- Nếu số tiền bồi thường vượt quá phân cấp, phải thông báo và xin ý kiến chỉ đạo của Tổng công ty trước khi giải quyết bồi thường.
Bảng 3: Chi giám định và chi bồi thường cho nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường
bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển.
Năm Chi phí giám định ngồi trách nhiệm bồi thường
(triệu đồng) Chi phí giám định thuộc trách nhiệm bồi thường (triệu đồng) Thực chi bồi thường (triệu đồng)
Tổng chi bồi thường (triệu đồng) 1 2 3 4 5 = 3 + 4 1999 39,50 201,61 4582,50 4784,11 2000 41,50 336,25 4811,63 5147,87 2001 45,24 488,75 5195,56 5685,31 2002 49,22 520,24 5875,75 6395,99 2003 53,4 660,78 6262,67 6923,45 2004 58,02 800,05 6583,72 7383,77
(Nguồn: Số liệu tổng kết của Bảo Minh Hà Nội)
Từ số liệu bảng 3 cho thấy,chi phí giám định thuộc trách nhiệm bồi thường tăng qua các năm cả số tuyệt đối và tỷ trọng của nó so với thực chi bồi thường. Cụ thể về số tuyệt đối thì chi phí giám định thuộc trách nhiệm bồi thường năm 2000 tăng 134,63 triệu so với năm 1999, năm 2001 tăng 152,51 triệu so với năm 2000, năm 2002 tăng 31,49 triệu so với năm 2001 và năm 2003 tăng 140,54 triệu so với năm 2002, năm 2004 tăng 139,27 triệu so với năm 2003. Tỷ số giữa chi phí giám định thuộc trách nhiệm bồi thường và thực chi bồi thường của các năm là: năm 1999 bằng 4,39%, năm 2000 là 6,98%, năm 2001 là 9,40%, năm 2002 là 8,85%, năm 2003 là 10,55%, năm 2004 là 12,15%. Sở dĩ tỉ số này tăng từ năm 1999 đến năm 2004 là vì trước đây có một số vụ tự nhân viên của cơng ty thực hiện, do đó
tính chất ngày một phức tạp của tổn thất đòi hỏi phải tốn nhiều thời gian, tiền của hơn, phải bỏ thêm chi phí để thuê các chuyên gia giám định tổn thất nên chi phí thuộc bồi thường tăng lên. Đối với các khoản chi ngoài trách nhiệm bồi thường, đây là chi cho các vụ tổn thất có nguyên nhân là các rủi ro loại trừ. Ta thấy mức tăng của khoản chi này qua các năm 2000 và 2001 là khơng đáng kể và có sự giảm đi vào năm 2002 và 2003. Điều này chứng tỏ số vụ tổn thất ngoài trách nhiệm Bảo Minh đã dần ổn định.
Do thực tế ở Công ty, số tiền giám định các vụ tổn thất thuộc trách nhiệm bồi thường được tính gộp vào tiền bồi thường nên có sự phân biệt giữa chi phí giám định thuộc trách nhiệm bồi thường và chi phí giám định khơng thuộc trách nhiệm bồi thường cũng như giữa chi phí thực bồi thường và tổng chi bồi thường.
2.3. Công tác giải quyết khiếu nại bồi thường.
Trên tinh thần nguyên tắc tăng cường quyền hạn và ý thức trách nhiệm của công ty khu vực cũng như nhằm phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất, tổng cơng ty Bảo Minh đã quy định phân cấp bồi thường cho các công ty. Bảo Minh Hà Nội là công ty cấp I và cũng là công ty lớn nhất miền Bắc nên được Tổng công ty quy định hạn mức phân cấp bồi thường đối với nghiệp vụ này là 15.000 USD/vụ (tương đương VNĐ). Trong trường hợp có những hồ sơ vượt phân cấp, Cơng ty phải thu nhập đầy đủ hồ sơ bồi thường theo quy định khẩn trương làm báo cáo có ý kiến của đơn vị gửi về Tổng công ty để xem xét bồi thường.
Quy trình giải quyết bồi thường ở Bảo Minh Hà Nội cũng được tiến hành theo các bước sau:
a. Tiếp nhận hồ sơ khiếu nại:
Bộ hồ sơ khiếu nại đối với tổn thất hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển có:
+ Hợp đồng bảo hiểm và giấy sửa đổi bổ sung (nếu có) + Vận đơn đường biển (bản gốc)
+ Phiếu đóng gói (bản gốc) + Biên bản giám định (bản gốc)
+ Các chứng từ giao nhận hàng của cảng hoặc cơ quan chức năng. + Thông báo tổn thất
+ Hợp đồng vận chuyển
+ Hoá đơn biên lai các chi phí khác
+ Các chứng từ liên quan (nếu tổn thất phát sinh do lỗi của người thứ ba).
b. Kiểm tra chứng từ:
Khi tiếp nhận, cán bộ làm công tác giải quyết bồi thường của chi nhánh sẽ kiểm tra cẩn thận tính đầy đủ và hợp pháp của bộ chứng từ. Nếu có thiếu sót, nhầm lẫn thì phải u cầu khách hàng bổ sung hoặc hiệu đính lại.
c. Xác minh phí:
Kiểm tra xem người được bảo hiểm có thực hiện và thực hiện đúng nghĩa vụ đóng phí của mình khơng, đây là một trong các biện pháp ngăn ngừa tình trạng gian lận trong bảo hiểm có ý đồ trục lợi cho riêng mình. Nói chung đối với mọi trường hợp (trừ khi có thoả thuận khác bằng văn bản) thì việc chưa đóng phí bảo hiểm theo hợp đồng vào thời điểm phát sinh khiếu nại đều đồng nghĩa với việc tổn thất nằm ngoài phạm vi trách nhiệm của bảo hiểm.
d. Giám định tổn thất:
Lúc này cán bộ làm công tác bồi thường sẽ nghiên cứu những vấn đề sau: + Người khiếu nại có quyền lợi bảo hiểm khơng ?
+ Tổn thất xảy ra có trong thời hạn hiệu lực của hợp đồng bảo hiểm khơng ? + Tổn thất có phải do những rủi ro loại trừ gây ra không ?
+ Tổn thất có được bảo hiểm theo các điều kiện bảo hiểm như đã thoả thuận không ?
Chỉ cần không đáp ứng được một trong các câu hỏi trên thì có nghĩa là nó đã nằm ngồi phạm vi trách nhiệm bảo hiểm. Khi đó chi nhánh sẽ lập cơng văn gửi người khiếu nại (bằng fax hoặc gửi qua bưu điện) để từ chối việc bồi thường tổn thất mà anh ta yêu cầu. Trong cơng văn phải nêu tóm tắt sự việc và lý do khước từ trách nhiệm bảo hiểm sao cho có tình có lý nhất.
Nếu tổn thất thuộc phạm vi trách nhiệm bảo hiểm thì cán bộ xét bồi thường lúc này phải tính đến số tiền dự tính bồi thường, rồi làm tờ trình để trình lãnh đạo theo phân cấp bồi thường xem xét và cho ý kiến về việc bồi thường.
Cách tính số tiền dự tính bồi thường của cơng ty cũng tuân theo phương pháp chung như đã giới thiệu ở Chương II.
e. Thanh toán bồi thường.
Giai đoạn cuối cùng trong quá trình giải quyết bồi thường là việc thanh toán bồi thường. Sau khi lãnh đạo xem xét và đồng ý phê duyệt bồi thường, cán bộ xét bồi thường phải gửi thông báo số tiền bồi thường để lấy ý kiến chấp nhận từ phía khách hàng đồng thời chuẩn bị hồ sơ để đòi người nhận tái bảo hiểm hay địi người thứ ba nếu có. Khi nhận được ý kiến chấp nhận của khách hàng số tiền bồi thường sẽ được chuyển khoản theo số tài khoản của khách hàng.
Bên cạnh hoạt động khai thác, thu phí thì xét giải quyết bồi thường cũng là một khâu then chốt tác động đến số lãi thực thu của chi nhánh nói chung và trong nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển nói riêng, nếu hiệu quả của cơng tác giải quyết khiếu nại bồi thường nâng lên thì góp phần giảm khoản chi, từ đó tăng lợi nhuận và cũng là hiệu quả kinh doanh.
Theo số liệu thống kê của Bộ Tài chính về tình hình tổn thất lớn hàng hoá từ 1995 đến 1999, trong 27 vụ tổn thất, Bảo Minh có 12 vụ chiếm 44,4%, tổng số tiền bồi thường là 18.974.228 USD, trong đó Bảo Minh đã bồi thường 8.165.183 USD, bằng 43% tổng số tiền bồi thường, cao hơn rất nhiều so với Bảo Việt là 7.092.955 USD, PIJICO là 587.072 USD, Bảo Long là 1.973.867 USD và PVIC là 355.140 USD.
Để hiểu rõ hơn kết quả chi bồi thường tổn thất trong bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển ở Bảo Minh Hà Nội, ta hãy nghiên cứu tình hình thực hiện cơng tác này qua bảng sau: