5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
2.2 Thực trạng kế toán bán hàng tại Cơng ty TNHH Hịa Phú
2.2.2 Kế toán bán hàng tại cơng ty TNHH Hịa Phú
2.2.2.1 Khái quát vận dụng hệ thống kế toán trong kế toán bán hàng
a. Hệ thống chứng từ
Hiện nay cơng ty đang trong q trình áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC dùng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ ban hành ngày 26/08/2016. Các chứng từ sử dụng trong kế tốn bán hàng tại Cơng ty:
- Hóa đơn GTGT: khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng thì kế tốn bán hàng căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết và Phiếu xuất kho, kế tốn viết hóa đơn GTGT. Trên hóa đơn GTGT ghi đầy đủ các nội dung: tên đơn vị mua, mã số thuế, địa chỉ, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá bán, thành tiền, tổng tiền thanh toán, tổng thuế GTGT, mức thuế suất. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:
Liên 1: lưu tại quyển hóa đơn gốc Liên 2: giao cho khách hàng.
Liên 3: dùng làm chứng từ kế toán, được kẹp vào bộ chứng từ thuế đầu ra và lưu tại Công ty.
- Phiếu xuất kho: Dùng để làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng. Kế toán viết phiếu xuất kho, ghi rõ số lượng hàng bán mà khơng ghi giá bán. Số lượng hàng hóa trên phiếu xuất kho và trên hóa đơn GTGT phải trùng nhau để thuận lợi cho việc kiểm tra đối chiếu. Phiếu xuất kho được lập làm 2 liên:
Liên 1: Lưu tại quyển
Liên 2: Giao cho thủ kho để xuất hàng, đồng thời làm căn cứ để ghi vào thẻ kho.
- Phiếu thu: Đối với các khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập
phiếu thu. Thơng thường kế tốn sẽ lập làm 2 liên, 1 liên giao cho khách hàng làm chứng từ, 1 liên lưu lại công ty nhằm làm căn cứ thực tế.
- Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bán hàng (Sơ đồ 2.7):
Bước 1 : Căn cứ vào yêu cầu mua của KH, kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho. Bước 2 : Kế tốn trình lên cho Giám đốc ký duyệt.
Bước 3 : Phiếu xuất kho sau khi được ký duyệt sẽ được chuyển lại cho phịng
kế tốn.
Bước 4 : Kế toán chuyển phiếu xuất kho cho thủ kho, yêu cầu xuất kho số
lượng hàng hóa như trong phiếu xuất.
Bước 5 : Phiếu xuất kho được in làm hai bản, một bản để lưu lại, một bản
được đính kèm biên bản giao nhận hàng hóa chuyển cho khách hàng.
b. Tài khoản sử dụng
- TK 112-Tiền gửi ngân hàng, mở tài khoản chi tiết :
Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam BIDV - TK112.BIDV Ngân hàng công thương Vietinbank - TK112.VIB
- Tài khoản 133: “Thuế GTGT được khấu trừ” - Tài khoản 131: “Phải thu của khách hàng”
- TK131-Phải thu của khách hàng, mở tài khoản chi tiết cho :
+ 131.559: Công ty CP Xây Dựng 559
+ 131.TNA: Cơng ty TNHH quảng cáo trẻ Nghệ An
- TK 156-Hàng hóa: Được theo dõi chi tiết theo từng loại mặt hàng bán và mỗi mặt hàng có mã hàng xác định.
- Tài khoản 511-Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”, chi tiết cho từng sản phẩm:
TK511.v- Doanh thu bán thép vuông TK 511.c: Doanh thu bán thép cuộn
TK 511.mt: Doanh thu bán máy trộn bê tông
- Tài khoản 632-Giá vốn hàng bán: Dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ.
b. Hạch toán một số nghiệp vụ phát sinh chủ yếu tại Cơng ty
- Kế tốn doanh thu bán hàng và giá vốn hàng bán
Quy trình bán hàng và nợ phải thu khách hàng bắt đầu từ khi khách hàng gửi yêu cầu mua hàng tới khi hàng hóa được giao đến tận tay khách hàng và nhận được tiền thanh toán của khách hàng.
Trong q trình bán bn hàng hóa qua kho, cần phải có đầy đủ các thành phần tham gia vào quy trình: Khách hàng, đội vận chuyển và thủ kho, kế tốn bán hàng viết hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho, kế tốn trưởng, giám đốc.
Bán hàng và nợ phải thu khách hàng gồm: bán hàng, ghi nhận doanh thu, thu hồi công nợ, báo cáo bán hàng và đối chiếu công nợ, hoa hồng bán hàng, hàng bán trả lại và giảm giá hàng bán.
Cuối tháng căn cứ vào phiếu xuất kho để ghi nhận giá vốn hàng bán cho lô hàng đã bán trong kỳ: Nợ TK giá vốn hàng bán (632), ghi Có TK hàng hóa (156) theo giá trị thực tế của hàng xuất kho.
Ví dụ 1:
Ngày 5/11/2017, tại đơn vị phát sinh nghiệp vụ bán buôn cho Công ty TNHH quảng cáo trẻ Nghệ An bán mặt hàng
- Ống mạ 219.1, đơn giá 20,455, số lượng 2,143.02 kg
- Thép ống 141,3x6000, đơn giá 15,000, số lượng 2,291.48 kg Tổng giá trị lô hàng 78,207,674đ
Ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 112.BIDV: 86,028,442đ Có TK 511.TNA: 78,207,674d Có TK 3331: 7,820,767đ
Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán phản ánh giá vốn. Nợ TK 632: 75.750.000đ
Có TK 156.c: 75.750.000đ
Sau khi đã kiểm tra đối chiếu với HĐKT, theo thỏa thuận thống nhất của hai bên, kế toán kho tiến hành lập PXK và xuất hàng ra khỏi kho và bàn giao cho khách hàng.
Căn cứ vào PXK (lưu nội bộ Cơng ty), kế tốn tiến hành ghi giảm hàng hóa trên Bảng kê phiếu nhập xuất kho.
Ví dụ 2:
Ngày 4/11/2017, tại đơn vị phát sinh nghiệp vụ bán hàng cho công ty CP đầu tư xây dựng và kiểm định Cường Thịnh:
- Thép hộp mạ 40x80x6000, đơn giá 16,909, số lượng 264.8 kg
- Thép hộp mạ 25x50x6000, đơn giá 16,909, số lượng 220.05 kg Tổng giá trị lô hàng 8,198,329đ
VAT 10%. Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt ( Phụ lục 3,4,5) Ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 111: 9,018,162đ Có TK 511.CT: 8,198,329đ Có TK 3331: 819,833đ Ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632: 7,882,633đ Có TK 156: 7,882,633đ
- Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu + Kế toán chiết khấu thương mại
Nhận thấy hình thức chiết khấu thương mại sẽ có tác động tốt, thúc đẩy việc bán hàng hàng nhưng lại giảm doanh thu của Cơng ty. Do mơ hình và vốn kinh doanh của Cơng ty cịn nhỏ nên cơng ty khơng áp dụng hình thức chiết khấu thương mại.
+ Kế toán bán hàng bị trả lại
Khách hàng được trả lại sản phẩm trong thời hạn cho phép nếu trong khi vận chuyển bị hư hỏng, móp méo. Trong trường hợp khách hàng thơng báo trả lại hàng do bị lỗi sản xuất, công ty sẽ cử nhân viên kiểm tra. Nếu lỗi thuộc về nhà sản xuất , cơng ty sẽ nhận lại hàng và hồn tiền cho khách. Thời hạn cho phép khách hàng báo lỗi sản phẩm không quá 30 ngày kể từ ngày bàn giao.
Căn cứ vào Biên bản trả lại hàng hóa, kế tốn sẽ hạch tốn và ghi vào sổ nhật ký chung hàng bán bị trả lại trong kỳ.
Từ 01/01/2017, theo Thơng tư mới có hiệu lực là TT133/TT/2016-BTC cơng ty hạch toán hàng bị trả lại bằng cách ghi giảm trực tiếp vào tài khoản 511-Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Nợ TK 511, nợ TK 3331, đồng thời ghi có TK 111,112,131 Nợ TK155, có TK 632
Hàng bán bị trả lại này rất ít xảy ra tại Cơng ty. Trong thời gian nghiên cứu đề tài khóa luận, cơng ty khơng phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại.
Nếu phát sinh hàng bán bị trả lại, công ty xử lý theo quy định kế toán
Trường hợp Cơng ty đã xuất hóa đơn, người mua đã nhận hàng nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hố khơng đúng quy cách, chất lượng thì phải thơng báo kịp thời tới bên bán và trả lại tồn bộ hay một phần hàng hố bị lỗi. Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, bên mua hàng lập “Biên bản trả lại hàng” theo mẫu Công ty gửi ghi rõ lý do trả lại hàng, kèm thêm biên bản copy “Hoá đơn GTGT” của lơ hàng đó, kế tốn kho hàng sẽ lập “Phiếu nhập kho”. Sau đó kế tốn đổi hàng cho bên mua và kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
+ Kế tốn giảm giá hàng bán
Cơng ty không thực hiện giảm giá hàng bán. Trước khi các hợp đồng kinh tế được thực hiện, Cơng ty TNHH Hịa Phú đều đã gửi báo giá các loại sản phẩm mà bên khách hàng muốn được cung cấp.
2.2.2.3 Sổ kế toán
Cơ sở số liệu: Căn cứ vào hóa đơn GTGT và các hợp đồng kinh tế
Phương pháp lập: Để tiện cho việc theo dõi, đối với những khách hàng quan hệ thường xun với cơng ty, kế tốn mở riêng cho mỗi khách hàng một quyển sổ.
Đối với những khách hàng có quan hệ khơng thường xun với Cơng ty thì mở cho nhiều khách hàng trên một quyển số.
Các sổ cái, sổ chi tiết có liên quan: Sổ cái nhật ký chung (phụ lục 6), sổ cái TK 131 (Phụ lục 7), sổ cái TK 331 (Phụ lục 8), sổ cái TK 632 (Phụ lục 9), Sổ cái TK 511 (Phụ lục 10), sổ chi tiết để theo dõi riêng cho từng khách hàng (Phụ lục 11, 12)
Chương 3: MỘT SỐ KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY TNHH HỊA PHÚ