I. Khái quát về Công ty
2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Công ty TNHH Thương mại phát triển công nghệ Cát Thành với quy mô vừa, bộ máy quản lý theo mơ hình tập trung, số lượng nhân viên khơng nhiều nên bộ máy lãnh đạo của Công ty tương đối gọn nhẹ đơn giản phù hợp với mơ hình của Cơng ty.
2.1. Sơ đồ bộ máy của Cơng ty.
Giám đốc Phó Giám đốc I Phố Giám đốcII Phịng kĩ thuật Phịng kế tốn Phịng bảo hành Phịng vận chuyể Kho
2.2. Chức năng và nghiệp vụ của bộ phận trong cơ cấu tổ chức quản lý.
Để phục vụ hiệu quả kinh doanh, Cơng ty đã có cấu bộ máy quản lý, tổ chức kinh doanh trực tiếp thống nhất đồng thời có ý kiến tham gia của mọi thành viên trong Cơng ty. Mỗi bộ phận, phịng ban đều có chức năng riêng.
- Giám đốc: là người đứng đầu và điều hành mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trong việc quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả, chịu trách nhiệm sát duyệt các chứng từ các thủ tục giấy tờ của Cơng ty có liên quan đến Cơng ty đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật. Chỉ đạo mọi kế hoạch và tổ chức nhân sự lãnh đạo trực tiếp các hoạt động trong Cơng ty thơng qua các bộ phận để nắm được tình hình qua đó lắm được những thơng tin chính xác và biết kết quả đã đạt đồng thời đề ra các biện pháp khắc phục những mặt cịn yếu kém trong Cơng ty.
- Phó giám đốc I: Phụ trách điều hành việc kinh doanh trong Cơng ty. - Phó giám đốc II: Phụ trách điều hành kĩ thuật.
- Phòng kinh doanh : có trách nhiệm trong việc xuất nhập hàng hố thành phẩm theo đúng thời gian, chủng loại, đúng kích cỡ mẫu mã, số lượng cũng như chất lượng của từng mặt hàng. Đảm bảo cho công tác tiêu thụ được diễn ra thông suốt, quản lý về công tác tổ chức kinh doanh, giao dịch, marketing...
- Phịng kế tốn : Có chức năng giúp giám đốc về lĩnh vực tài chính kinh tế. Có trách nhiệm theo dõi tình hình thực hiện các kế hoạch tài chính và tình hình chấp hành các chế độ chính sách về quản lý kinh tế tài chính của Cơng ty. Đây là phịng có chức năng vơ cùng quan trọng của Cơng ty trong q trình kinh doanh. Có trách nhiệm hạch tốn các khoản chi phí giá thành, tình hình biến động vốn, tài sản của Cơng ty, theo dõi các khoản thu chi tài chính để phản ánh vào các tài khoản liên quan định kỳ lập báo cáo tài chính gửi cho Giám đốc, giúp cho ban giám đốc đề ra các biện pháp nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao.
- Phịng kĩ thuật : có nhiệm vụ lắp đặt sửa chữa, triển khai thiết kế, tạo dựng hệ thống mạng cho khách hàng, có nhiệm vụ bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị máy móc của Cơng ty, của khách hàng...
- Phòng vận chuyển: chịu trách nhiệm về việc nhận và giao hàng cho khách hàng đảm bảo khơng để hàng bị thất thốt, hỏng hóc phải đảm bảo đúng thời gian hàng cho khách hàng. VD: giao nhận hàng cho các bạn hàng các tỉnh khác phải thông qua các nhà xe cụ thể là biết giờ xe chạy để giao hàng đúng giờ.
- Phịng bảo hành: có trách nhiệm về những mặt hàng bị lỗi của Cơng ty mịnh trong thời hạn hàng vẫn còn bảo hành và phải bảo hành nhanh chóng cho khách hàng khi đã nhận được khách hàng trả lại, kết hợp với bộ phận kĩ thuật để giải quyết triệt để hàng bảo hành.
- Kho: là nơi để hàng va chứa hàng của Công ty.
2.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức kế toán là việc tạo ra mối quan hệ chặt chẽ trong cơng tác kế tốn nhằm đảm bảo thực hiện công tác kinh tế với đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của Cơng ty trên cơ sở các phương tiện tính tốn.
2.3.1. Mơ hình tổ chức bộ máy kế tốn
Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh, trình độ của từng nhân viên kế toán và nhiệm vụ được giao, bộ máy kế tốn của Cơng ty được tổ chức theo mơ hình tập trung gọn nhẹ nhưng khoa học và hợp lý, có sự phân cơng phân nhiệm vụ rõ ràng đối với từng bộ phận kế toán giữa các bộ phận kế tốn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và với các bộ phận khác trong Công ty.
Phịng kế tốn của Cơng ty đã tích cực tổ chức cơng tác kế tốn với tư cách là công cụ quản lý, hoạt động kế tốn ln cố gắng đầy đủ, kịp thời, chính xác, phục vụ cho cơng tác quản lý của hoạt động kinh doanh của Công ty.
Nhờ vậy, công tác kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ cùng sự tập trung chỉ đạo nghiệp vụ cùng sự tập trung thống nhất của kế tốn đối với cơng tác kế tốn luôn đảm bảo.
2.3.2. Sơ đồ bộ máy kế tốn của Cơng ty.
Kế toán
Thủ quỹ Kế tốn
hàng cơng nợ Thủ kho
2.3.3. Chức năng và nhiệm vụ của các phần hoạt động kế toán
Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm chung về nghiệp vụ kế tốn của Cơng ty giúp giám đốc điều hành sản xuất kinh doanh, lập kế hoạch thu chi tài chính hàng, ngày hoặc năm, theo dõi về tài sản cố định tiêu thụ sản phẩm, xác định lợi nhuận. Kế toán trưởng là tham mưu số một trong Cơng ty, tham gia kí kết hợp đồng kinh tế, giao dịch với ngân hàng có trách nhiệm quản lý vốn, theo dõi đồng vốn trong sản xuất kinh doanh sao cho đúng hướng.
Kế toán chi tiết: chịu trách nhiệm theo dõi các khoản chi phí, các khoản tiền lương, việc mua bán hàng xuất kho, nhập kho tồn kho hàng hoá. Sau khi các bộ phận kế tốn đã làm phần việc của mình thì chuyển sang cho kế toán trưởng tổng hợp và đồng thời đối chiếu ghi trên báo cáo sau đó tổng hợp lại.
Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thu chi tài chính hàng ngày theo đúng nguyên tắc tài chính và báo cáo nhập kho, xuất kho tồn quỹ hàng ngày, theo dõi nguồn quỹ một cách chính xác thường xuyên được nâng cao về chất lượng thanh tốn.
Thủ kho: Có nhiệm vụ theo dõi và đảm nhiệm hàng hoá và ra khỏi kho đảm bảo chất lượng và số lượng của hàng hố, thơng báo kịp thời cho giám đốc và phòng kinh doanh khi hàng đã tồn kho quá lâu, hàng mới vào kho không được thiếu các thiết bị kèm theo, có thao tác nhập kho, xuất kho linh hoạt thường xuyên báo cáo về nhập xuất tồn.
Kế tốn cơng nợ: Chịu trách nhiệm về các khoản thu nợ và thanh tốn cơng nợ với khách hàng, hàng ngày phải lên kế hoạch địi cơng nợ và trả nợ sao cho đúng hạn, các bên có cơng nợ q hạn báo cáo ngay cho bộ phận kinh doanh, phải báo cáo thường xun về tình hình cơng nợ cho ban lãnh đạo và bộ phận kinh doanh để thơng qua đó ban lãnh đạo điều tiết kinh doanh cho chuẩn xác.
Để thu thập thơng tin đầy đủ, có độ chính xác cao về trạng thái và sự biến động của tài sản cụ thể, phục vụ cho công tác quản lý làm căn cứ để ghi sổ kế tốn, cơng ty TNHH thương mại phát triển và công nghệ Cát Thành đã sử dụng hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc theo chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số 1141/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 cụ bộ tài chính gồm:
- Hoa đơn thuế GTGT ( mẫu số 01/QT/KTB - Phiếu xuất kho (mẫu số 02/VT/BB)
- Phiếu nhập kho (mẫu 01/VT/BB) - Thẻ kho (mẫu số 06/VT/BB).
Uỷ nhiệm thu, chi, giấy báo nợ, giấy báo cáo của ngân hàng. * Ngồi ra, Cơng ty cịn sử dụng một số loại chứng từ riêng như: - Phiếu báo giá
- Phiếu nhân bảo hành, dịch vụ - Phiếu bảo hành.
* Quá trình luân chuyển chứng từ: trên cơ sở các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp và được kế toán trưởng ký duyệt, kế toán ghi sổ và số chứng từ này sẽ được lưu trữ trong kho.
* Để tiện cho việc lập báo cáo tài chính, cung cấp số liệu được kịp thời cho công tác quản lý, theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.