II. Đặc điểm kinh doanh của tại Công ty TNHH thương mại và phát triển
2. Kế toán tổng hợp quá trình bán hàng theo phương thức bán hàng
2.1. Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
2.1.1. Kế tốn chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Để xác định kết quả bán hàng, cuối tháng kế tốn chi phí phát sinh trong kỳ gồm chi phí quản lý doanh nghiệp vào sổ chi tiết TK 641 và TK 642
Ví dụ: ngày 2/3/04, công ty chi tiền vận chuyển lô hàng mua của cơng ty TNHH Việt Huy, số tiền 100.000đ. Trình tự hạch tốn chi phí như sau:
2.3. Kế tốn xác định kết quả kinh doanh
TK 641, TK 642 TK 111 TK 911 570.000 570.000
Khâu cuối cùng của hoạt động bán hàng là xác định kết quả kinh doanh sau mỗi kỳ kế toán. kết quả hoạt động kinh doanh sẽ giúp bộ máy cơng ty có thể biết được tình hình kinh doanh trong tháng.
Căn cứ vào doanh thu thuần, giá vốn, chi phí bán hàng trong tháng, kế toán tiến hành vào sổ kế toán TK 911
Trình tự hạch tốn như sau:
TK 641, TK 642 TK 632 TK 911 k/c chi phí bán hàng chi phí quản lý k/c giá vốn hàng bán TK 511 k/c doanh thu thuần
HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG Mẫu số: 01 GTKT-3LL
LIÊN 2: GIAO CHO KHÁCH HÀNG
Ngày... tháng ... năm 2006 BQ/2006B
0091788
Đơn vị bán hàng: ... công ty TNHH thương mại và công nghệ Cát Thành Địa chỉ: 125 phường Trương Định -Hai Bà Trưng - Hà Nội
MST: 0101326953
Số tài khoản: 7566729 tại Ngân hàng Á Châu Số ĐT: 04.6331428
Họ tên người mua hàng: anh Lê Xuân Thủy Tên đơn vị: Công ty VPP Cửu Long
Địa chỉ: ... Minh Khai - Hà Nội Số tài khoản:
Hình thức thanh toán: ............MS: STT Tên hàng hố,
dịch vụ
Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3= 1x2
1 Máy in 66200L Cái 4 2.585.000 10.340.000
Cộng tiền hàng: 10.340.000 Thuế suất GTGT: % 5% Tiền thuế GTGT: 517.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 10.857.000
Số tiền viết bằng chữ: ........................................................................................
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên)
- Mục đích: Là loại hố đơn sử dụng cho các doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, bán hàng hoá, dịch vụ với số lượng lớn để
xác nhận số lượng, chất lượng, đơn giá, số tiền bán hàng hoá, dịch vụ cho người mua và số thuế GTGT tính cho số hàng hố, dịch vụ. GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG Ngày ... tháng ... năm ... Kính gửi: .............................................................................................. Tôi tên là: ............................................................................................. Địa chỉ: ................................................................................................. Đề nghị tạm ứng số tiền: .................. (viết bằng chữ)........................... Lý do tạm ứng: ......................................................................................
Thời hạn thanh toán: .............................................................................
Thủ trưởng đơn vị lập phiếu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) Người lập (Ký, họ tên) Mục đích: giấy đề nghị tạm ứng là căn cứ để duyệt tạm ứng, làm thủ tục lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng. - Phương pháp và trách nhiệm ghi: - Giấy đề nghị tạm ứng cho người xin tạm ứng viết 1 liên và ghi rõ gửi thủ trưởng đơn vị (người xét duyệt tạm ứng). - Người xin tạm ứng phải ghi rõ họ tên, địa chỉ (đơn vị, bộ phận) và số tiền xin tạm ứng (viết bằng số và bằng chữ) - Lý do tạm ứng ghi rõ mục đích sử dụng tiền tạm ứng: tiền cơng tác phí, mua văn phịng phẩm, tiếp khách...
Giấy đề nghị tạm ứng được chuyển cho kế toán trưởng xem xét và ghi ý kiến đề nghị thủ trưởng đơn vị duyệt chi. Căn cứ vào quyết định của thủ trưởng, kế toán lập phiếu chi kèm theo giấy đề nghị tạm ứng và chuyển cho quỹ làm thủ tục xuất quỹ.
Đơn vị:................... Địa chỉ:..................
Số đăng ký doanh nghiệp (môn bài)
Telefax:.................
Mẫu số: 01-thị trường
Mẫu số: 01 - TT
Ban hành theo QĐ số: 186-tài chính/CĐK Ngày 14/3/1995 của Bộ Tài chính
Quyển số:.......... Số:..................... PHIẾU THU Ngày... tháng... năm.... Nợ: 111 Có: 511, 333.1 Họ và tên người nộp tiền: A.Hùng
Địa chỉ: Trung tâm bom mìn
Lý do nộp: Thanh toán tiền sửa chữa + Speaker 2.1
Số tiền (*): 578.000 (viết bằng chữ): ........................................................ Kèm theo: 01 HĐ Chứng từ gốc: Số 65433 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): .......................................................... Ngày ... tháng... năm .... Thủ quỹ (Ký, họ tên)
+ Số tiền quy đổi: .....................................................................................
Mục đích: xác định số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý...thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế tốn trưởng ghi sổ các khoản thu có liên quan. Mọi khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý nhập quỹ, trước khi nhập quỹ phải kiểm nghiệm và lập "Bảng kê ngoại tệ và vàng bạc đá quý" đính kèm với phiếu thu.
- Phương pháp và trách nhiệm ghi
- Phiếu thu phải đóng thành quyển và ghi sổ từng quyển dùng trong 1 năm. Trong mỗi phiếu thu phải ghi rõ số quyển và số của từng phiếu thu. Số phiếu thu phải đánh liên tục trong một kỳ kế toán. Từng phiếu thu phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu , ngày, tháng, năm thu tiền.
- Ghi rõ họ tên và địa chỉ người nộp tiền.
- Dòng "về khoản" ghi rõ nội dung nộp tiền như: thu tiền bán sản phẩm hàng hoá, thu tiền tạm ứng còn thừa.
- Dòng " số tiền": Ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ, ghi rõ đơn vị tính là đồng Việt Nam hoặc USD.
- Dòng tiếp theo: Ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo phiếu thu.
Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên (đặt giấy than viết 1 lần) ghi đầy đủ các nội dung trên và ký vào phiếu, sau đó chuyển cho kế tốn trưởng duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu trước khi ký tên.
Thủ quỹ giữ lại 1 liên để ghi vào sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên lưu ở nơi nhập phiếu, cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi vào sổ kế toán.
Chú ý: Nếu là thu ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý phải ghi rõ tỷ giá, đơn giá tại thời điểm nhập quỹ để tính tổng số tiền theo đơn vị đồng tiền để ghi vào sổ.
Đơn vị:........... Địa chỉ:...........
Số đăng ký doanh nghiệp (môn bài) Telefax:...........
Mẫu số: 01-TT
Ban hành theo QĐ số: 186-TC/CĐK Ngày 14-3-1995 của Bộ tài chính.
Quyển số:.......... Số:..................... PHIẾU CHI Ngày ... tháng ... năm... Nợ: 156133............. Có: 111................. Họ và tên người nộp tiền: Nguyễn Anh Công
Địa chỉ:...................................................................................................... Lý do nộp: Mua Monitor 17'' Số tiền (*): 14.208.000 (viết bằng chữ):.................................................... Kèm theo: HĐ Chứng từ gốc: Số 15031 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ)............................................................ Ngày ... tháng ... năm .... Thủ quỹ (Ký, họ tên) Người nhận tiền (Ký, họ tên)
+ Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý)........................................................ + Số tiền quy đổi: ..................................................................................... - Mục đích: xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý thực tế xuất quỹ để làm căn cứ xuất quỹ và để thủ quỹ xuất quỹ, ghi quỹ và kế toán ghi sổ kế toán.
- Phương pháp và trách nhiệm ghi:
- Nội dung và cách lập phiếu chi tương ứng như phiếu thu, chỉ khác là phiếu chi phải được kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị xem xét và ký duyệt trước khi xuất quỹ.
- Phiếu chi được lập thành 2 liên (hoặc 3 liên trong trường hợp các Tổng công ty, công ty chi tiền cho đơn vị cấp dưới) (đặt giấy than viết 1 lần) và chỉ sau khi có đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền người nhận phải ghi rõ số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên. Sau khi xuất quỹ, thủ quỹ cũng phải ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi.
Liên thứ nhất lưu ở nơi lập phiếu.
Liên thứ hai, thủ quỹ dùng để ghi vào sổ quỹ sau đó chuyển cho kế tốn cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế tốn. Liên thứ 3 (nếu có) giao cho người nhận tiền để làm chứng từ gốc lập phiếu thu và nhập quỹ của đơn vị nhận tiền.
Chú ý: Nếu là chi ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý phải ghi rõ tỉ giá, đơn giá tại thời điểm xuất quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng tiền ghi sổ.
Đơn
vị: ..........M S........
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 10 tháng 5 năm 2006 Số:......... .. Nợ:........ .. Có: $........ Mẫu số: 02-VT QĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 1 năm 1996 của Bộ tài chính Họ và tên người nhận hàng: A.Sinh Địa chỉ (bộ phận) Cục đường bộ Việt Nam
Lý do xuất kho: xuất bán Xuất tại kho: Cát Thành Số
TT
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hố) Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền u cầu Thực xuất 1 Switch 16 port C 01 55$ 55$ 2 Walplate 1 port C 10 5,5$ 55$ Cộng 110$
Xuất, ngày ... tháng... năm 200... Phụ trách bộ phận sử dụng (Ký, họ tên) Phụ trách cung ứng tiêu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên)
- Mục đích: Theo dõi số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá di chuyển từ
hàng đại lý, gia công chế biến... là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, kế toán ghi sổ chi tiết, làm chứng từ vận chuyển trên đường.
- Phương pháp và trách nhiệm ghi
Khi lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ phải ghi rõ:
+ Tên địa chỉ của đơn vị có vật tư, sản phẩm, hàng hố chuyển đi vào góc trên bên trái.
+ Số, ngày, tháng, năm lập phiếu
+ Họ tên người vận chuyển (nếu là người ngồi đơn vị thì phải ghi thêm địa chỉ của người vận chuyển) và hợp đồng vận chuyển số... ngày... tháng... năm 200...
+Tên ký hiệu của phương tiện vận chuyển. + Tên, địa chỉ kho xuất hàng và kho nhận hàng
- Cột A,B,C,D: Ghi số thứ tự, tên nhãn hiệu, quy cách, đơn tính và mã số của từng loại vật tư, sản phẩm, hàng hoá, chuyển đi.
Cột 1: Thủ kho xuất hàng ghi số thực xuất của từng thứ hàng Cột 2: Thủ kho nhập ghi số thực nhập của từng thứ hàng
Cột 3,4: kế tốn đơn vị có vật tư, sản phẩm, hàng hố chuyển đi ghi đơn giá và tính thành tiền.
Dịng cộng: Ghi tổng số tiền của số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá xuất kho chuyển đi theo số liệu tính tốn của kế tốn.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (vật tư, sản phẩm, hàng hố) do phịng cung ứng lập thành 2 liên (đối với trường hợp di chuyển vật tư trong nội bộ các kho của đơn vị) hoặc 3 liên (đối với trường hợp di chuyển vật tư, sản phẩm, hàng hoá đến đơn vị nhận gia công chế biến).
Sau khi xuất kho, thủ quỹ ghi ngày , tháng, năm xuất kho và ký vào các liên của phiếu (ghi rõ họ tên) giao cho người vận chuyển và mang theo cùng hàng vận chuyển trên đường.
Thủ kho nhập, sau khi nhập xong ghi số thực nhập vào cột 2, ngày, tháng, năm nhập và cùng người vận chuyển ký vào các liên của phiếu.
Thủ kho nhập giữ liên 2 (đối với kho của nội bộ đơn vị) để ghi thẻ kho và chuyển cho phịng cung tiêu hoặc liên 3 (đối với kho ngồi đơn vị) để ghi thẻ kho và chuyển cho phịng kế tốn ghi sổ.
Liên 1 và liên 2 (đối với trường hợp lập 3 liên) chuyển cho thủ kho xuất để ghi thẻ kho và liên 1 chuyển cho phòng cung tiêu.
Trường hợp di chuyển vật tư, sản phẩm, hàng hoá giữa các kho của đơn vị trong phạm vi rộng (trong, ngoài tỉnh) hoặc đến đơn vị nhập kho gia cơng chế biến thì phiếu này có chữ kí của thủ trưởng đơn vị, đóng dấu đơn vị và đính kèm theo quyết định chuyển kho.
Phiếu xuất vật tư theo hạn mục
- Mục đích: Theo dõi số lượng vật tư xuất kho trong trường hợp lập phiếu xuất 1 lần theo định mức. Làm căn cứ hạch tốn chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm, kiểm tra việc sử dụng vật tư theo định mức.
- Phương pháp và trách nhiệm ghi
Phiếu này dùng cho một loại vật tư hay nhiều loại vật tư
Phiếu này áp dụng với xí nghiệp sản xuất ổn định đã lập được định mức sử dụng vật tư.
Hạn mức được duyệt trong tháng (cột 1) là số lượng vật tư được duyệt trên cơ sở khối lượng sản phẩm sản xuất trong tháng theo kế hoạch và định mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm.
= x
Số lượng thực xuất trong tháng do thủ kho ghi căn cứ vào hạn mức được duyệt theo yêu cầu sử dụng từng lần và số lượng thực xuất từng lần.
Phụ trách bộ phận quản lý vật tư căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch sản xuất trong tháng và định mức vật tư cho một đơn vị sản phẩm (hoặc khối lượng công việc) để xác định hạn mức được duyệt trong tháng cho từng bộ phận sử dụng.
Phiếu được lập thành 2 liên giao cả 2 liên cho bộ phận dân số.
Khi lĩnh lần đầu, bộ phận sử dụng mang 2 liên đến kho, người nhận vật tư giữ 1 liên giao cho thủ kho 1 liên.
Thủ kho ghi số lượng thực xuất và ngày xuất (cột 2,3,4) người nhận vật tư ký vào 2 liên( ngày cuối cùng và lĩnh tương ứng). Lần lĩnh tiếp theo người nhận mang phiếu đến kho không phải qua ký duyệt.
Cuối cùng dù hạn mức còn hay hết thủ kho thu cả 2 phiếu, cộng số thực xuất trong tháng (cột 5) để ghi thẻ kho và ký tên vào phiếu (ghi rõ họ tên), sau khi ghi thẻ kho chuyển về phòng kế hoạch 1 liên, phòng ban kế toán thống kê 1 liên.
Trường hợp chưa hết tháng mà hạn mức được duyệt đã lĩnh hết (do vượt kế hoạch sản xuất, vượt định mức sử dụng vật tư) đơn vị sử dụng vật tư muốn lĩnh thêm phải lập phiếu xuất vật tư hoặc phiếu xuất vật tư theo hạn mục mới, có kế hoạch xác nhận hoặc kỹ thuật xác nhận, thủ trưởng đơn vị duyệt làm căn cứ thống kê 1 liên.