2.2.1. Đặc điểm NVL ở trung tâm VTC2.
Trung tâm VTC2 có quy mơ nhỏ, chun sản xuất, lắp đặt tổng đài kỹ thuật số… nên trung tâm phải thường xuyên sử dụng đến vật liệu. Nhưng vật liệu ở trung tâm là những vật liệu có tính chất hết sức đặc thù, đa dạng về chủng loại, mỗi chủng loại lại có hàng chục loại khác nhau. Có thể kể đến những loại NVL chính của trung tâm là: IC, Điốt, Bán dẫn, Tụ điện, Quazt, Biến áp, Điện trở, MDF, Chống sét, Nhấn dây. Ngồi ra cịn có các loại vật liệu phụ khác như: ổ cắm, dây dẫn…
Hiện nay ở trung tâm chi phí về NVL chiếm khoảng 60%- 70% trong giá thành sản phẩm. Vì vậy muốn hạ thấp giá thành sản phẩm thì vấn đề cốt lõi là phải sử dụng tiết kiệm NVL nhằm hạ thấp chi phí về NVL nhưng tránh gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm đang là mục tiêu hàng đầu cuả trung tâm.
Với đặc điểm NVL như trên đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ để tránh tình trạng thất thốt, đồng thời phải thực hiện các iện pháp quản lý ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản… mới đảm bảo cung cấp đầy đủ và đúng chất lượng cho sản xuất.
2.2.2.Phân loại NVL
Vì vật liệu dùng để lắp ráp, sản xuất tổng đài rất chi tiết và đặc thù nên việc hạch toán vật liệu địi hỏi phải chính xác do vậy cần phân loại vật liệu theo cơng dụng, tính năng, cơ, lý, hố khác nhau. Trên cơ sở cơng dụng của từng thứ vật liệu trong quá trình sản xuất vật liệu ở trung tâm được phân loại như sau:
- Nguyên vật liệu chính: Là các đối tượng sản xuất chủ yếu của trung tâm khi tham gia vào quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu Cấu thành nên thực thể sản phẩm bao gồm: + IC các loại + Điốt + Bán dẫn các loại + Tụ điện + Conector + Quazt ……… - Vật liệu phụ khác + Dây cuộn to + Dây cuộn nhỏ
+ Mạch in( card tổng đài)
- Nhiên liệu: như xăng, dầu phục vụ cho việc vận chuyển các sản phẩm, hàng hố của trung tâm.
Vì đặc điểm vật liệu như vậy nên tồn bộ vật liệu của trung tâm được quản lý chung một kho.
2.2.3. Đánh giá nguyên vật liệu
- Nguyên vật liệu của trung tâm VTC2 được phản ánh trong sổ kế toán và báo cáo kế toán theo trị giá vốn thực tế.
- Trị giá vốn của NVL tại thời điểm mua hàng là số tiền thực tế phải trả cho người bán( còn gọi là trị giá mua thực tế). ở trung tâm VTC2 áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT thì trị giá mua thực tế là số tiền ghi trên hố đơn khơng kể thuế GTGT trừ đi các khoản giảm giá, hàng trả lại.
- Trị giá vốn của hàng mua nhập kho là trị giá mua thực tế của hàng mua nhập kho cộng(+) với các khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng như chi phí vận chuyển, chi phí về kiểm nhận nhập kho và thuế nhập khẩu.
- Trị giá vốn của hàng xuất kho là trị giá vốn thực tế của hàng tại thời điểm nhập kho.
- Trị giá vốn của hàng tiêu thụ bao gồm trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho cộng(+) chi phí bảo quản, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp được phân bổ cho số hàng đã tiêu thụ.
Do vậy về nguyên tắc đánh giá NVL tại trung tâm VTC2 là tuỳ thuộc vào các giai đoạn NVL được nhập, xuất để mà xác định trị giá vốn thực tế của NVL được chính xác và hợp lý với tình hình sản xuất kinh doanh và quy mơ sản xuất của trung tâm.
a) Đánh giá vật liệu nhập kho.
Đánh giá vật liệu nhập kho là sự xác định giá trị vật liệu thành những nguyên tắc nhất định trên cơ sở đảm bảo yêu cầu xác thực và thống nhất. NVL của trung tâm rất đa dạng và phong phú lại được nhập từ nhiều nguồn khác nhau nên giá cả thu mua, chi phí thu mua từng thứ, từng loại vật liệu khác nhau địi hỏi cơng tác đánh giá cũng phải khác nhau.
Vật liệu của trung tâm chủ yếu là mua ngồi tại các trung tâm điện tử, ngồi ra có một số được mua trực tiếp từ nước ngoài.
- Đối với vật liệu được cung cấp theo hợp đồng kinh doanh thì giá thực tế tính theo giá thoả thuận ghi trên hợp đồng cộng chi phí vận chuyển.
Tại trung tâm thơng thường giá hố đơn bao gồm cả chi phí vận chuyển. Các chi phí thu mua như: chi phí bốc xếp… thường rất nhỏ so với giá vật liệu.
- Đối với vật liệu mua ngồi do cán bộ phịng tổng hợp( phòng cung ứng) thực hiện bao gồm tất cả có thể là các con IC, Điơt, Điện trở… Giá mua vật liệu nhập kho được xác định bằng cơng thức:
Giá thực tế vật liệu mua ngồi = Giá hố đơn + thuế nhập khẩu + chi phí thu mua
- các khoản chiết khấu,giảm giá.
thu mua: 2500. vậy: Giá thực tế của IC74LS170 là:(150 x 3090 ) + 927 + 2500 – 0 = 466.927đ.
Vì trung tâm VTC2 tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, bên cạnh đó có một số hàng của đơn vị phải mua từ nước ngồi nên phải tính thuế nhập khẩu. Cụ thể là:
Ngày 17-3-2006 ơng Lê Quang Hưng nhập kho vật tư sản xuất với số lượng là 600 tụ điện 2200MF25V, đơn giá: 9000đ/cái mua từ nước ngồi. Tụ điện 2200MF25V có thuế suất thuế nhập khẩu là: 30%
Vậy: Số thuế nhập khẩu của tụ điện 2200MF25V là: 600 x 9000 x 30% = 1.620.000đ.
Nên giá thực tế của 600 tụ điện 2200MF25V là: (600 x 9000) + 1.620.000 + 0 – 0 = 7.020.000đ.
Còn về vật tư tự chế tạo thì tại trung tâm khơng có vì NVL của trung tâm hồn tồn mua ngồi và khơng thu hồi được phế liệu.
b) Đánh giá vật liệu xuất kho.
Tại trung tâm VTC2 NVL được xuất kho theo giá bình quân cả kỳ dự trữ do đó trong tháng khi xuất vật liệu để sản xuất, kế toán chỉ theo dõi số lượng trên phiếu xuất kho. Đến cuối tháng sau khi tổng hợp, xác định được số lượng vật liệu nhập trong kỳ mới tính giá bình qn để tính giá vật liệu xuất trong tháng.
Giá bình qn cả kỳ dự trữ được tính như sau:
Giá VL tồn đầu kỳ + Giá VL nhập trong kỳ Đơn giá bình quân NVL =
Lượng VL tồn đầu kỳ + Lượng VL nhập trong kỳ. Cụ thể là: Tháng 11 năm 2006 có số liệu về NVLC là IC74LS27 như sau: Tồn đầu tháng 264 con ĐG: 4.515,4đ/con
Nhập trong tháng 300 con ĐG: 3.090đ/con 264 x 4515,4 + 300 x 3090
Vậy giá thực tế của IC74LS2 7 = = 264 + 300
Hàng ngày các nghiệp vụ nhập xuất vật tư được kế toán theo dõi trên sổ tổng hợp nhập, xuất vật tư ...
Việc ghi sổ được kế toán thực hiện theo từng tháng nhưng đến cuối q kế tốn mới tổng hợp số liệu và lập báo cáo tài chính. Chính vì vậy thơng tin cho lãnh đạo thường châm trễ, hạn chế vai trị của kế tốn trong cơng tác quản lý.
2.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ở Trung tâm nghiên cứu sản xuất và bảo dưỡng thiết bị thông tin 2
Hiện nay cơng tác hạch tốn và tổng hợp nguyên vật liệu tại Trung tâm nghiên cứu sản xuất và bảo dưỡng thiết bị thông tin được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế theo phương pháp khấu trừ.
Tài khoản sử dụng :
- Tài khoản 152 “ nguyên vật liệu ”.
2.4.1. Hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu2.4.1.1. Vật liệu do mua ngoài. 2.4.1.1. Vật liệu do mua ngoài.
Vật liệu phục vụ sản xuất của trung tâm chủ yếu là mua ngồi quan hệ thanh tốn với nhà cung cấp là chủ yếu.
Khi mua ngoài, do việc đáp ứng của thị trường ngày càng được mở rộng và luôn lấy khẩu hiệu “ Khách hàng là thượng đế” nên các nghiệp vụ về vật liệu phát sinh sẽ khơng có trường hợp hàng về mà chưa có hố đơn hoặc hố đơn đã về mà hàng chưa về do vậy trung tâm không sử dụng tài khoản 151 “ Hàng đang đi đường”.
Trung tâm áp dụng các hình thức thanh tốn ngay bằng tiền mặt (111), séc (112) hoặc trả chậm theo hợp đồng.
Khi vận chuyển về kho, nhà cung cấp chịu cước phí vận chuyển hoặc trung tâm thực hiện việc vận chuyển, nếu thuê ngồi thì có “ Hố đơn cước phí vận chuyển” để kế tốn tính giá thực tế vật liệu nhập kho.
* Chứng từ kế toán, tài khoản sử dụng
- Chứng từ kế toán: Khi tổ chức kế tốn nhập NVL phải có đầy đủ thủ tục chứng từ, bao gồm các chứng từ sau:
+ Phiếu nhập kho + Biên bản kiểm kê VT + Phiếu mua hàng
+ Hoá đơn thuế GTGT và một số chứng từ khác theo yêu cầu quy định của Bộ tài chính.
- Thủ tục lập: Khi có nhu cầu về vật liệu, phịng tổng hợp căn cứ vào kế hoạch sản xuất tổ chức cho cán bộ đi thu mua vật liệu. Sau khi mua NVL, phiếu nhập kho được bộ phận mua hàng lập thành 2 liên và phụ trách ký, người nhập mang phiếu đến kho để nhập vật tư. Nhập kho xong thủ kho ghi ngày, tháng, năm nhập kho và cùng người nhập ký vào phiếu, thủ kho giữ liên
2 để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển cho phịng kế tốn để ghi sổ kế toán và liên 1 lưu ở phịng kế tốn.
Ngày 18-3-2006 trung tâm mua tụ điện 2200MF25V của công ty điện, điện tử Quang Trung- Hà Nội và nhận chứng từ là hoá đơn (GTGT)
Mẫu hoá đơn:
Hoá Đơn ( GTGT ) Mẫu số 01 GTKT – 3 LL
Liên 2 ( giao cho khách hàng ) AE/ 99- B Ngày 18 tháng 3 năm 2006
Đơn vị bán: Công ty điện, điện tử Quang Trung
Địa chỉ: Hà Nội Quyển số: 48
Điện thoại: ……………….. Số 05
Họ tên người mua hàng: Lê Quang Hưng
Đơn vị: Trung tâm ngiên cứu và bảo dưỡng các thiết bị viễn thông tin II Địa chỉ: 61 Lạc Trung - Hà Nội
Hình thức thanh tốn: Bằng tiền mặt
STT Tên hàng hoá, dịch vụ
Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1x2
01 Tụ diện
2200uF/25V
cái 600.0 9000.0 5.400.000đ
Cộng thành tiền 5.400.000đ
Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 540.000đ
Tổng cộng tiền thanh toán 5.940.000đ
Số tiền viết bằng chữ: Năm triệuchín trăm bốn mươi ngàn đồng chẵn
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Phiếu nhập kho
Ngày 18 tháng 03 năm 2006 Số: 05 NK Nợ TK 15204 Có TK 141 Họ tên người giao hàng: Lê Quang Hưng
Nội dung: Nhập vật tư phục vụ sản xuất Nhập vào kho: 002
Mã VT Tên, nhãn hiệu vật tư (sản phẩm hàng hoá)
Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
2006 Tụ điện 2200uF/25V Cái 600.0 9000.0 5.400.000đ
Thành tiền 5.400.000đ
Tổng số tiền bằng chữ: Năm triệu bốn trăm nghìn địng chẵn.
Nhập ngày 18 tháng 03 năm 2006
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Tuy nhiên khi nhập kho NVL thì việc tổ chức hạch tốn là cần thiết cụ thể trong các trường hợp sau:
- Trường hợp mua ngoài chưa thanh toán cho người bán, căn cứ vào hoá đơn và phiếu nhập kho kế toán ghi:
Nợ TK 152 Chi tiết liên quan
Nợ TK 1331 Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331 Phải trả người bán
+ Nếu trung tâm thanh tốn ngay bằng tiền mặt hoặc séc thì sau khi ghi bút tốn trên kế tốn phản ánh tình hình thanh tốn và định khoản:
Nợ TK 331 Phải trả người bán Có TK 111 Tiền mặt
Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng
+ Các chi phí vận chuyển phát sinh thì căn cứ vào “ Hố đơn cước phí vận chuyển” ghi:
Nợ TK 152 Chi tiết liên quan Có TK 111 Tiền mặt
- Nếu trung tâm nua NVL bằng tiền tạm ứng thì kế tốn ghi: Nợ TK 152 Chi tiết liên quan
Nợ TK 1331 Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 141 Chi tiết đối tượng
Tại trung tâm trường hợp thừa, thiếu so với hoá đơn khơng xảy ra vì đây là thoả thuận trong hợp đồng.
Đối với những vật liệu sai quy cách, phẩm chất so với hợp đồng thì trung tâm khơng chấp nhận nhập kho. Điều này không gây trở ngại cho trung tâm vì trung tâm thanh tốn sau khi nhập hàng.
- Tài khoản kế toán sử dụng : Trong việc tổ chức kế toán nhập NVL là
TK: 152 “ Nguyên liệu, vật liệu” được dùng phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các loại NVL và TK 152 có kết cấu như sau:
+ Bên Nợ: phản ánh số vật liệu thực tế nhập kho và số vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê.
+ Bên Có: phản ánh số vật liệu thực tế xuất kho, số vật liệu phát hiện thiếu khi kiểm kê và số vật liệu được giảm giá hay trả lại cho người bán.
Tài khoản 152 do gồm nhiều loại, nhiều thứ vật liệu khác nhau nên phải quy ước mã số cụ thể cho từng thứ, từng loại vật liệu theo ngôn ngữ riêng của máy để quản lý và hạch toán, việc mã hoá tài khoản 152 áp dụng tại trung tâm là bằng các con số dựa trên hệ thống số liệu của TK 152 mã Bộ tài chính quy định rồi bổ sung thêm các con số để mã hoá cho TK 152 cụ thể là:
152 01 0000 IC 74LS00 ………..
152 06 Biến áp
………
152 10 Vật liệu phụ.
- Quy trình nhập liệu: Trước khi cập nhật các phiếu nhập vật tư phát sinh trong kỳ, kế toán cần phân loại các dạng nhập cho từng loại vật tư nhằm đảm bảo cho q trình cập nhật được chính xác, tránh nhầm lẫn.
Sổ Cái
Tên tài khoản: Nguyên liệu, vật liệu Số hiệu: 152 Năm : 2006 Đơn vị : VNĐ NTGS Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền SH NT Nợ Có 18/3/06 19/3/06 20/3/06 21/3/06 23/3/06 27/3/06 05NK 06NK 349X 350BH 07NK 358X 18/3/06 19/3/06 20/3/06 21/3/06 23/3/06 27/3/06 SDĐ tháng 3 .........................
Lê Quang Hưng nhập vật tư LQH - Nhập kho vật tư sx Lê Quốc Thắng nhận VT sx Phan Anh Tuấn nhận VT BH Phan Anh Thắng nhập vật tư Trần Vinh Hải nhận vật tư sx
......................... Cộng phát sinh tháng 3 141 331 1541 335 141 1541 1958679789 5400000 2272000 1200000 149493000 179300 365808 716160 156093800 SDC tháng3 1952078989
Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
2.4.2. Kế toán nhập NVL từ các nguồn khác.
Trung tâm VTC2 ngồi nhập vật liệu từ các cơng ty điện tử và một số từ nước ngồi, trung tâm cịn nhập vật liệu do vốn góp liên doanh cụ thể được kế toán ghi như sau:
Nợ TK 152 Chi tiết liên quan
Có TK 411 Nguồn vốn kinh doanh
Bên cạnh đó khi vật tư đã xuất ra sử dụng nhưng không sử dụng hết nhập lại kho kế toán ghi:
Nợ TK 152 Chi tiết liên quan
Có TK 621 Chi phí NVL trực tiếp Có TK 627 Chi phí sản xuất chung
Có TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Nhưng trong thực tế trung tâm chỉ nhập vật liệu từ các công ty, tổ chức chuyên nhập khẩu, phân phối NVL thuộc ngành Bưu chính viễn thông cho nên việc nhập vật liệu từ các nguồn khác là ít có đối với trung tâm VTC2.
2.4.3. Hạch toán xuất vật liệu.
2.4.3.1. Chứng từ kế toán, tài khoản sử dụng
- Chứng từ kế toán sử dụng bao gồm: + Phiếu xuất kho
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ + Biên bản kiểm kê vật tư
+ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho và một số chứng từ khác theo quy định của Bộ tài chính.
- Thủ tục lập: Nguyên vật liệu trong kho được dùng chủ yếu cho sản xuất sản phẩm. Khi có nhu cầu, bộ phận xin lĩnh hoặc do phịng cung ứng làm phiếu xin cấp vật tư và được lập thành 3 liên, Sau khi lập phiếu xong phụ trách bộ phận sử dụng, phụ trách cung ứng ký giao cho người cầm phiếu