4.1- Tổ chức hệ thống chứng từ và hạch toán ban đầu đối với chi phísản xuất. sản xuất.
Chứng từ gốc liên quan đến các chi phí phát sinh là những chứng từ thuộc các yếu tố như: Vật tư (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho), tiền lương (bảng tính lương phải trả), khấu hao tài sản cố dịnh (bảng tính hao mịn tài sản cố định), tiền mặt (phiếu chi), tiền gửi ngân hàng (giấy báo nợ)...
Trong doanh nghiệp xây lắp, đối tượng tập hợp chi phí là từng cơng trình, hạng mục cơng trình hoặc theo từng đơn đặt hàng. Kế tốn trưởng tổ chức việc lập chứng từ kế toán cho từng đối tượng tập hợp chi phí (nếu là chi phí trực tiếp) và cịn những chi phí chung thì lập chứng từ kế tốn theo khoản mục chi phí chung.
4.2- Tổ chức hệ thống sổ kế toán để ghi chép, tập hợp chi phí sản xuất.
Sổ kế tốn để ghi chép, tập hợp chi phí sản xuất có hai hệ thống sổ:
- Sổ kế tốn tổng hợp: Tuỳ theo từng hình thức kế toán mà doanh nghiệp xây dựng áp dụng mà kế toán sẽ tổ chức hệ thống sổ kế toán tương ứng với từng hình thức để thực hiện kế tốn các chỉ tiêu tổng hợp về chi phí sản xuất. Nhưng ở hình thức nào cũng có chung sổ cái tổng hợp, mỗi tài khoản kế toán tổng hợp được mở một sổ cái (TK621, TK622, TK623, TK627, TK154...) và nó đều phản ánh một chỉ tiêu về chi phí sản xuất sản phẩm xây lắp. Nó cung cấp các chỉ tiêu thơng tin để lập báo cáo tài chính về chi phí, giá thành.
- Sổ kế toán chi tiết: Tuỳ theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp về chi phí sản xuất và giá thành mà kế toán sẽ mở các sổ chi tiết để kế tốn các chỉ tiêu chi tiết về chi phí sản xuất đáp ứng yêu cầu sử dụng thông tin của các doanh nghiệp. Thơng thường mở sổ chi tiết chi phí sản xuất theo từng đối tượng kế toán tập hợp chi phí sản xuất.
Quy trình ghi sổ kế tốn và báo cáo chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm.
4.3- Tài liệu để tính giá thành sản phẩm.
Tuỳ thuộc vào phương pháp tính giá thành mà có tài liệu cụ thể. Những tài liệu cần thiết cho mọi phương pháp tính giá thành là:
Sổ kế toán vật tư, tiền lương, TSCĐ, vốn bằng tiền... Sổ kế toán tổng hợp TK 621, 622, 623, 627 Sổ kế toán tổng hợp TK 154 - Báo cáo sản xuất. - Báo cáo chi phí sản xuất, giá thành. Chứng từ, tài liệu phản ánh chi phí sản xuất phát sinh Sổ chi tiết CPSX theo đối tượng kế tốn tập hợp CPSX - Bảng tổng hợp chi phí sản xuất - Tính giá thành sản phẩm
Sổ chi tiết chi phí sản xuất chung
Tài liệu hạch toán về khối lượng sản phẩm sản xuất... Chi phí trực tiếp Phân bổ chi phí SXC Chi phí SXC Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu, kiểm tra Ghi định kỳ, cuối kỳ
- Chi phí sản xuất đã tập hợp được trong kỳ (dựa vào sổ chi tiết của từng cơng trình, hạng mục cơng trình, từng ddơn đặt hàng).
- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang cuối kỳ (nếu có) căn cứ vào bảng kiểm kê, đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ.
- Khối lượng sản phẩm cơng tác xây lắp đã hồn thành.
Ngồi ra, tuỳ thuộc vào phương pháp tính giá thành mà bổ xung như sau: Sản lượng của từng loại sản phẩm, giá thành, định mức...
4.4- Tổ chức hệ thống sổ kế tốn để tính giá thành sản phẩm xây lắp.
Tuỳ thuộc vào hình thức mà doanh nghiệp áp dụng mà kế tốn mở các loại sổ (kế tốn) thích hợp.
Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức "chứng từ ghi sổ" thì các nghiệp vụ kế tốn phát sinh liên quan đến chi phí sản xuất và giá thành được phản ánh ở chứng từ gốc cùng loại, kế toán lập "chứng từ ghi sổ", số liệu từ các "chứng từ ghi sổ" được ghi vào sổ cái tài khoản (TK621, TK622, TK623, TK627, TK154...) khi đã đăng ký vào "sổ đăng kí chứng từ ghi sổ".
Để theo dõi chi tiết chi phí sản xuất theo từng khoản mục chi phí, từng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kế tốn sử dụng các sổ chi tiết chi phí sản xuất như sổ chi tiết TK621, TK622, TK623, TK627, TK154...(cuối kỳ tổng hợp để đối chiếu với sổ cái...).
CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY TNHH HỒI NAM
1.- Quá trình hình thành và phát triển của Cơng ty TNHH Hồi Nam.
- Tên cơng ty : Cơng ty TNHH Hồi Nam
-Địa chỉ: Tổ 16 Phường Phan Đình Phùng TP Thái Nguyên - Mã số thúê : 4600 351173
- Giám đốc đại diện: Nguyễn Thị Thu
- Vốn điều lệ hợp pháp : 20.000.000.000đ ( Hai mươi tỷ đồng) - Loại hình Doanh nghiệp: Cơng ty tư nhân
- Đăng ký kinh doanh số:
Do Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh Thái Nguyên cấp ngày : Tài khoản giao dịch :
Tại ngân hàng cổ phần TM An bình Chi nhánh Thái Ngun
. Cơng ty có đầy đủ tư cách pháp nhân, hạch tốn độc lập. Có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng nên rất chủ động trong việc liên hệ, ký kết các hợp đồng kinh tế đối với khách hàng.
- Công ty đã thay đổi Đăng ký kinh doanh 4 lần bao gồm 2 lần thay đổi về Vốn điều lệ , 01 lần thay đổi giám đốc đại diện, 01 lần htay đổi địa chỉ trụ sở Công ty .
Nhiệm vụ trọng tâm của công ty là xây dựng các cơng trình mang tính chất chiến lược của Đảng và Nhà nước. Các cơng trình dự bị quan trọng cho q trình phát triển kinh tế, xã hội của đất nước. Cho đến nay công ty đã thực hiện thi cơng và hồn thành một số cơng trình lớn như:
- Đường cao tốc Thái Nguyên - Hà Nội. - Đường quốc lộ từ Km6 - Km31
- Xây dựng Khách sạn Cao Bắc - Xây dựng trường học tại đại bàn
Đồng thời cơng ty cịn tham gia đấu thầu, thi cơng các cơng trình vừa và nhỏ. Sửa chữa và nâng cấp các con đường quốc lộ, tỉnh lộ để cải thiện đời sống cho cán bộ CNV đồng thời nâng cao uy tín cho cơng ty. Chính vì vậy, với một số lượng lao động bao gồm 58 người trong đó có 38 lao động trực tiếp, 5 lao động gián tiếp và 15 lao động hợp đồng, tính đến hết q I năm 2011cơng ty đã đạt được những thành tích khả quan như sau:
- Giá trị sản lượng: 7.302.500.000 đồng. - Doanh thu: 7.856.761.000 đồng.
- Thu nhập bình quân: 1.291.027 đồng/người/tháng. - Lợi nhuận thực hiện: 1.040.779.500 đồng.
- Nộp ngân sách: 33.049.440 đồng.
Từ đó, cơng ty đã tiếp tục phấn đấu để đứng vững trên cơ chế thị trường nhiều sôi động và cạnh tranh gay gắt.
1.2- Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh của Cơng tyTNHH Hồi Nam. TNHH Hồi Nam.
1.2.1- Đặc điểm quy trình sản xuất kinh doanh.
Cũng như các công ty xây lắp khác, do đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản là sản phẩm của xây dựng mang tính đơn chiếc, kết cấu khác nhau, thời gian thi cơng dài... nên quy trình sản xuất kinh doanh có đặc điểm riêng. Hơn nữa Cơng ty TNHH Hồi Nam là một doanh nghiệp tư nhân kinh doanh độc lập, hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng cơ bản. Đối với một số cơng trình cơng ty phải tự tham gia đấu thầu. Nếu trúng thầu, công ty giao cho các đội trực thuộc công ty. Nhưng các đội, xí nghiệp phải bảo vệ biện pháp thi cơng cơng trình và thành lập cơng trình. Trong q trình thi cơng xí nghiệp hoặc đội phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và cơng ty về an tồn lao động và chất lượng cơng trình.
Sơ đồ khái quát quy trình sản xuất kinh doanh
Thông báo trúng thầu Tổ chức hồ sơ dự thầu Chỉ định thầu Thông báo nhận thầu Thành lập ban chỉ huy công trường Lập phương án
tổ chức thi công Bảo vệ phương án và
biện pháp thi công
Tiến hành tổ chức thi công theo thiết kế được duyệt
Tổ chức nghiệm thu khối lượng và chất lượng cơng trình
Lập bảng nghiệm thu thanh tốn cơng trình Cơng trình hồn thành, làm quyết tốn
bàn giao cơng trình cho chủ thầu
1.2.2- Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý sản xuất của công ty.
Bộ máy tổ chức quản lý của công ty xây dựng 99 gồm ban giám đốc, các phòng ban và các đội sản xuất.
Mơ hình tổ chức quản lý cơng ty xây dựng 99
Ban giám đốc đứng đầu là giám đốc giữ vai trị lãnh đạo chung cho tồn công ty, chỉ đạo trực tiếp đến các phòng ban, các tổ, đội sản xuất; chịu trách nhiệm trước Nhà nước, trước Tổng công ty về mọi mặt sản xuất kinh doanh. Đồng thời cũng đại diện cho quyền lợi của cán bộ cơng nhân viên tồn cơng ty.
Dưới ban giám đốc là các phòng ban chức năng được tổ chức theo yêu cầu kỹ thuật, yêu cầu kinh doanh. Có chức năng theo dõi, hướng dẫn đôn đốc thực hiện chế độ thi công, đảm bảo chất lượng cơng trình, giúp cho các nhân viên quản lý ở đội cơng trường hồn thành tốt nhiệm vụ của mình. Các phịng ban
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Kế hoạch PHÓ GIÁM ĐỐC Kỹ thuật PHĨ GIÁM ĐỐC KINH DOANH Phịng kế hoạch lao động tiền lương Phịng kỹ thuật thi cơng Phịng kế tốn tài chính Phịng vật tư xe máy Phịng chính trị Phịng Hậu cần hành chính XN 1 XN 5 XN 11 Đội xây lắp 9 Đội xây lắp 7 Đội xây lắp 10 Đội xây lắp 12 Đội Lào Cai
này cịn có chức năng lập kế hoạch, nghiên cứu tìm hiểu thị trường. Cung cấp các thơng tin, số liệu cần thiết. Phân tích tình hình sản xuất kinh doanh của công ty giúp cho ban giám đốc có biện pháp quản lý thích hợp.
Cơng ty TNHH Hồi Nam có 5 đội xây lắp. Khi nhận thầu cơng trình nào thì các đội được phân cơng của cấp trên nhưng trên cơ sở hợp đồng khoán.
Lực lượng sản xuất trên các cơng trình chủ yếu là các đội xây dựng. Ngoài ra do yêu cầu của mỗi cơng trình mà có thể tuyển thêm lao động làm hợp đồng hoặc thuê nhân công tại chỗ làm việc theo thời vụ.
Với mơ hình tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý nói trên, cơng ty có điều kiện quản lý chặt chẽ về mặt kinh tế kỹ thuật cũng như tổ chức tới từng đội, từng cơng trình đồng thời nâng cao được hiệu quả sản xuất, thi công.
1.3- Đặc điểm về tổ chức bộ máy và hình thức kế tốn của cơng ty.
1.3.1- Đặc điểm về tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty.
Bộ máy kế tốn của cơng ty TNHH Hoài nam gồm 6 người được tổ chức theo hình thức kế tốn tập trung. Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, tổ chức quan lý phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ kế tốn tại cơng ty.
Mọi cơng việc kế tốn đều thực hiện ở bộ phận kế tốn của cơng ty từ việc thu thập chứng từ, lập chứng từ ghi sổ, ghi sổ chi tiết đến lập báo cáo kế toán. Kế toán ở các tổ, đội sản xuất chỉ tập hợp các chi phí thực tế phát sinh, trên cơ sở các chứng từ gốc được cơng ty phê duyệt, khơng có tổ chức hạch tốn riêng. Chính nhờ sự tập trung của cơng tác kế tốn này mà cơng ty nắm được tồn bộ thơng tin từ đó có thể kiểm tra, đánh giá chỉ đạo kịp thời. Phương thức tổ chức bộ máy kế tốn của cơng ty có đặc trưng là mọi nhân viên kế toán đều được điều hành thực tế từ một người lãnh đạo là kế toán trưởng.
Phịng kế tốn tài chính có chức năng thu thập xử lý và cung cấp số thơng tin kinh tế, qua đó kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, kiểm tra về sử dụng, bảo vệ tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm bảo đảm quyền chủ động trong sản xuất kinh doanh và chủ động tài chính của cơng ty.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
* Kế toán trưởng (kiêm trưởng phịng kế tốn): Là người phụ trách cơng tác quản lý, tổ chức có hiệu quả hoạt động kinh doanh, điều hành cơng tác kế tốn trong phịng kế toán. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc và cấp trên về mọi hoạt động kế tốn tài chính của cơng ty.
* Kế tốn tiền gửi ngân hàng huy động vốn: Thực hiện quan hệ giao dịch với các ngân hàng như thu, chi tiền gửi ngân hàng, huy động vốn để đảm bảo cho hoạt động sản xuất diễn ra bình thường. Đồng thời theo dõi việc hồn trả vốn.
* Kế tốn tài sản cố định và theo dõi tình hình cơng nợ: Quản lý tình hình về TSCĐ của cơng ty như:
+ Tình hình tăng, giảm TSCĐ.
+ Tính khấu hao và lập bảng phân bổ khấu hao TSCĐ. + Lập báo cáo về TSCĐ theo năm.
* Kế tốn ngun vật liệu: Thực hiện các cơng việc theo dõi tình hình nhập, xuất vật tư, nguyên vật liệu.
+ Làm các công việc liên quan đến vật tư. + Lập các báo cáo về ngun vật liệu.
KẾ TỐN TRƯỞNG
Kế tốn tiền gửi ngân hàng, huy
động vốn
Nhân viên kinh tế ở đội, cơng trình
Kế tốn TSCĐ và theo dõi tình hình cơng nợ Kế toán nguyên vật liệu Thủ quỹ Kế toán tổng hợp
* Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm về quản lý quỹ tiền mặt, thu chi tiền mặt thông qua các phiếu thu, phiếu chi được duyệt.
* Kế toán tổng hợp: Thực hiện các công việc sau: + Xử lý các loại số liệu, tập hợp chi phí.
+ Đánh giá sản phẩm làm dở, tính giá thành sản phẩm.
+ Thực hiện kế toán vốn bằng tiền và kế toán quản lý doanh nghiệp. + Lập các báo cáo kế tốn, báo cáo tài chính.
1.3.2- Hình thức kế tốn cơng ty áp dụng.
Để đảm bảo việc tổ chức kế tốn phù hợp với quy mơ hoạt động kinh doanh của cơng ty, cơng ty TNHH Hồi Nam đã lựa chọn hình thức kế tốn "Chứng từ ghi sổ". Đặc trưng cơ bản của hình thức này đó là "chứng từ ghi sổ" là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế tốn tổng hợp.
Trình tự kế tốn theo hình thức kế tốn "Chứng từ ghi sổ"
(1) Hàng ngày hay định kỳ căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp để phân loại, tổng hợp rồi lập chứng từ ghi sổ.
(2) Các chứng từ cần hạch toán chi tiết được ghi vào sổ kế toán chi tiết. (3) Các chứng từ liên quan đến tiền mặt, thủ quỹ ghi vào sổ quỹ, cuối ngày chuyển sổ quỹ kèm theo chứng từ thu chi tiền mặt cho kế toán, kế toán tổng hợp số liệu lập chứng từ ghi sổ.
Chứng từ ghi sổ Sổ kế toán chi tiết Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp số liệu chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán
Chứng từ gốc (2) (1) (3a) (3b) (4) (5) (5) (7) (7) (6)
(4) Căn cứ các chứng từ ghi sổ đã lập, ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó vào sổ cái.
(5) Cuối tháng, căn cứ vào các sổ chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết, căn cứ vào sổ cái cá tài khoản lập bảng cân đối số phát sinh các tài khoản.
(6) Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ cái với bảng tổng hợp số liệu, giữa bảng cân đối số phát sinh các tài khoản và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
(7) Tổng hợp số liệu lập báo cáo tài chính. * Hệ thống sổ kế tốn cơng ty áp dụng
+ Sổ cái tổng hợp bao gồm: sổ cái các tài khoản.
+ Sổ kế toán chi tiết (tuỳ thuộc yêu cầu quản lý của doanh nghiệp) bao gồm sổ chi tiết các tài khoản: TK331, TK338, TK136, TK621, TK622, TK623, TK627, TK154...
2- Thực trạng về tổ chức hạch toán kế toán ở Cơng ty TNHH Hồi Nam.
2.1- Nguyên tắc hạch toán chi phí vào giá thành sản phẩm xây lắp ở