3.1. Nhận xét đánh giá chung về cơng tác kế tốn NVL ở trung tâm
3.1.1. Một số nhận xét chung về trung tâm VTC2
Cùng với sự vận động của nền kinh tế khi chuyển sang cơ chế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của nhà nước, ngành bưu điện đang có những đột phá trong lĩnh vực điện tử viễn thơng. Thành tựu nó mang lại khơng chỉ đơn thuần biểu hiện trên kết quả sản xuất, doanh số hay lợi nhuận mà cái chính là kết quả của sự phục vụ đắc lực cho các ngành kinh tế khác trong nền kinh tế thị trường và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân dân. Bên cạnh đod mục tiêu sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế thị trường hiện nay là lợi nhuận, để đạt được mục tiêu này mỗi doanh nghiệp có những biện pháp, cách làm khác nhau. Song về cơ bản, có một biện pháp mà doanh nghiệp nào cũng quan tâm đó là tìm cách tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành sản phẩm.
Chi phí NVL chiếm tỷ trọng rất lớn trong giá thành sản phẩm do vậy việc tăng cường quản lý vật liệu, hồn thiện cơng tác kế tốn nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, mang lại lợi nhuận cao nhất đang là mục tiêu của ban lãnh đạo trung tâm.
Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại trung tâm VTC2 vận dụng nhỡng lý luận vào thực tế kế toán vật liệu em nhận thấy trung tâm đã đạt được những kết quả khả quan có xu hướng phát triển theo chiều hướng tốt tuy nhiên trong thời kỳ hiện nay ngoài những ưu điểm thì trung tâm cịn có những nhựoc điểm trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.
-Những ưu điểm là:
+ Hiện nay vơ tuyến viễn thông, thông tin liên lạc đang là lĩnh vực phát triển nhanh nhất không chỉ trên thế giới mà ngay cả trong nước. Trong những năm qua và cả trong tương lai ngành bưu điện vẫn là ngành được Đảng và Nhà nước mở rộng quy mô hoạt động sản xuất. Do vậy trung tâm VTC2 cũng có những điều kiện thuận lợi phát triển cả về chiều rộng lẫn chiều sâu
- Nhược điểm:
Việc mua sắm vật tư, máy móc, thiết bịđều phải mua gián tiếp hoặc trực tiếp từ thị trường nước ngồi nên giá cả cịn phụ thuộc vào giá cả chung của thị trường thế giới. Việc nhập khẩu vật tư linh kiện điển tử cịn phải chịu thêm chi phí vận chuyển từ nơi cung cấp tới Việt Nam tuỳ theo hình thức mua theo giá FOB hay giá CIP. Tuy nhiên việc nhập khẩu không tránh khỏi những hư hỏng, mát mát trong quả trình vận chuyển nên trung tâm gặp nhiều khó khăn trong vấn đề này
3.1.2. Một số nhận xét về cơng tác kế tốn NVL tại trung tâm VTC2. 3.1.2.1. Ưu điểm.
Nền kinh tế trong những năm vừa qua có những chuyển biến đáng kể, tính hợp lý, hợp pháp được xác lập và nâng cao nội dung, yêu cầu thực sự đổi mới hình thức cơng tác kế tốn bảo đảm sự thống nhất, tập trung giúp kế toán phát huy đầy đủ vai trò và chức năng của mình, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công lao động, chuyên mơn hố nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên mơn của cán bộ kế tốn.
Cơng tác kế tốn NVL ở trung tâm được tiến hành rất chặt chẽ và các phòng ban, phân xưởng được phối hợp chặt chẽ với phịng ké tốn đảm bảo cơng tác kế tốn NVL diễn ra đều đặn, nhịp nhàng phù hợp với điều kiện của nhà máy và đáp ứng được u cầu của cơng tác quản lý.
Kế tốn chi tiết NVL áp dụng phương pháp thẻ song song đã đảm bảo tính thống nhất về phạm vi phương pháp tính tốn các chỉ tiêu kinh tế giữa kế tốn và các bộ phận liên quan. Số liệu được thể hiện rõ ráng, phản ánh chĩnh
xác tình hình hiện có, tăng, giảm và tồn kho NVL. Mặt khác kế toán vật liệu đã sử dụng các tài khoản thích hợp cho cơng tác kế toán NVL, thực hiện việc cân đối giữa các chỉ tiêu số lượng và các chỉ tiêu giá trị
+ Trung tâm đã tổ chức tốt khâu thu mua vật liệu, đảm bảo vật liệu cho sản xuất cả về số lượng lẫn chất lượng, chủng loại, mẫu mã, quy cách. Trung tâm đã xây dựng được “ Sổ danh điểm vật liệu” giúp cho quá trình quản lý vật liệu được thuận lợi hơn, bảo đảm cho quản lý chặt chẽ, kế toán vật tư và thủ kho đã phản ánh kịp thời, trung thực số liệu nguyên vật liệu mua về trên sổ kế toán
+ Việc tập chung vật liệu về một kho là rất hợp lý với quy mô sản xuất của trung tâm.
Tuy nhiên để phù hợp với sự biến động của thị trường, chế độ kế toán cũng thường xuyên được thay đổi nên việc tổ chức cơng tác kế tốn nói chung và kế tốn NVL nói riêng xẩy ra những tồn tại không thể tránh khỏi.
3.1.2.2. Nhược điểm.
- Về tổ chức bộ máy kế toán tại trung tâm: Hiện nay với hai cán bộ làm công tác kế tốn và một thủ quỹ đã khơng đảm đương được hết các công việc, các nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu luôn chậm hơn so với thực tế. Do vậy việc bố chí thêm nhân lực làm cơng tác kế tốn là rất cần thiết.
- Về dự trữ NVL: Trung tâm thực hiện tốt kế hoạch thu mua vật liệu, vật liệu trong kho luôn đảm bảo cung cấp cho sản xuất, không làm gián đoạn, bảo đảm cho quá trình sản xuất được liên tục. Song tại trung tâm dự trữ quá nhiều NVL gây nên tình trạng ứ đọng vốn. Cán bộ phụ trách cung tiêu và phịng kế tốn cần có biện pháp khắc phục.
- Về kế toán chi tiết NVL: Trung tâm sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán nhưng trung tâm cũng phải mở các sổ chi tiết có liên quan như: ”Sổ chi tiết NVL” riêng cho từng loại NVL, không nên kiêm trong thẻ kho như hiện tại và “ Sỏ chi tiết thanh toán với người bán”…
- Về kế toán tổng hợp NVL: Trung tâm vận dụng chế độ kế toán tương đối hợp lý, NVL mưa về nhập kho kế toán sử dụng tài khoản 331 “ Phải trả người bán” giúp cho lãnh đạo trung tâm thấy được tình hình thu mưa vật tư và thanh tốn với các nhà cung cấp. Nhưng trung tâm lại không mở sổ chi tiết thanh toán với người bán để theo rõi công nợ đối với nhà cung cấp.
- Về việc sử dụng tài khoản kế tốn: Theo quy định của bộ tài chính về hệ thống kế tốn nói chung và với từng phần hành kế tốn nói riêng để phản ánh tình hình vật tư, hàng hoá mua về nhưng cuối tháng chưa về nhập kho hoặc đã về nhưng đang làm thủ tục nhập kho. Do vậy kế toán sẽ tiến hành hạch toán vào tài khoản 151” Hàng mua đang đi đường”. Song trung tâm kế tốn khơng sử dụng TK 151, đây là vấn đề cần được khắc phục tránh trường hợp phải lưu chứng từ sang tháng sau mới được thanh toán, dễ xảy ra trường hợp nhầm lẫn số liệu khơng đảm bảo tính chính xác của cơng tác kế tốn.
- Về việc tính giá NVL xuất kho: Hiện nay trung tâm đang áp dụng phương pháp đánh giá NVL theo giá bình quân cả kỳ dự trữ, nhằm giúp cho kế tốn hạch tốn bình qn giá vật liệu xuất, tuy nhiên phương pháp này làm cho cơng tác kế tốn bị dồn vào cuối tháng. Công việc này khơng được tiến hành kịp thời sẽ gây khó khăn cho cơng tác kế tốn vật tư, trung tâm nên sử dụng phương pháp nhập trước, xuất trước để tính giá NVL.
Nhìn chung với bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng có sự bất cập giữa thực tế và chế độ kế tốn quy định là khơng thể tránh khỏi. Vấn đề đặt ra là trong q trình vận dụng chế độ kế tốn vào thực tế kế toán phải biết kết hợp giữa những ưu và nhược điểm nhằm giúp cho cơng tác kế tốn được tiến hành thuận lợi.
3.2. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện cơng tác kế tốn NVL tại trung tâm nghiên cứu, sản xuất và bảo dưỡng thiết bị thông tin II.
3.2.1. Hồn thiện cơng tác kế toán chi tiết NVL.
Trong cơng tác kế tốn NVL trung tâm áp dụng hình thức thẻ song song và đã xây dựng được sổ danh điểm vật liệu nhưng việc phân định trách
nhiệm giữa kế tốn và thủ kho cịn chưa đúng. Kế toán giữ và ghi thẻ kho, thủ kho không ghi chép theo dõi thẻ kho nên khơng đảm bảo tính khách quan, khơng có sự kiểm tra đối chiếu giữa thủ kho và kế tốn, khơng có sự giám sát chặt chẽ ở kho.
Mặt khác trong quá trình giao nhận chứng từ nhập. xuất kho kế tốn chỉ ký nhận chứ khơng lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất nên việc kiểm tra đối chiếu khó thực hiện được, dễ thất thốt vật liệu và ghi ghi chép nhầm lẫn.
Để có sự liên hệ và phối hợp trong việc ghi chép giữa kho và phịng kế tốn thì cơng tác hạch tốn chi tiết NVL ở trung tâm cần được hoàn thiện như sau:
- Tại kho: Thủ kho phải theo dõi chặt chẽ từng danh điểm vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu và chỉ ghi chỉ tiêu số lượng. Định kỳ 8-10 ngày thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho phát sinh sắp xếp, phân loại chứng từ, lập phiếu giao nhận chứng từ trong đó ghi rõ số lượng, số liệu chứng từ của từng nhóm vật liệu để chuyển cho phịng kế tốn.
- Tại phịng kế toán: Định kỳ 8 – 10 ngày KT xuống kiểm tra việc ghi chép thẻ kho và thu nhận chứng từ, sau đó định khoản tính giá VL xuất (cuối kỳ). Từ các chứng từ N, X VL KT vào sổ chi tiết VL theo từng danh điểm VL. Đến cuối kỳ phải đối chiếu giữa thẻ kho và sổ chi tiết.
3.2.2. Hồn thiện cơng tác tổ chức sổ kế toán tổng hợp vật liệu..
Tại trung tâm kế toán chỉ làm nhiệm vụ ghi sổ chi tiết và sổ tổng hợp khác, đến cuối tháng tính giá NVL xuất để ghi vào “phiếu xuất kho”. Các nghiệp vụ mưa bán thanh toán với nhà cung cấp có mật độ lớn nhưng trung tâm lại không mở “sổ chi tiết thanh tốn với người bán” dẫn tới việc khó theo dõi tình trạng cơng nợ đối với nhà cung cấp. Trung tâm nên mở “sổ chi tiết thanh toán với người bán” có thể mở một sổ ghi chung hoặc mở riêng từnh sổ cho những nhà cung cấp nào có mật độ giao dịch nhiều có tính chất thường xuyên. Đến cuối tháng từ sổ chi tiết ta vào sổ tổng hợp chi tiết.
Hơn nữa hình thức sổ tổng hợp của trung tâm là hình thức “nhật ký chung” trung tâm nên mở thêm một sổ “nhật ký mua hàng” để theo dõi lượng vật liệu nhập kho riêng với các nghiệp vụ khác phát sinh, tiện cho việc ghi sổ cái tài khoản 152.
Đối tượng thanh tốn: cơng ty Tô Thị Địa chỉ: Lạng Sơn
Sổ chi tiết
Tài khoản: phải trả người bán Số hiệu: 331 Tháng 3 năm 2006 ĐVT: VNĐ NTG S Chứng từ
Diễn giải TK đối ứng Phát sinh
Số dư SH NT Nợ Có Nợ Có 7/3 17/3 28/3 02NK 04NK 78 7/3 17/3 28/3 SDDK Trả nợ HĐ02NK bằng TGNH Mua IC74LS170 Trả nợ HĐ04NK bằng tạm ứng ……………. 112 152 141 2.500.000 3.000.000 3.800.960 37.092.000 Cộng 5.500.000 3.800.960 35.392.960
Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Từ sổ chi tiết kế toán vào sổ tổng hợp chi tiết mỗi nhà cung cấp (mỗi sổ chi tiết) ghi một dòng trên sổ tổng hợp chi tiết.
Sổ Tổng Hợp Chi tiết
Tài khoản: Phải trả người bán Số hiệu: 331
Tháng 3 năm 2006
ĐVT: VNĐ
STT Tên các nhà cung cấp Số dư đầu kỳ Phát sinh Số dư cuối kỳ
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
01 02
Cơng ty Tơ Thị Cơng ty điện, điện tử Quang Trung ……………… 37.092.000 8.936.000 5.500.000 7.900.000 3.800.960 6.997.200 35.392.960 8.033.200 Cộng 790.900.000 560.000.000 42.000.00 0 272.900.000
Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Nhật Ký Mua Hàng
Tháng 3 năm 2006
NTGS Chứng từ Diễn giải
Ghi Nợ TK liên quan, ghi Có TK 331 Tổng số tiền phải trả nhà cung cấp SH NT Vật tư SP … 15/3 17/3 18/3 02NK 04NK 05NK 15/3 17/3 18/3
Lê Quang Hưng nhập VT sản xuất Lê Quang Hưng nhập VT sản xuất Lê Quang Hưng nhập VT sản xuất
……………. 4.540.000 5.400.000 3.800.960 4.540.000 5.400.000 3.800.960 Cộng 42.000.00 0 42.000.000
Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
3.2.3. Thực hiện ghi chép thường xuyên vào sổ kế toán.
Để tránh tình trạng cơng việc ứ đọng vào cuối tháng theo tôi khi nhập chứng từ của thủ kho chuyển lên kế toán tiến hành ghi sổ nhật ký chung ngay sau đó mới ghi vào các sổ nhật ký chuyên dùng và các sổ sách kế toán chi tiết, tránh thất lạc chứng từ. Trong trường hợp đột xuất khi yêu cầu của công tác quản lý địi hỏi về một loại vật tư nào đó hoặc khi có kiểm kê bất thường sẽ cung cấp thơng tin một cách nhanh chóng.
3.2.4. Sử dụng tài khoản kế tốn 151 đối với hàng mua đang đi đường..
Trong thực tế tại trung tâm VTC2 trường hợp này xảy ra rất ít và nếu có xảy ra thì việc sử dụng tài khoản 151 “hàng mua đang đi đường” được coi là khơng cần thiết và ci tháng chuyển cả về tài khoản 152. Tuy vậy theo tôi nến có xảy ra trường hợp này kế tốn phải lưu các chứng từ về trước vào một tập hồ sơ “hàng đang đi đường” và hạch toán số hàng đang trên đường đó vào tài khoản 151 đến khi hàng về thì mới hạch tốn thẳng vào tài khoản 152. Làm như vậy là phù hợp và đúng với chế độ kế toán quy định. Trong trường hợp này kế toán sẽ hạch toán như sau:
Cuối tháng hàng mua đang đi đường chưa về nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 151 – hàng mua đang đi đường
Có TK 331 – phải trả người bán
Sang tháng sau khi hàng vè nhập kho kế toán ghi: Nợ TK 152 – chi tiết NVL
Có TK 151 – hàng mua đang đi đường
3.2.5. Sử dụng tài khoản kế toán 621 đối với nghiệp vụ xuất NVL.
Thực tế tại trung tâm VTC2 khi hạch toán xuất NVL cungc như khi tính chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung kế tốn đều hạch toán thẳng vào tài kgoản 154 “CFSXKDDD”. Việc hạch tốn như vậy khơng sai nhưng không đúng với chế độ kế tốn hiện hành, khơng phục vụ tốt cho cơng tác quản lý vì các thơng tin về chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí NVL trực tiếp, chi phí sản xuất chung đều khơng được thể hiện rõ.
- Khi xuất NVL phục vụ sản xuất trung tâm thực hiện định khoản: Nợ TK 154
Có TK152
- Theo tơi để phù hợp với chế độ trung tâm nên sử dụng tài khoản 621 “chi phí NVL trực tiếp” để hạch tốn
+ Đối với ngiệp vụ trên trung tâm nên định khoản như sau: Nợ TK 621 – chi tiết theo từng đối tượng
Có TK 152 – giá thực tế xuất dùng của từng loại vật liệu + Trường hợp mua NVL về không nhập kho xuất thẳng cho sản xuất kế toán ghi:
Nợ TK 621 – chi tiết theo từng đối tượng Nợ TK 1331 – thuế GTGT được khấu trứ
Có TK 331 – phải trả người bán + Giá trị NVL dùng không hết nhập kho
Nợ TK 152 – chi tiết vật liệu Có TK 621- chi tiết đối tượng
- Cuối kỳ kết chuyển chi phí NVL trực tiếp theo từng đối tượng vào tài khoản 154 để tính giá thành sản phẩm
Nợ TK 154 – chi tiết theo đối tượng Có TK 621 – chi tiết theo đối tượng
kết luận
Để phát huy mọi chứng năng của kế tốn nói chung và kế tốn NVL nói riêng, việc tổ chức cơng tác kế tốn vật liệu luôn phải được giám sát chặt chẽ, ln được hồn thiện nhằm quản lý chặt chẽ tình hình biến động NVL cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị.
Việc sử dụng bảo tồn vốn kinh doanh mà trong đó vốn để mua NVL