5. Kết cấu khoá luận tốt nghiệp
3.3. Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kế
3.3.1. Hồn thiện các căn cứ xây dựng kế hoạch bán hàng của Công ty TNHH đầu
3.2.1. Quan điểm của Công ty.
Xây dựng công tác dự báo BH theo quan điểm thu thập các thông tin thứ cấp bên ngồi, kết hợp với việc tìm kiếm, thu thập các thơng tin sơ cấp do chính Cơng ty thu thập được, cùng với những tài liệu trực tiếp liên quan khác như kết quả BH những kỳ trước đó của Công ty, bảng so sánh kết quả thực hiện BH so với KHBH,…
Với những kết quả dự báo BH, Công ty sẽ sử dụng để làm căn cứ nghiên cứu, xét duyệt dự báo và triển khai thành KHBH nếu đạt yêu cầu. Ngược lại nếu không đạt yêu cầu, những kết quả dự báo đó sẽ bị loại.
Xây dựng mục tiêu BH căn cứ vào dự báo BH, có thể nhận thấy mục tiêu BH quan trọng nhất chính là lợi nhuận sau thuế thu nhập DN. Đó cũng chính là một trong những động lực thúc đẩy tinh thần làm việc của lực lượng BH tại Công ty.
Xác định mục tiêu BH cần đảm bảo tính cụ thể và có thể đo lường được cũng như có khả năng đạt được.
3.2.2. Quan điểm của cá nhân tác giả.
Công ty cần thực hiện các chương trình, hoạt động BH phù hợp nhằm thúc đẩy hoạt động BH nhằm đạt được mục tiêu BH đã đề ra.
Cơng ty cần hồn thiện ngân sách BH hơn bằng việc điều chỉnh hợp lý ngân sách qua những thời kỳ thực hiện khác nhau. Dự báo ngân sách BH phải sát KH với thực tế, tránh tình trạng để ảnh hưởng tới hoạt động KD của Công ty.
3.3. Đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác xây dựng kế hoạch bán hàng của Công ty Cổ phần Đơng Bình
3.3.1. Hồn thiện các căn cứ xây dựng kế hoạch bán hàng của Công ty TNHHđầu tư và dịch vụ thương mại QNT. đầu tư và dịch vụ thương mại QNT.
Xây dựng và thực hiện KHBH của Công ty TNHH đầu tư và dịch vụ thương mại QNT là cách tiếp cận hợp lý để đạt được mục tiêu KD. Q trình thực hiện KH đó diễn ra trong tương lai với sự tác động qua lại giữa các yếu tố: Sự phát triển của Công ty với thời gian, tiền đề căn cứ xây dựng và thực hiện KH. Vì vậy trong cơng tác xây dựng và thực hiện KHBH Công ty phải xác định căn cứ dự báo.
Bảng 3.1: Căn cứ xây dựng kế hoạch bán hàng của Công ty TNHH đầu tư và dịch vụ thương mại QNT.
STT Căn cứ dự báo mới Mức độ
1 Nhu cầu thị trường 60%
2 Quy định và chính sách của Nhà nước 10%
3 Nguồn lực của Công ty 30%
Nguồn: Tác giả đề xuất.
- Căn cứ vào nhu cầu TT: nghiên cứu nhu cầu TT là một yếu tố quan trọng mà Cơng ty phải dựa vào đó mà xây dựng và thực hiện KHBH. Bởi vì mục đích của q trình KD là nhằm thỏa mãn tối đa các nhu cầu TT nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. Công ty phải nắm vững TT đầu ra, nghiên cứu TT không phải là yếu tố thuần túy về mặt số lượng mà còn biểu hiện qua về mặt chất lượng, cơ cấu chủng loại sản phẩm, có như vậy cơng tác nghiên cứu TT mới phục vụ hiệu quả cho công tác lập KHBH.
Hiện nay việc nghiên cứu TT khách hàng chưa được thực hiện hợp lý và hiệu quả, công tác này chủ yếu do nhân viên KD tiến hành thu thập đánh giá dựa trên quan sát của bản thân họ trong q trình cơng tác tại địa bàn của mình đảm nhiệm. Sự điều tra nhu cầu khách hàng để nhân viên BH, chăm sóc khách hàng đạt hiệu quả tốt nhất nhằm thỏa mãn nhu cầu của họ.
Thông qua việc điều tra khách hàng, tận dụng công tác quản trị mối quan hệ khách hàng, Cơng ty có thể tiến hành cơng tác điều tra khách hàng, TT qua áp dụng cả ba phương pháp chuyên gia và phương pháp điều tra khảo sát, phương pháp thống kê kinh nghiệm với mỗi tuần BH phải điều tra thông tin về nhu cầu thi trường của 100 khách hàng khác nhau đối với một nhân viên. Ngồi ra, Cơng ty phải huấn luyện và đào tạo lực lượng nhận viên KD tốt hơn để họ nắm vững chuyên môn đồng thời xây dựng một bộ phận nghiên cứu TT kết hợp cùng nhân viên BH thực hiện công tác này.
- Căn cứ vào những quy định và chính sách của nhà nước: năm 2010 chính sách thuế thu nhập DN đã thay đổi, các DN vừa và nhỏ khơng được hườn chính sách ưu đãi thuế như năm 2009 nữa. bên cạnh đó là lãi suất ngân hàng tăng cao cũng như chính
sách tài khóa thắt chặt khiến cho DN gặp nhiều khó khăn trong việc huy động vốn. chính vì thế phải điều chỉnh KHBH cho phù hợp với thời điểm hiện tại.
- Căn cứ vào nguồn lực của Cơng ty: KHBH chỉ mang tính khả thi cao khi nằm trong khả năng của Công ty. Một KHBH với triển vọng tốt đẹp đến đâu đi nữa nhưng vượt qua khả năng nhân lực, tài chính của Cơng ty thì cũng khơng thực hiện được. Mặt khác việc đánh giá đúng khả năng sẽ giúp Cơng ty khai thác được thế mạnh của mình và tận dụng được lợi thế tương đối so với đối thủ cạnh tranh. Tuy nhiên việc đánh giá này xét tương quan mối quan hệ giữa tiềm lực Công ty với tiềm lực đối thủ cạnh tranh chứ khơng chỉ xét trên những gì mình có. Nguồn lực về con người của Công ty cũng chưa được tận dụng hết, thời gian rảnh rỗi của họ nhiều và có hiện tượng làm việc khơng tích cực – khơng nhiệt tình trong trong gian làm việc. Bên cạnh đó là vấn đề nguồn vốn, Cơng ty có thời gian quay vịng vốn chậm khơng cao.
Các vấn đề này cũng có ảnh hưởng khơng nhỏ đến hoạt động BH của Cơng ty, do đó Cơng ty cần phải nắm bắt để có được các dự báo chính xác và xây dựng một KH phù hợp để đáp ứng nhu cầu của khách hàng cũng như khơng làm gián đoạn q trình hoạt động KD cho Cơng ty. Nắm bắt được yếu tố này sẽ đảm bảo cho tính khả thi của KHBH mà Cơng ty xây dựng.
Hiện tại ban giám đốc Công ty QNT là người lập KHBH. Công ty cần lập ra một bộ phận xây dựng KHBH cho tồn Cơng ty để xây dựng lên một KHBH hiệu quả, bởi trên cơ sở những thông tin thu thập được và nghiên cứu TT thì bộ phận xây dựng kế doạch BH cùng ban giám đốc xây dựng KH được chính xác và có tính khả thi cao. Một khi KH được xây dựng đúng đắn, phù hợp với thực tế sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên BH hồn thành nhiệm vụ của mình một cách xuất sắc.
Mặt khác, giữa các phịng ban trong cơng ty như phịng kế tốn, phòng KD,… phải phối hợp chặt chẽ với nhau và với ban giám đốc để cùng thực hiện KHBH của Công ty. Nếu những thông tin nguồn hàng, KH đặt hàng được thực hiện đầy đủ thì Cơng ty sẽ có đủ hàng để bán ra và chỉ phải tập trung và hoạt động BH, phịng kế tốn sẽ giúp phịng KD trong việc cung cấp tài chính phục vụ cho các KHBH được thực hiện đúng như KH đã vạch ra. Vì vậy ban giám đốc Cơng ty phải phân cơng sắp xếp nhiệm vụ của từng phịng ban để phối hợp với nhau tạo ra một thể thống nhất cùng vì mục tiêu chung của Cơng ty. Bên cạnh đó cần xây dựng chế độ khen thưởng và xử phạt hợp lý tạo động lực cho nhân viên tham gia vào công tác bán hàng trong Công ty.
3.3.2. Hồn thiện cơng tác xây dựng mục tiêu bán hàng của Công ty TNHH đầu tư và dịch vụ thương mại QNT.
Việc xác định mục tiêu của Cơng ty cần dựa vào tình hình thực tế của Cơng ty, mục tiêu lớn nhất của DN là tăng lượng khách hàng, nâng cao lợi nhuận. Tuy nhiên Cơng ty nên nâng cao hình ảnh của Cơng ty trong mắt người tiêu dùng không chỉ đề ra mục tiêu phủ đầy, doanh số, lợi nhuận, số lượng sản phẩm bán được, số lượng khách hàng mà quên đi việc xây dựng hình ảnh cho mình, duy trì khách hàng truyền thống và mở rộng thị trường giữ gìn chữ tín, đảm bảo tính bền vững trong KD, cắt giảm các CP khơng cần thiết nhằm tối đa hóa lợi nhuận thu được.
Bảng 3.2: Bảng mục tiêu nền tảng bán hàng
STT Mục tiêu Trọng số
1 Gia tăng mức độ hài lòng của khách hàng 0,6
2 Phát triển thị trường 0,1
3 Số lượng đại lý và điểm bán 0,1
4 Mục tiêu phát triển lực lượng bán hàng 0,2
Nguồn: Tác giả đề xuất.
Hiện nay Công ty QNT đang đặt mục tiêu phát triển TT lên hàng đầu nhưng theo tôi Công ty cần hướng tới mục tiêu mức độ hài lịng của khách hàng, Cơng ty cần thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng thì mới có thể đạt được các mục tiêu phát triển thị trường, tăng số lượng hồ sơ khách hàng. Và bên cạnh đó, Cơng ty cần phát triển lực lượng BH để từ đó hồn thành mục tiêu gia tăng mức độ hài lòng của khách hàng.
Bên cạnh các mục tiêu nền tảng thì Cơng ty cần xây dựng mục tiêu BH dự kiến để các phịng ban có mục tiêu hồn thành doanh số mà Cơng ty đề ra. Bằng kiến thức thực tế và thơng qua tìm hiểu về tình hình hoạt động KD của Công ty, tôi xin đề xuất bảng mục tiêu BH dự kiến năm 2016 của Công ty như sau:
Bảng 3.3: Bảng mục tiêu bán hàng dự kiến năm 2016 của Công ty TNHH đầu tư và dịch vụ thương mại QNT. đầu tư và dịch vụ thương mại QNT.
Đơn vị: VNĐ.
ST T
Chỉ tiêu Mã Năm 2016 Ghi chú
1 Doanh số BH 01 28.012.850.820 Phản ánh kết quả BH của DN 2 Doanh thu thuần 10 28.012.850.820 Doanh thu thực thu của DN 3 Chi phí:
- Chi phí khác - CP thuế thu nhập DN hiện hành 40 51 581.918.508 120.646.236 động BH của DN
4 Lợi nhuận trước thuế
50 516.108.420 Phản ánh hiệu quả của hoạt động BH
5 Lợi nhuận sau thuế 60 395.462.184 Phản ánh hiệu quả của hoạt động BH
Nguồn: Tác giả đề xuất.
Dựa vào tình hình hoạt động KD của Cơng ty QNT giai đoạn 2013 – 2015 ta thấy hoạt động KD của Công ty rất hiệu quả và mạng lưới phân phối của Công ty ngày càng mở rộng. Nguyên nhân của sự thành công này là do:
- Công ty tập trung phát triển mạng lưới phân phối, có chính sách ưu đãi triết khấu tốt cho các đại lý cũng như các khách hàng.
- Công ty ngày càng tạo được lịng tin, uy tín trong KD và Cơng ty xây dựng được danh sách khách hàng tiềm năng mang lại lợi nhuận lớn cho Công ty.
3.3.3. Hồn thiện cơng tác xác định các hoạt động và chương trình bán hàng
của Công ty TNHH đầu tư và dịch vụ thương mại QNT.
Hiện tại Cơng ty đã có những hoạt động và chương trình BH phù hợp như: các hoạt động chuẩn bị bán, hoạt động phát triển mạng lưới BH, hoạt động khuyến mãi, tặng quà, chương trình bình ổn giá... Các hoạt động này đều mang lại hiệu quả cho Công ty nhưng chưa hoàn toàn thúc đẩy hoạt động BH, cần bổ sung và điều chỉnh. Ngồi những chương trình và hoạt động BH của Công ty năm 2015 cần bổ sung thêm một số chương trình và hoạt động nữa để năm 2016 hoạt động BH của DN được thúc đẩy mạnh mẽ, cụ thể:
Bảng 3.4: Những hoạt động và chương trình bán hàng mới của Công ty TNHH đầu tư và dịch vụ thương mại QNT.
STT
Các hoạt động và chương trình
BH Thời gian
Địa
điểm Mục đích Nội dung
1 Hoạt động phát triển mạng lưới BH 01/01/2016 – 30/03/2016 Tồn bộ các đại lý Tìm kiếm, lựa chọn và ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp để mở rộng mạng lưới BH cho Công
ty.
Tiến hành thu thập thông tin về
các nhà cung cấp
2 Các hoạt độngliên quan đến kho bãi 01/01/2016 – 30/12/2016 Tồn bộ kho bãi của các đại lý
Tìm kiếm kho bãi
Lên phương án kho bãi, tìm và ký kết hợp đồng
3
Chương trình chiết khấu cho khách hàng, đại lý 01/06/2016 - 30/06/2016 Tồn bộ đại lý của Cơng ty Thúc đẩy hoạt động BH, làm tăng doanh thu và lợi nhuận cho
Công ty
Chiết khấu mạnh cho các đại lý và khách
hàng lẻ
Nguồn: Tác giả đề xuất.
3.3.5. Hồn thiện cơng tác xây dựng ngân sách bán hàng của Công ty TNHH đầu tư và dịch vụ thương mại QNT.
Để xây dựng ngân sách BH hợp lý, Công ty cần thường xuyên theo dõi sự biến động của thị trường, nhu cầu của khách hàng và đối thủ cạnh tranh. Để đảm bảo cho hoạt động KD được thơng suốt, khơng xảy ra tình trạng thiếu vốn hay kinh phí, Cơng ty cần tính tốn, dự trù các khoản mục CP chi tiết, đầy đủ và dự tính ngân sách cao hơn thực tế. Để làm được như vậy, cần thu thập thông tin về nhu cầu sản phẩm, tính tốn chính xác các CP cho việc mua bán hàng hóa, nhằm nâng cao chất lượng cơng tác xây dựng BH nói riêng và KHBH nói chung.
Để đáp ứng một cách đầy đủ các nhu cầu về vốn trong suốt q trình hoạt động, Cơng ty phải tính tốn tất cả các CP phát sinh ra nhỏ nhất, thu thập thơng tin về các báo giá, tính tốn chính xác các CP cần thiết cho việc mua bán hàng hóa, đồng thời tiết kiệm các khoản chi phí có thể nhằm nâng cao chất lượng cơng tác xây dựng ngân sách BH. Vì vậy, tơi xin được đề xuất bảng ngân sách CP BH cho 3 năm tới 2016 - 2018 như sau:
Bảng 3.5: Bảng ngân sách chi phí bán hàng mới
Đơn vị: Triệu đồng.
Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Ngân sách chi phí liên quan trực tiếp đến
việc BH. 3.500 3.800 4.100
Ngân sách chi phí xúc tiến BH. 230 240 240
Ngân sách chi phí quản lý hành chính 360 400 410
Tổng 4.090 4.440 4.750
Nguồn: Tác giả đề xuất.
Ngân sách CP BH bao gồm:
- Ngân sách CP liên quan trực tiếp đến việc BH: CP thuê công sở, kho bãi; CP bốc dỡ, bảo quản hàng hóa
- Ngân sách CP quản lý hành chính: quỹ lương cơ bản, bảo hiểm xã hội, thưởng. Ưu điểm của bảng ngân sách CP mới này là tiêu chí tiết kiệm tối đa các chi phí liên quan trực tiếp tới việc BH và chi phí quản lý hành chính bằng nhiều cách khác nhau: giảm chi phí mua hàng bằng cách lực chọn kỹ phương thức thanh toán, giá cả, chiết khấu… khi làm ăn với nhà cung ứng; giảm chi phí lưu thơng bằng cách tổ chức sắp xếp cơng tác vận tải phù hợp để tiết kiệm xăng dầu; giảm chi phí hành chính bằng việc tinh giảm bộ máy quản lý hành chính và cải tiến bộ máy phù hợp với nguồn lực Cơng ty… Tuy nhiên lại tăng chi phí xúc tiến BH để đảm bảo các hoạt động và chương trình BH diễn ra thuận lợi nâng cao mức tiêu thụ hàng hóa cho Cơng ty.
Khi xây dựng ngân sách kết quả BH: Cần được xây dựng dựa trên mục tiêu BH. Theo đó, Cơng ty xây dựng ngân sách kết quả BH cho từng nhóm thực hiện cơng tác BH theo các chỉ tiêu: Doanh số bán, lãi gộp, tỷ lệ lãi gộp, lợi nhuận. Nhà quản trị BH sẽ lập ngân sách kết quả BH chung của Công ty, sau đó dựa trên khả năng và nguồn lực của từng nhóm BH để phân bổ ngân sách chung. Dựa vào doanh số BH của các năm và qua nghiên cứu thị trường, tơi có xây dựng ngân sách kết quả BH năm 2016 như sau:
Bảng 3.6: Bảng dự báo ngân sách kết quả bán hàng của Công ty TNHH đầu