4.1. Sơ đồ bộ máy kế toán, chức năng nhiệ vụ của các phòng ban.
- Chức năng và nhiệm vụ của các phịng ban :
+ Kế tốn trưởng : Có nhiệm vụ tổ chức cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp, chỉ đạo về việc lập báo cáo kế tốn, kế hoạch tài chính. Trực tiếp điều hành bộ phận kế toán trực thuộc, ký duyệt các loại chứng từ gốc.
+ Kế toán thanh toán : Theo dõi các khoản thu,chi, tồn quỹ tiền mặt hàng ngày theo chế độ qui định, tinh toán lập bảng kê tạm ứng…. + Kế tốn tổng hợp : Theo dõi phản ánh tình hình về số lượng lao động, kết quả lao động. Đồng thời tính tốn phân bổ chi phí tiền lương.
+ Thủ quỹ : Có nhiệm vụ chi tiền mặt, quản lý tiền mặt, ghi chép sổ quỹ, báo quỹ hàng ngày đã chi, còn lại.
4.2. Hình thức kế tốn áp dụng tại doanh nghiệp.
- Xác định hàng tồn kho cuối kỳ theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Tính thuế theo phương pháp khấu trừ. - Ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ.
SVTH: HUỲNH THỊ HIỆP TRINH Trang - 32 -
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán thanh toán
-Hệ thống sổ sách kế toán : Sổ cái , chứng từ ghi sổ ,sổ chi tiết hàng hoá
SỔ CÁI
Tháng Tài khoản:
Chứng từ Diễn giải TKĐƯ Số tiền
Ngày Số Nợ Có Dư đầu kỳ Số phát sinh Cộng số phát sinh Dư cuối kỳ Ngày tháng năm Người lập phiếu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Tháng Chúng từ số
Nội dung Số hiệu tài khoản Số tiền
Cộng
Ngày tháng năm Kế toán trưởng Người lập phiếu
- Hệ thống tài khoản:
TK111,156,511,632,641,642,911,421,821,3334. - Sơ đồ hạch tốn theo hình thức chứng từ ghi sổ:
* Ghi chú : Ghi hàng ngày
SVTH: HUỲNH THỊ HIỆP TRINH Trang - 36 -
Chứng từ kế toán
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Số thẻ kế toán chi tiết Sổ quỹ Số đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra.
B. Thực trạng cơng tác kế tốn mua bán hàng hóa và xây dựng kết quả kinh doanh tại DNTN TM và Tin học KP:
1.Phương thức thanh toán. - Bằng chuyển khoản, tiền mặt. 2. Kế toán mua hàng.
Có số liệu 1 số nghiệp vụ của cơng ty ở tháng 2 năm 2008 như sau:
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 25 tháng 02 năm 2008 Nợ : 156 Số : 05 Có : 111 Tên đơn vị bán : CTY TNHH TIN HOC VIỄN THƠNG HỢP LỰC. Theo hóa đơn số : 0036290 Ngày 25 tháng 02 năm 2008.
Nhập tại kho : An thức. Địa điểm : 217 Trường Chinh.
ĐVT : Đồng
STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành
Đơn vị : DNTNTM & TIN HOC KPT Mẫu số : 01_ VT
Địa chỉ:217-Trường Chinh - Tuy Hòa (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ_BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)
tiền Theo chứng từ Thực nhập 01 Thùng máy vi tính + đầu
cắm dây nguồn. Cái 14 14 175.238 2.453.332 02 Bộ nguồn máy vi tính. Cái 10 10 109.714 1.097.140 03 Mực in EP 22 Hộp 10 10 480.000 4.800.000 04 CD Rom 52x Sam sung Ổ 10 10 187.429 1.874.290 05 MOD Notebook 1600s Ổ 01 01 1.662.000 1.662.000 06 Bộ nguồn máy vi tính Cái 04 04 167.619 670.476
Cộng 12.557.238
Viết bằng chữ : ( Mười hai triệu năm trăm năm mươi bảy ngàn hai trăm ba mươi tám đồng chẵn. )
Ngày 25 tháng 02 năm 2008 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Căn cứ vào hóa đơn và phiếu nhập kho lập bảng kê chứng từ mua hàng, chứng từ ghi sổ
(từ ngày1/2/2008đến ngày 29/2/08).
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ MUA HÀNG
ĐVT : Đồng
Ngày Số Diễn giải TK nợ TK có Phát sinh
01/02 01 Nhập kho máy vi tính 156 111 12.100.000 12/02 02 Nhập kho máy vi tính 156 111 28.000.000 18/02 03 Nhập kho thiết bị máy 156 111 15.556.232 23/02 04 Nhập kho thiết bị máy 156 111 7.684.818 25/02 05 Nhập kho thiết bị máy 156 111 12.657.238
Cộng 75.898.288
Ngày 25 tháng 02 năm2008 Kế toán trưởng Người lập phiếu.
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Chứng từ số : 01.
Ngày 29 tháng 02 năm 2008.
ĐVT : Đồng
Nội dung Tài khoản Số tiền
Nợ Có
Tổng cộng 75.898.288
Ngày 29 tháng 02 năm 2008. Kế toán trưởng Người lập phiếu
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
3. Kế toán bán hàng.
Đơn vị: DNTNTM&TIN HOC KPT Mẫu số : 01_ VT
Địa chỉ:217-Trường Chinh-Tuy Hòa (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ_BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 26 tháng 02 năm 2008 Số : 124
Đơn vị nhận hang : UBND MẶT TRẬN TQVN HUYÊN PHÚ HÒA. Địa chỉ : Thị trấn Phú Hòa - Huỵện Phú Hòa – Phú Yên.
Lý do xuất : Xuất hang bán.
Xuất tại kho : An thức - 217 Trường Chinh.
ĐVT : Đồng
STT Tên hang hóa ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Yêu cầu Thực xuất
01 Máy vi tính Bộ 01 01 6.790.476 6.790.476 02 Máy in canon 2900 Cái 01 01 1.904.762 1.904.762 03 UDS SANTAK 500 VA Cái 01 01 666.666 666.666 04 Ổn áp Hanshin 1000 VA Cái 01 01 714.286 714.286
Cộng 10.076.191
Viết bằng chữ : ( Mười triệu không trăm bảy mươi sáu ngàn một trăm chin
mươi một đồng chẵn. )
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Căn cứ vào hóa đơn và phiếu xuất kho lập bảng kê chứng từ xuất hàng, chứng từ ghi sổ.(từ ngày 1/2/2008 đến ngày 29/2/08)
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ XUẤT HÀNG
ĐVT : Đồng
Ngày Số Diễn giải TK nợ TK có Phát sinh
01/02 120 Nhập kho máy vi tính 632 156 31.223.332 08/02 121 Nhập kho máy vi tính 632 156 5.560.890 15/02 122 Nhập kho thiết bị máy 632 156 17.880.890 22/02 123 Nhập kho thiết bị máy 632 156 12.085.000 26/02 124 Nhập kho thiết bị máy 632 156 10.076.191
Cộng 76.825.413
Ngày 29 tháng 02 năm 2008 Kế toán trưởng Người lập phiếu ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Đơn vị : DNTN TM & TIN HOC KPT Mẫu số : S02a_DN
Địa chỉ : 217 -Trường Chinh – Tuy Hòa (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ_BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Chứng từ số : 02
Ngày 29 tháng 02 năm 2008.
ĐVT : Đồng
Nội dung Tài khoản Số tiền
Nợ Có
Giá vốn hang hóa 632 156 76.825.413
Tổng cộng 76.825.413
Ngày 29 tháng 02 năm 2008 Kế toán trưởng Người lập phiếu. ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Chứng từ số : 03
Ngày 29 tháng 02 năm 2008.
Nội dung Tài khoản Số tiền
Nợ Có
Kết chuyển giá vốn 911 632 76.825.413
Tổng cộng 76.825.413
Ngày 29 tháng 02 năm 2008 Kế toán trưởng Người lập phiếu. ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
- Căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán lập sổ cái TK_156
Đơn vị : DNTN TM & TIN HOC KPT Mẫu số : S02.c1_DN Địa chỉ : 217 – Trường Chinh – Tuy
Hòa
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ_BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI Năm 2008 TK : 156_ Hàng hóa. ĐVT : Đồng Chứng từ
Diễn giải TKĐƯ Số tiền
Ngày Số Nợ Có Đầu tư tháng 7.550.000 29/02 01 Nhập kho hàng hóa 111 75.898.288 29/02 02 Giá vốn hàng hóa 632 76.825.413 Cộng số phát sinh 75.898.288 76.825.413 Dư cuối tháng 6.622.875 Ngày 29 tháng 02 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc.
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) (Ký ,đóng dấu)
Đơn vị : DNTN TM & TIN HOC KPT Mẫu số : S10.c1_DN
Địa chỉ : 217–Trường Chinh – Tuy Hòa (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ_BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT HÀNG HĨA.
Tháng 02 năm 2008 Tên tài khoản 156_Hàng hóa
ĐVT : Đồng
Chứng từ
Diễn giải TK
ĐƯ Đơn giá
Nhập Xuất Tồn
Số hiệu NT SL TT SL TT SL TT
Tồn đấu tháng 7.550.000
Số phát sinh
PN05 25/02 Nhập kho thùng máy vi tính 111 175.238 14 2.453.332 10.003.332 PN05 25/02 Nhập kho bộ nguồn máy vi tính 111 109.714 10 1.097.140 11.100.472 PN05 25/02 . Nhập mực in EP22. 111 480.000 10 4.800.000 15.900.472 PN05 25/02 Nhập CD Rom 520 Samsung 111 187.429 10 1.874.290 17.774.762 PN05 25/02 Nhập Mod Notebook 1600s. 111 1.662.000 1 1.662.000 19.436.762 PN05 25/02 Nhập bộ nguồn máy tính 111 167.619 04 670.476 20.107.238
PX124 26/02 Xuất máy vi tính 632 6.790.476 01 6.790.476 13.316.762 PX124 26/02 Xuất máy in Canon 2900 632 1.904.762 01 1.904.762 11.412.000 PX124 26/02 Xuất VDS Santak 500VA 632 666.666 01 666.666 10.745.334 PX124 26/02 Xuất ổn áp Hánhin 1000 VA 632 714.286 01 714.286 10.031.048
Cộng tháng 10.031.048
Ngày 29 tháng 02 năm 2008 Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc.
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký đóng dấu)
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ DOANH THU BÁN HÀNG.
ĐVT : Đồng
Ngày Số Diễn giải TK nợ TK có Số tiền
01/02 120 Xuất bán linh kiên máy vi tính 111 5111 51.225.373 08/02 121 Xuất bán linh kiên máy vi tính 111 5111 5.850.900 15/02 122 Xuất bán thiết bị điện tử 111 5111 17.900.000 22/02 123 Xuất bán thiết bị điện tử 111 5111 12.558.273 26/02 124 Xuất bán linh kiện máy 111 5111 10.500.000
Cộng 98.035.116
Ngày 29 tháng 02 năm 2008 Kế toán trưởng Người lập phiếu.
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Chứng từ số : 04
Ngày 29 tháng 02 năm 2008.
ĐVT : Đồng
Nội dung Tài khoản Số tiền
Nợ Có
Tổng cộng 98.035.116 Ngày 29 tháng 02 năm 2008 Kế toán trưởng Người lập phiếu. ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Chứng từ số : 05 Ngày 29 tháng 02 năm 2008
ĐVT : Đồng
Nội dung Tài khoản Số tiền
Nợ Có
Kết chuyển doanh thu 5111 911 98.035.116
Tổng cộng 98.035.116
Ngày 29 tháng 02 năm 2008 Kế toán trưởng Người lập phiếu. ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Đơn vị: DNTN TM & TIN HOC KPT Mẫu số : S02.c1_DN
Địa chỉ: 217–Trường Chinh–Tuy Hòa (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ_BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI Năm 2008 Ngày 29 tháng 02 năm 2008 TK :511_Doanh thu bán hàng. ĐVT : Đồng Chứng từ
Diễn giải TKĐƯ Số tiền
Dư đầu kỳ
29/02 04 Doanh thu hàng hóa 111 98.035.116
29/02 05 K/C doanh thu 911 98.035.116
Dư cuối kỳ
Ngày 29 tháng 02 năm 2008 Người lập phiếu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Đơn vị : DNTN TM & TIN HOC KPT Mẫu số : S02.c1_DN
Địa chỉ : 217 – Trường Chinh – Tuy Hòa (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ_BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI Năm 2008 Ngày 29 tháng 02 năm 2008 TK :632_Gía vốn hàng bán ĐVT : Đồng Chứng từ
Diễn giải TKĐƯ Số tiền
Ngày Số Nợ Có
Dư đầu kỳ
29/02 02 Giá vốn hàng hóa 156 76.825.413
29/02 03 K/C giá vốn 911 76.825.413
Dư cuối kỳ
Ngày 29 tháng 02 năm 2008 Người lập phiếu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
4. Kế tốn chi phí và xác định kết quả kinh doanh. 4.1. Kế tốn chi phí bán hang.
Đơn vị : DNTN TM & TIN HOC KPT Quyển số 1 Địa chỉ : 217- Trường Chinh - Tuy Hòa Số : 06
PHIẾU CHI Nợ Ngày 02 tháng 02 năm 2008 Có
Họ tên người nhận tiền : DN VT TM Thuận Thảo. Địa chỉ :
Lý do chi : Chi trả tiền vận chuyển bán thiết bị máy móc Số tiền : 488.000
Viết bằng chữ : ( Bốn trăm tám mươi tám ngàn đồng chẵn ) Kèm theo : 01 chứng từ gốc.
Ngày 02 tháng 02 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách kế toán Người lập phiếu
Ngày 02 tháng 02 năm 2008 Thủ trưởng Người nhận tiền
Đơn vị : DNTN TM& TIN HOC KPT Quyển số 1 Địa chỉ : 217- Trường Chin -Tuy Hòa Số : 07
PHIẾU CHI Nợ Ngày 17 tháng 02 năm 2008 Có
Họ tên người nhận tiền : Lê Văn Mẫn Địa chỉ : 117 Trần Hưng Đạo.
Lý do chi : Chi mua đồ dung văn phòng phục vụ cho việc bán hang. Số tiền : 245.000.
Viết bằng chữ : ( Hai trăm bốn mươi lăm ngàn đồng chẵn ) Kèm theo : 01 chứng từ gốc.
Ngày 17 tháng 02 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách kế toán Người lập phiếu
Ngày 17 tháng 02 năm 2008 Thủ trưởng Người nhận tiền
- Căn cứ vào phiếu chi kế toán lập bảng kê chứng từ tài khoản chi phí bán hàng
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ
ĐVT : Đồng
Ngày Số Nội dung TK
nợ TK có Phát sinh
02/2 06 Chi trả tiền vận chuyển
bán thiết bị máy móc. 641 1111 480.000
17/2 07 Chi mua đồ dung văn
phịng 641 1111 245.000
29/2 Trích khấu hao tháng
Cộng 1.333.000
Ngày 29 tháng 02 năm 2008 Kế toán trưởng Người lập phiếu. ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
- Căn cứ vào bảng kê chứng từ kế toán lập chứng từ ghi sổ.
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Chứng từ số : 06
Ngày 29 tháng 02 năm 2008
ĐVT : Đồng
Nội dung Tài khoản Số tiền
Nợ Có
Chi phí bán hang 641 1111 733.000 Chi phí khấu hao 641 2141 600.000
Tổng cộng 1.333.000
Ngày 29 tháng 02 năm 2008 Kế toán trưởng Người lập phiếu. ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Chứng từ số : 07 Ngày 2 tháng 2 năm 2008
ĐVT : Đồng
Nội dung Tài khoản Phát sinh
Nợ Có
Kết chuyển chi phí bán
hàng 911 641 1.333. 000
Tổng cộng 1.333. 000
Ngày 29 tháng 02 năm 2008 Kế toán trưởng Người lập phiếu. ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
- Căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán ghi vào sổ cái.
Đơnvị:DNTNTM & TIN HOC KPT Mẫu số : S02.c1_DN
Địachỉ :217-Trường Chinh-Tuy Hòa (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ_BTC ngày 20/03/2006 của bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Ngày 29 tháng 02 năm 2008 TK :641_chi phí bán hàng.+
ĐVT : Đồng
Ngày Số Nợ Có
Dư đầu kỳ
29/02 06 Chi phí bán hang 1111 733.000 29/02 06 Chi phí khấu hao 2141 600.000
29/02 07 K/C chi phí bán hang 911 1.333.000 Cộng số phat sinh 1.333.000 1.333.000
Dư cuối kỳ
Ngày 29 tháng 02 năm 2008 Người lập phiếu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
4.2. Kế tốn chi phí quản lý doanh nghiệp.
Đơn vị : DNTN TM & TIN HOC KPT Quyển số 1 Địa chỉ : 217 – Trường Chinh – Tuy Hòa Số : 08
PHIẾU CHI Ngày 03 tháng 02 năm 2008 Nợ Có Họ tên người nhận tiền : Lê Đình Phong.
Địa chỉ :.
Lý do chi : Chi trả tiền tiếp khách. Số tiền : 500.000.
Viết bằng chữ : ( Năm trăm ngàn đồng chẵn ) Kèm theo : 01 chứng từ gốc.
Ngày 03 tháng 02 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách kế toán Người lập phiếu Ngày 03 tháng 02 năm 2008 Thủ trưởng Người nhận tiền
Đơvị:DNTN TM&TIN HOC KPT Quyển số 1 Địachỉ:217-Trường chinh-tuy Hòa Số : 09
PHIẾU CHI Nợ
Ngày 10 tháng 02 năm 2008 Có Họ tên người nhận tiền :DNVTTM DV_XDSX Minh Liên..
Địa chỉ :.
Lý do chi : Chi mua đồ dung văn phòng phục vụ quản lý. Số tiền : 775.000.
Kèm theo : 01 chứng từ gốc.
Ngày 10 tháng 02 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách kế toán Người lập phiếu Ngày 10 tháng 02 năm 2008 Thủ trưởng Người nhận tiền
- Căn cứ vào phiếu chi kế toán lập bảng kê chứng từ tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp.
BẢNG KÊ CHỨNG TỪ.
ĐVT : Đồng
Ngày Số Nội dung TK nợ TK có Số tiền
03/0
2 08 Chi trả tiền tiếp khách. 642 1111 500.000 10/0
2 09
Chi mua đồ dung văn
phòng phục vụ cho quản lý. 642 1111 775.000
Cộng 1.275.000
Ngày 29 tháng 02 năm 2008 Kế toán trưởng Người lập phiếu. ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
- Căn cứ vào bảng kê chứng từ kế toán lập chứng từ ghi sổ.
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Chứng từ số : 08
Ngày 29 tháng 2 năm 2008
ĐVT : Đồng
Nội dung Tài khoản Số tiền
Nợ Có
Chi phí quản lý doanh nghiệp. 642 1111 1.275. 000
Tổng cộng 1.275. 000
Ngày 29 tháng 02 năm 2008 Kế toán trưởng Người lập phiếu. ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Chứng từ số : 09
Ngày 29 tháng 2 năm 2008
ĐVT : Đồng
Nội dung Tài khoản Số tiền
Nợ Có
K/C chi phí quản lý doanh
nghiệp. 911 642 1.275. 000
Tổng cộng 1.275. 000