5. Kết cấu của khóa luận tốt nghiệp
2.1. Tổng quan về tình hình và nhân tố ảnh hưởng đến kế toán bán hàng trong
trong công ty TNHH Thương mại Thành lâm
2.1.1. Tổng quan về cơng ty
2.1.1.1. Q trình hình thành và phát triển của Cơng ty TNHH Thương mại Thành Lâm
- Tên cơng ty: CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI THÀNH LÂM. - Mã số thuế: 5500263454.
- Vốn điều lệ: 6.000.000.000 đồng (Sáu tỷ đồng).
- Địa chỉ: Tổ 1, phường Quyết Thắng, thành phố Sơn La, tỉnh Sơn La. - Ngành nghề kinh doanh
+ Xây dựng cơng trình giao thơng, thủy lợi;
+ Kinh doanh khách sạn, nhà hàng (khơng bao gồm kinh doanh phịng hát Karaoke, vũ trường, quán Bar);
+ Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa (Kinh doanh bếp gas các loại); + Dịch vụ cho thuê máy móc xây dựng;
+ Thi cơng cầu.
- Q trình hình thành và phát triển
Cơng ty TNHH Thương Mại Thành Lâm được thành lập năm 2006.
Ngày 10/06/2006, Công ty được Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Sơn La cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 5500263454.
2.1.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại Thành Lâm
- Quản lý và sử dụng vốn đúng chế độ hiện hành, phải tự trang trải về tài chính, đảm bảo kinh doanh có lãi.
- Chấp hành và thực hiện đầy đủ chính sách, chế độ pháp luật của Nhà nước về hoạt động sản xuất kinh doanh. Đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động.
2.1.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty TNHH Thương mại Thành Lâm
Đặc điểm phân cấp quản lý hoạt động kinh doanh (Sơ đồ 05)
Là người điều hành và có quyền quyết định cao nhất về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của Cơng ty.
- Phó Giám đốc
Là người giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về phần việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc đã được Giám đốc uỷ quyền và phân cơng theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước.
- Phịng Tổ chức - Hành chính
Tổ chức nhân sự, Thực hiện việc nghiên cứu, đề xuất mơ hình tổ chức bộ máy hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cho phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và yêu cầu phát triển; đề xuất các chế độ, chính sách về nhân sự;
Thực hiện chức năng văn thư, lưu trữ, quản lý con dấu, đánh máy; quản lý mua sắm tài sản trang thiết bị khối văn phòng; cơng tác bảo vệ, an tồn, phịng chống cháy nổ ; vệ sinh, y tế...và tham mưu cho ban giám đốc về công tác quản lý, định mức và đầu tư đảm bảo vật tư sản xuất.
Xây dựng hệ thống quản lý vật tư nhằm làm tốt công tác quản lý, khai thác sử dụng có hiệu quả; Trực tiếp điều hành tồn bộ hệ thống quản lý vật tư tại các dự án; Lập kế hoạch đảm bảo vật tư phục vụ sản xuất; Kiểm tra, báo cáo vật tư theo quy định.
- Phòng Kế hoạch
Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, tháng của Công ty; hướng dẫn, kiểm tra công tác xây dựng kế hoạch của các đơn vị cũng như theo dõi, tổng kết, báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch đã đề ra; nghiên cứu thị trường, xây dựng chiến lược cho hoạt động phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty; thẩm định, tham gia quản lý và tổ chức thực hiện các hoạt động đầu tư dự án theo phân cấp quản lý và quy định của Công ty...
Xây dựng kế hoạch và theo dõi quản lý tình hình sử dụng nguồn vốn của Cơng ty; tham mưu, đề xuất các biện pháp phát triển nguồn vốn, sử dụng nguồn vốn của Cơng ty; lập và phân tích báo cáo tài chính định kỳ q và năm để phục vụ cho cơng tác quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
Tổ chức điều hành bộ máy kế toán, xây dựng các thủ tục hồ sơ, sổ sách, chứng từ kế tốn, quy trình ln chuyển chứng từ phục vụ cho cơng tác kế tốn, thống kê của Công ty; lập kế hoạch kiểm tốn định kỳ hàng năm trình Giám đốc phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch kiểm tốn đó; đánh giá mức độ tin cậy và tính tồn diện của các thơng tin tài chính; thơng qua cơng tác kiểm toán nội bộ, tham mưu cho Giám đốc về việc kiểm sốt hiệu quả chi phí đối với các hoạt động...
- Phòng Quản lý Đầu tư
Thực hiện chức năng tham mưu cho lãnh đạo Công ty trong các hoạt động đầu tư. Lập dự án và theo dõi, quản lý các danh mục đầu tư của Công ty bao gồm: Đầu tư trực tiếp vào các doanh nghiệp, góp vốn, mua cổ phần cổ phiếu của các Công ty khác.
- Đội thi cơng
Đứng đầu là Đội trưởng: Có nhiệm vụ điều hành chung và chỉ đạo sát sao các tổ thực hiện việc thi cơng tại cơng trình về các mặt: tiến độ thi công, kỹ thuật, cung ứng vật tư, an tồn lao động, vệ sinh mơi trường,...thường xun liên hệ và tiếp nhận thông tin từ chủ đầu tư/ khách hàng để giải quyết những vấn đề tồn tại hay vướng mắc tại cơng trình. Đồng thời phải lập báo cáo hoặc ghi sổ "nhật ký cơng trình" gửi cho ban giám đốc để thơng báo về tình hình thi cơng và xin ý kiến chỉ đạo nếu vấn đề cần giải quyết nằm ngoài khả năng của ban điều hành.
Tổ chức bộ máy kế toán và chính sách kế toán áp dụng tại Công ty TNHH Thương mại Thành Lâm
- Tổ chức bộ máy kế toán (Sơ đồ 06)
Bộ máy kế tốn của Cơng ty TNHH Thương Mại Thành Lâm gồm 03 người được tổ chức theo hình thức kế tốn tập trung. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý phù hợp với u cầu quản lý và trình độ kế tốn tại cơng ty. Mọi cơng việc kế toán đều thực hiện ở bộ phận kế tốn của cơng ty từ việc thu thập chứng từ, lập chứng từ ghi sổ, ghi sổ chi tiết đến lập báo cáo kế toán. Kế toán ở các tổ, đội sản xuất chỉ tập hợp các chi phí thực tế phát sinh, trên cơ sở các chứng từ gốc được cơng ty phê duyệt, khơng có tổ chức hạch tốn riêng. Chính nhờ sự tập trung của cơng tác kế tốn này mà cơng ty nắm được tồn bộ thơng tin từ đó có thể kiểm tra, đánh giá chỉ đạo kịp thời. Phương thức tổ chức bộ máy kế tốn của
cơng ty có đặc trưng là mọi nhân viên kế toán đều được điều hành thực tế từ một người lãnh đạo là kế tốn trưởng.
Trong đó:
Kế tốn trưởng kiêm trưởng phịng kế tốn: Do Ban Giám đốc bổ nhiệm, có nhiệm vụ giám sát, phụ trách chung mọi hoạt động của phịng kế tốn, chỉ đạo phương thức hạch tốn, tham mưu tình hình tài chính và thơng tin kịp thời cho ban Giám đốc tình hình sản xuất kinh doanh của cơng ty, giải thích các Báo cáo tài chính với các cơ quan quản lý cấp trên.
Kế tốn viên 1: Có nhiệm vụ tổng hợp các thơng tin từ các phần hành kế toán cụ thể để lên bảng cân đối tài khoản và lập các báo cáo cuối kỳ; Thực hiện kế toán tổng hợp và kế tốn chi tiết các loại TSCĐ, tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, theo dõi lượng nhập - xuất- tồn vật tư tồn cơng ty; Tổng hợp và chi tiết các khoản chi phí và tính giá thành cho từng cơng trình hoặc hạng mục cơng trình.
Kế tốn viên 2: Có nhiệm vụ theo dõi sự biến động tăng hay giảm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Đảm bảo việc theo dõi các khoản thu/chi. Chịu trách nhiệm theo dõi tình hình vay, trả lãi vay, quản lý và giám sát các khoản đã và sẽ thanh toán với khách hàng đồng thời thanh toán với nhà cung cấp; Chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt tại công ty, thu/chi tiền mặt theo các phiếu chi, thường xuyên báo cáo với ban lãnh đạo về tình hình tiền mặt tồn quỹ; Hàng tháng tính ra các khoản tiền lương, tiền phụ cấp, tiền làm thêm cho các cơng nhân viên và các khoản trích - nộp BHXH, đồng thời phân bổ các khoản đó cho các đối tượng tính giá thành.
- Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn tại Cơng ty TNHH Thương mại Thành Lâm + Cơng ty áp dụng Chế độ Kế tốn doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; Thơng tư số 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ Tài chính Hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Doanh nghiệp (Từ ngày 31/12/2014 trở về trước). Thơng tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính Hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp (Từ ngày 01/01/2015 trở đi).
+ Năm tài chính của Cơng ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm. + Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế tốn là đồng Việt Nam (VNĐ). - Chính sách kế tốn áp dụng
+ Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và các khoản tương đương tiền: Các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
+ Nguyên tắc ghi nhận các khoản chi phí khác: Các chi phí trả trước chỉ liên quan đến chi phí sản xuất kinh doanh năm tài chính hiện tại được ghi nhận là chi phí trả trước ngắn hạn và đuợc tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong năm tài chính.
+ Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: Các khoản chi phí thực tế chưa phát sinh nhưng được trích trước vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ để đảm bảo khi chi phí phát sinh thực tế khơng gây đột biến cho chi phí sản xuất kinh doanh trên cơ sở đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí.
+ Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau: Phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa đã được chuyển giao cho người mua; Cơng ty khơng cịn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm sốt hàng hóa; Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn; Cơng ty đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng; Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
+ Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành, chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hỗn lại.
- Hình thức kế tốn: Hình thức kế tốn Nhật ký chung.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên.
2.1.2. Các nhân tố môi trường ảnh hưởng đến kế tốn bán hàng tại cơng ty
2.1.2.1. Nhân tố bên ngoài
Ảnh hưởng của lạm phát dẫn đến chi phí vận chuyển, chi phí nhân cơng, giá hàng hóa do Cơng ty kinh doanh có xu hướng tăng giảm không ổn định. Dẫn đến ảnh hưởng đến công tác bán hàng và doanh thu của doanh nghiệp.
Sự ổn định về chính trị, đường lối ngoại giao, sự cân bằng các chính sách của nhà nước, vai trị và chiến lược phát triển kinh tế của Đảng và Chính phủ, sự điều
tiết và khuynh hướng can thiệp của Chính phủ vào đời sống kinh tế xã hội, các quyết định bảo vệ người tiêu dùng, hệ thống pháp luật, sự hồn thiện và hiện thực thi hành chúng... có ảnh hường rất lớn đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp.
Mơi trường kinh tế có ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động bán hàng. Kinh tế phát triển ổn định thì sẽ làm nhu cầu tăng lên, rồi lạm phát cũng ảnh hưởng rất lớn và nhất là khả năng quan hệ ngoại thương với nước ngồi đó là bn bán với nước ngồi, là khả năng cạnh tranh với hàng nhập ngoại.
Đối thủ cạnh tranh cũng là yếu tố ảnh hưởng đến cơng tác bán hàng. Vì một sản phẩm có nhiều đối thủ cạnh tranh thì khả năng bán được hàng cũng hạn chế, địi hỏi doanh nghiệp phải có nhiều hình thức bán hàng hơn.
Mặt hàng kinh doanh có liên quan đến chi phí, lợi nhuận, nguồn vốn cũng như uy tín của doanh nghiệp. Mỗi loại sản phẩm có đặc điểm riêng về mẫu mã, công dụng, chất lượng...phù hợp với người tiêu dùng, từng mức thu nhập, từng vùng. Do vậy, việc tung ra thị trường các loại sản phẩm khác nhau có ý nghĩa tương đối quan trọng trong việc nâng cao khả năng bán hàng của doanh nghiệp.
2.1.2.2. Nhân tố bên trong
Các chính sách khuyến mãi, trợ giá của nhà nước và các vấn đề khác có ảnh hưởng đến lượng bán hàng của Công ty và doanh thu của doanh nghiệp.
Chủng loại, chất lượng và giá cả sản phẩm bếp ga mà doanh nghiệp lựa chọn để kinh doanh khác nhau thì cách thức tổ chức, cách thức bán hàng khác nhau. Chất lượng sản phẩm bếp ga như thế nào cũng ảnh hưởng đến bán hàng của doanh nghiệp. Nó tác động đến chi phí, lợi nhuận cũng như uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.
Cơ cấu tổ chức bộ máy, khả năng trình độ của người quản lý và của nhân viên của Công ty quyết định đến việc bán hàng của doanh nghiệp.
Cung cầu hàng hoá trên thị trường, đây là yếu tố ảnh hưởng đến giá cả hàng hố. Nguồn vốn đó là sức mạnh của doanh nghiệp (Buôn tài không bằng dài vốn). Do vậy việc doanh nghiệp huy động các nguồn vốn vào kinh doanh, khả năng phân phối, khả năng quản lý có hiệu quả các nguồn vốn trong kinh doanh đều ảnh hưởng đến hoạt động bán hàng.
Tiềm lực vơ hình tạo nên sức mạnh của doanh nghiệp trong hoạt động thương mại thông qua khả năng “ bán hàng “ gián tiếp của doanh nghiệp. Sức mạnh thể hiện ở khả năng ảnh hưởng và tác động đến sự lựa chọn, quyết định và mua hàng của khách hàng. Sức mạnh về tài sản vơ hình thể hiện: Hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp trên thương trường.
Uy tín và mối quan hệ lãnh đạo doanh nghiệp: Nó có ảnh hưởng đến các giao dịch thương mại, đặc biệt trong hình thức bán hàng ở “cấp cao nhất”, trong các hợp đồng lớn (doanh ngiệp lớn, vừa) hoặc trong giao dịch bán hàng ở các doanh nghiệp nhỏ.
Phương thức thanh tốn nhanh gọn đảm bảo an tồn chắc chắn sẽ thu hút được nhiều khách hàng hơn. Ngược lại những quy định về thanh toán rườm rà, qua nhiều khâu trung gian sẽ gây ức chế về mặt tâm lý cho khách hàng.
Xúc tiến là công cụ quan trọng đẩy mạnh hoạt động bán hàng, nó giúp người mua hiểu biết về sản phẩm, thế lực của doanh nghiệp. Xúc tiến tạo điều kiện đưa nhanh hàng vào lưu thơng.
Ngồi ra còn một số nhân tố khác cũng ảnh hưởng đến hoạt động bán hàng của doanh nghiệp như vị trí địa lý, cơ sở vật chất - kỹ thuật của doanh nghiệp, mục tiêu, khả năng định theo đuổi mục tiêu của ban lãnh đạo doanh nghiệp và người tham gia kiểm soát, quản lý doanh nghiệp....
2.2. Thực trạng kế toán bán hàng bếp ga tại Công ty TNHH Thương mại Thành Lâm
2.2.1. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng tại Công ty TNHHThương mại Thành Lâm Thương mại Thành Lâm
- Phương thức bán hàng: Cơng ty bán hàng theo một hình thức duy nhất là
bán hàng trực tiếp (Giao hàng trực tiếp cho người mua), tức là Cơng ty chỉ áp dụng hình thức bán lẻ.
- Phương thức thanh toán: Bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua ngân
hàng thương mại. Khi khách hàng mua hàng và thanh tốn tiền thì Cơng ty xuất phiếu thu tiền; hóa đơn giá trị gia tăng của doanh nghiệp; Phiếu xuất kho của doanh nghiệp xuất cho người mua.
- Phương thức thu tiền