- Nếu số tiền bồi thường vượt quá phân cấp, phải thông báo và xin ý kiến chỉ đạo của Tổng công ty trước khi giải quyết bồi thường.
2. Tình hình triển khai nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển ở Công ty Bảo Minh Hà Nội.
2.1. Công tác khai thác bảo hiểm.
Công tác khai thác là một khâu rất quan trọng trong các doanh nghiệp, các công ty, khai thác được coi như là đầu vào cho hoạt động sản xuất tạo ra lợi thế thương mại cuối cùng cho doanh nghiệp, nó quyết định đến sự sống cịn của cơng
ty. Doanh nghiệp bảo hiểm kinh doanh dịch vụ tài chính khơng có hoạt động sản xuất cho nên họ chủ yếu tập trung vào khai thác thị trường. Nếu công ty khai thác tốt tức là bán được nhiều hợp đồng bảo hiểm, mang lại doanh thu lớn sẽ là cơ sở để tăng lợi nhuận, chiếm lĩnh thị phần, nâng cao vị thế của mình trên thị trường bảo hiểm. Chính vì tính chất quan trọng của khâu khai thác mà hầu hết các công ty bảo hiểm phải lập ra các chiến lược khai thác. Cơng việc khai thác càng trở nên khó khăn hơn trong điều kiện thị trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, trước tình hình đó địi hỏi các cơng ty phải tổ chức tốt khâu khai thác. Đối với Bảo Minh mục tiêu và cũng là thước đo hiệu quả của khâu khai thác là xây dựng và phát triển một thị trường bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu ổn định lâu dài và tăng trưởng cao, để làm được điều đó cơng ty càn phải làm được một số việc sau:
Vào đầu năm các nhân viên của phòng bảo hiểm hàng hải phải thu thập được thông tin về kim ngạch xuất nhập khẩu như chủng loại hàng hoá, số lượng hàng hoá của từng cơng ty xuất nhập khẩu, qua đó sẽ tập hợp số liệu để lập kế hoạch khai thác và định mức thu phí trong năm cho các đối tượng. Đối với khách hàng mới thì các cán bộ phải tìm cách tiếp cận để tìm hiểu về ngành hàng, nhóm hàng, cách thức đóng gói chất xếp, luồng vận chuyển. Các nhân viên phải tìm cách tiếp cận được với những khách hàng này cho họ thấy sự hiện diện của công ty và giúp họ hiểu hơn về sản phẩm mà cơng ty có thể cung cấp. Cụ thể Phịng hàng hải phải chuẩn bị tài lêịu chào phí kèm theo điều kiện bảo hiểm, các báo cáo tài chính trong số năm gần đây để chứng minh cho họ thấy vị thế cũng như khả năng tài chính của doanh nghiệp. Thơng qua tư vấn giúp đỡ các công ty xuất nhập khẩu lựa chọn các điều kiện bảo hiểm phù hợp.
Đối với khách hàng cũ, các khách hàng truyền thống, các nhân viên phải thuyết phục được họ tiếp tục hợp đồng một cách tự nguyện. Lượng khách hàng truyền thống này sẽ đảm bảo cho công ty một doanh thu ổn định. Một cơng ty bảo hiểm có lượng khách hàng truyền thống chiếm tỉ lệ cao chứng tỏ chất lượng dịch vụ của cơng ty là rất tốt và biểu phí phù hợp.
Trong q trình thực hiện kế hoạch, công ty Bảo Minh Hà Nội thường xuyên cử nhân viên nhắc nhở khách hàng mua bảo hiểm theo đúng thời gian quy định, đồng thời hướng dẫn họ mua bảo hiểm hết phần kim ngạch nhập về theo giá FOB, CIF và phần kim ngạch xuất theo giá CIF. Mặt khác theo dõi số liệu về hàng hoá xuất nhập khẩu của từng đơn vị và đối chiếu khối lượng khách hàng mua bảo hiểm, nếu tỷ lệ hàng hoá được bảo hiểm so với kim ngạch mà thấp thì Tổng cơng ty cịn phải tìm ra lý do để có sự điều chỉnh phù hợp. Tỷ lệ phí là mối quan tâm lớn của khách hàng. Đối với hàng hoá xuất nhập khẩu giá trị rất lớn chỉ cần một tỷ lệ nhỏ trong phí cũng là một khoản phí rất lớn. Vấn đề đặt ra cho phòng hàng hải là phải nắm vững cách thức tính phí, các yếu tố cấu thành nên phí cũng như là đối tượng được bảo hiểm để tính mức phí phù hợp nhất. Đến cuối năm phòng hàng hải tổng kết tập hợp số liệu để tính ra một số chỉ tiêu hiệu quả khai thác, từ đó đề ra một chiến lược khai thác cho năm nghiệp vụ mới.
* Cấp đơn bảo hiểm:
Khi nhận được giấy yêu cầu bảo hiểm, phòng hàng hải phải xem xét việc cấp đơn theo trình tự sau:
a. Kiểm tra chứng từ và đánh giá rủi ro
- Đánh giá rủi ro:
+ Đây là bước nghiên cứu để dự kiến mức độ rủi ro có thể xảy ra đối với lơ hàng và tàu trong suốt hành trình.
+ Đối với tàu chở hàng, các cán bộ khai thác của công ty phải xem xét kỹ các yếu tố sau:
o Thứ nhất: quốc tịch của tàu và chủ tàu. Điều này có ảnh hưởng rất lớn đến độ an tồn của hành trình. Chẳng hạn tàu có quốc tịch Đơng Âu thường xảy ra tổn thất thấp hơn tàu của các vùng khác.
o Thứ hai: là nếu tàu được bảo hiểm thân tàu tại Bảo Minh thì kiểm tra xem tổng giá trị của tàu và hàng có vượt quá phân cấp 11 triệu USD hay không ? Trường hợp vượt quá sẽ thông báo cho phòng tái bảo hiểm để thu xếp nhượng tái.
o Thứ ba: là khả năng tài chính của chủ tàu, nếu chủ tàu có khả năng tài chính tốt thì ít xảy ra tranh chấp.
o Thứ tư: tuổi của tàu. Đối với tàu già, khả năng gây tổn thất sẽ tăng lên thậm chí khơng đủ khả năng đi biển. Trong trường hợp này cần thu thêm phụ phí tàu già. Nếu khách hàng nhập hàng theo giá CIF thì khai thác viên đề nghị khách hàng áp đặt vấn đề của tàu và bảo lưu quyền địi lại phí tàu già trên hợp đồng mua bán. Đối v ới hàng hoá bảo hiểm các nhân viên cần phải xem xét các vấn đề sau: Vấn đề thứ nhất là loại hàng (bao gồm chủng loại, tính chất, nội tỳ hàng hố). Vấn đề thứ hai là phương thức đóng gói, bao bì, chất xếp hàng hố, phương thức vận chuyển, ký mã hiệu.
Đối với cảng đi, cảng đến: cũng là yếu tố ảnh hưởng đến nguy cơ xảy ra tổn thất cho hàng hố vì nó chứa đựng rất nhiều các yếu tố liên quan như người bán hàng, người nhận hàng, tình trạng bốc xếp, tập quán của cảng. Qua việc nghiên cứu cảng đi, cảng đến, nhân viên bảo hiểm biết được những rủi ro hàng hố nào có thể gặp đối với hành trình, biết được lơ hàng có phải chuyển tải hay khơng và chuyển tải ở cảng nào. Từ đó cơng ty sẽ có biện pháp cần thiết cũng như khuyến cáo với khách hàng nhằm ngăn ngừa và hạn chế tổn thất.
Khả năng tài chính của khách hàng: khai thác viên ln phải theo sát q trình thanh tốn phí của khách hàng để có thể phân biệt được loại khách hàng theo tiêu chuẩn thanh toán tốt hay xấu, từ đó có biện pháp xử lý kịp thời, tránh tình trạng dây dưa nợ đọng phí.
- Kiểm tra chứng từ:
Trước hết cán bộ bảo hiểm phải kiểm tra tính hợp lý của người yêu cầu bảo hiểm, chỉ khi người được bảo hiểm khai rõ tất cả các đề nghị in sẵn thì giấy yêu cầu bảo hiểm mới được coi là hợp lệ.
+ Đối với hàng mới nhập chỉ chấp nhận "báo sau" các đề mục liên quan đến phương tiện vận chuyển như: tên tàu, ngày khởi hành, số hợp đồng vận chuyển với cam kết của khách hàng là tàu đủ khả năng đi biển. Đồng thời yêu cầu khách hàng cung cấp đủ các chi tiết khi nhận được bộ chứng từ. Nếu khách hàng khai thiếu một trong các đề mục cơ bản sau: Tên mặt hàng, giá trị bảo hiểm, tuyến hành trình, điều kiện bảo hiểm thì các khai thác viên yêu cầu khách hàng phải bổ sung ngay.
+ Đối với hàng xuất: Bên cạnh giấy yêu cầu bảo hiểm khách hàng phải cung cấp thêm một số tài liệu sau:
o Vận tải đơn
o Hố đơn thương mại
o Thư tín dụng (nếu việc thanh tốn mua bán bằng tín dụng)
Bên cạnh đó cán bộ cịn phải xem xét kỹ đặc điểm, tính chất hàng hố, phương thức đóng gói, xếp hàng, tuyến hành trình, điều kiện bảo hiểm mà khách hàng yêu cầu. Nếu tàu chở nguyên chuyến một mặt hàng, công ty sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp thêm tàu và bảng thơng báo chi tiết tàu để tính thêm phụ phí.
b. Xem xét chấp nhận, từ chối bảo hiểm.
- Từ chối bảo hiểm: Sau khi kiểm tra nếu thấy chứng từ không hợp lệ và không thể căn cứ vào đó để cấp đơn bảo hiểm, khai thác viên bảo hiểm sẽ từ chối ngay bằng cách lập công văn từ chối và gửi bằng fax hay qua đường bưu điện kèm theo các tài liệu giải thích cho khách hàng hiểu.
- Chấp nhận bảo hiểm: Sau khi kiểm tra hồ sơ yêu cầu bảo hiểm, phân tích số liệu thống kê, phân tích khả năng tài chính của khách hàng, đánh giá rủi ro nếu thấy đạt u cầu thì Cơng ty quyết định bảo hiểm, đồng thời thoả thuận thời gian giao kết hợp đồng chính thức.
c. Cấp đơn bảo hiểm.
Khi đã đồng ý bảo hiểm, khai thác viên vào sổ cấp đơn, số đơn bảo hiểm được lấy theo số thứ tự trong sổ. Tiếp theo tiến hành tính số tiền bảo hiểm, tỷ lệ phí
bảo hiểm, người được bảo hiểm có thể yêu cầu bảo hiểm theo một trong các giá trị: FOB, CF, CIF và thêm vào đó tỷ lệ lãi ước tính.
Cơng ty Bảo Minh Hà Nội được phép chủ động nhận bảo hiểm cho những hàng hố xuất nhập khẩu có số tiền bảo hiểm dưới 6 triệu USD. Khi áp dụng các điều khoản biểu phí, quy định, hướng dẫn hiện hành của Tổng công ty, nếu thấy cần điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế cơng ty sẽ trình đơn xin ý kiến chỉ đạo của Tổng cơng ty và chỉ được thực hiện khi Tổng công ty chấp nhận.
Các điều kiện bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển hiện đang được Bảo Minh áp dụng gồm: Bộ điều khoản ICC 01/01/1982 hay 01/11/1963 hoặc QTC-90. Tuy nhiên ICC 01/01/1982 là thông dụng nhất và đang được sử dụng ở hầu hết các hợp đồng trong đó gồm có:
- Điều khoản bảo hiểm hàng hố (Institute Cargo Clauses), (A), (B), (C) ngày 01/01/1982.
- Điều khoản bảo hiểm chiến tranh cho hàng hoá (Institute War Clauses) 01/01/1982.
- Điều khoản bảo hiểm đình cơng cho hàng hố (Institute War Clauses) 01/01/1982.
Đối với một số hàng hoá đặc biệt như xăng dầu chở rời, thực phẩm đông lạnh, thịt cá đông lạnh chỉ áp dụng các điều khoản tương ứng:
- Điều khoản bảo hiểm thực phẩm đông lạnh (A), (B), (C). - Điều khoản bảo hiểm thịt đơng lạnh.
Hiện nay chi nhánh đang áp dụng cách tính phí bảo hiểm như sau:
CIF = C1RF
Bước 1: Tính số tiền bảo hiểm theo cơng thức Trong đó:
F: cước phí vận tải
R: Tổng tỷ lệ phí áp dụng cho từng mặt hàng theo từng điều kiện bảo hiểm. (R = R1 + R2 + …)
R1: Tỷ lệ gốc + Tỷ lệ phí theo luồng
R2: Tỷ lệ phụ phí khi khách hàng mua thêm các điều kiện bảo hiểm phụ như bảo hiểm chiến tranh, đình cơng, truyền tải, tuyến.
Bước 2: Phí bảo hiểm được tính trên cơ sở số tiền và giá trị bảo hiểm. Igốc = Số tiền bảo hiểm * R
Với R = Rgốc + Rphụ
Trên thực tế, phí bảo hiểm hàng hố xuất nhập khẩu được áp dụng với Bảo Minh Hà Nội với cách tính như trên dao động khoảng từ 0,1 đến 0,3% tuỳ thuộc vào điều kiện cơ sở giao hàng, điều kiện bảo hiểm, loại hàng bảo hiểm, tuyến hành trình, kỹ thuật chất xếp, chèn lót, phương thức bao gói, cụ thể là:
Nếu hàng hố tham gia bảo hiểm với điều kiện bảo hiểm càng rộng thì phí bảo hiểm càng cao và ngược lại. Mặt khác, loại hàng hoá được bảo hiểm cũng là nhân tố ảnh hưởng tới tỷ lệ phí chính, đối với những hàng hố chịu tác động lớn của mơi trường bên ngồi, khó bảo quản thì tỷ lệ bảo hiểm cao hơn.
Tỷ lệ phí chính cao hay thấp cịn phụ thuộc vào phương thức đóng gói, chất xếp, chun chở hàng hố. Nếu hàng hố đóng trong container hoặc chở ngun chuyến thì tỷ lệ phí thấp hơn hàng chở rời hoặc đóng thùng.
Đối với các tỷ lệ phụ phí: Phụ phí luồng thường dao động trong khoảng 0,02 - 0,03% tuỳ theo luồng vận tải (ví dụ luồng châu Âu là 0,02%, luồng châu Mỹ là 0,03%). Phụ phí chuyển tải thường chiếm 0,03% số tiền bảo hiểm (sở dĩ có tỷ lệ thu phụ phí này vì trên thực tế đã có nhiều trường hợp tổn thất xảy ra tại cảng chuyển tải). Phụ phí rủi ro chiến tranh, đình cơng hoặc được áp dụng theo tỷ lệ do Uỷ ban định phí rủi ro chiến tranh cơng bố là 0,0275% ở khu vực khơng có chiến tranh, cịn
với khu vực đang có chiến tranh mà xác suất rủi ro xấp xỉ là 100% thì Bảo Minh có quyền từ chối bảo hiểm.
- Trong trường hợp phát sinh phụ phí tàu già. Itàu già = Số tiền bảo hiểm * Rtàu già
(Rtàu già : Tỷ lệ phụ phí tàu già) Lúc này tổng phí bảo hiểm sẽ là: I = Igốc + Itàu già
Tỷ lệ phụ phí tàu già mà Bảo Minh đang áp dụng là vào khoảng 0,125% - 0,375% tuỳ theo nhóm tuổi tàu (căn cứ vào biểu phí tính thêm cho mỗi tàu già của hiệp hội bảo hiểm London).
Việc xác định tỷ lệ phí khơng chỉ dựa vào kết quả của tính tốn, thống kê hay các quy định phổ biến trên thế giới, mà để đáp ứng được yêu cầu của tình hình thực tế, chi nhánh còn thường xuyên theo dõi sự biến động của thị trường, khách hàng, nhằm đưa ra mức phí cạnh tranh hợp lý. Việc điều chỉnh này không những đảm bảo được lợi ích kinh doanh của cơng ty mà cịn nâng cao ý thức trách nhiệm cũng như hiệu suất công việc của cán bộ làm công tác bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển. Mặt khác đảm bảo quyền lợi cho khách hàng. Có thể thấy sự thay đổi linh hoạt của biểu phí thơng qua bảng sau: