máy xúc – đào từ thị trường Nhật Bản của công ty CP XNK Tạp phẩm
4.2.1. Dự báo triển vọng
Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2006 đến năm 2009 cho thấy Công ty đã đạt được mức tăng trưởng nhất định. Năm 2009, Công ty đã đạt được thành tựu đáng kể sau cuộc khủng hoảng tồn cầu và đây là bàn đạp để Cơng ty vươn lên những thành tựu lớn hơn trong năm 2010 và các năm sau đó.
Theo ý kiến của các Trưởng phịng với vai trị là những nhà quản trị đồng thời là cổ đơng của Cơng ty thì với nỗ lực hiện tại của Cơng ty cùng với sự khả quan của thị trường sau khủng hoảng thì năm 2010 sẽ tiếp tục có tăng trưởng để tạo được những ấn tượng tốt đẹp trong mắt các nhà đầu tư trong tương lai gần khi cơng ty chính thức niêm yết trên sàn chứng khốn (dự kiến là cuối năm 2009, đầu năm 2010). Việc Công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán sẽ trở thành một dấu mốc quan trọng trong lịch sử phát triển của Công ty và được coi là động lực chính thúc đẩy cơng ty nâng cao sức mạnh nội lực hơn nữa và sẽ có cơ hội tiếp cận với nguồn vốn lớn hơn từ các nhà đầu tư khác, nâng cao tính tự chủ về nguồn vốn và có điều kiện mở rộng hoạt động kinh doanh.
Do vậy, Cơng ty sẽ rà sốt lại tất cả các mảng trong hoạt động kinh doanh như tăng cường tính hiệu quả của đồng vốn; hồn thiện quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu từ khâu tìm khách hàng đến kết thúc hợp đồng… Vì thế, việc thực hiện TTHQ cũng sẽ là mối quan tâm của Công ty trong thời gian tới để cắt giảm chi phí liên quan từ đó giảm chi phí kinh doanh và nâng cao hiệu suất công việc.
Dự báo trong thời gian tới, Cty CP XNK Tạp phẩm sẽ có những đổi mới tích cực về mặt quản trị và cách thức tổ chức kinh doanh để vươn lên trở thành một công ty lớn
mạnh, thực sự tự chủ dưới sự quản lý của Nhà nước và đạt được mục tiêu đề ra cho năm 2010 trong đại hội đồng cổ đông năm 2009 với các chỉ tiêu sau:
STT Chỉ tiêu Kế hoạch năm 2010 (đồng)
1 Tổng doanh thu 1.450.000.000.000
2 Tổng chi phí 1.430.000.000.000
3 Lợi nhuận trước thuế TNDN 20.000.000.000
4 Tỷ lệ chia cổ tức 18,5%
(Nguồn: Báo cáo kết quả hoạt động SXKD năm 2009 và kế hoạch năm 2010 tại Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2009)
4.2.2. Quan điểm giải quyết vấn đề
Việt Nam ngày càng hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế giới đòi hỏi ngành Hải quan cũng phải cải cách, đổi mới phù hợp với các cam kết quốc tế cũng như phục vụ tốt hơn nhu cầu thông quan hàng hóa XNK của các DN. Do vậy, từ năm 2006 đến 2009, Tổng cục Hải quan Việt Nam đã hai lần ban hành quy trình TTHQ (ban hành Quyết định 874 năm 2006 và Quyết định 1171 năm 2009) với số bước đã giảm từ 5 xuống 4 bước và phù hợp với thực tế phát triển, cùng với nhiều văn bản hướng dẫn thực hiện cho DN.
Thực hiện TTHQ là một trong các bước trong quá trình thực hiện một hợp đồng NK, do đó việc cắt giảm mọi chi phí liên quan đến làm TTHQ sẽ giúp DN giảm chi phí KD và nâng cao hiệu quả KD. Tuy nhiên, hiện nay Cty CP XNK Tạp phẩm chưa chú ý thực hiện quản trị khâu làm TTHQ của Công ty. Để nâng cao mức đóng góp của hoạt động NK máy xúc – đào từ Nhật Bản vào kết quả chung tồn Cơng ty thì định hướng giải quyết theo quan điểm cá nhân em là:
- Giải quyết những vấn đề cịn tồn tại để hồn thiện quy trình hiện tại trên cơ sở tuân thủ những quy định của Hải quan từ để nâng cao tính hiệu quả trong thực hiện TTHQ NK mặt hàng này nhằm tăng mức đóng góp vào lợi nhuận cho cơng ty. Đề xuất giải pháp dài hạn dựa trên xu thế cải cách TTHQ Việt Nam trong tương lai.
- Tiếp tục củng cố và tăng cường mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp uy tín từ thị trường Nhật Bản.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị về mọi mặt như quản trị nhân sự, quản trị chiến lược, quản trị tác nghiệp…
4.3. Một số kiến nghị với công ty và cơ quan nhà nước nhằm hồn thiện quy trình thực hiện TTHQ NK máy xúc – đào từ thị trường Nhật Bản của công ty CP XNK Tạp phẩm
4.3.1. Kiến nghị giải pháp hồn thiện quy trình thực hiện TTHQ NK mặt hàngmáy xúc – đào từ thị trường Nhật Bản của công ty CP XNK Tạp Phẩm máy xúc – đào từ thị trường Nhật Bản của công ty CP XNK Tạp Phẩm
Với thực trạng hiện tại và phương hướng phát triển trong tương lai của Cty CP XNK Tạp phẩm thì trước mắt cần thực hiện các giải pháp để hạn chế và chấm dứt những khó khăn, vướng mắc mà Cơng ty vẫn gặp phải khi làm TTHQ NK máy xúc – đào trong quy trình hiện tại và sau đó áp dụng các giải pháp mang tính chiến lược lâu dài. Qua q trình nghiên cứu thực trạng Cơng ty và thực tế được phản ánh trên các phương tiện thông tin đại chúng, cá nhân em xin đưa ra những giải pháp sau:
Giải pháp hồn thiện quy trình hiện tại
- Hạn chế và xử lý nhanh chóng lỗi chứng từ; chuẩn bị tốt HSHQ
+ Trong khi thỏa thuận với người XK thì cần lưu ý họ chú ý kiểm tra chứng từ trước khi gửi và thời hạn gửi chứng từ để có thể kịp giải quyết vướng mắc. Trong đó,
ln ln u cầu người XK gửi một bản sao bộ chứng từ đến cho Công ty qua email
để Công ty kiểm tra trước và kịp thời thông báo nếu phát hiện ra lỗi.
+ Nhân viên kiểm tra phải nâng cao tinh thần trách nhiệm và trình độ chun mơn để không mắc lỗi đáng tiếc do quá tin tưởng khách hàng. Cần phân trách nhiệm kiểm tra chứng từ và HSHQ cho hai người để tránh bỏ sót lỗi.
+ Nhanh chóng nhận diện lỗi và đưa ra giải pháp xử lý tương ứng với mỗi trường hợp. Ví dụ: nếu chứng từ có lỗi, sau khi liên lạc khách hàng xác nhận và họ chấp nhận phí sửa L/C thì Cơng ty sẽ chấp nhận thanh tốn và làm công văn xin nợ chứng từ với Hải quan/cơ quan đăng kiểm hoặc giấy giải trình. Nếu khách hàng yêu cầu gửi lại thì căn cứ vào thời hạn để quyết định có chấp nhận hay khơng => Cần giải quyết nhanh chóng lỗi chứng từ (nếu có)
+ Cập nhật thơng tin thường xun về hàng hóa, tỷ giá để khơng được sơ suất khi làm tờ khai. Chuẩn bị đầy đủ cho hồ sơ xin giấy đăng ký kiểm tra chất lượng với hàng chưa và đã qua sử dụng để tận dụng triệt để ngay thuận lợi được hưởng theo quy định của Nhà nước như miễn kiểm định thực tế với hàng mới có đủ giấy tờ…
hưởng đến các bước cịn lại trong quy trình. Do đó, ngăn chặn khơng để lỗi xảy ra cùng với sự hợp tác nhiệt tình của các bên sẽ giúp Cơng ty giải quyết lỗi nhanh chóng và hạn chế việc phải giải trình với cơ quan Hải quan hay bị kiểm tra nghiêm ngặt hơn.
- Tuân thủ tuyệt đối tốt nghĩa vụ thuế với Nhà nước
+ Lên lịch theo dõi thời hạn nộp thuế; các phòng chủ động theo dõi kết hợp với
phịng kế tốn và đốc thúc khách hàng nội chuyển tiền đúng hạn thông báo để Công ty nộp thuế đúng hạn; nhân viên các phòng kiểm tra việc chuyển tiền của khách hàng nội và thơng báo kế tốn u cầu ủy nhiệm chi trong thời hạn quy định;
+ Duy trì mối quan hệ hợp tác kinh doanh với những khách hàng nội truyền thống vì có lợi thế về hiểu biết đối tác và sự tin tưởng nhất định trong việc thực hiện nghĩa vụ nộp tiền thuế của khách hàng khi thực hiện hợp đồng những vẫn phải thông báo và nhắc nhở họ hợp tác tốt. Cẩn trọng khi KD với khách hàng mới, giá trị hợp đồng lớn: cần tìm hiểu kỹ khách hàng về khả năng tài chính, niềm tin và yêu cầu họ nộp trước số tiền hàng/thuế tạm tính trước khi làm TTHQ.
+ Kế tốn cần theo dõi chặt chẽ luồng tiền ra vào tài khoản, xác định là khách
hàng phịng nào và cần có kế hoạch sử dụng tiền đúng mục đích, có tính tốn hợp lý tránh trường hợp sử dụng tiền của khách hàng mà khơng có tiền nộp thuế đúng hạn;
+ Lập khoản thuế dự phịng trường hợp khách hàng nội chưa có tiền chuyển cho
Cơng ty đúng hạn để có được thế chủ động về tài chính;
+ Các phịng thường xun kiểm tra thơng báo về tình hình nộp thuế trên mạng của Hải quan để biết được tình trạng của tồn Cơng ty và chuẩn bị phương án giải quyết khi đi làm TTHQ cho lơ hàng của phịng mình.
Tuyệt đối chấp hành nghiêm chỉnh nghĩa vụ nộp thuế sẽ giúp cho Công ty được hưởng ân hạn nộp thuế với mọi lơ hàng NK, có lợi về mặt tài chính cũng như tăng cường uy tín cho Cơng ty.
- Hạn chế giao hàng nhiều lần phải chia tách linh kiện: vì sẽ khiến lơ hàng dễ
bị yêu cầu kiểm hóa gây mất thời gian, chi phí.
- Tăng cường uy tín của DN và mối quan hệ tốt với Hải quan
Chấp hành nghiêm chỉnh luật pháp: không buôn lậu; không trốn thuế, nợ thuế; kiểm tra hàng hóa khơng vi phạm với khai báo…để tiếp tục giữ vững uy tín, tạo niềm tin với Hải quan giúp hàng hóa được thơng quan nhanh hơn.
Trong bối cảnh thực hiện TTHQ hiện nay thì có thể nói rằng mối quan hệ tốt với Hải quan/cơng chức hải quan có vai trò rất quan trọng trong việc giảm thiểu thời gian làm TTHQ. Bởi dù DN có nghiêm chỉnh, khơng làm sai nhưng bao giờ cịn phải tiếp xúc trực tiếp với cơng chức hải quan trong khi chưa có sự giám sát chặt chẽ của cơ quan chức năng ngăn chặn tiêu cực, sự cố ý gây phiền hà của cơng chức hải quan thì khi đó DN cịn gặp khó khăn.
Thực hiện tốt những giải pháp trên sẽ làm giảm tỷ lệ hàng bị phân vào luồng đỏ, phải kiểm hóa và sẽ tối thiểu hóa thời gian, chi phí làm TTHQ NK.
- Chuẩn bị chu đáo khi nhận hàng: liên hệ và đảm bảo chắc chắn về sự sẵn
sàng của các lực lượng hỗ trợ và phương tiện vận tải để dỡ hàng, đưa hàng về kho của Công ty. Cần chuẩn bị phương án cho những điều bất thường xảy ra như dịch vụ bãi không đáp ứng được yêu cầu của Công ty điều kiện khách quan như quá đông người nhận hàng…; Kiểm tra kỹ hàng trước khi đưa lên xe kéo về và làm thủ tục cần thiết nếu phát hiện vấn đề nào đó với hãng tàu, sau đó liên hệ với người XK để đưa ra hướng giải quyết.
- Giải pháp với nguồn nhân lực: mặc dù những nhân viên có kinh nghiệm lâu
năm ở cơng ty nhiều nhưng cịn có đội ngũ nhân viên trẻ chưa hồn tồn thuần thục nghiệp vụ và nhân viên phải kiêm nhiệm nhiều việc. Do đó, ban quản trị cơng ty cần xem xét điều chỉnh lượng nhân sự hợp lý và nâng cao công tác đào tạo nhân sự.
- Tiến hành chuẩn hóa hóa khâu làm TTHQ
+ Xây dựng quy trình thực hiện TTHQ thống nhất: hiện tại Cty CP XNK Tạp phẩm khơng có một quy trình thực hiện TTHQ thống nhất ban hành dưới dạng văn bản cũng như các hướng dẫn giải quyết những bất cập gặp phải để làm cơ sở cho các phịng tham khảo thực hiện theo và có sự áp dụng phù hợp với đặc trưng từng phịng. Do vậy, Cơng ty cần nghiên cứu và xây dựng quy trình phù hợp với DN mình và tiến tới đạt được tiêu chuẩn ISO trong quản lý quy trình.
+ Thực hiện cơng tác quản lý, giám sát việc thực hiện quy trình: cơng việc này sẽ bắt đầu từ việc Công ty sẽ giao trách nhiệm cho các phòng tự quản trị việc thực hiện TTHQ với các hoạt động như: ghi chép những trục trặc, lỗi và nguyên nhân cũng như cách giải quyết đã áp dụng theo từng bước trong quy trình đối với mỗi hợp đồng để tiện tham khảo. Từ đó, tổng kết lại để rút ra những điểm cẩn lưu ý khi TTHQ cũng như
kinh nghiệm giải quyết và quan trọng là tránh việc lặp lại lỗi.
Đề xuất: Mơ hình quy trình thực hiện TTHQ NK hàng biển
Bước 1: Nhận và kiểm tra chứng từ
- Nhận chứng từ trực tiếp hoặc qua ngân hàng mở L/C - Kiểm tra, khắc phục lỗi chứng từ với các bên
Người XK Ngân hàng
thanh toán
Bước 2: Chuẩn bị HSHQ
- Tập hợp chứng từ cần thiết từ bộ chứng từ thanh toán - Chuẩn bị chứng từ khác: Tờ khai HQ, HĐ, Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng; Công văn xin nợ chứng từ;
Giấy giới thiệu; Lệnh giao hàng…
K h o th ôn g ti n , d ữ li ệu T T H Q N K m áy xú c – đ ào K h o th ôn g ti n , d ữ li ệu T T H Q N K m áy xú c – đ ào Cục Đăng kiểm Đại lý hãng tàu Bước 3: Đăng ký tờ khai và thông quan
- Nộp HSHQ, nhận quyết định phân luồng
- Phối hợp với công chức HQ Chi
cục Hải quan Chi cục Hải quan Luồng xanh Luồng xanh Luồng đỏ Luồng đỏ Luồng vàng Luồng vàng
Kiểm tra chi tiết hồ sơ hải quan
Kiểm hóa
Bước 5: Nhận hàng
trả các khoản phí, làm thủ tục nhận hàng
Bước 4: Nộp thuế, lệ phí, nhận lại tờ khai
- Nộp Lệ phí khi phát sinh - Nhận thơng báo thuế/Nộp thuế
Giải pháp dài hạn
Những kiến nghị dưới đây đưa ra dưới góc độ là giải pháp trong tương lai khi cơng ty sẵn sàng muốn thay đổi quy trình hiện tại bằng việc áp dụng quy trình khác hiệu quả hơn. Bởi quy trình hiện tại bộc lộ những yếu điểm về việc sử dụng nhân sự cũng như chưa tối thiểu hóa thời gian thực hiện TTHQ vì vẫn phải đến cơ quan hải quan xuất trình giấy tờ và/hoặc hàng hóa để kiểm tra.
- Thực hiện TTHQ điện tử khi nhập khẩu máy xúc – đào
Hiện tại, Công ty đã áp dụng thực hiện TTHQ điện tử với một số mặt hàng đơn giản như hạt nhựa… Còn việc thực hiện TTHQ điện tử với những mặt hàng máy móc như máy xúc – đào thì vẫn cịn nhiều bất cập từ phía Hải quan. Tuy nhiên, trong tương lai, khi cơ quan hải quan có những cải tiến trong việc áp dụng hải quan điện tử và Cơng ty đã hồn tồn có được niềm tin với cơ quan Hải quan bằng chứng là tỷ lệ hồ sơ luồng đỏ giảm đi thì Cơng ty nên áp dụng hình thức này để đạt hiệu quả cao hơn trong khâu làm TTHQ.
- Chun mơn hóa cơng tác thực hiện TTHQ
Chun mơn hóa ở đây khơng phải là mỗi phịng có một người chun làm TTHQ vì điều đó khơng thể với mơ hình quản lý hiện nay. Số lượng nhân viên mỗi phịng ít (4 – 6 người) trong khi công việc nhiều và thường phải luân phiên nhau.
Chun mơn hóa việc thực hiện TTHQ có hai cách:
+ Cơng ty lập ra bộ phận chuyên làm TTHQ cho các hợp đồng NK của các phịng trong Cơng ty. Có thể nói họ hoạt động như làm dịch vụ hải quan cho riêng công ty vậy.
+ Thuê dịch vụ làm TTHQ: với sự phát triển của ngành Logistic như hiện nay, ngày càng có nhiều cơng ty làm dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK kiêm làm TTHQ trong đó. Mặt khác, tính chun nghiệp các cơng ty Logistics hiện nay ngày càng tăng lên, sự cạnh trang giữa các DN khiến cho có nhiều lựa chọn về mức phí. Do vậy, trước