, Hóa đơn lưu chung một sổ, phiếu xuất và biên bản giao nhận hàng hóa, thành phẩm nên kẹp chung và lưu chung một sổ, tương tự cho hợp đồng kinh tế và các chứng từ khác.
Giải pháp thứ hai về hoàn thiện phương thức bán hàng
Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật thì các phương thức bán hàng ngày càng đa dạng hơn, có các phương thức bán hàng mới như bán háng qua mạng đang ngày một phát triển hơn tại Viêt Nam. Mà hiện nay Công ty mới chỉ áp dụng phương thức bán hàng thông qua tìm kiếm khách hàng trực tiếp. Em xin đề xuất giải pháp nhằm đa dạng hóa phương thức bán hàng tại Cơng ty như sau: Công ty nên mở một website nhằm cung cấp các thông tin về công ty cũng như sản phẩm mà Công ty đang kinh doanh nhằm giúp mở rộng hơn các đối tượng khách hàng ở các khu vực khác. Công ty nên đăng ký các quảng cáo trên TV hoặc báo đài nhằm tìm kiếm khách hàng.
Cơng ty cũng nên xem xét thêm phương thức Bán hàng đại lý nhằm đa dạng hóa phương thức bán hàng và tìm kiếm thêm được nhiều khách hàng mới, tiềm năng.
Ghi nhận kế toán đối với phương thức Bán hàng đại lý
- Khi Công ty giao hàng cho cơ sở nhận đại lý: đơn vị xuất kho hàng hóa để giao đại lý kế tốn căn cứ vào phiếu xuất kho hoặc phiếu điều chuyển hàng hóa (thành phẩm) ghi :
Nợ TK hàng gửi bán (157)
Có TK thành phẩm (155) : theo giá trị thực tế xuất kho.
- Khi nhận được bảng thanh toán hàng bán đại lý, ký gửi do cơ sở nhận đại lý lập và các chứng từ thanh toán, kế toán phản ánh doanh thu, hoa hồng đại lý dành cho bên nhận bán hàng đại lý:
+ Trường hợp bên nhận đại lý đã khấu trừ tiền hoa hồng, kế toán ghi :
Nợ TK tiền mặt (1111), tiền gửi ngân hàng (1121): theo số tiền thực nhận theo giá thanh tốn
Nợ TK chi phí bán hàng (641) số tiền hoa hồng chưa có thuế GTGT Nợ TK thuế GTGT được khấu trừ tính trên số tiền hoa hồng (133) Có TK doanh thu bán thành phẩm (5112) theo giá chưa thuế GTGT Có TK thuế GTGT đầu ra phải nộp (333111).
+ Trường hợp hoa hồng trả theo định kỳ (đơn vị nhận hàng đại lý không khấu trừ ngay tiền hoa hồng), kế toán ghi :
Nợ TK tiền mặt (1111), tiền gừi ngân hàng (1121) hoặc khoản phải thu của khách hàng (131) : theo giá bán đã có thuế của hàng hóa đã bán
Có TK doanh thu bán thành phẩm (5112) theo giá bán chưa có thuế GTGT Có TK thuế GTGT đầu ra phải nộp (33311).
+ Khi thanh toán tiền hoa hồng cho cơ sở đại lý, kế tốn ghi : Nợ TK chi phí bán hàng (641)
Nợ TK thuế GTGT được khấu trừ tính trên tiền hoa hồng (133) Có TK tiền mặt (1111), tiền gửi ngân hàng (112).
- Cuối kỳ kế toán xác định giá vốn của số hàng gửi bán đã xác định tiêu thụ, kế toán ghi Nợ TK giá vốn (632), ghi Có TK hàng gửi bán (157) theo giá trị thực tế hàng gửi bán.
Giải pháp thứ ba về hồn thiện việc trích lập dự phịng nợ phải thu khó địi
Do những hạn chế đã nêu trong phần “3.1. Những tồn tại và nguyên nhân”. Vì vậy em xin đề xuất Cơng ty nên tính tốn khoản nợ có khả năng khó địi và tính tốn lập dự phịng để đảm bảo sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí trong kỳ.
Để tính tốn mức dự phịng khó địi, Cơng ty đánh giá khả năng thanh toán của mỗi khách hàng là bao nhiêu phần trăm trên cơ sở số nợ thực và tỷ lệ có khă năng khó địi tính ra dự phịng nợ thất thu .
Đối với khoản nợ thất thu, sau khi xoá khỏi bảng cân đối kế tốn, kế tốn cơng ty một mặt tiến hành đòi nợ, mặt khác theo dõi ở TK004- Nợ khó địi đã xử lý. Nếu sau khi xóa nợ, khách hàng có khả năng thanh tốn và doanh nghiệp đã địi được nợ đã xử lý, thì số nợ thu được sẽ hạch toán ghi tăng vào TK 711: Thu nhập khác, ghi tăng số tiền thu được. Đồng thời, ghi đơn vào Bên Có TK 004 “Nợ khó địi đã xử lý”
Khi lập dự phịng phải thu khó địi Cơng ty phải tuân thủ theo Thông tư số 228/2009/TT-BTC “Thông tư hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự
phòng giảm giá hàng tồn kho, tổn thất các khoản đầu tư tài chính, nợ phải thu khó địi và bảo hành sản phẩm, hàng hóa, cơng trình xây lắp tại doanh nghiệp”